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クラウドサインは、契約業務をデジタル化して時間とコストを削減することができる便利なツールです。
しかし、クラウドサインで契約が完了するたびに管理画面を確認するのは、非常に手間がかかってしまい重要な契約の見落としに繋がる可能性があります。
クラウドサインとTelegramを連携することで、クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する方法をご紹介します。
ノーコードでクラウドサインとTelegramを連携するメリットや手順を分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
クラウドサインとTelegramを連携することで、クラウドサインで契約が完了したら素早くTelegramに通知を受け取ることが可能です。
通知の自動化により、営業チームや法務部門が契約完了を迅速に把握し、次の手続きにスムーズに移行できる可能性があります。
また、通知が自動で届くため、他部署との連携がしやすくなり、情報伝達の遅延がなくなり、組織全体の契約管理が効率化されることが期待できます。
これにより、迅速な意思決定が可能となり、ビジネス全体のスピード向上が期待できます。
クラウドサインとTelegramを連携すると、手入力での通知作業を自動化でき、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減することが可能です。
契約が完了して、担当者が各関係者に手動作業で通知する場合、通知漏れや入力ミスが発生する可能性があります。
しかし、この自動化により、契約が完了したら関係者に自動で通知することができるため、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
これにより、正確な情報伝達が可能になり、社内外の信頼性が確保されるため、業務品質の向上にもつながる可能性があります。
[Yoomとは]
ここからは、クラウドサインとTelegramを連携し「クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する」フローの作成手順をご紹介していきます。
このフローを活用すると、上記メリットを実現することができるので、ぜひご活用ください！
下記4ステップを設定することで、フローが完成します。
おおまかな設定がされているフローボットテンプレートを使用するので、誰でも簡単に作成できます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックし、Yoomの登録をお願いします。
Yoomの登録が完了すると、フローを設定することができます。それでは、さっそくフローを作成していきましょう！
■概要
クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで契約業務を行っている方
・契約の締結状況を直ぐに把握したい方
・契約完了の通知をTelegramで受け取って確認漏れを防ぎたい方
2.Telegramを業務連絡ツールとして活用しているチーム
・クラウドサインの契約情報をTelegramに集約して情報共有を一元化したい方
・Telegramのメンション機能やグループ機能を活用して契約に関するコミュニケーションを円滑化したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインで契約が完了するたびに管理画面を確認するのは、手間がかかってしまい重要な契約の見落としに繋がる可能性も懸念されます。
このフローを導入することで、クラウドサインで契約が完了した際にTelegramへ自動通知されます。
これにより、クラウドサインの管理画面を担当者は確認する必要がなくなることで契約完了したことを迅速に把握することができます。
■注意事項
・クラウドサイン、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まずは、YoomのマイアプリにクラウドサインとTelegramを登録してください。
1. クラウドサインの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からクラウドサインを検索してください。
上記の画面が表示されるので、アカウント名とクライアントIDを入力し「追加」をクリックしましょう。
参照）詳細はクラウドサインのマイアプリ連携をご確認ください。
2. Telegramの登録方法
続いて、「新規接続」からTelegramを検索します。
アカウント名は任意で入力してください。
アクセストークンは、Telegramで新しくbotを作成すると発行されます。
参照）@BotFather
入力が完了したら、「追加」をクリックしてください。
これで、クラウドサインとTelegramのマイアプリ登録が完了しました。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで契約業務を行っている方
・契約の締結状況を直ぐに把握したい方
・契約完了の通知をTelegramで受け取って確認漏れを防ぎたい方
2.Telegramを業務連絡ツールとして活用しているチーム
・クラウドサインの契約情報をTelegramに集約して情報共有を一元化したい方
・Telegramのメンション機能やグループ機能を活用して契約に関するコミュニケーションを円滑化したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインで契約が完了するたびに管理画面を確認するのは、手間がかかってしまい重要な契約の見落としに繋がる可能性も懸念されます。
このフローを導入することで、クラウドサインで契約が完了した際にTelegramへ自動通知されます。
これにより、クラウドサインの管理画面を担当者は確認する必要がなくなることで契約完了したことを迅速に把握することができます。
■注意事項
・クラウドサイン、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
アプリトリガーの「書類の締結が完了したら」を設定していきましょう。
このページは、既に設定が完了しています。
トリガーアクションが「書類の締結が完了したら」であることを確認して、次のページに進んでください。
トリガーの起動間隔は、任意で設定してください。
※注意事項）トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があります。
設定が完了したら、クラウドサインにサンプルの書類を登録してください。
