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チャネルトークとBacklogを連携して、チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加する方法
顧客対応ツールのチャネルトークと効率的なタスク管理が行えるBacklogの連携により、タスクの追加作業が自動化され、対応業務の効率化が実現します。
この記事では、チャネルトークでのチャットのやり取りを、自動的にBacklogに追加する方法を紹介します。
Yoomの自動化を導入することで、手動でのタスク追加の手間を省き、チーム全体の生産性向上も期待できます。
こんな方におすすめです
・問い合わせが多い企業のカスタマーサポートスタッフ
・複数部門の連携を管理する各チームの責任者
・複数チームでリモートワークを行なっている企業
・プログラミング初心者でタスク管理を効率化したい方
・チャネルトークとBacklogを使用しており、各アプリを連携して業務効率化したい方
チャネルトークとBacklogを連携するメリットと具体例
メリット1: チーム間の迅速な連携
チャット対応で発生した案件が自動的にBacklog上でタスク化されることで、関連チーム間での情報共有が迅速に行えます。
顧客対応チームが技術・営業などの各チームと協力する必要がある場合でも、タスクに記載された情報を基にスムーズに連携が可能です。
一例として、万が一商品の配達遅延があった場合、迅速に商品の配達状況を把握する必要があります。
問い合わせ時のチャット内容をそのまま共有することで、伝達ミスの減少につながり、迅速な確認作業が可能となり、無駄な行程を省けるでしょう。
メリット2: ヒューマンエラーの防止
チャネルトークのお問い合わせ内容を毎回手動でBacklogに追加していると、人的エラーのリスクが高くなります。
例えば、漢字の変換ミスで間違った顧客名で追加したり、スペルミスで会社名を間違えてしまう可能性があります。
このフローを活用することで、転記作業が自動化されるため、このような入力ミスを最小限に抑えられるでしょう。
これにより、正確な情報をタスクとして追加できるため、業務効率化に寄与します。
メリット3:タスク化による対応漏れの防止
チャット内容がBacklogにタスクとして自動登録されることで、対応が必要な事項の見落としを防止します。
具体例として、システムの軽微な不具合を指摘する問い合わせがあった際、チャット内で出た顧客の指摘内容をそのまま自動でタスク追加します。
チーム全体の共有がスムーズに行われるため、未解決のまま放置されるリスクを軽減することにもつながるでしょう。
[Yoomとは]
チャネルトークとBacklogの連携フローの作り方
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
事前準備：テンプレートのコピー
ステップ1：チャネルトークとBacklogをマイアプリ連携
ステップ2：チャネルトークのトリガー設定
ステップ3：Backlogのトリガー設定
事前準備：テンプレートのコピー
それでは、さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきましょう。
Yoomアカウントの作成が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応をチャネルトークで行う方
・チャネルトークを利用してリアルタイムで顧客対応を行っている方
・顧客対応の効率化でチャネルトークを導入している企業
2.業務でBacklogを活用する方
・Backlogをタスク管理ツールとして利用している方
・顧客対応のタスクをBacklogで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
チャネルトークはリアルタイムでの顧客対応やチャットボットの設定をすることができ、業務の効率化に寄与するツールです。
しかし、顧客対応の中で発生したタスクを他のツールで管理している場合、毎回の追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、チャネルトークでチャットが開始されるとBacklogにタスクとして追加できるため、タスク管理を効率化します。
顧客対応が立て続けに発生している場合でも、タスクの追加はシームレスに行われるため、顧客対応に集中することができます。
また、タスクの追加漏れも防止できるため、対応の抜け漏れを防ぎチーム全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。
■注意事項
・ チャネルトーク、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応をチャネルトークで行う方
・チャネルトークを利用してリアルタイムで顧客対応を行っている方
・顧客対応の効率化でチャネルトークを導入している企業
2.業務でBacklogを活用する方
・Backlogをタスク管理ツールとして利用している方
・顧客対応のタスクをBacklogで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
チャネルトークはリアルタイムでの顧客対応やチャットボットの設定をすることができ、業務の効率化に寄与するツールです。
しかし、顧客対応の中で発生したタスクを他のツールで管理している場合、毎回の追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、チャネルトークでチャットが開始されるとBacklogにタスクとして追加できるため、タスク管理を効率化します。
顧客対応が立て続けに発生している場合でも、タスクの追加はシームレスに行われるため、顧客対応に集中することができます。
また、タスクの追加漏れも防止できるため、対応の抜け漏れを防ぎチーム全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。
■注意事項
・ チャネルトーク、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされるため、「OK」をクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つの手順に分かれています。
それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。
ステップ1：チャネルトークとBacklogをマイアプリ連携
(1)まずはチャネルトークをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からチャネルトークを検索してください。
(2)チャネルトークのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
接続画面に移行するので「アカウント名（任意のもの）」、「アクセストークン」、「アクセスキー」を入力してください。
