Chat PlusとAsanaを連携しチケットデータを自動管理する方法とメリット

顧客対応データとタスク内容を効率的に管理しませんか？
Chat PlusとAsanaを連携することで、チケットデータを自動的にタスクとして管理することができます。
この自動化により、顧客対応の迅速化や情報共有の効率化が期待でき、特にカスタマーサポートやマーケティング戦略において、大きなメリットが期待できるかもしれません。
プログラミングスキルは必要なく、誰でも手軽に導入できます。

こんな方におすすめ

・Chat PlusとAsanaを利用して業務を効率化したいと考えている管理職
・チケットデータをタスクに変換し、進捗管理を効率化したいプロジェクトマネージャー
・チケットデータを分析し、製品やサービス改善に役立てたいマーケティングチーム
・Chat PlusとAsanaを使用しており、それぞれを連携して管理業務を効率化したい方

Chat PlusとAsanaの連携メリットと具体例

メリット1: タスク管理の効率化

Chat PlusとAsanaを連携することで、顧客からの要望や問い合わせをタスクとして管理できるようになります。
例えば、Chat Plusで顧客が製品に関する改善点や新しい機能のリクエストを送信した場合、その内容が自動的にAsanaにチケットとして登録されます。
これにより、顧客の要望に迅速に対応するためのアクションがチーム内で明確になり、進捗状況を一元的に管理できるようになります。
Asana内ではタスクに対する担当者の割り当てや期日設定も可能なため、Chat Plusで寄せられた顧客リクエストの優先順位を明確にして、タスク管理の効率向上が期待できます。

メリット2: スピーディーな情報共有

Chat PlusとAsanaを連携することで、他部署への情報共有がスムーズに行えるようになります。
例えば、カスタマーサポートチームが顧客からChat Plusを通して得た重要な意見やフィードバックを、営業部や開発部に伝える必要がある場合、その内容をAsanaで共有することができます。
連絡や情報共有を自動化することで、手動でデータを転記する手間を省き、関係者や部署間のスムーズな情報共有をサポートします。
これによって部署間の情報の行き違いや連絡漏れを防ぎ、スムーズな意思決定の促進が期待できます。

メリット3: データ分析をサポート

Chat Plusを通じた顧客からの問い合わせ内容がAsanaに自動登録されることで、その履歴が記録として残ります。
この記録をもとに、過去の対応内容を参照しやすくなるため、顧客のニーズや問題点の傾向分析に寄与します。
例えば、顧客からのお問い合わせで、同様の問題が繰り返し発生していることが発覚した際、その原因を特定し、プロセスの改善や製品・サービスの向上に役立つことが期待できます。
また、過去の対応履歴を見返すことで、新たに発生した要望に素早く的確に対応することができるかもしれません。

[Yoomとは]

Chat PlusとAsanaの連携フローの作り方

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。大まかな流れは以下となります。

・Chat PlusとAsanaをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・Chat Plusでトリガーを設定し、Asanaでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録をしてから設定を進めましょう。

ステップ1：Chat PlusとAsanaをマイアプリ連携

まず、Chat PlusとAsanaをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めましょう。

Chat Plusを検索しクリックしてください。‍

アカウント名とアクセストークンを設定します。
アカウント名は任意の名称を入力してください。（例：Yoom管理用）

アクセストークンは、まずこちらのページで「APIトークン」を発行してください。
※画像はAPIトークン発行後の画面です。

上記ページにアクセスし、Chat Plusのアカウントでログインしてください。
その後、APIトークン発行画面で「パスワード」を任意で設定し、「APIトークン発行」をクリックすると、赤文字でAPIトークンが表示されます。
アカウント名とアクセストークン入力後、「追加」をクリックしマイアプリ連携が完了します。

続いて、Asanaを検索しクリックしてください。

画面が切り替わり「Google で続ける」またはメールアドレスを入力する欄が表示されます。
いずれかの方法でサインインし、マイアプリ連携を完了させましょう。

次に、フローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

‍

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：トリガーを設定

次に、Chat Plusのトリガーを設定します。
「チケットが作成されたら」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
「Chat Plusと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集できますが、「トリガーアクション」は変更せず、「次へ」をクリックしてください。

続いて、Webhookを設定します。
画面に表示されているWebhookURLをコピーし、Chat Plusで設定してください。
詳しい設定手順はこちらで解説しています。
Webhookの設定後、テスト用に新規チケットを作成してから「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにチケットデータが表示されていればテスト成功です。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次に、Asanaのアクションを設定します。
「タスクを追加」をクリックしてください。

ステップ4：アクションを設定

こちらは先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。

続いて、Asanaに追加するタスクの詳細を設定します。
設定必須項目として、「タスク名」、「プロジェクトID」、「セクションID」があります。
これらは欄をクリックし表示される候補から適切な項目を選択してください。
「タスクの説明」は任意で編集が可能です。こちらも欄をクリックし追加したい項目を候補から選択できます。

その他の項目を任意で設定します。
「開始日」含むスケジュール設定も、先ほどと同様に欄をクリックすると「日付」や「フローボット起動日時」から選択することができます。
設定後「テスト」をクリックしてください。

アウトプットおよびAsanaにタスクが追加されていればテスト成功です。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでChat Plusで新規チケットが作成されると、Asanaにチケット情報が自動で追加されます。

Chat Plusを使ったその他の自動化例

1.Zendeskへのチケット登録の自動化

Chat Plusでチケットが作成されると、情報がZendeskにチケットとして自動登録されます。
このプロセスによりサポート担当者が手動でチケットを作成する負担を軽減し、顧客対応に専念しやすい環境を整えることが期待されます。
特に複数のチケットを同時に対応する際でも、チケット登録が自動化されていることで、情報の抜け漏れを防げます。

2.Trelloへのタスク登録で管理を効率化

Chat Plusでチケットが作成されると関連情報がTrelloのタスクとして自動登録されます。
このアプリ連携により、タスクの進捗状況を一目で確認でき、担当者は次のアクションに移行しやすくなるでしょう。
特にチーム内でのタスク管理が求められるプロジェクトでは、情報共有が簡単になり、作業の遅延を防ぐ効果が期待されます。

3.GitHubへのチケット登録で開発フローをサポート

Chat Plusでチケットが作成されると、GitHubのチケットが自動作成されます。
この仕組みにより、バグ報告や機能改善に関するお問い合わせ情報がスピーディーに登録され、開発チームの作業効率向上に寄与します。
また、チケットの具体的な要件がGitHubに記録されるため、開発プロセスにおける作業の優先順位付けが容易になるかもしれません。

まとめ

Chat PlusとAsanaの連携により、チケットデータを自動的にタスク化し、業務の効率化を図ることができます。
特に、カスタマーサポートやプロジェクト管理において、迅速な対応と情報共有が可能となり、顧客満足度の向上や業務プロセスの改善に寄与しそうです。

Yoomのアプリ連携はノーコードで実現できます。ぜひこの機会にお試しください。