ChatGPTはタスク管理の右腕になるか？リーダーのための優先順位判定とメール対応術

 日々の業務において、タスク管理はプロジェクトの成功を左右する重要な要素です。しかし、「会議後のタスク整理に時間がかかる」「ツールへの入力作業自体が負担になっている」といった悩みを持つリーダーは少なくありません。

そこで本記事では、対話型AI「ChatGPT」を活用したタスク管理の可能性について解説します。単なるチャットボットと思われがちなChatGPTですが、実はタスクの洗い出し、優先順位付けといった高度なアシスタント機能を備えています。

本当に業務効率化は実現できるのか、具体的な検証を通じてその実力に迫ります。

✍️ChatGPTについて

本記事の想定読者

• ChatGPTを活用して、ネクストアクションを抽出・整理したい方
• ノーコードツールなどを駆使し、複数のSaaSを連携させた業務自動化フローに関心がある方

ChatGPTとは

タスク管理の文脈においては、AsanaやTrelloのような専用ツールとは異なり、「チャットで指示するだけでタスクを整理してくれる秘書」のような役割を果たします。漠然としたプロジェクトを具体的な作業工程（WBS）に分解したり、重要度と緊急度に基づいて優先順位を提案したりすることを得意としています。

一方で、カレンダーとのリアルタイム同期やリマインダー通知といった機能は標準では弱いため、他のツールとの連携や使い方の工夫が求められるツールでもあります。

🤔ChatGPTを実際に使ってみた！

ここでは、現場で発生しがちな「大量のタスク整理」と「クライアント対応からのタスク抽出」の2つのシナリオを徹底検証しました。単なる「ToDoリストの整理」にとどまらない、実戦で使える活用術とその限界を詳しく解説します。

検証内容とポイント一覧

検証①優先順位決定のためのアイゼンハワーマトリクス分類

• 目的：自分の手元にある大量のタスクを「緊急度」と「重要度」で整理し、今日やるべきことを明確にする
• ポイント：重要と緊急の区別が適切になされているか、ユーザーの役割（リーダー職など）を考慮した判断ができているか、納得感のある理由付けがあるか

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【プロンプト】

私は現在、以下の10個のタスクを抱えています。これらをアイゼンハワーマトリクス（緊急度×重要度の4象限）に分類し、今日着手すべき優先順位トップ3とその理由を提案してください。

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検証②メール返信からのタスク起票と下書き作成

• 目的：クライアントからの要望メールを受け取り、それをタスク化すると同時に返信文面を作成して時間を短縮したい
• ポイント：文面のトーン＆マナーが適切か、メール内の要望を見落とさずタスク化できているか、返信とタスク管理を一度に行える効率性があるか

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【プロンプト】

以下のクライアントからのメールに対し、丁寧な返信文案を作成してください。同時に、このメール内容から当社側で対応すべきタスクを箇条書きで抽出してください。

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検証条件

検証②：ChatGPT 5.1 Thinking

※有料プランを利用

検証方法

1. ChatGPTにログインし、モデルを設定
2. プロンプトを入力して送信
3. 出力された内容を確認し、修正が必要か判断する

✅検証結果

検証①優先順位決定のためのアイゼンハワーマトリクス分類

結論、「合格ラインではあるものの、リーダーの右腕としては修正が必要」なレベルです。

緊急度の高い第1象限の判別は完璧でしたが、リーダー職にとって重要な第2象限の一部を第4象限と誤認する傾向が見られました。

1. 重要と緊急の区別が適切になされているか

「システムトラブル対応指示」と「クライアント提案資料の最終確認」を最優先に置いた点は正確です。「社内会議の議事録作成」を第3象限に分類できた点も、ツールとしての論理性の高さを示しています。

ただし、リーダーにとって重要であるはずの「メンバーとの1on1準備」が第4象限に含まれていたり、「来期の市場調査」が抜け落ちています。

これは、AIが「期限」という明示的なデータがないものを過小評価する傾向があることを示唆しています。

2. ユーザーの役割（リーダー職など）を考慮した判断ができているか

リーダーの主要任務である「メンバーとの1on1準備」や「最新AIツール調査」を「価値が低い」と見なしてしまいました。

また、第3象限に対して、「リーダーなら他者に任せる」という具体的なアクション提案まで踏み込んでいません。単に「重要度が低い」と断じるにとどまり、リーダーとしての時間創出のアドバイスとしては物足りない結果です。

