クラウドサインの契約完了をTelegramに自動通知する｜アプリ連携で業務効率化

クラウドサインは、契約業務をデジタル化して時間とコストを削減することができる便利なツールです。
しかし、クラウドサインで契約が完了するたびに管理画面を確認するのは、非常に手間がかかってしまい重要な契約の見落としに繋がる可能性があります。
クラウドサインとTelegramを連携することで、クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する方法をご紹介します。
ノーコードでクラウドサインとTelegramを連携するメリットや手順を分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

クラウドサインとTelegramを連携するメリット

メリット1: 迅速な契約状況の把握が可能に！

クラウドサインとTelegramを連携することで、クラウドサインで契約が完了したら素早くTelegramに通知を受け取ることが可能です。
通知の自動化により、営業チームや法務部門が契約完了を迅速に把握し、次の手続きにスムーズに移行できる可能性があります。
また、通知が自動で届くため、他部署との連携がしやすくなり、情報伝達の遅延がなくなり、組織全体の契約管理が効率化されることが期待できます。
これにより、迅速な意思決定が可能となり、ビジネス全体のスピード向上が期待できます。

メリット2: ヒューマンエラーの削減が可能に！

クラウドサインとTelegramを連携すると、手入力での通知作業を自動化でき、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減することが可能です。
契約が完了して、担当者が各関係者に手動作業で通知する場合、通知漏れや入力ミスが発生する可能性があります。
しかし、この自動化により、契約が完了したら関係者に自動で通知することができるため、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
これにより、正確な情報伝達が可能になり、社内外の信頼性が確保されるため、業務品質の向上にもつながる可能性があります。

[Yoomとは]

Yoomを活用してクラウドサインとTelegramの連携フローを作成する方法

ここからは、クラウドサインとTelegramを連携し「クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する」フローの作成手順をご紹介していきます。
このフローを活用すると、上記メリットを実現することができるので、ぜひご活用ください！

下記4ステップを設定することで、フローが完成します。
おおまかな設定がされているフローボットテンプレートを使用するので、誰でも簡単に作成できます。

クラウドサインとTelegramをマイアプリ登録する
クラウドサインに書類の締結が完了したら起動するトリガーの設定
Telegramにメッセージを送信する
トリガーをONにする

以下のバナーの「試してみる」をクリックし、Yoomの登録をお願いします。

Yoomの登録が完了すると、フローを設定することができます。それでは、さっそくフローを作成していきましょう！

ステップ1:クラウドサインとTelegramをマイアプリ登録する

まずは、YoomのマイアプリにクラウドサインとTelegramを登録してください。

1. クラウドサインの登録方法

左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からクラウドサインを検索してください。

上記の画面が表示されるので、アカウント名とクライアントIDを入力し「追加」をクリックしましょう。
参照）詳細はクラウドサインのマイアプリ連携をご確認ください。

2. Telegramの登録方法
続いて、「新規接続」からTelegramを検索します。

アカウント名は任意で入力してください。
アクセストークンは、Telegramで新しくbotを作成すると発行されます。
参照）@BotFather
入力が完了したら、「追加」をクリックしてください。

これで、クラウドサインとTelegramのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:クラウドサインに書類の締結が完了したら起動するトリガーの設定

アプリトリガーの「書類の締結が完了したら」を設定していきましょう。

このページは、既に設定が完了しています。
トリガーアクションが「書類の締結が完了したら」であることを確認して、次のページに進んでください。

トリガーの起動間隔は、任意で設定してください。
※注意事項）トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があります。

設定が完了したら、クラウドサインにサンプルの書類を登録してください。
テストを実行すると、先ほど登録した書類の情報がアウトプットに表示されるので、確認できたら「保存する」をクリックします。

ステップ3:Telegramにメッセージを送信する

次に、「メッセージを送信」を設定していきましょう。

このページは、既に設定が完了しています。
トリガーアクションが「メッセージを送信」であることを確認して、次のページに進んでください。

チャットIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。

メッセージ内容は自由に設定できます。
例えば、上記のように設定すると、クラウドサインで書類の締結が完了した際に「書類ID」と「書類タイトル」を自動で取得し、Telegramに送信できます。
※設定方法）枠内をクリックし、「書類の締結が完了したら」にある「書類ID」と「書類タイトル」を選択すると、自動的に値の欄に{{書類ID}}、{{書類タイトル}}と入力されます。

設定が完了したら、テストを行ってください。
Telegramにサンプルのメッセージが送信されるので、確認できたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーをONにする

全ての設定が完了したら、上記画面が表示されます。
「トリガーをON」にして、フローボットを起動させてください。

これで「クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する」フローボットの設定が完了です。

その他、クラウドサインを使用した自動化例の紹介

Yoomのフローボットテンプレート一覧から、クラウドサインを使用した自動化例を3つご紹介しますので、こちらもぜひご活用ください！

1.Notionからクラウドサインで契約書を自動送信するフローです。
このフローを活用することで、契約書の作成と送付を自動化できるため、手入力作業を大幅に削減することが期待できます。
また、契約書の作成にはNotionに登録されている情報を使用するため、入力ミスや漏れを防げる可能性があります。

‍2.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらクラウドサインで契約書を自動で送付するフローです。
このフローを活用することで、契約書の作成と送付におけるヒューマンエラーも未然に防止できるため、スムーズに業務を進めることが期待できます。

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3.クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを自動で送るフローです。
このフローを活用すると、一定の条件の書類をトリガーにしてチャット通知を自動で行えるため、タスク管理の精度が上げられる可能性があります。手入力による手間を省き、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

本記事では、クラウドサインとTelegramを連携し、クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する方法をご紹介します。
このフローの活用で、素早い契約状況の把握が可能になるとともに、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
Yoomには、クラウドサインやTelegram以外にもたくさんのアプリと連携可能です。フローボットテンプレートを使用することで簡単に自動化が導入できるため、この機会にぜひお試しください。
＞Yoomのフローボットテンプレート一覧はこちらからご覧ください。