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顧客対応ツールのチャネルトークと効率的なタスク管理が行えるBacklogの連携により、タスクの追加作業が自動化され、対応業務の効率化が実現します。
この記事では、チャネルトークでのチャットのやり取りを、自動的にBacklogに追加する方法を紹介します。
Yoomの自動化を導入することで、手動でのタスク追加の手間を省き、チーム全体の生産性向上も期待できます。
・問い合わせが多い企業のカスタマーサポートスタッフ
・複数部門の連携を管理する各チームの責任者
・複数チームでリモートワークを行なっている企業
・プログラミング初心者でタスク管理を効率化したい方
・チャネルトークとBacklogを使用しており、各アプリを連携して業務効率化したい方
チャット対応で発生した案件が自動的にBacklog上でタスク化されることで、関連チーム間での情報共有が迅速に行えます。
顧客対応チームが技術・営業などの各チームと協力する必要がある場合でも、タスクに記載された情報を基にスムーズに連携が可能です。
一例として、万が一商品の配達遅延があった場合、迅速に商品の配達状況を把握する必要があります。
問い合わせ時のチャット内容をそのまま共有することで、伝達ミスの減少につながり、迅速な確認作業が可能となり、無駄な行程を省けるでしょう。
チャネルトークのお問い合わせ内容を毎回手動でBacklogに追加していると、人的エラーのリスクが高くなります。
例えば、漢字の変換ミスで間違った顧客名で追加したり、スペルミスで会社名を間違えてしまう可能性があります。
このフローを活用することで、転記作業が自動化されるため、このような入力ミスを最小限に抑えられるでしょう。
これにより、正確な情報をタスクとして追加できるため、業務効率化に寄与します。
チャット内容がBacklogにタスクとして自動登録されることで、対応が必要な事項の見落としを防止します。
具体例として、システムの軽微な不具合を指摘する問い合わせがあった際、チャット内で出た顧客の指摘内容をそのまま自動でタスク追加します。
チーム全体の共有がスムーズに行われるため、未解決のまま放置されるリスクを軽減することにもつながるでしょう。
[Yoomとは]
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
事前準備：テンプレートのコピー
ステップ1：チャネルトークとBacklogをマイアプリ連携
ステップ2：チャネルトークのトリガー設定
ステップ3：Backlogのトリガー設定
それでは、さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきましょう。
Yoomアカウントの作成が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるため、「OK」をクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つの手順に分かれています。
それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはチャネルトークをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からチャネルトークを検索してください。
(2)チャネルトークのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
接続画面に移行するので「アカウント名（任意のもの）」、「アクセストークン」、「アクセスキー」を入力してください。
「アクセストークン」、「アクセスキー」は、チャネルトーク内「チャネル設定>開発者向け>APIキー」と進んだ先で確認した情報を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックするとチャネルトークの接続が完了します。
(3)次はBacklogを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でBacklogのアプリアイコンを検索し、クリックします。
接続したいドメイン情報を入力し、［追加］をクリックしましょう。
(4)次画面でYoomのアクセスを［許可する］をクリックします。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
(1)次に、チャネルトークのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【【コピー】チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加する」をクリックしてください。
上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
(2)まずはトリガーとなる「新たに接客チャットが作成されたら」をクリックします。
(3)連携したいチャネルトークのアカウント情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「新たに接客チャットが作成されたら」のままにしてください。
(4)「webhookの名前」と「アクセスキー」を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［次へ］をクリックします。
(5)Webhookイベントを送信（新たに接客チャットを作成）して［テスト］をクリックしてください。問題なくチャネルトークの情報を取得したら［保存］しましょう。
(1)最後にBacklogにタスクを追加する設定をしていきましょう。
2つ目のアクション、「課題の追加」をクリックします。
連携するBacklogのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(2)次画面で、タスクとして取得する情報を設定していきます。
対象の「ドメイン名」を入力し、「課題を登録するプロジェクトID」には、『課題一覧ページ』のURL内から取得した情報を追加してください。
(3)「課題の件名」、「優先度」は任意設定していただき、「課題の種別ID」には『種別の一覧を取得』アクションから確認した種別IDを入力しましょう。
(4)画面をスクロールし、補足情報に沿い、その他の項目にも情報を入力してください。
入力項目によっては、前ステップで取得したアウトプットを引用することができます。
下記は一例として、「課題の詳細」に接客チャットID・会員ID・送信日時・メッセージ内容の情報を引用したものです。
入力バーをクリックすると、前ステップの「新たに接客チャットが作成されたら」のアウトプットが表示され、クリックすると取得した情報が展開されます。
(5)さて、入力が済んだら［テスト］をクリックし［保存］します。
その後、すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定が完了しました。
今後、このフローボットを活用することでチャネルトークでの問い合わせ発生した際、Backlogでのタスク追加操作がスムーズになります。
なお、その場でトリガーをONにしていなくても、「マイプロジェクト」のフローボット一覧から、必要な時に選択しトリガーをONにすることで、好きなタイミングで設定することも可能です。
チャネルトーク・Backlogの連携を活用した、他の自動化例を紹介します。
チャネルトークとJootoを連携させることで、チャットの内容を自動的にチーム全体で共有することで顧客対応を効率化します。
Jooto上でチャット内容や対応状況を確認できるため、他のメンバーがサポートに入る場合にも、過去の対応履歴を参照できます。
チャネルトークで受けた顧客からの問い合わせや要望を、Asanaにタスクとして登録して対応状況を管理したい方におすすめです。
この自動化により、問い合わせの内容をAsanaで一元管理できるようになります。
BacklogとMicrosoft Excelを連携することで、Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelにも内容を記載するフローボットです。
日常的にBacklogの課題をMicrosoft Excelでも管理している方にとって便利なツールです。
チャネルトークとBacklogを連携することで、問い合わせ対応の効率化とタスク管理の自動化が実現します。
チャットで発生した案件が自動的にタスク化されることで、対応が必要な事項の見落としを防止でき、関連チーム間の迅速な情報共有が可能になります。
また、入力作業にかかる時間を節約し、入力ミスを削減することで、正確なデータ管理にも寄与しそうです。
より業務に集中できる環境を整えるために、ぜひお役立てください。
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