3. 納得感のある理由付けがあるか

トップ3（システムトラブル、資料確認、戦略策定）の選出理由は論理的で、ビジネスパーソンが読んでも納得感が高いものです。

しかし、「来期の市場調査」が分類から漏れている点や、なぜ「メンバーとの1on1準備」が第4象限なのかという説明が欠落しているため、リスト全体の信頼性を損ねています。

手を加えるべきポイント

今回の検証で、ChatGPTは「期限」という数値データには敏感ですが、リーダー職にとって不可欠な「対人育成」や「スキルアップ」といった抽象的な重要度を見落とす傾向が確認されました。これを防ぐには、単にタスクを渡すのではなく、「何を重要と見なすべきか」という評価の物差しをプロンプトに組み込む必要があります。

🎉【プロンプトを磨けば、ChatGPTは有能なマネジメント・パートナーに進化する】

プロンプトに評価の物差しを加えつつ、再検証したところ回答の質が向上しました。改善後の検証では、単なるリストの整理を超え、リーダーが本来注力すべき領域を浮き彫りにするという、タスク管理の本質的な成果が得られています。具体的には、以下の3点が大きな進化として確認できました。
「メンバーとの1on1準備」が第2象限に格上げされた

• 「来期の市場調査」が消えずに分類された
• 「社内会議の議事録作成」をメンバーに任せるべきという助言が得られた

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【改善後のプロンプト】

# 命令書

あなたはWebマーケティングチームのリーダーです。

提供する10個のタスクを「アイゼンハワーマトリクス（緊急度×重要度）」を用いて分類し、リーダーとしての生産性を最大化するための優先順位を提案してください。

# 制約事項

1. 【重要度の再定義】：期限の遠近に関わらず、チームの育成（1on1）や中長期的な戦略策定、自身のスキルアップは「重要度が高い（第2象限）」と判定すること。

2. 【網羅性の担保】：提示した10個のタスクすべてを、漏れなく必ずいずれかの象限に分類すること。

3. 【委任の提案】：第3象限（緊急だが重要ではない）に分類したタスクは、リーダー自身が行うべきか、メンバーに任せる（デリゲートする）べきかも言及すること。

# 出力形式

1. アイゼンハワーマトリクス分類表（タスク名・象限・判断理由）

2. 今日着手すべき優先順位トップ3（選出理由含む）

# タスクリスト

1. 

2.

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検証②メール返信からのタスク起票と下書き作成

結論、「ビジネスの停滞を防ぐ、実用的なソリューション」といえるレベルです。 文中に埋もれた要望（保守体制の追記）も拾い上げています。

謝罪が必要な場面でも冷静にネクストアクションを構造化できるため、心理的ストレスを軽減しながら「返信と同時にToDoリストが完成する」という効率化が確認できました。

1. 文面のトーン＆マナーが適切か

クライアントの「遺憾である」という強い言葉に対し、冒頭で即座に謝罪を述べる「承認→謝罪」の基本構成が守られています。

修正完了の目処について、あえて [時間の目安] というプレースホルダー（空欄）を生成している点も優秀です。

ただし、 相手が役員報告を控えているという背景を踏まえ、「ご報告に間にあうよう尽力いたします」といった一歩踏み込んだ配慮があると、さらに納得感が高まります。

2. メール内の要望を見落とさずタスク化できているか

メール内の4つの要望をすべて正確に抽出しました。

1. 画像不具合の修正
2. 広告予算案の送付（期限の「明日14時」も認識）
3. 保守体制のマニュアル追記（文中に埋もれていた要望）
4. オンラインミーティングの設定

