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現在、電子帳簿保存法の改正によって取引情報を電子データとして扱う必要が生じたため、クラウド型のサービスを用いて書類の作成や保存を行う企業が増えてきています。取引先と交わす契約書についても、電子契約サービスを用いて作成や締結を行う場合も多いでしょう。
本記事では、電子契約サービスクラウドサインと、案件ごとの管理ができる販売・業務管理ツールboardの連携について、得られるメリットや、自動化できる業務フロー、具体的な連携方法を詳しく解説します。
2つの連携により、クラウドサインで契約書が締結された後すぐにboardの案件ステータスを自動更新することが可能となります。案件管理をスムーズに行うため、ぜひ実践してみましょう。
連携により、クラウドサインで管理している契約書の進捗状況を、リアルタイムでboardへ反映することができ、案件管理の透明性を向上させることにつながります。
例えば、クラウドで契約書が締結された時点で、boardの案件ステータスを「受注済」に自動更新することができます。
プロジェクトチームのメンバーは、クラウドサインにアクセスして締結状況を確認せずとも、boardを見るだけで最新の契約状況を把握し、状況に合わせた次の対応を始めることが可能となります。プロジェクトの進行がスムーズになり、顧客とのコミュニケーションも円滑に進められます。
クラウドサインとboardを連携することで、締結された契約書の内容もboardに反映させることが可能です。
例えば、契約書の内容を要約して、boardの案件情報にメモとして自動追記することが可能です。また、契約書に具体的な商品・サービス名や金額の情報が入っている場合、その内容を読み取って、boardで作成している見積書や請求書を自動更新することもできます。
営業や請求業務の担当者は、契約書の内容を直に確認したり、その内容をもとに手入力したりする必要がなくなります。手作業にかかっていた時間の削減やミス防止により、業務が効率化されます。
ここまでお伝えしたように、クラウドサインとboardの連携によって、契約書の締結状況をboard上でそのまま把握することが可能となります。案件の進捗管理がスムーズとなるだけでなく、契約内容の情報も反映させることで業務をより効率化させることができます。
契約書が締結されているか確認したり内容の確認と転記を手作業で行ったりする時間が省略される他、確認もれや転記誤りによるミスを防ぐことが可能です。
顧客への対応を素早く的確に行うためにも、ぜひ連携と自動化を進めましょう。
クラウドサインとboardの連携を連携するには、Yoomの利用がおすすめです。
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識や技術なしで、連携と業務フロー自動化の設定を行うことができます。
Yoomに未登録の方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！
予算面で迷っている場合は、フリープランや、有料プランのトライアルから始めることも可能です。
先にYoomの機能をじっくり見てみたい方は、テンプレート一覧で他の業務フローをご確認ください。
では、Yoomを使って、連携と業務フローの自動化設定に挑戦してみましょう。
先にお伝えした、クラウドサインで書類が締結されたら、boardの案件ステータスを更新する業務フローの作成手順をご紹介します。
以下の「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。
クラウドサインの対象契約書のメモ欄に、更新したいboardの案件IDを記載しておいてください。
※案件IDは、boardで案件を表示した際のURLから確認可能で、下図の赤枠部分の数字です。
この後、アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へお進みください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサイン、boardをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考1：クラウドサインのマイアプリ登録方法
※参考2：boardのマイアプリ登録方法
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットから「アプリトリガー 書類が締結されたら(Webhook起動)」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をします。
指示手順と注意事項を参考に、設定とテストを行ってください。
※参考：クラウドサインのwebhook設定に関する解説ページ
通知条件を「締結時」としてください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する 書類データの取得(ステータスなどの情報を取得する場合)」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
書類ID欄で、ステップ2で取得したアウトプット情報から「書類ID」を選択します。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する 案件ステータスの更新」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
APIキー：boardから取得して入力してください。
案件ID：ステップ3で取得したアウトプット情報から「メモ」を選択します。
受注ステータス：適切なものを選択してください。
※下図は、boardのAPIを確認できる画面です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、クラウドサインで書類が締結されたら、boardの案件ステータスを更新するフローの完成です。
クラウドサインとboardを連携することで、案件管理に関わる業務の効率化が実現します。特に、契約書の進捗状況がリアルタイムで反映されることで、案件管理における業務の透明性が向上し、状況に合わせたスムーズな対応が可能となります。
連携と業務フローの自動化により、手動でのデータ確認や入力の手間を省き、正確なデータをもとにプロジェクトをスムーズに進めることができます。営業や請求業務を担当する方は、ぜひ、Yoomを利用したこの連携方法を試し、業務の効率化を図ってください。
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