・
創業から200年以上の歴史を持つ塩野香料株式会社（shiono-koryo.co.jp）。同社では、数年前より全社的なDX推進体制のもと、デジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させています。
今回は、DX推進グループの瀬戸様・枝木様に、Yoom導入の背景やアカウント発行・フォルダ作成の自動化といった具体的な活用事例、そして複雑なフローを構築する際の勘所についてお話を伺いました。
SaaSの点在による管理コストと、属人化しない仕組みづくり
ーー はじめに、現在のご担当業務とDX推進の背景について教えてください。
現在は全社DX推進を担う立場として、全社的なDX施策の立案と実行を担当しています。業務部門とITの橋渡しをしながら、業務整理、データ基盤整備、そして業務自動化の推進を行うのが主な役割です。
当社のDX施策が本格化したのは3～4年前、経営体制が新しくなったタイミングで、当時はまだ経費精算を紙で行っていましたが、「時代の変化に対応するため、システム化に力を入れる」という強い方針が掲げられました。
また、現在は6名体制で、人がやっていたことを標準化・自動化し、増員に頼らず、「効率化によって少人数でも対応できる体制」を目指し、業務に取り組んでいます。
ーー 数あるツールの中で、なぜYoomを選ばれたのでしょうか。
前提として、DXを進める中でSalesforceやBoxなど、複数のSaaS（クラウドサービス）を導入する中で、ツール増加によるデータ管理やメンテナンスに手間を感じたため、これらのSaaSをつなぎ合わせ、一元管理できるツールを探していました。
その中で、アカウント管理に特化したツールなども検討しましたが、コストの高さや機能の柔軟性に課題を感じ、「幅広く活用でき、ひと手間でも減らせるもの」として、Yoomにたどり着きました。
Yoomは、様々なアプリをAPIを使用してノーコードで連携することができます。
APIの設定を個別に行えたとしても、少人数体制で開発・メンテナンスし続けるのは、属人化につながり現実的ではないので、その点が非常に魅力的でした。
また、サポート体制も決め手の一つです。チャットでの迅速な回答に加え、初期段階で打ち合わせの機会をいただけたことで、テクニカルな要望も伝えやすく、安心感がありました。
【活用事例1】入社時のアカウント自動発行で工数とミスの削減
ーー 導入の決め手となった、具体的なフローボットについて教えてください。
最初に取り組んだのは、入社に伴うシステムアカウント発行の自動化です。 以前は、入社が決まるとSalesforceやBoxなど複数のシステムごとに管理画面を開き、手作業でアカウントを作成していたため、1人あたり約30分の工数がかかっていました。
ーー Yoom導入後、どのような変化がありましたか。
Yoomで「入社対応フロー」を構築した結果、作業時間は1/3（約10分）まで短縮されました。 さらに大きな収穫は、手順の多さからくる設定ミスが激減したことで、「今すぐ対応が必要」という急ぎの依頼にも、焦らず正確に対応できるようになり、精神的な安心感が増しました。
【活用事例2】取引先フォルダの自動作成で「抜け漏れ」をゼロに
ーー その他、よく使われているフローボットについても教えてください。
Salesforceの取引先登録に紐づく、Boxフォルダの自動作成フローです。
これは、名刺交換の際に対応する業務なのですが、以前は気付いた人が手動で作成しており、対応の抜け漏れも発生しがちで、後から関係部門から「フォルダがない」と指摘されるなど、少し不安要素のある業務でした。
ーー このフローボットの効果はいかがでしょうか。
現在はSalesforceに登録された際に自動で取引先のフォルダが作成されるため、これまでの稼働実績から計算すると、累計で50〜67時間ほどの工数削減になっています。またそれ以上に、「誰かが気づいて対応する」という不確実性がなくなったことで、対応の抜け漏れをゼロにできたという安心感も大きいです。
【運用のコツ】スモールスタートの重要性
ーー 貴社のフローボットは複雑な構成ですが、構築の際に意識していることはありますか？
実は、現在のフローボットは以下のような流れで構築しました。
現在活用しているフローボットは結果的にこのような構築手順を踏みましたが、現場から自動化の依頼がある場合、大きな流れ・テーマの要望が来ることがあります。
そのため、いずれにしてもしっかりとその業務の構造を噛み砕いて、スモールスタートで確実に自動化できるところから、徐々に完成形に近づけていくことが重要だと考えています。
現場が自ら「自動化」に気づく文化へ
ーー 今後、Yoomを使ってどのようなことを実現していきたいですか。
現在はDX推進グループが主導してYoomを運用していますが、将来的には現場メンバーが自ら改善を回せる共通基盤を築きたいです。 そのためには、社員一人ひとりが「今の業務を少しでも楽にできないか」と考え続け、自分の視点で自動化の余地に気づくことが不可欠だと考えています。
また、今後の具体的な自動化の構想としては、紙の契約書をAI-OCRで読み取る自動化、システム問い合わせの一次受け自動化などを実現して、さらに活用の裾野を広げていきたいと考えています。
ーー 最後に、Yoomに対する期待をお聞かせください。
YouTube動画やヘルプページなど、様々なコンテンツが用意されていますが、もっと「フローボット設計の考え方」や「他社のベストプラクティス」といった部分が展開されると、活用のイメージがさらに湧きやすくなると思っているので、その点期待しています！
編集部より：
DX推進グループの皆様の効率化への意識が非常に高いことが伺えました。
今後は現場メンバーにも波及し、全社で自動化文化を醸成されたいということで、大きなテーマに臨む皆様の姿勢にとてもワクワクした、そんなインタビューでした。
また、フローボット構築時の考え方について、「業務の細分化と確実に自動化できるところから対応していく」というのは、Yoomに限らず、自動化オペレーションを組む上では非常に重要なポイントだと感じました。
「フローボットの構築がうまくいかない」「設定できてもどこかでエラーが起きてしまう」といったお悩みを抱えている方に、ぜひ参考にしていただきたい内容です。
Yoom編集部
毎日のルーティン業務やデスクワークをYoomで自動化・効率化しませんか？
フリープランもございますのでお気軽にお試しください。こちらからYoomのアカウント発行が可能です。
サービス説明やデモ等をご希望の方はこちらよりご予約をお願い致します。
