クラウドサインとMicrosoft Teamsを連携してクラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動的に通知する方法

契約が締結されたら、都度クラウドサイン状況を確認する作業を手間だと思ったことはありませんか？
この記事では、「クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動的に通知する方法」についてご紹介します。
クラウドサインとMicrosoft Teamsを連携することで、手作業を自動化でき、Microsoft Teamsを確認するだけで契約状況を把握できるようになります。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリの連携やフローボットを作成できるので、非エンジニアでも簡単に操作できます。
その詳しい操作方法についても解説しますので、ぜひ、ご覧ください。

クラウドサインとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1: 手作業の削減

クラウドサインとMicrosoft Teamsを連携すると、自動的に契約が締結した旨を通知することができます。
例えば複数のプロジェクトを同時進行で行っているとしましょう。
その際、手動で通知したり、都度クラウドサインで確認する作業は時間がかかると思います。
また、確認し忘れていた。ということもあるかもしれません。
そこでいつも使用しているMicrosoft Teamsに通知が来ることで、契約状況を確認しやすくなり、ヒューマンエラーも軽減できそうです。
手作業の業務を減らすことで、プロジェクトの進行など重要な業務に時間を使えるようになり、作業の効率向上が期待できます。

メリット2: 契約管理の透明性向上

クラウドサインで契約が締結されたらすぐに、Microsoft Teamsに通知がくるのでチームで契約状況について可視化することができそうです。
例えば営業や企画部など、複数の部署とプロジェクトを進行しているとします。
Microsoft Teamsに通知することで、チーム間で契約の締結状況を確認しやすくなり、次のタスクに素早く移ることができるかもしれません。
結果として、業務の進行がスピーディーになり、プロジェクトの生産性向上が期待できます。

以上クラウドサインとMicrosoft Teamsを連携するメリット2つをご紹介しました。
次にYoomについてご説明します。

[Yoomとは]

クラウドサインとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それではYoomを活用して、「クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの設定手順をご紹介します。
トリガーとアクションを設定するだけで完成しますので、一緒に作成してみてください！

まずは、今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
すぐ下に表示されているバナーをクリックしてください。

バナーをクリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
その画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

コピーが完了したと出てきたら、OKをクリックします。

以上でテンプレートのコピーができました。

ステップ1: クラウドサインとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

次にYoomとアプリを連携しましょう。
マイアプリ登録をすることで、フローボットが作成できるようになります。

1.クラウドサインのマイアプリ登録

‍まずはクラウドサインのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリをクリックして、新規接続を選択しましょう。

マイアプリの新規接続で、クラウドサインを選択してください。

アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
クラウドサインの詳しいマイアプリ登録の方法はこちらをご確認ください。

以上でクラウドサインのマイアプリ登録ができました。

2.Microsoft Teamsのマイアプリ登録

事前にMicrosoft 365にログインしておきましょう。
先ほどと同様に、Yoomのワークスペースのマイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
※Microsoft365には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリの新規接続でMicrosoft Teamsを選択してください。

次に連携したいアカウントを選択しましょう。

以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録ができました。

ステップ2: クラウドサインのアプリトリガーを設定する

次は実際にフローボットを設定していきます。
「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択します。
・ここまでできたら「次へ」をクリックしましょう。

‍2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・設定できたらテストを実行しましょう。

・テストが成功し、クラウドサインのアウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ3: Microsoft Teamsのアクションを設定する

次に「チャネルにメッセージを送る」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択します。
・設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

‍

2.API接続設定

・チームIDとチャネルIDを入力しましょう。
・メッセージには、添付画像のようにクラウドサインから取得した情報をアウトプットから選択して入力しましょう。
・すべて入力できたらテストを行います。
・Microsoft Teamsにメッセージが届いたら保存しましょう。

保存をクリックしたら、すべての設定が完了したと表示されるので、「トリガーをON」をクリックしてください。

以上でフローボットの設定ができました！

クラウドサインを使ったその他の自動化例

Yoomでは多数のテンプレートをご用意しています。
今回はその一部をご紹介します。

1.クラウドサインで契約が完了したら、自動的にMicrosoft Excelの情報を更新するテンプレートです。
手作業で契約状況をMicrosoft Excelに追加するのは手間がかかります。
また、付随して入力ミスや漏れが発生するかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、事務作業を減らせ、ヒューマンエラーの防止も期待できそうです。

2.クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にSmartHRに従業員情報を登録するテンプレートです。
雇用契約書を締結して、手作業でSmartHRに入力する作業を自動化できます。
その結果、入力作業の負担を軽減できるため、採用面接などのより重要な業務に時間を使うことができるかもしれません。

3.Notionからクラウドサインで契約書を送信するテンプレートです。
応用編ですが、Chrome拡張機能を活用すれば、Yoomを開かずに、Notionからクラウドサインで契約書を作成することも可能です。
例えばNotionで有期雇用者の従業員情報を管理している場合、契約書を都度手作業で作成すると、手間と時間がかかるでしょう。
そこでこのテンプレートを活用すれば、Notion上で選択するだけで、契約書作成のフローボットを起動できるようになります。
入力作業が減ることで、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

クラウドサインとMicrosoft Teamsの連携により、契約締結の通知が自動化され、確認作業が容易になります。
手作業を軽減することで、事務作業の時間を短縮し、プロジェクト進行などの重要な業務に時間を充てられるかもしれません。
さらに、Yoomを使えば、専門的な知識がなくてもアプリの連携やフローボットを作成できます。
簡単操作で自動化を導入できるのがYoomの活用メリットだと思います。
この機会にYoomを活用し、クラウドサインとMicrosoft Teamsを連携させ、手作業を自動化して業務効率を向上させませんか？

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