「アクセストークン」、「アクセスキー」は、チャネルトーク内「チャネル設定>開発者向け>APIキー」と進んだ先で確認した情報を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックするとチャネルトークの接続が完了します。
(3)次はBacklogを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でBacklogのアプリアイコンを検索し、クリックします。
接続したいドメイン情報を入力し、［追加］をクリックしましょう。
(4)次画面でYoomのアクセスを［許可する］をクリックします。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
ステップ2：アプリトリガーのチャネルトークの設定
(1)次に、チャネルトークのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【【コピー】チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加する」をクリックしてください。
上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
(2)まずはトリガーとなる「新たに接客チャットが作成されたら」をクリックします。
(3)連携したいチャネルトークのアカウント情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「新たに接客チャットが作成されたら」のままにしてください。
(4)「webhookの名前」と「アクセスキー」を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［次へ］をクリックします。
(5)Webhookイベントを送信（新たに接客チャットを作成）して［テスト］をクリックしてください。問題なくチャネルトークの情報を取得したら［保存］しましょう。
ステップ3：Backlogのトリガー設定
(1)最後にBacklogにタスクを追加する設定をしていきましょう。
2つ目のアクション、「課題の追加」をクリックします。
連携するBacklogのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(2)次画面で、タスクとして取得する情報を設定していきます。
対象の「ドメイン名」を入力し、「課題を登録するプロジェクトID」には、『課題一覧ページ』のURL内から取得した情報を追加してください。
(3)「課題の件名」、「優先度」は任意設定していただき、「課題の種別ID」には『種別の一覧を取得』アクションから確認した種別IDを入力しましょう。
(4)画面をスクロールし、補足情報に沿い、その他の項目にも情報を入力してください。
入力項目によっては、前ステップで取得したアウトプットを引用することができます。
下記は一例として、「課題の詳細」に接客チャットID・会員ID・送信日時・メッセージ内容の情報を引用したものです。
入力バーをクリックすると、前ステップの「新たに接客チャットが作成されたら」のアウトプットが表示され、クリックすると取得した情報が展開されます。
(5)さて、入力が済んだら［テスト］をクリックし［保存］します。
その後、すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定が完了しました。
今後、このフローボットを活用することでチャネルトークでの問い合わせ発生した際、Backlogでのタスク追加操作がスムーズになります。
なお、その場でトリガーをONにしていなくても、「マイプロジェクト」のフローボット一覧から、必要な時に選択しトリガーをONにすることで、好きなタイミングで設定することも可能です。
今回導入したテンプレート：チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加する
■概要
チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応をチャネルトークで行う方
・チャネルトークを利用してリアルタイムで顧客対応を行っている方
・顧客対応の効率化でチャネルトークを導入している企業
2.業務でBacklogを活用する方
・Backlogをタスク管理ツールとして利用している方
・顧客対応のタスクをBacklogで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
チャネルトークはリアルタイムでの顧客対応やチャットボットの設定をすることができ、業務の効率化に寄与するツールです。
しかし、顧客対応の中で発生したタスクを他のツールで管理している場合、毎回の追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、チャネルトークでチャットが開始されるとBacklogにタスクとして追加できるため、タスク管理を効率化します。
顧客対応が立て続けに発生している場合でも、タスクの追加はシームレスに行われるため、顧客対応に集中することができます。
また、タスクの追加漏れも防止できるため、対応の抜け漏れを防ぎチーム全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。
■注意事項
・ チャネルトーク、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応をチャネルトークで行う方
・チャネルトークを利用してリアルタイムで顧客対応を行っている方
・顧客対応の効率化でチャネルトークを導入している企業
2.業務でBacklogを活用する方
・Backlogをタスク管理ツールとして利用している方
・顧客対応のタスクをBacklogで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
チャネルトークはリアルタイムでの顧客対応やチャットボットの設定をすることができ、業務の効率化に寄与するツールです。
しかし、顧客対応の中で発生したタスクを他のツールで管理している場合、毎回の追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、チャネルトークでチャットが開始されるとBacklogにタスクとして追加できるため、タスク管理を効率化します。
顧客対応が立て続けに発生している場合でも、タスクの追加はシームレスに行われるため、顧客対応に集中することができます。
また、タスクの追加漏れも防止できるため、対応の抜け漏れを防ぎチーム全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。
■注意事項
・ チャネルトーク、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
チャネルトーク・Backlogを使ったその他の自動化例
