Chatworkで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する

[Yoomとは]

ここからは「Chatworkで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。

‍

‍

ChatworkとGoogle スプレッドシートの自動化をノーコードで作る方法

事前に準備するもの

連携作業の中で使用するものをリストアップしました。

Chatwork

• Chatworkアカウント情報（メールアドレス、パスワード）
• Chatworkの通知を送るルームID
  • ＞ヘルプ：ChatworkのルームIDの確認方法

Google スプレッドシート

• 連携するGoogle アカウントのログイン情報
• Chatworkの内容を追加するシート
  • 1行目にヘッダとして項目を入力します。Chatworkから抽出されるアウトプット（メッセージID・送信者・メッセージ内容・送信者のアカウントID）に合わせて、必要な列を追加してください。
  • 注意点は重複する項目名がある時は「項目名1」「項目名2」のように連番をふるなどユニーク値で作成してください。（項目が重複してるとうまく連携できないのです）

‍

ステップ1　Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

Yoomへご登録後、こちらのバナーをクリック！Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。

コピーされるとポップアップが表示されます。

‍

‍

マイプロジェクトの中に該当のテンプレートが見つかりました。

‍

‍

赤枠内のタイトルをクリックし、操作に進んでください。

ステップ2　アプリトリガー「新しいメッセージがルームに投稿されたら」

テンプレートの1番目のプロセスをクリック！

‍

‍

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

ここではYoomとChatworkの連携設定を行います。

‍

‍

下記項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• トリガーアクション

下記は設定を行なってください。

• Chatworkと連携するアカウント情報
  • 「＋連携アカウントを追加」をクリック。Chatworkにログインする画面に遷移します。

‍

‍

連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。

‍

‍

アカウントの連携が完了したら次に進みます。

→次へ

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

ここでは特定のChatworkルームとの連携を設定します。

‍

‍

• トリガーの起動時間
  • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選びます。
• ルームID
  • 編集欄をクリックで、連携したChatwork内のルームが候補として表示されます。通知したいルームを選ぶと自動でIDが引用されます。

‍

‍

表示されない場合は、ChatworkのルームからIDを確認する方法をご確認ください。

→テストをクリック　→成功　アウトプットには下記の内容が抽出されました。

‍

‍

この項目は後の操作で引用して使います。

→保存するをクリック　

ステップ3　テキストからデータを抽出する

テンプレートの2番目のプロセスをクリック！ここはあらかじめ設定がされているため、バナー右のアイコンが設定済みの表示になっています。中身を確認しましょう。
※AI機能はチームプラン以上で利用できます。

‍

‍

(1/2)アクションを選択

‍

‍

こちらのページでは下記項目が初期設定済みです。

• タイトル
• 変換タイプ

→次へをクリック！

(2/2)詳細を設定

AIに読み取らせる内容を設定します。

‍

‍

• 抽出したい項目
  • 作業や時間など、スプレッドシートで閲覧した時に必要な項目をカンマ区切りで指定します。

→テストをクリック　→成功　アウトプットにはAIで要約された内容が出力されました。　※テストは1時間に10回までと上限があります

‍

‍

→保存するをクリック

ステップ4　データベースを操作する「レコードを追加する」

テンプレートの3番目のプロセスをクリック！ここではGoogle スプレッドシートとの連携設定と、先ほどのアウトプットを紐づける作業になります。

‍

‍

(1/2)アクションを選択

‍

‍

下記項目は初期設定済みです。任意で変更が可能ですが、このまま進んでOKです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• トリガーアクション

下記は設定が必要です。

• Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
  • 「＋連携アカウントを追加」をクリック。Googleにログインする画面になります。連携するアカウントのメールアドレスまたは電話番号とパスワードの入力を進め…

‍

‍

‍

• Yoomからのアクセスを許可してください。

‍

‍

アカウント情報の連携が終わったら、すぐ下にあるデータベースの連携に進みます。

データベースの連携

‍

‍

• スプレッドシートID
  • 編集欄をクリックで候補のシート名とIDが表示されます。選択するとIDが引用されます。

‍

‍

• スプレッドシートのタブ名
  • 同じように編集欄をクリックで、選択したシート内にあるタブ名が表示されます。該当するタブをクリックすると引用されます。今回はChatworkというタブ名を指定してます。

• テーブル範囲
  • 「A1:G30」という形式で指定します。今回はA〜Dなので、「A1:D」と指定しました。

→次へをクリック！

(2/2)データベースの詳細設定

‍

‍

追加するレコードの値

先ほど連携したシートにある項目名が読み込まれ表示されます。

‍

‍

編集欄をクリックすると、引用する候補がピックアップされます。Google スプレッドシートへ追加する項目を選んで埋め込んでいきましょう。
送信者などはChatworkから引用、メッセージはAIが要約した内容を引用します。全て埋め込んだら、テストに進みます。

