Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する方法

[Yoomとは]

Google DriveとNotion用いたフローの作り方！

それではYoomを利用して、ノーコードでGoogle DriveとNotionを連携してみましょう！
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する」というテンプレートを使ってフローボットを作成します。
今回は、Google Driveにファイルが作成されたら、起動する設定にします。
Notionでファイル管理を一元化できるため、どこになんのファイルを保存してたっけ？わからなくなる心配はありません。
ファイルを探す時間が大幅に削減できますね！

事前準備

■Yoomへログイン

登録したYoomのアカウントにログインします。

■Google Driveのフォルダ作成

1.Google Driveへログインします。

2.「+新規」から「新しいフォルダ」を選択します。

3.任意のフォルダ名を入力し、「作成」をクリックします。
今回はフォルダ名を「テスト用」にしました。

フォルダが完成しました。

■Notionのデータベース作成

1.Notionにログインします。

2.「+新規ページ」をクリックし、任意のタイトルを設定します。
今回はタイトルを「GoogleドライブURL_テスト用」にしました。

3.「テーブル」を追加し、任意の項目名を入力します。
今回は「ファイル・フォルダ名」「URL」と入力しました。

データベースが完成しました。

フローボットの作成手順

■アプリ連携

1.Google DriveとNotionのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・Google Driveは下の画面が表示されるので、アカウントを選択しログインします。

・Notionは下の画面されるので、ページを選択しアクセスを許可します。

3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

■テンプレートをコピー

以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

■Google Driveの設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「Google Drive」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルを入力してください。
トリガーアクションに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択して「次へ」をクリックします。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の設定をします。

・トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

・フォルダID：欄をクリックし、事前準備で作成したフォルダ名を選択

4.テストを実行し、成功したら保存します。

■Notionの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「Notion」を選択します。

2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを追加する」を選択してください。
データベースIDは事前準備で作成したデータベース名を選択します。

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、以下の設定をします。

・ファイル名・フォルダ名：欄をクリックし、トリガーから「ファイル名」を選択
・URL：欄をクリックし、トリガーから「URL」を選択

4.テストを実行し、成功のしたら保存します。

フローボットが完成しました！
お疲れ様でした！

Google DriveとNotionのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle DriveやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

‍Google Driveを活用した自動化例

■Google Driveに特定のファイルが承認・格納されたら、Slackに通知する

こちらのフローボットは、Google Driveに特定のファイルが作成または更新されることをトリガーにしています。
承認を依頼しSlackに通知までしてくれる設定になっているので、自動化できます。
手作業でしていた承認依頼がなくなると、作業時間の短縮になりますね。

■フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する

Google DriveとSalesforceを連携することで、手動でのデータ管理の手間を省けます。
ファイル管理と情報管理を効率的に行うことができますね。
自動化によって、データ管理におけるヒューマンエラーを防止するのにも役立つでしょう。

■定期的にGoogle Driveフォルダ内のファイル一覧を取得してMicrosoft Teamsに投稿する

Google Driveに保存されている最新のファイル情報を定期的に取得し、Microsoft Teamsの指定チャンネルに自動で投稿することで、チームメンバー全員が最新のファイル状況をリアルタイムで把握しやすくなります。
ファイル管理に手間を感じている方や、チーム全体でのファイル状況を常に把握したいと考えているプロジェクトマネージャーの方におすすめです。

Notionを活用した自動化例

■指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する

こちらのフローボットは、指定のスケジュールになることをトリガーにしています。
Notionに新規ページを作成しboardの請求リストを反映させた後、担当者に対応を依頼しメールを送る設定にしているので、請求の定型業務を自動化できます。
Notionでタスク管理や帳簿管理をしている部署で、大活躍しますね。

■メールで受信した議事録をGoogleドキュメントで記録し、Notionにも記録する

このフローでは、受信メールから議事録を自動的にGoogleドキュメントに保存し、その内容をNotionにも自動で同期することが可能です。
議事録管理の手間を省き、転記ミスを防ぐことが期待できます。
GoogleドキュメントとNotionに同時に記録することで、情報を一元管理したい方におすすめです。

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■毎日Notionのデータをkintoneに登録する

Notionで管理している情報を毎日自動的にkintoneに転送することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。
毎日の繰り返し作業を自動化することで、他の重要な業務に集中できますね。
Notionとkintoneを併用している方はぜひ試してみてください。

Google DriveとNotionを連携するメリットと利用シーン

1. ファイルの一元管理と効率的な情報整理

Google DriveとNotionの連携により、ファイル管理を一元化できます。

例えば、Google Driveに新規ファイルがアップロードされると、そのファイルのURLが自動でNotionデータベースに記録されます。これにより、複数のツール間でファイルを検索したり、切り替えたりする手間が減り、チーム全員が最新のファイルへ簡単にアクセスできます。
また、特定のプロジェクト用フォルダを設定することで、プロジェクト管理が容易になり、作業効率の向上が期待できます。

2. チーム間の情報共有の自動化

Google DriveとNotionの連携は、チーム間での情報共有の自動化を可能にします。

Driveに追加されたファイルのURLがNotionに自動登録されることで、更新情報が即座に共有され、手作業でのファイル転記や通知が不要になります。例えば、リモートワーク環境で、メンバー全員が同じ資料を確認しながら効率的に進行状況を把握できるため、コミュニケーションロスが軽減されるでしょう。

これにより、全員が共通の情報を基に迅速な意思決定につながる期待が高まります。

3. 柔軟なカスタマイズとワークフローの最適化

Notionの柔軟なカスタマイズ機能を活用することで、Google DriveのファイルURLをニーズに合わせて分類し、特定のワークフローに合わせたデータベースを構築できます。

たとえば、プロジェクトごとにNotionページを作成し、関連するDriveフォルダのURLをリンクすることで、プロジェクトの流れを把握しやすくなります。これにより、タスク管理とファイル管理の両面での効率化が実現でき、スムーズな作業環境を構築することができるでしょう。

まとめ

今回は、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する」フローをご紹介しました。
Google DriveとNotionを連携することで、データ管理の負担を削減できます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

Yoomはノーコードで安全にかつ簡単にアプリ連携できるので、色々な機能を試してみてくださいね。