チャネルトーク・Backlogの連携を活用した、他の自動化例を紹介します。
①チャネルトークでチャットが開始されたらJootoにチケット情報を追加する
チャネルトークとJootoを連携させることで、チャットの内容を自動的にチーム全体で共有することで顧客対応を効率化します。
Jooto上でチャット内容や対応状況を確認できるため、他のメンバーがサポートに入る場合にも、過去の対応履歴を参照できます。
■概要チャネルトークでのお客様対応後、その内容をタスク管理ツールのJootoへ手作業で登録していませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、チャネルトークで新規チャットが開始されると、自動でJootoにチケット情報が追加されるため、こうした課題を削減し、スムーズな顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- チャネルトークとJootoを併用し、顧客対応の管理を行っている方
- チャット対応後の手作業でのタスク起票に手間や課題を感じている方
- 顧客対応のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- チャネルトークでチャットが開始されると自動でJootoに課題が追加されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が減ることで、お客様の情報や問い合わせ内容の入力ミスや漏れを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、チャネルトークとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでチャネルトークを選択し、「チャットが開始したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「課題を追加」アクションを設定し、チャネルトークから受け取った情報をもとに課題が作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Jootoで課題を追加する際に、連携する情報を任意で設定することが可能です。例えば、チャネルトークから取得したお客様の情報を課題のタイトルに含めたり、初回のメッセージを課題の詳細に記載するなど、管理したい内容に合わせて柔軟に設定してください。
■注意事項- チャネルトーク、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- チャネルトークとJootoを併用し、顧客対応の管理を行っている方
- チャット対応後の手作業でのタスク起票に手間や課題を感じている方
- 顧客対応のプロセスを自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えている方
- チャネルトークでチャットが開始されると自動でJootoに課題が追加されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が減ることで、お客様の情報や問い合わせ内容の入力ミスや漏れを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
- はじめに、チャネルトークとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでチャネルトークを選択し、「チャットが開始したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「課題を追加」アクションを設定し、チャネルトークから受け取った情報をもとに課題が作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoで課題を追加する際に、連携する情報を任意で設定することが可能です。例えば、チャネルトークから取得したお客様の情報を課題のタイトルに含めたり、初回のメッセージを課題の詳細に記載するなど、管理したい内容に合わせて柔軟に設定してください。
- チャネルトーク、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
②チャネルトークでチャットが作成されたらAsanaに追加する
チャネルトークで受けた顧客からの問い合わせや要望を、Asanaにタスクとして登録して対応状況を管理したい方におすすめです。
この自動化により、問い合わせの内容をAsanaで一元管理できるようになります。
■概要チャネルトークで受けた顧客からの問い合わせを、手作業でAsanaにタスクとして登録していませんか？この作業は対応漏れや転記ミスを引き起こす原因となりがちであり、迅速な顧客対応の妨げになることもあります。このワークフローを活用することで、チャネルトークで新しいチャットが作成された際に、Asanaへタスクを自動で追加する仕組みを構築でき、問い合わせ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- チャネルトークとAsanaを使い、手作業で問い合わせ管理を行っているカスタマーサポート担当者の方
- タスクの作成漏れを防ぎ、チームの対応状況を可視化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、より迅速で質の高いサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- チャネルトークでのチャット作成をトリガーにAsanaへタスクが自動で追加されるため、手作業での起票にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手によるタスクの作成漏れや、顧客情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、チャネルトークとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでチャネルトークを選択し、「新たに接客チャットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、チャネルトークから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaでタスクを追加するアクションでは、連携する情報を任意に設定できます。例えば、タスクのタイトルに問い合わせ内容を、詳細欄に顧客情報を入れるなど、運用に合わせてチャネルトークから取得した情報を自由にマッピングしてください。
■注意事項- チャネルトーク、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- チャネルトークとAsanaを使い、手作業で問い合わせ管理を行っているカスタマーサポート担当者の方
