クラウドサインとboardを連携し契約書を交わす案件の進捗を分かりやすくする方法！

クラウドサインで書類が締結されたら、boardの案件ステータスを更新する方法

はじめる前に

クラウドサインの対象契約書のメモ欄に、更新したいboardの案件IDを記載しておいてください。
※案件IDは、boardで案件を表示した際のURLから確認可能で、下図の赤枠部分の数字です。

この後、アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へお進みください。

ステップ1:クラウドサインとboardをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサイン、boardをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考1：クラウドサインのマイアプリ登録方法
　※参考2：boardのマイアプリ登録方法

‍ステップ2:クラウドサインで書類が締結されたら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。

2.フローボットから「アプリトリガー 書類が締結されたら(Webhook起動)」をクリックしてください。

3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をします。
　指示手順と注意事項を参考に、設定とテストを行ってください。

　※参考：クラウドサインのwebhook設定に関する解説ページ
　　通知条件を「締結時」としてください。

5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:クラウドサインからメモ欄の情報を取得するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する 書類データの取得(ステータスなどの情報を取得する場合)」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　書類ID欄で、ステップ2で取得したアウトプット情報から「書類ID」を選択します。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:boardの案件ステータスを更新するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する 案件ステータスの更新」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　APIキー：boardから取得して入力してください。
　案件ID：ステップ3で取得したアウトプット情報から「メモ」を選択します。
　受注ステータス：適切なものを選択してください。

　※下図は、boardのAPIを確認できる画面です。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、クラウドサインで書類が締結されたら、boardの案件ステータスを更新するフローの完成です。

まとめ

クラウドサインとboardを連携することで、案件管理に関わる業務の効率化が実現します。特に、契約書の進捗状況がリアルタイムで反映されることで、案件管理における業務の透明性が向上し、状況に合わせたスムーズな対応が可能となります。

連携と業務フローの自動化により、手動でのデータ確認や入力の手間を省き、正確なデータをもとにプロジェクトをスムーズに進めることができます。営業や請求業務を担当する方は、ぜひ、Yoomを利用したこの連携方法を試し、業務の効率化を図ってください。