3. 返信とタスク管理を一度に行える効率性があるか

通常、人間がこのメールに対応する場合、「内容の理解」→「ToDoリストへの書き出し」→「返信文の作成」という3ステップが必要です。

ChatGPTはこれを一括で行うため、作業時間を1/10以下に短縮できる可能性があります。

タスクリストがそのまま「社内への指示出し」として使える形式になっているため、チームへの情報共有（Slackなどへの貼り付け）もスムーズです。

手を加えるべきポイント

ChatGPTが生成した [ ] （修正完了目処など）を埋めるのは当然ですが、そこに「明日の役員報告に間にあうよう、最優先で進めております」という、相手が最も不安に思っているポイント（背景）への言及を付け加えましょう。AIはタスクを処理しますが、人間は「相手の不安を解消」することに注力すべきです。

💻そのまま使える！ChatGPTタスク管理プロンプト

2つの検証を通じて判明した「ChatGPTの癖」をカバーし、その能力を最大限に引き出すためのプロンプト集を作成しました。日々の業務にあわせて、以下のテキストをコピーしてご活用ください。

1. 戦略編｜アイゼンハワーマトリクス分類

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# 命令書

あなたは、私のマネジメント業務を支える有能な戦略パートナーです。

提示するタスクを「アイゼンハワーマトリクス」に基づき分類し、私の生産性を最大化する優先順位を提案してください。

# ユーザーの役割

Webマーケティングチームのリーダー（メンバーの育成と中長期的な戦略立案に責任を持つ）

# 評価のルール

1. 【第2象限の死守】：期限が設定されていなくても、チームの成長（1on1・教育）、将来の利益（市場調査・R&D）、自身のスキルアップに繋がるものは「重要度：高（第2象限）」と判定してください。

2. 【網羅性の担保】：提示した全タスクを漏れなく分類すること。

3. 【委任の提案】：緊急だが重要度が低いタスクには、「メンバーへ委任（デリゲート）」の検討を促してください。

# 出力形式

1. 4象限の分類表（タスク名 / 象限 / 判断理由）

2. 今日着手すべき優先順位Top3（具体的な着手理由含む）

# タスクリスト

（ここにタスクを箇条書きで入力）

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2. 実務編｜メールからのタスク抽出＆返信案

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# 命令書

以下の受信メールを分析し、「対応すべきタスクの抽出」と「返信文案の作成」を同時に行ってください。

# 制約事項

1. 【タスク抽出】：文中に埋もれている細かい要望や、期限、条件をすべて箇条書きで抽出すること。

2. 【返信トーン】：丁寧かつプロフェッショナルなトーン。相手の懸念点に対する共感を一言添えること。

3. 【プレースホルダー】：人間が判断すべき数値や日程などは [ ] で記述し、入力漏れを防ぐこと。

# 出力形式

1. 抽出されたタスクリスト（期限や優先度を含む）

2. 返信文案

# 受信メール内容

（ここにメール文面を貼り付け）

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3. 習慣編｜一日の終わりのリフレクション

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# 命令書

今日完了したタスクと、残っているタスクを共有します。

明日、最高のスタートを切るためのアドバイスをください。

# 評価項目

1. 今日の動きの中で「第2象限（重要だが非緊急）」に時間を使えていたか？

2. 明日の朝一番に、最も集中力が必要な「重たいタスク」を1つ選ぶならどれか？

3. 明日の負担を減らすために、今夜中に準備（あるいは他者へ依頼）しておくべきことは何か？

# 今日の状況

（今日やったこと・残ったことを入力）

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🖊️検証結果まとめ

今回の検証を通じて、アイゼンハワーマトリクスを用いた優先順位付けや、複雑なメールからのタスク抽出において、ChatGPTはスピードと構造化能力を誇ることが分かりました。
しかし、AIは「期限」という数値を重視するあまり、リーダーにとって最も重要な「未来への投資（第2象限）」を過小評価する傾向があります。だからこそ、プロンプトで「自分の役割」を定義し、評価の物差しを提示する工夫が不可欠です。
また、感情的なメールから冷静に実務を切り出し、戦略的に時間を配分するにあたっては、「AIによる構造化」と「人間による意思決定」の掛け合わせこそが、タスク管理術の正解です。
AIを賢く使いこなし、あなたが本来注力すべき創造的な仕事に集中できる環境を整えていきましょう。