‍

‍

テストをクリック！　→　成功　

→保存するをクリック！　この操作でこのフローは完成です！

ステップ5　アプリトリガーを【ON】にする

すべてのプロセスの設定が完了すると、こちらの画面がポップアップされます。コンプリート！って感じですね。右側のトリガーをONをクリックすると、フローボットの起動がスタートします。

‍

‍

もしくはフローボットの左上にあるスイッチでもフローボットを起動できます。

‍

‍

トリガーをONにすると、Chatworkで投稿した「資料の送付」という指示がシートに追加されていました。

‍

‍

E列に対応の有無がわかる列を追加して、タスクの進捗状況を操作できるようにしてみました。

‍

‍

タスク管理に十分活用できそうです！<span class="mark-yellow">プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートを使うことで簡単に設定できました。</span>今回のテンプレートはこちらです。

ChatworkやGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもChatworkやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

ChatworkとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

Google スプレッドシートの顧客情報を元に請求書を発行してChatworkに送付したり、フォームに回答があったらGoogle スプレッドシートに情報を追加して通知できるフローボットです。
さらに、投稿内容をGoogle スプレッドシートに自動で保存することも可能です。

Chatworkを活用した自動化例

課題のコメントで自身がメンションされたらChatworkに通知する

課題のコメントで自身がメンションされたら、Chatworkの特定のルームに通知するフローボットです。

Chatworkのメッセージ内容を追加する

Chatworkのメッセージ内容が自動的にデータベースに追加されることで、情報が一箇所に集約され、検索や参照が容易になることが予想されます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

指定のスケジュールになったら、情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する

指定のスケジュールになると情報を取得してGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローボットです。
Google スプレッドシートへの追加作業が自動化されることで、手動による転記ミスや転記漏れを防止できるはずです。

Google スプレッドシートで行が更新されたら登録情報を削除する

Google スプレッドシートで行が更新されると、登録していた情報を削除できるフローボットです。
情報の削除忘れで業務が停滞するリスクをなくせる可能性があります。

ChatworkとGoogle スプレッドシートを連携し自動追加するメリット

Chatworkで共有された情報を、Google スプレッドシートへ自動的に転記することで、情報共有の効率化と正確性の向上を実現します。
ここでは、この自動化がもたらすメリットを2つの視点から解説します。

メリット1　自動化されたプロセスで早く、安定した情報共有ができる

Yoomのフローボットを導入することで、Chatworkで共有された情報が自動的にGoogle スプレッドシートに転記されるため、手作業による転記作業がなくなります。
このため、大幅な時間短縮ができ、浮いた時間をより創造的な業務に充てることができるでしょう。
そして、<span class="mark-yellow">ヒューマンエラーのリスクも軽減され、情報の正確性がアップ。</span>
さらに、Google スプレッドシートに集約された情報をチームメンバー全員がリアルタイムで共有できるため、迅速な意思決定にも一役買います。

メリット2　シームレスな連携による情報の差やムラを解消できる

特定のルームに投稿された内容のみをGoogle スプレッドシートに追加することで、必要な情報だけを抽出でき、情報の整理が容易になるかもしれません。
また、複数のルームの投稿をGoogle スプレッドシートにひとまとめにすると、チーム全体が同じ情報を共有しやすくなり、<span class="mark-yellow">情報の齟齬を防ぐ効果も期待できます。</span>
リモートワークや多拠点での業務を行っている企業にとって、情報の分散はボトルネック。
情報の一元化で業務効率の向上も嬉しいポイントです。

まとめ

Yoomのフローボットを使えば、Chatworkに投稿された内容を、Google スプレッドシートに記録する作業をノーコードで自動化できることがわかりました。
自動化すると、手作業による転記ミスを防ぎ、情報共有のスピードアップが図れます。
そして、Google スプレッドシートに集約された情報はチームメンバー全員へリアルタイムでシェアされ、迅速な意思決定の手助けになりますね。

Yoomでは直感的な操作でセットアップができる設計を心がけています。これまでプログラミングが苦手だった人も、今日から気軽に自動化を始められるんです。
ぜひ、この機会にYoomを導入し<span class="mark-yellow">よりスムーズな業務フローへ、アップデートを目指してみませんか。</span>

＞Yoomを無料ではじめてみる

では、また〜！