テストを実行すると、先ほど登録した書類の情報がアウトプットに表示されるので、確認できたら「保存する」をクリックします。
次に、「メッセージを送信」を設定していきましょう。
このページは、既に設定が完了しています。
トリガーアクションが「メッセージを送信」であることを確認して、次のページに進んでください。
チャットIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
メッセージ内容は自由に設定できます。
例えば、上記のように設定すると、クラウドサインで書類の締結が完了した際に「書類ID」と「書類タイトル」を自動で取得し、Telegramに送信できます。
※設定方法）枠内をクリックし、「書類の締結が完了したら」にある「書類ID」と「書類タイトル」を選択すると、自動的に値の欄に{{書類ID}}、{{書類タイトル}}と入力されます。
設定が完了したら、テストを行ってください。
Telegramにサンプルのメッセージが送信されるので、確認できたら「保存する」をクリックしてください。
全ての設定が完了したら、上記画面が表示されます。
「トリガーをON」にして、フローボットを起動させてください。
これで「クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する」フローボットの設定が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する
■概要
クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで契約業務を行っている方
・契約の締結状況を直ぐに把握したい方
・契約完了の通知をTelegramで受け取って確認漏れを防ぎたい方
2.Telegramを業務連絡ツールとして活用しているチーム
・クラウドサインの契約情報をTelegramに集約して情報共有を一元化したい方
・Telegramのメンション機能やグループ機能を活用して契約に関するコミュニケーションを円滑化したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインで契約が完了するたびに管理画面を確認するのは、手間がかかってしまい重要な契約の見落としに繋がる可能性も懸念されます。
このフローを導入することで、クラウドサインで契約が完了した際にTelegramへ自動通知されます。
これにより、クラウドサインの管理画面を担当者は確認する必要がなくなることで契約完了したことを迅速に把握することができます。
■注意事項
・クラウドサイン、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomのフローボットテンプレート一覧から、クラウドサインを使用した自動化例を3つご紹介しますので、こちらもぜひご活用ください！
1.Notionからクラウドサインで契約書を自動送信するフローです。
このフローを活用することで、契約書の作成と送付を自動化できるため、手入力作業を大幅に削減することが期待できます。
また、契約書の作成にはNotionに登録されている情報を使用するため、入力ミスや漏れを防げる可能性があります。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
2.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらクラウドサインで契約書を自動で送付するフローです。
このフローを活用することで、契約書の作成と送付におけるヒューマンエラーも未然に防止できるため、スムーズに業務を進めることが期待できます。
■概要
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらクラウドサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを使用して顧客管理を担当している方
・顧客とのやりとりを担当している営業チーム
・顧客からの問い合わせを担当しているカスタマーサービスの担当者
・Salesforceを使用して顧客への提案を行うマーケティングチーム
2.クラウドサインを使用して契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceを使用していると、特定の商談フェーズで作業が発生するケースがあります。
Salesforceで管理している顧客の数が多いと、対象フェーズの確認とその後の作業に時間を取られて思うようにその他の業務が進まないと感じることがあるかもしれません。
このテンプレートは、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになると、クラウドサインで契約書の作成・送付を自動化できます。
クラウドサインによる契約書の作成と送付の手間を削減することで、特定のフェーズの確認だけでなく、あとに続く作業を効率化することができます。
契約書の作成、送付におけるヒューマンエラーも未然に防止できるため、スムーズに業務を進めることができます。
■注意事項
・Salesforce、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は下記を参照ください。
3.クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを自動で送るフローです。
このフローを活用すると、一定の条件の書類をトリガーにしてチャット通知を自動で行えるため、タスク管理の精度が上げられる可能性があります。手入力による手間を省き、業務効率の向上が期待できます。
■概要
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一定の条件の書類をトリガーにチャット通知を自動で行うため、タスク管理の精度が上がります。
・一連の流れが自動で完了するため、手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
本記事では、クラウドサインとTelegramを連携し、クラウドサインで契約が完了したらTelegramに通知する方法をご紹介します。
このフローの活用で、素早い契約状況の把握が可能になるとともに、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
Yoomには、クラウドサインやTelegram以外にもたくさんのアプリと連携可能です。フローボットテンプレートを使用することで簡単に自動化が導入できるため、この機会にぜひお試しください。
＞Yoomのフローボットテンプレート一覧はこちらからご覧ください。
