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クラウドサインAPIの利用で最もニーズが多いのは、書類の作成・送付の自動化でしょう。クラウドサインAPIを使用することで、必要な情報を基に契約書を自動生成し、指定の相手に送付する一連のプロセスを効率化することが可能です。これにより、契約書作成から送付までの時間を短縮し、業務の効率を大幅に向上させることができます。
次に利用が目立つものとしては、契約完了時の自動通知機能です。クラウドサインAPIを用いることで、契約が締結された際に、関係者や関連システムに自動で通知を送信することが可能です。これにより、契約完了後の対応を迅速に行うことができ、スムーズな業務運用を実現します。
また、クラウドサインの締結時にデータベースを自動更新する仕組みも、APIの活用例として挙げられます。契約が完了すると同時に、関連データベースに契約情報が自動で反映されるため、手動入力の手間を省き、データ整合性を維持することができます。
さらに、締結した書類を指定の場所へ自動保存する機能も広く活用されています。クラウドサインAPIを利用することで、署名が完了した契約書を自動的にクラウドストレージや社内システムに保存し、必要な関係者と効率よく共有することが可能です。これにより、契約書の管理が簡便になり、業務の正確性を高めることができます。
ここからは、クラウドサイン APIを実際にどのように使っていくかを解説します。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomというサービスを利用することで、簡単に設定ができます。
[Yoomとは]
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
マイアプリ連携の設定
連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリックしましょう。
Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「クラウドサイン」を検索していきます。
検索窓に「クラウドサイン」と入力して、クラウドサインをクリックします。
そうすると入力画面が表示されるので、ログインをしてください。
クラウドサイン上での操作については以下のヘルプ記事を参照してください。
＞ヘルプ記事：クラウドサインのマイアプリ登録方法
＞ヘルプ記事：クラウドサインで合意締結証明書をアウトプットとして取得する方法
それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとマイアプリ登録は完了です。
マイアプリに登録することで、クラウドサインが用意しているあらゆるAPIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomにはたくさんの「フローボットテンプレート」が用意されており、クリックするだけで、たくさんのフローボットが利用できるようになります。フローボットについては以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに用意されているテンプレートを紹介していきます。
クラウドサイン APIを活用することで、契約書の作成から送付までの一連のプロセスを自動化できます。具体的には、テンプレート化された契約書に顧客情報や契約内容をシステムから直接反映させ、署名依頼用のPDFを自動生成します。その後、指定された相手に自動で送付するフローを構築することも可能です。これにより、手動での書類作成やメール送付といった作業を省き、大幅な効率化を実現できるはずです。
たとえば、営業支援ツールやCRMと連携させることで、契約条件が確定したタイミングで自動的に契約書を生成し、すぐに取引先に送付することが可能です。これにより、契約締結までのスピードが向上し、ヒューマンエラーのリスクも削減できます。
クラウドサイン APIを利用することで、契約完了のタイミングをトリガーに、関係者に通知を送るだけでなく、他のシステムやワークフローと連携することも可能です。たとえば、担当者にメールやチャットツールを通じて通知を送信し、契約完了に関する情報を自動で共有することができます。
この自動通知により、契約完了をスムーズに関係者へ伝達できるため、手動での確認や通知作業が不要になります。また、プロセス全体をリアルタイムで進めることが可能になり、契約締結後のフォローアップや関連タスクを迅速に進行できるでしょう。特に、複数部門が関与する業務においては、契約完了通知を自動化することで情報伝達の遅延を防ぎ、業務全体の効率化を図ることができます。
さらに、クラウドサイン APIで通知内容をカスタマイズすることで、受信者に応じた適切な情報を提供できるため、ミスや漏れを防ぎつつ、スムーズな業務運営をサポートします。
クラウドサインAPIを利用することで、契約書が締結されたタイミングで、関連する情報をデータベースへ自動的に反映する仕組みを構築できます。契約完了をトリガーに、顧客情報や契約内容が自動で更新されるため、手動でのデータ入力が不要になり、ヒューマンエラーのリスクを軽減することが可能です。
この自動更新は、業務で使用しているクラウド型データベースやプロジェクト管理ツールと連携することで、さらに効率的な運用が可能です。たとえば、契約の進捗状況や詳細情報がすぐに更新されることで、他部門や関係者が常に最新情報を把握でき、スムーズな連携が可能になります。これにより、契約後のタスクや業務プロセスを迅速に行うことができるでしょう。
クラウドサインAPIを活用することで、契約書が締結された際に、署名済みの書類をクラウドストレージへ自動保存する仕組みを構築できます。契約が完了すると同時に、指定したクラウドストレージフォルダに書類が自動的にアップロードされるため、手作業でのダウンロードや保存の手間を省き、業務の効率化を実現します。
この自動保存機能により、契約書の管理が簡単かつ効率的になります。例えば、プロジェクトやクライアントごとに設定したフォルダ構造に基づき、保存先を自動で振り分けることが可能です。これにより、書類の整理がスムーズになり、必要な契約書を迅速に見つけることができます。
また、保存時にファイル名の自動命名やメタデータの付与を設定することで、後からの検索性を高めることもできます。さらに、クラウドストレージと連携することで、社内外の関係者と簡単に契約書を共有することが可能になり、情報共有のスピードも向上します。このように、クラウドストレージを活用した自動保存は、契約管理の効率化と正確性向上に大きく貢献します。
この記事では、クラウドサイン APIを利用したアプリ連携と実際の自動化例をご紹介しました。クラウドサイン APIを用いることで、契約完了時の自動通知や指定の場所へ書類を自動保存することが可能になります。これにより、管理業務にかかる時間を大幅に削減できるので、業務効率の向上が期待できます。記事内でご紹介したテンプレートで気になるものがあれば、「試してみる」を押すだけで簡単に使用可能です。
Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を導入できます。体験してみたい方は、こちらから無料登録してください。
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