チャネルトークとMicrosoft Teamsを連携して、チャネルトークでのチャット開始をMicrosoft Teamsに自動通知する方法

チャネルトークからの問い合わせをMicrosoft Teamsに通知すれば、チャネルトークを立ち上げずに、問い合わせを確認できます。
これにより、技術部門と顧客対応部門の連携が強化され、スピーディーに顧客対応ができるでしょう。
この自動化によって、手作業による手間が省け、担当者は本来の業務に集中できるでしょう。

こんな方におすすめ

チャネルトークとMicrosoft Teamsを活用していて、連携に課題を感じている方
顧客対応を効率化したいカスタマーサポート担当者
情報共有をスムーズに行い、チーム全体で問い合わせ対応を行いたい方

チャネルトークとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:チームの連携を強化する

チャネルトークからの問い合わせをMicrosoft Teamsに自動通知することで、スピーディーに情報を共有できるでしょう。
たとえば、問い合わせ内容が技術部門と顧客対応部門どちらにも関係する内容の場合、技術者はMicrosoft Teams内で解決案を提供すれば、カスタマーチームはスムーズに対応できるでしょう。
これにより、異なる部門同士でやりとりする手間が省け、チーム内の連携を強化できるかもしれません。
また、Microsoft Teamsの設定をチーム全体が確認できるようにすれば、対応状況の把握もしやすくなるでしょう。

メリット2:手作業での負担を軽減する

チャネルトークでチャットが開始された際に、Microsoft Teamsに通知する自動化は、手作業の負担を軽減できます。
たとえば、毎回システムを立ち上げて内容を確認する手間が省けるので、業務の効率化が期待できます。
これにより、手作業でチャットや問い合わせを確認する必要がなくなり、他の業務に集中できるでしょう。
また、担当者はチャネルトークかMicrosoft Teamsを確認するだけで内容を把握できるため、アプリケーション間の移動を減らせます。

メリット3:顧客対応をスピーディーに行える

チャネルトークで顧客からのチャットが開始された際に、Microsoft Teamsに自動通知することで、担当者はスピーディーに対応できるでしょう。
たとえば、チャネルトークで顧客から質問があった場合、サポート担当者はMicrosoft Teamを確認することで、スムーズに対応を開始できます。
これにより、問い合わせ対応の遅延がなくなり、顧客を長時間待たせる心配もなくなるでしょう。
さらに、過去の問い合わせ履歴の確認がしやすくなるため、非常に便利です。

チャネルトークとMicrosoft Teamsを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

チャネルトークとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「チャネルトークでチャットが開始されたらMicrosoft Teamsに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

チャネルトークとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるチャネルトークのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、チャネルトークとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:チャネルトークとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

チャネルトークとMicrosoft TeamsをYooｍに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単です。

まず、チャネルトークのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

アプリ一覧が表示されるので、チャネルトークを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

チャネルトークの管理画面に移動し、左下の「設定」→「セキュリティ・開発」→「API管理」→「新しい認証キーを作成」の順でクリックし、「アクセスシークレット」と「アクセスキー」を確認しましょう。

Yoom画面に戻り、「アカウント名」を設定しましょう。
先ほどチャネルトークで取得したアクセスシークレットを「アクセストークン」に設定し、「アクセスキー」を設定します。

次に、Microsoft Teamsのマイアプリ登録を行います。
先ほど同じように、アプリ一覧からMicrosoft Teamsを探すか、検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Microsoft Teamsにログインしてください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、チャネルトークとMicrosoft Teamsが表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合、該当箇所をクリックし、変更してください。
最初にチャネルトークの設定を行うので、「新たに接客チャットが作成されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるチャネルトークのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能
「チャネルトークと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「トリガーアクション」→新たに接客チャットが作成されたら

以下の画面が表示されるので、「Webhookの名前」を設定します。
チャネルトークの管理画面に移動し、「設定」→「セキュリティ・開発」→「Webhook管理」→「名前」の順でクリックし、名前を確認して設定してください。

スクロールして、マイアプリ登録時に取得した「アクセスキー」を設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されるので、「チームID」を候補から選択します。
チームIDは枠内をクリックすると表示されます。

スクロールし、「チャネルID」も同様に候補から選択しましょう。

次に、「メッセージ」を設定してください。
Microsoft Teamsで確認したいチャネルトークの内容をアウトプットを使用して設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、チャネルトークのアウトプットが表示されます。
以下は例となっているので、お好みで設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、チャネルトークとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

チャネルトーク・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

1.チャネルトークでチャットが開始されたら、自動的に回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Difyが自動的に回答内容を考えるため、わざわざ回答内容を考える必要がなくなります。
問い合わせ内容と回答内容がMicrosoft Teamsに通知されるため、内容の確認もしやすくなるでしょう。

2.チャネルトークでチャットが開始されたら、Notionに自動追加するフローです。
チャネルトークのチャット内容をNotionにタスクとして追加することができます。
手作業でタスクを作成する手間が省け、作業負担を軽減できます。

3.Googleフォームで送信された情報を自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
フォームに回答された情報がMicrosoft Teamsに通知されるため、回答内容の確認がしやすくなります。
チームメンバーへの共有が容易になり、スピーディーに対応できます。

まとめ

チャネルトークの接客チャットの自動通知は、業務がスムーズに進行し、チーム内の効率向上が期待できます。
Microsoft Teamsにメッセージが共有されるので、部署間の連携も強化されるでしょう。
また、手作業が減ることで担当者の負担も軽減され、スムーズに顧客対応ができるかもしれません。

Yoomを活用したこの自動化を導入して、顧客への対応をもっと効率化させましょう。