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様々なツールが普及する現代のビジネス環境でも、緊急性の高い案件ほど電話で対応することが多いですよね。しかし、個人で受けた電話を担当者だけで対応し続けるのは、タスクを抱えすぎたり、着信の対応漏れの原因になるかもしれません。もしも、着信の履歴をチーム内で共有することができたら、着信の見逃しを防ぎ、漏れなくタスク解決ができるとお思いませんか？この記事では、CallConnectとMicrosoft Teamsを連携して、CallConnectで着信した電話を自動でMicrosoft Teamsに通知する方法を解説していきます。これら2つのツールを連携させることで、効率的に着信を受けたことを周知させ、迅速なタスク解決につながり、業務効率化と情報共有の迅速化を実現できるかもしれません。ぜひどのような方法で自動化ができるのか確認してみてくださいね。
今回紹介する自動化を特におすすめするのは以下のような方々です！
CallConnectでの着信をMicrosoft Teamsに通知する仕組みを導入することで、関連するチームメンバー全員にスピーディーな情報共有ができるでしょう。例えば、顧客から緊急の問い合わせが入った場合、通知により関係者がすぐに状況を把握し、必要な対応を分担することができるかもしれません。特に、営業チームやカスタマーサポートチームでは、スムーズな情報共有が迅速な問題解決につながります。この仕組みによって、全員が最新の着信履歴を知ることができ、迅速かつ的確な対応により、後手に回ることなく、機会損失を防ぐことができるかもしれません。
また、通知機能によって顧客の問い合わせ履歴が関連部署に速やかに共有され、スムーズな連携が可能になるでしょう。例えば、技術的な質問を営業担当者が受けた場合、通知を通じて技術チームが迅速に状況を把握し、適切なサポートを提供につながるかもしれません。この仕組みは、複数部署が協力して顧客に対応する体制を作りやすくし、より一貫性のあるサービス提供ができる環境の構築につながるでしょう。
主にクレームなど緊急性の高い案件を通話で受けている場合、Microsoft Teamsの通知により、管理者や関係者が即座に状況を把握できるでしょう。この仕組みを使うことで、迅速な問題解決へとつながり、トラブルが大きくなる前に適切な対応が取れるかもしれません。
例えば、大口顧客からの問い合わせが着信した際、通知により管理者が速やかに対応に加わることができます。その結果、迅速に問題の解決策を提供でき、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。このように、迅速な通知はリスク回避へとつながるかもしれません。
Microsoft Teamsの通知機能で、誰がどの通話を対応したのか明確になります。チーム全体で通話対応状況を可視化できるため、業務負荷の偏りを防ぎ、公平なタスク分配が可能になるでしょう。
例えば、着信が頻繁に発生する時間帯でも、通知履歴を基にタスクを調整し、電話を受信した担当者以外がタスクを請け負うことで、負荷の偏りを防ぐことができるでしょう。このように、通話業務の負荷を均等に分配することができるようになるかもしれません。その結果、チーム内の業務全体のバランス改善や、チームの連携が強化され、パフォーマンスが最適化を実現するでしょう。さらにチーム全体の生産性向上とメンバーのモチベーション維持にもつながるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、CallConnectで電話を着信したらMicrosoft Teamsに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
CallConnectで電話を着信したことをCallConnectのAPIを利用して受け取り、Microsoft Teamsの提供するAPIを用いてMicrosoft Teamsの指定のチャネルにCallConnectでの着信履歴を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まずはCallConnectのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押しましょう。
次に検索窓にCallConnectと入力し、表示された候補から「CallConnect」を選択します。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力して「追加」をクリックしましょう。
先ほど同様に、検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補から「Microsoft Teams」を選択します。
Microsoft Teamsにログイン済みの場合は、自動で連携が完了します。
マイアプリにCallConnectとMicrosoft Teamsが表示されていれば登録完了です。
それではいよいよ自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にCallConnectの設定を行うため、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「CallConnectと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→Webhookを受信したら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
Webhookを設定します。
以下の画面が表示されたら、Webhook URLをコピーしてCallConnectで設定を行いましょう。
通知イベントは「着信通話」を選択してください。
実際にトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックし、完了です。
次にMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージを送信するための設定を行います。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックして、以下の設定を行いましょう。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
API接続設定を行いましょう。
まず送信先のチームIDを候補から選択します。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので選択しましょう。
次にチャンネルIDを先ほど同様に候補から選択し、入力しましょう。
送信するメッセージの内容を設定しましょう。
任意で設定できますが、今回は以下のように設定しました。
「電話番号」と「名前」はフローが起動するごとに値が変動するため、アウトプットを使用します。
アウトプットを使用することで、着信ごとの内容を通知できます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
他にもCallConnectを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.CallConnectで電話を着信したらMicrosoft Excelに追加する
最初に紹介するのはMicrosoft Excelとの連携フローです。着信の履歴を自動でMicrosoft Excelに追加するため、データの蓄積が自動で完了するので、手入力の手間を省けそうですね。
2.Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する
次に紹介するのは、Google スプレッドシートと連携したフローボットです。Google スプレッドシートに追加された情報で自動でCallConnectに顧客を作成します。CallConnectへの情報登録時に起こり得るヒューマンエラーを回避できるでしょう。
3.Google スプレッドシートで顧客情報が更新されたらCallConnectの情報を削除する
最後に紹介するのは、Google スプレッドシートで情報が更新されたことを感知して、自動で顧客情報を削除するフローです。先ほど紹介した、顧客情報の作成フローと並行して使用することで、登録と削除の両方を自動化できるかもしれませんね。
CallConnectとMicrosoft Teamsを連携して、着信した電話を自動的にMicrosoft Teamsに通知する方法を紹介しました。この連携により、着信履歴の見落としをチーム全体で防ぎ、情報を共有して迅速な顧客対応へとつなげられるでしょう。クレーム対応のスピードアップや業務負荷の均等化など、多くのメリットを得ることができるかもしれません。
ぜひYoomを活用した連携をご自身の業務に取り入れてみてください。チームのコミュニケーションがよりスムーズになり、ビジネスの成長を後押しする一助となるかもしれませんよ！
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