顧客やプロジェクトごとにフォルダを整理していて、手作業でのフォルダ作成の手間を解消したいとお悩みではありませんか？
本記事では、ChatworkとGoogle Driveを連携し、Chatworkで特定のメッセージが送信された際に、Google Driveでフォルダを自動作成する方法をご紹介します。
これにより、手作業での作成手間が省けるだけでなく、フォルダ名を統一させ、一貫した管理が可能になるでしょう。
さらに、フォルダ作成がスムーズに進められるため、作成が遅れる心配もなくなります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Chatworkで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Chatworkの特定のメッセージ受信をAPIを介して受け取り、Google DriveのAPIを通じてフォルダを作成することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ChatworkとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定をスムーズに進められます。
まず、Chatworkのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、検索機能を利用してChatworkを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Chatworkにログインしてください。
続いて、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、Google Driveを一覧から探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインしてください。
ChatworkとGoogle Driveがマイアプリに表示されれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、Chatworkの設定を行うため、「新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしましょう。
Webhookの設定方法は、こちらを確認してください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、特定の語句の有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜特定の語句の有無」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは一部有料プランのみ利用可能な機能です。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、お試しください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
こちらでは、「新規顧客報告」というメッセージを受信した際に、Google Driveでフォルダを自動作成する想定で設定を行います。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
「メッセージ本文」、「値を含む」、「新規顧客報告」
設定が完了したら、「保存」をクリックしてください。
続いて、ChatworkのメッセージをAIで抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の注意事項を確認しましょう。
次に、「対象のテキスト」を設定してください。
Chatworkのアウトプットを活用して設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
次に、「抽出したい項目」の設定を行ってください。
今回は、顧客名を抽出する想定で設定を行うので、以下のように設定しました。
任意で設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Google Driveの設定を行うため、「フォルダを作成する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「フォルダ名」を設定します。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットを活用し、設定を行うことで自動的にフォルダ名が作成されます。
スクロールし、「作成先のフォルダID」を説明に従って設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもChatworkとGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されたら、自動的にそのファイルをChatworkにも通知するフローです。
Chatworkにファイルがアップロードされるため、ファイルの確認がしやすくなるでしょう。
特定の顧客やプロジェクトのフォルダにファイルが保存されたら、自動化が起動します。
2.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに自動通知するフローです。
フォームで注文書や発注書が送信されると、Google Driveにファイルをダウンロードし、Chatworkにファイルをアップロードできます。
注文書や発注書をスピーディーに確認したい方や共有したい方におすすめです。
3.音声ファイルを文字起こしし、自動的に音声ファイルとテキストをGoogle Driveに追加してChatworkに通知するフローです。
フォームに音声ファイルが届くと文字起こしし、適切に文字起こしができていたら、Google Driveでフォルダを作成して音声ファイルをアップロードし、Chatworkに通知可能です。
音声データを文字起こししたり、フォルダを作成して保管したりする必要がなくなります。
新規顧客とのやり取りや新規プロジェクト立ち上げのたびに、フォルダを手動で作成するのは、時間がかかる作業と言えます。
手動でのフォルダ作成は、作成者によってあいまいになったり、作成が遅れる心配もあるでしょう。
しかし、Chatworkの特定のメッセージをトリガーとし、Google Driveにフォルダを自動作成すれば、その課題を解消できるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">Chatworkで「新規顧客」といったメッセージが含まれている場合のみGoogle Driveにフォルダを作成する自動化を導入することで、手動での作業時間を短縮できます。</span>
社内でフォルダを作成する際に、フォルダ名の設定ルールが明確でないと、ファイルを探す際に不便です。
たとえば、同じ案件でも異なるフォルダ名で作成されていると、チームメンバーは探しにくくなるでしょう。
しかし、<span class="mark-yellow">特定のメッセージをトリガーにフォルダを自動作成すれば、統一されたフォルダ名で生成されるため、バラつきを解消できます。</span>
これにより、誰もが迷わずにデータを取得できるため、スムーズに業務を進められるでしょう。
フォルダ作成は簡単な作業に見えますが、案件が増えれば増えるほど、手動での対応は難しくなるでしょう。
その上、フォルダの作成漏れやフォルダ名に間違いがあると、後続業務に影響を及ぼしかねません。
しかし、今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、Chatworkの特定のメッセージを基にフォルダが自動作成されるため、正確に登録できるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">顧客ごとにフォルダを作成している企業では、案件開始時でもデータが整理されているため、紛失のリスクを防げます。</span>
新規顧客対応やプロジェクト開始のたびに手動でフォルダを作成するのは、時間がかかる上に作成漏れが発生するリスクがありました。
しかし、今回ご紹介したテンプレートを導入することで、手作業と比較して大幅な効率化が期待できます。
この自動化により、統一されたフォルダ名の作成が可能になり、データ検索や共有の際に役立つでしょう。
今回は、「新規顧客報告」というメッセージがChatworkに届いた際にトリガーを起動する設定をしましたが、必要に応じて変更することも可能です。
ぜひ、自身で自動化をカスタマイズしてスマートなワークフローの実現を目指しましょう。
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