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顧客対応の迅速化は、顧客満足度の向上に直結する重要な要素です。しかし、人の手による対応の強化には限界があります。そこで自動化を取り入れてみるのはいかがでしょうか？
この記事では、チャネルトークで受信した接客チャットの内容を自動で社内チャットに転送する方法を解説しています。自動で転送することにより、対応速度の強化につながるだけでなく、これまでチームへの連絡を担当していた従業員の負担軽減や共有内容の正確性の確保などさまざまなメリットを得ることができるかもしれません。難しい設定は必要なく自動化を実現できるので、ぜひどのように設定することができるのか、最後まで確認してみてくださいね。ご自身の業務の効率化につながるヒントになるかもしれませんよ。
今回の連携をぜひ業務に取り入れて欲しいのは、以下のような方々です！
今回の連携を活用することで以下のような得られる可能性があります。
接客チャットで受信したメッセージを社内チャットに自動転送することで、チーム全体がスムーズに情報を把握できます。これにより、担当者が迅速に対応でき、顧客対応までの時間を短縮が期待できます。この連携は特に、複数の担当者で対応が必要なケースや、問題解決に専門的な知識が求められる場合など、複数の担当者や部署が対応に関わる場合に効果を発揮するでしょう。例えば、オンラインストアでは、返品対応の問い合わせ時に、担当者全員が状況を迅速に把握し、対応を進められるかもしれません。
接客チャットでのメッセージが自動で社内チャットに投稿されることで、関係者のメッセージの確認漏れリスクが軽減されます。自動転送にうより、忙しい時間帯でも担当者が確実に内容を把握できるでしょう。また、全員が同じ情報をもとに対応に関して話し合うことができるため、より効果的な施策や対応を行うことができるかもしれません。特にお問い合わせ、顧客との素早い連絡が必要な場合はこの連携が効果を発揮することが期待できます。例えば、物流企業では、配送のトラブル連絡が即座に全員に通知され、円滑な問題解決につながるでしょう。
接客チャットの内容を共有することで、顧客メッセージの分析や対応のパターンを標準化することが可能になるでしょう。一元化された情報を活用した分析や施策によって、より質の高いサービスの提供につながるかもしれません。例えば、教育機関では、保護者からの質問やフィードバックを受信する際にこの仕組みを活用することで、関連部門に自動で共有し、カリキュラムやサポート体制の改善を効率的に行うことができるでしょう。特定の質問や意見が頻繁に発生している場合、FAQを作成したり、プロセスの見直しを行うことで顧客満足度の向上につながるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、チャネルトークでメッセージを受信したら、社内チャットの別グループに投稿内容を転送する方法をご説明します。
[Yoomとは]
チャネルトークの特定のチャンネルでチャットが開始されたことをチャネルトークのAPIを利用して受け取り、その内容を別の指定のチャンネルに転送し通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にチャネルトークと入力し、表示された候補から「チャネルトーク」を選択します。
「アカウント名」「アクセストークン」「アクセスキー」をそれぞれ入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにチャネルトークが表示されていれば登録完了です。
いよいよ自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にチャネルトークの接客チャットでメッセージを受信した際の設定を行うため、「接客チャットでメッセージを受信したら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「チャネルトークと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→接客チャットでメッセージを受信したら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定を行います。
「Webhookの名前」→任意で設定してください
「アクセスキー」→チャネルトーク内で取得し、設定してください（アカウント登録を行った際に取得したものと同様です）
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
実際にWebhookを起動させるイベントを実行しましょう。
チャットにテストメッセージを送信し、Yoomで「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いて社内チャットにメッセージを送信します。
「社内チャットにメッセージを送信」をクリックし、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「チャネルトークと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→社内チャットにメッセージを送信
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
送信するメッセージを設定しましょう。
まず、「グループID」を候補から設定します。
次に「メッセージ内容」を作成しましょう。
内容は、業務に合わせて設定してくださいね。
今回は以下のように設定しました。
「定型的な部分」→直接入力
「チャットを受信するごとに値が変わる部分」→アウトプットを使用
アウトプットを活用し、メッセージの設定を行うことでフロー起動ごとに内容を変化させることができます。
入力欄をクリックすると、アウトプットの候補が表示されるので設定しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
最後に、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
今回紹介したテンプレートにさらに機能やアクションを追加することもできます。
Yoomにはフローボットの他にもデータベースが存在します。
このデータベースはMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートのように活用でき、データの一元管理に役立ちます。
今回のフローボットに続けて、Yoomのデータベースに連携し、チャット内容の蓄積を行うのはいかがでしょうか？
データベースの作成方法はマイプロジェクトの「データベース」をクリックし、新規作成をクリックするとできます。
例えばデータベースを以下のように設定します。
内容は先ほど紹介したように、アウトプットを使用することで手入力を省いて追加していくことができますよ。
チャネルトークの活用方法によっては一時返信までに時間を要する場合もあるかもしれません。
そのような場合に、チャネルトークで受信した内容や情報を活用して、提携文による一時返信を行うこともできます。
送信した問い合わせ内容が適切に対応されているかどうか、クレームや問題が発生した際は、送信者は不安に感じるます。
その際に、自動でメールの送ることで、相手に安心感を与えることができるかもしれません。
他にもチャネルトークを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.チャネルトークでチャットが開始されたらkintoneに追加する
はじめに紹介するのは、kintoneとの連携フローです。チャットが開始された情報を自動でkintoneに登録することで、データベースに情報を一元管理することにつながるでしょう。
2.チャネルトークでチャットが開始されたらDiscordに通知する
次に紹介するのは、Discordとの連携です。今回はチャネルトークで社内用に通知を行いましたが、Discordを業務に使用している方はこちらのフローを活用することで、自動で情報共有を行うことができるでしょう。
3.チャネルトークでチャットが開始されたら、回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する
最後に紹介するのは、Difyとの連携フローです。チャネルトークで開始されたチャットの内容に対して、自動で回答内容を作成することができるため、内容を考える時間を短縮することにつながるかもしれません。
今回紹介した連携を活用することで、チーム内での情報共有がスムーズになり、顧客対応のスピードと品質を向上させることができるでしょう。スピーディーな対応によって、顧客満足度の向上が期待できるかもしれません。業務進行を円滑化を実現するためにYoomを活用して、業務に自動化を取り入れてみてはいかがでしょうか？ぜひ、ご自身の業務がどれだけ効率化できるのか、体験してみてくださいね。
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