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「Google Driveに保存したファイルの情報を、わざわざNotionに転記するのが面倒…」「メールに添付された請求書を都度ダウンロードして、Google Driveにアップロードし、さらにNotionにも記録する作業に追われている…」
このように、複数のツールをまたいだファイル管理に手間と時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受け取ったファイルを自動でGoogle Driveに保存し、そのファイル情報やリンクをNotionのデータベースに自動で記録できる仕組み</span>があれば、ファイル管理にかかる手間と時間を削減できるはずです。
ヒューマンエラーを防ぎながら、本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Drive上のファイルをNotionで一元管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに保存されたファイルを起点にNotionのデータベースを更新したり、メールで受信したファイルをDriveとNotionに同時に記録したりと、様々なファイル管理業務を自動化する方法を具体的なテンプレートで紹介します。
手作業による転記ミスや管理漏れを防ぎ、常に最新の情報を一元管理できるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したメールの添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、そのファイル情報やリンクをNotionのデータベースに記録する</span>フローです。
請求書や報告書など、定期的にメールで受け取るファイルの管理を自動化できるため、スタッフの作業負担軽減も期待できます！
<span class="mark-yellow">Google Driveの指定フォルダに新しいファイルが追加された際に、そのファイル名やURLをNotionのデータベースに自動でアイテムとして作成します。</span>
基本的な連携フローであり、手作業での転記漏れの防止や、ファイルと情報の管理の一元化が実現します！
<span class="mark-yellow">Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などのPDF・画像ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、抽出したテキスト情報をNotionのデータベースに記録する</span>フローです。
紙媒体の書類もデータ化してNotionで一元管理できるようになります！
ここからは代表的な例として、Gmailで受信したメールの添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードし、そのファイル情報をNotionのデータベースに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはGmailをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGmailを検索してください。
Gmailのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGmailの接続が完了しました。
次にGoogle Driveを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogle Driveのアプリアイコンを検索し、クリックします。
Gmailの時と同様に、「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで、2つ目のGoogle Driveの接続が完了しました。
次に、Notionのアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、Notionを選択します。
次画面で［ページを選択する］をクリックしてください。
Yoomアカウントと連携したいページを選択し、［アクセスを許可する］をクリックすると接続完了です。
クリック後、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Notionに追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「キーワード」には、今回のフローの起動条件となるテキストを入力してください。今回は【ファイル】というワードを含むメールを対象とするように設定しました。
設定後、トリガーとなるアクション（今回は特定のキーワード（ファイル）を含むメールを受信する）を行い、[テスト]をクリックします。
今回は、以下のような内容を送信してみました。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
メールを受信後に[テスト]を実行すると...
メールの内容を取得できました！テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
続いて、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、添付ファイル1に値が入っていると、後続アクションに進むように設定しました。
このように設定することで、指定したメールにファイルが添付されていない場合は後続アクションに進まないことになるので、その都度ファイルの添付有無を確認する必要がなくなりますね。
設定後、『保存する』をクリックしましょう。
続いて、3つ目の「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認して、[次へ]を押します。
次の画面で、「格納先のフォルダID」を設定しましょう。入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた情報が展開されるので、ここから情報を引用しましょう。
「ファイル名」は、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。今回は、【件名】をファイル名とするよう設定しました。
なお、アウトプットを引用せず固定値を手入力すると、毎回同じ名前のファイル名となるため、アウトプットを引用することをおすすめします。
「ファイルの添付方法：ファイル」は以下のように設定しましょう。
設定後、[テスト]をクリックすると、Google Drive上にファイルがアップロードされます。
テスト成功を確認して、『保存する』をクリックしましょう。
最後に、4つ目の「レコードを追加する」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールします。
「データベースの連携」では、入力バーをクリックするとアカウントに基づいた情報が展開されます。
レコードを追加したいデータベースIDをここから選択しましょう。
入力後、[次へ]を押します。
次の画面で、データベースの各項目に取得したアウトプット情報を入力していきましょう。
ここで挿入した情報がNotionに自動で反映されます。情報を追加する必要がない項目は【空欄】のままにしてくださいね。
必要項目に情報を設定した後、[テスト]をクリックして、情報の反映状況を確認しましょう。
設定した内容が反映されましたか？
登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやNotionを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
契約締結を検知してファイルを自動格納したり、Google Driveでのファイル作成をトリガーにタスクを作成することもできます。
また、OCR(データ読み取り機能)を活用して情報を効率的に取得し、結果を関係者に自動で通知することも可能です。
フォームの回答内容や会議の文字起こし結果を自動で登録したり、スケジュールトリガー機能を活用して関係者に自動で通知することも可能です。
煩雑な作業を省略することで、業務精度の向上も期待できます。
Google DriveとNotionの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのアップロードや情報転記といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーのない正確なファイル管理体制を構築できるでしょう。</span>
必要な情報へすぐにアクセスできる環境が整い、コア業務に集中する時間を確保できるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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