- タスクの作成漏れを防ぎ、チームの対応状況を可視化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、より迅速で質の高いサポート体制を構築したい方
- チャネルトークでのチャット作成をトリガーにAsanaへタスクが自動で追加されるため、手作業での起票にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手によるタスクの作成漏れや、顧客情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
- はじめに、チャネルトークとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでチャネルトークを選択し、「新たに接客チャットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、チャネルトークから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、連携する情報を任意に設定できます。例えば、タスクのタイトルに問い合わせ内容を、詳細欄に顧客情報を入れるなど、運用に合わせてチャネルトークから取得した情報を自由にマッピングしてください。
- チャネルトーク、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
③Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
BacklogとMicrosoft Excelを連携することで、Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelにも内容を記載するフローボットです。
日常的にBacklogの課題をMicrosoft Excelでも管理している方にとって便利なツールです。
■概要Backlogで管理している課題を、報告や進捗管理のためにMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか？手作業でのデータ入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると、自動でMicrosoft Excelに情報が連携されるため、課題管理に関する業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Backlogでプロジェクト管理を行い、Microsoft Excelで進捗報告書を作成している方
- BacklogとMicrosoft Excel間のデータ転記作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業による課題の転記漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Backlogに課題が追加されると自動でMicrosoft Excelへ記録されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記を減らすことで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、課題管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、BacklogとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」アクションを設定して、フローボットを起動するきっかけを定義します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Backlogから取得した課題情報を任意のファイルやシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelのオペレーション設定では、レコードを追加するファイル（ブック）やシート、記録する課題の内容（件名、担当者など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細な設定方法については、ヘルプページ「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」もあわせてご参照ください。
■注意事項- Backlog、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Backlogでプロジェクト管理を行い、Microsoft Excelで進捗報告書を作成している方
- BacklogとMicrosoft Excel間のデータ転記作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業による課題の転記漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
- Backlogに課題が追加されると自動でMicrosoft Excelへ記録されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記を減らすことで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、課題管理の正確性を向上させます。
- はじめに、BacklogとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」アクションを設定して、フローボットを起動するきっかけを定義します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Backlogから取得した課題情報を任意のファイルやシートに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、レコードを追加するファイル（ブック）やシート、記録する課題の内容（件名、担当者など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細な設定方法については、ヘルプページ「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」もあわせてご参照ください。
- Backlog、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
チャネルトークとBacklogを連携することで、問い合わせ対応の効率化とタスク管理の自動化が実現します。
チャットで発生した案件が自動的にタスク化されることで、対応が必要な事項の見落としを防止でき、関連チーム間の迅速な情報共有が可能になります。
また、入力作業にかかる時間を節約し、入力ミスを削減することで、正確なデータ管理にも寄与しそうです。
より業務に集中できる環境を整えるために、ぜひお役立てください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
