チャネルトークとAsanaの連携|チャット内容から自動でタスクを作成する方法

今回は大きく以下のようなプロセスで作成していきます。

・チャネルトークとAsanaのマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・チャンネルトークのトリガー設定およびAsanaのオペレーション操作設定
・トリガーをONにして起動確認

ステップ1：チャネルトークとAsanaをマイアプリ連携

(1)まずはチャネルトークをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からチャネルトークを検索してください。

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(2)チャネルトークのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
接続画面に移行するので「アカウント名（任意のもの）」、「アクセストークン」、「アクセスキー」を入力してください。

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「アクセストークン」、「アクセスキー」は、チャネルトーク内「チャネル設定 > 開発者向け > APIキー」と進んだ先で確認した情報を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックするとチャネルトークの接続が完了します。

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(3)次はAsanaを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でAsanaのアプリアイコンを検索し、クリックします。
お持ちのアカウントに登録しているメールアドレスを入力し［続行］をクリックしてください。

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次にパスワードを入力する画面に移行するので、情報を入力しログインします。
これでAsanaの接続が完了しました。

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‍ステップ2：アプリトリガーを設定

2つのアプリをYoomアカウントに接続できたので、下記のテンプレートを使用してフローボットを設定していきます。

(1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。テンプレートがコピーされるため、「OK」のボタンをクリックします。

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(2)コピーが完了し、［OK］をクリックすると上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を進めていきましょう。
まずトリガーとなる「新たに接客チャットが作成されたら」をクリックします。

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(3)連携したいチャネルトークのアカウント情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「新たに接客チャットが作成されたら」のままにしてください。

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(4)「webhookの名前」と「アクセスキー」を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［次へ］をクリックします。

(5)Webhookイベントを送信（新たに接客チャットを作成）して［テスト］をクリックしてください。問題なくチャネルトークの情報を取得したら［保存］しましょう。‍

ステップ3：Asanaとの連携

(1)アプリトリガーが設定されたら、次はAsana側と連携する動作を設定していきましょう。
2つ目のアクション「タスクを追加」をクリックします。

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(2)連携させたいAsanaのアカウント情報を確認し、［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「タスクを追加」のままにしてください。

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(3)次の画面で「タスク名」、「プロジェクトID」、「セクションID」に任意の情報を入力します。
一例として、「タスク名」をクリックすると下記の画面のように補足情報が展開されます。
『新たに接客チャットが展開されたら』をクリックすることで、取得したアウトプットの内容が確認できます。

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「タスクの説明」部分にも、チャネルトークの内容をアウトプットから選択・入力できます。
チャネル設定にあった内容を付与してください。
具体例として、下記は『会員ID、接客チャットID、送信日時、顧客名、メッセージ内容』を反映していることを説明文として入力しているものになります。

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(4)画面をスクロールし、必要に応じてその他の項目にも情報を入力してください。
入力が済んだら［テスト］をクリックし［保存］します。
その後、すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

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これでフローボットの設定が完了しました。
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今回使用したフローボットテンプレート
チャネルトークでチャットが開始されたらAsanaに追加する

チャネルトーク・Asanaを使ったその他の自動化例

本記事以外にも、チャネルトークとAsanaを活用した自動化例を紹介します。
日々の業務の効率化にぜひお役立てください。

①チャネルトークでチャットが開始されたらTrelloに追加する

チャネルトークでチャットが開始されたらTrelloに追加することでタスク管理を効率化できるフローです。
チャット内容を手動でTrelloに入力する手間を省くことができるため、追加漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防止できます。
この自動化により顧客対応に集中することができます。

②ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する

ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスクを追加することで、情報の正確性を保ったまま素早く情報を共有することができます。
経費申請や承認処理を自動化したい担当者やタスクの優先度や進捗状況を可視化したい方におすすめです。

③Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加する

このフローを使用することでWixで送信されたフォームの内容を引用し、自動でAsanaにタスクを追加することができます。
手作業を省いてフォームの内容を自動で追加することで、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減することが期待できます。
また手作業でタスク登録していた時間を省略することで、チーム全体がタスク解決に注力でき、業務効率が向上します。

まとめ

チャネルトークとAsanaの連携により顧客サポートが充実し、サービスへの満足度向上が期待できます。
さらに、顧客問い合わせ時に自動化されるタスクを効率的に管理することで対応漏れを防ぎ、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
顧客の要望に対し素早く対応することで、企業や店舗への良い口コミが広まり、新たな集客に繋がる可能性もあります。
さらに顧客からの要望を収集することで新規事業や新商品を展開できることもあるかもしれません。

この連携を活用して、ぜひ業務の効率化を図ってください。