【簡単自動化】クラウドサインで契約締結をしたら楽楽販売を更新！

クラウドサインは現代のIT社会のニーズに沿い、インターネット上で契約の締結が可能です。書類をかわす必要がなく、企業同士がスマートに契約を結べるため、同意から締結までの流れをスムーズになるでしょう。
このように、パソコンだけで契約処理が可能な便利なツールですが、締結後の事務処理はどのように行ってますか？
もし、<span class="mark-yellow">販売管理ツールなどにその内容を手入力しているのであれば、クラウドサインと楽楽販売をアプリ連携して、事務処理を自動化しましょう！</span>

クラウドサインでスマートに契約を結んだ後、さらに楽楽販売の情報も自動で更新可能です。1アクションで情報更新が完了するため、業務フローが短縮できます！
クラウドサインと楽楽販売を連携する方法について詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

クラウドサインと楽楽販売を連携するメリット

1.業務フローが短縮される

クラウドサインで契約が完了すると、その内容が楽楽販売にも自動で反映されます。そのため、契約締結後に楽楽販売を開き入力する必要がなくなり、手間が省けるでしょう。
また、楽楽販売の情報は自動で更新されるため、入力漏れなどのヒューマンエラー防止にも繋がります。
二度手間が解消される上、入力ミスも削減可能です。これにより、業務フローが短縮され、時間の節約にも繋がります。

2.次のフェーズへの移行がスムーズになる

クラウドサインで契約締結した内容が楽楽販売に自動で追加されることで、次のフェーズへの移行が素早く行えるようになるでしょう。
例えば、営業部が販売し、契約後のフォローアップを他部署が行っている場合は、部署間での連携がとりやすくなるはずです。
引き継ぐ部署は楽楽販売の情報を確認すれば良いため、他部署からの連絡を待たずとも準備を進めることが可能になるでしょう。

[Yoomとは]

では、実際に「クラウドサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する」という業務フローを自動化してみましょう！
Yoomに登録後、業務フローを自動化するフローボットの作成を行います。
連携方法について画像付きで詳しく解説しているので、ぜひお試しください！

<span class="mark-yellow">【ご確認ください】</span>

※楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。

1.上記バナーの「詳細を見る」を押す
2.ページが移行します。下部にある「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録をする

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

クラウドサインと楽楽販売の連携フローの作り方

ステップ1:マイアプリ連携

テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。

クラウドサインとYoomの連携

1.検索する
‍表示されたボックスにクラウドサインと入力し、クラウドサインのアイコンを選択してください。

2.ログインする

上記の画面が表示されます。アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
詳細は、クラウドサインのマイアプリ連携をご確認ください。‍

3.追加をする
‍必須項目の入力ができたら、右下の追加ボタンをクリックします。

上記の表示がされれば、連携完了です。

楽楽販売とYoomの連携

1.検索する
‍表示されたボックスに「楽楽販売」と入力し、楽楽販売のアイコンをクリックてください。‍

2.必須項目の入力

連携方法についての詳細は、表示された画像に記載してあります。
内容に従ってAPIトークンを生成しましょう。

APIトークンの生成が完了したら、必須項目にコピー＆ペーストします。
入力できたら、右下の追加をクリックしましょう。

上記の表示がされたら連携完了です。

クラウドサインと楽楽販売のマイアプリ連携は以上で完了となります。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

ステップ2：クラウドサインのトリガーを設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】クラウドサインで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
‍クラウドサインのアイコンの「書類の締結が完了したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.テストの実行

起動間隔の設定が完了後、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされたら、クラウドサインの設定は完了となります。

ステップ3：楽楽販売のアクションを設定

1.アプリと連携する
‍楽楽販売のアイコンの「レコードを更新」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.ドメインなどの設定

ドメイン、アカウント名、DBスキーマIDを設定してください。
ボックス下部に補足が表示されています。内容に従って入力を行います。

3.その他の設定

キー項目に関しては、あらかじめ設定がされている状態です。
登録データに関しては、登録する値のみ設定が完了しています。そのため、ヘッダ項目のIDのみ入力をしましょう。
ヘッダ項目の詳細画面などからご確認ください。

4.テストの実行

必須項目の設定が完了後、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされたら、楽楽販売の設定は完了となります。

5.トリガーをONにする

全ての設定が完了しました。
上記の表示がされたら、トリガーをONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレートは以下のとおりです。

その他のクラウドサイン・楽楽販売を使ったフローボット

Yoomには他にも、クラウドサインや楽楽販売を使用するフローボットがあります。

1.クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
‍Salesforceとの連携も可能です。チームなどでの使い分けをしている場合にいかがでしょうか。

2.クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
‍締結内容について詳細をまとめたり、編集しているのであれば、Google スプレッドシートとの連携もおすすめです。

3.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報を楽楽販売に追加する
‍楽楽シリーズ同士の連携も可能です。帳票のデータが自動追加されるため、事務処理の手間が省けます。

まとめ

販売は契約締結をしたら完了ではなく、その後の事務処理にも及びます。また、販売商品やサービスによってはフォローアップも必要となるため、契約締結した旨を他部署に伝達することもあるでしょう。
今回はこのような業務フローの流れをスムーズにし、尚且つ簡易化できる自動化です。事務処理や報告にまつわる手間を削減しつつ、ヒューマンエラーの削減が可能となります。
自動化を検討しているのであれば、ぜひお試しください！