Yoomでできること

Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをSlackに通知する

試してみる

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■概要
Asanaで期日が今日までのタスクを自動的に取得し、ChatGPTで生成したメッセージをSlackに通知するワークフローです。この連携により、チームメンバー全員が重要な締め切りを見逃すことなく、効率的に業務を進められます。YoomのAPI連携やAI機能を活用して、日常のタスク管理をよりスムーズに実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、期日の管理を自動化したい方
・Slackでのコミュニケーションを強化し、重要なタスクの通知を効率化したいチームリーダー
・ChatGPTを利用してメッセージの内容を自動生成し、通知の質を向上させたい方
・業務フローの自動化を目指し、Yoomを使って様々なSaaSアプリを連携させたいIT担当者
・リモートワーク環境で、チーム全体のタスク管理と情報共有を円滑に進めたい企業の管理者

■注意事項
・Asana、ChatGPT、SlackそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

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Google スプレッドシートに特定条件のタスク情報が追加されたら、ChatGPTで解析してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Google スプレッドシートに特定条件のタスク情報が追加されたら、ChatGPTで解析してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、タスク管理を自動化し、チーム内の情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。Google スプレッドシートに新しいタスクが追加されると、ChatGPTがその内容を解析し、適切な形式でMicrosoft Teamsに通知します。
これにより、タスクの進捗状況を素早く把握でき、チーム全体の効率向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してタスク管理を行っているチームリーダーの方
・Microsoft Teamsでのタスク通知を自動化したいプロジェクトマネージャーの方
・ChatGPTを活用してタスクの解析を効率化したいIT担当者の方
・チーム内のコミュニケーションを円滑にし、生産性を向上させたい企業の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsに特定条件のタスク情報が投稿されたら、ChatGPTで返信文を生成して送信する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsに特定条件のタスク情報が投稿されたら、ChatGPTで返信文を生成して送信する」フローは、Microsoft Teamsを活用した業務ワークフローです。日々の業務でTeamsを利用し、タスク管理や通知を行っている企業にとって、各タスクへの迅速な対応は重要な課題です。しかし、タスクごとに手動で返信文を作成するのは時間と労力がかかります。このワークフローを導入することで、特定条件に合致するタスク情報がMicrosoft Teamsに投稿された際に、ChatGPTが自動的に適切な返信文を生成し、送信します。これにより、効率的かつ一貫性のあるコミュニケーションを実現し、業務のスムーズな運営をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用し、タスク管理を行っているチームリーダーの方
・タスクに対する返信作業を自動化し、業務効率を向上させたい業務担当者の方
・ChatGPTを活用してコミュニケーションの質を高めたいIT担当者の方
・タスク通知に対して一貫した対応を行いたいプロジェクトマネージャーの方
・日常のタスク管理業務をAIでサポートし、効率化を図りたい経営者の方‍

■注意事項
・Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Notionにメッセージが投稿されたら、ChatGPTでタスクを生成して、同じNotion内で更新する

試してみる

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Notionに新しいメッセージが投稿されたらChatGPTが質問に回答して、その内容をNotionの同じ投稿先に更新するフローです。

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Zoomミーティングの要点をChatGPTで抽出し、タスク管理ツールに自動連携する

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■概要
「Zoomミーティングの要点をChatGPTで抽出し、タスク管理ツールに自動連携する」ワークフローは、会議内容の整理とタスク化をスムーズに行うための業務ワークフローです。
Zoomで行われたミーティングの録音やテキストをChatGPTが解析し、重要なポイントをスピーディーに抽出することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを活用して頻繁にミーティングを行い、議事録作成に時間を取られているビジネスパーソンの方
・ChatGPTや他のAIツールを活用して業務効率化を図りたいと考えているチームリーダーの方
・タスク管理ツールとの連携を強化し、プロジェクト管理をより効率的に行いたい企業の運営者の方
・ミーティング内容をスピーディーに共有し、チーム全体の生産性を向上させたい管理職の方

■注意事項
・Zoom、ChatGPT、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます

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[Yoomとは]

出典：
Tasks in ChatGPT