クラウドサインとboardを連携して、クラウドサインで書類が締結されたらboardの受注ステータスを変更する方法

現在、電子帳簿保存法の改正によって取引情報を電子データとして扱う必要が生じたため、クラウド型のサービスを用いて書類の作成や保存を行う企業が増えてきています。取引先と交わす契約書についても、電子契約サービスを用いて作成や締結を行う場合も多いでしょう。

本記事では、電子契約サービスクラウドサインと、案件ごとの管理ができる販売・業務管理ツールboardの連携について、得られるメリットや、自動化できる業務フロー、具体的な連携方法を詳しく解説します。

2つの連携により、クラウドサインで契約書が締結された後すぐにboardの受注ステータスを自動で変更することが可能となります。案件管理をスムーズに行うため、ぜひ実践してみましょう。

クラウドサインとboardを連携するメリットとは

メリット1: 案件管理の透明性向上

連携により、クラウドサインで管理している契約書の進捗状況を、リアルタイムでboardへ反映することができ、案件管理の透明性を向上させることにつながります。

例えば、クラウドで契約書が締結された時点で、boardの受注ステータスを「受注済」に自動で変更することができます。
プロジェクトチームのメンバーは、クラウドサインにアクセスして締結状況を確認せずとも、boardを見るだけで最新の契約状況を把握し、状況に合わせた次の対応を始めることが可能となります。プロジェクトの進行がスムーズになり、顧客とのコミュニケーションも円滑に進められます。

メリット2: 営業や請求業務の効率化

クラウドサインとboardを連携することで、締結された契約書の内容もboardに反映させることが可能です。

例えば、契約書の内容を要約して、boardの案件情報にメモとして自動追記することが可能です。また、契約書に具体的な商品・サービス名や金額の情報が入っている場合、その内容を読み取って、boardで作成している見積書や請求書を自動更新することもできます。
営業や請求業務の担当者は、契約書の内容を直に確認したり、その内容をもとに手入力したりする必要がなくなります。手作業にかかっていた時間の削減やミス防止により、業務が効率化されます。

ここまでお伝えしたように、クラウドサインとboardの連携によって、契約書の締結状況をboard上でそのまま把握することが可能となります。案件の進捗管理がスムーズとなるだけでなく、契約内容の情報も反映させることで業務をより効率化させることができます。
契約書が締結されているか確認したり内容の確認と転記を手作業で行ったりする時間が省略される他、確認もれや転記誤りによるミスを防ぐことが可能です。
顧客への対応を素早く的確に行うためにも、ぜひ連携と自動化を進めましょう。

Yoomを使って連携と自動化を！

クラウドサインとboardの連携を連携するには、Yoomの利用がおすすめです。
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識や技術なしで、連携と業務フロー自動化の設定を行うことができます。

Yoomに未登録の方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！
予算面で迷っている場合は、フリープランや、有料プランのトライアルから始めることも可能です。
先にYoomの機能をじっくり見てみたい方は、テンプレート一覧で他の業務フローをご確認ください。

では、Yoomを使って、連携と業務フローの自動化設定に挑戦してみましょう。
先にお伝えした、クラウドサインで書類が締結されたら、boardの受注ステータスを変更する業務フローの作成手順をご紹介します。

以下の「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。

クラウドサインで書類が締結されたら、boardの受注ステータスを更新する

試してみる

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■概要

クラウドサインで契約が締結された後、案件管理ツールであるboardのステータスを手作業で更新する手間や、更新漏れに課題を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での書類締結をトリガーとして、boardの受注ステータスを自動で更新し、契約締結から受注確定までのプロセスをスムーズに連携させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとboardを利用し、契約締結後のステータス更新を手作業で行っている方
• 受注ステータスの更新漏れを防ぎ、管理を正確に行いたいと考えている営業担当者の方
• 契約関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 書類が締結されるとboardの受注ステータスが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるステータスの更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な案件管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとクラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、クラウドサインの「書類データを取得する」アクションを設定し、締結された書類の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでboardの「受注ステータスの変更」アクションを設定し、取得した情報をもとに該当案件の受注ステータスを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• クラウドサインのオペレーションでは、トリガーで取得した書類の情報（変数）をもとに、取得したい書類データを任意に設定してください。
• boardのオペレーションでは、更新対象の案件や変更後のステータスなどを、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定してください。

■注意事項

• board、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• クラウドサイン、boardはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。 

詳細を見る 試してみる

クラウドサインで書類が締結されたら、boardの受注ステータスを変更する方法

はじめる前に

クラウドサインの対象契約書のメモ欄に、更新したいboardの案件IDを記載しておいてください。
※案件IDは、boardで案件を表示した際のURLから確認可能で、下図の赤枠部分の数字です。

この後、アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へお進みください。

ステップ1:クラウドサインとboardをマイアプリ連携

1. まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサイン、boardをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。※参考1：クラウドサインのマイアプリ登録方法
※参考2：boardのマイアプリ登録方法

ステップ2:クラウドサインで書類が締結されたら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。

2.フローボットから「アプリトリガー 書類が締結されたら(Webhook起動)」をクリックしてください。

3.以下の内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をします。
指示手順と注意事項を参考に、設定とテストを行ってください。

 ※参考：クラウドサインのwebhook設定に関する解説ページ
通知条件を「締結時」としてください。

5.テストが成功したら、「完了」をクリックしてください。

ステップ3:クラウドサインからメモ欄の情報を取得するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する 書類データの取得(ステータスなどの情報を取得する場合)」をクリックしてください。

2.以下の内容を確認し、「次へ」をクリックします。 

3.API接続設定をします。
書類ID欄で、ステップ2で取得した値から「書類ID」を選択します。

4.テストを行い、成功したら「完了」をクリックしてください。

ステップ4:boardの受注ステータスを変更するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する 受注ステータスの変更」をクリックしてください。

2. 以下の内容を確認し、「次へ」をクリックします。 

3.API接続設定をします。
APIキー：boardから取得して入力してください。
案件ID：ステップ3で取得した値から「メモ」を選択します。
受注ステータス：適切なものを選択してください。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。

  ※下図は、boardのAPIを確認できる画面です。

4.テストを行い、成功したら「完了」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、クラウドサインで書類が締結されたら、boardの受注ステータスを変更するフローの完成です。

まとめ

クラウドサインとboardを連携することで、案件管理に関わる業務の効率化が実現します。特に、契約書の進捗状況がリアルタイムで反映されることで、案件管理における業務の透明性が向上し、状況に合わせたスムーズな対応が可能となります。

連携と業務フローの自動化により、手動でのデータ確認や入力の手間を省き、正確なデータをもとにプロジェクトをスムーズに進めることができます。営業や請求業務を担当する方は、ぜひ、Yoomを利用したこの連携方法を試し、業務の効率化を図ってください。