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「契約書を締結したのはいいけれど、管理が追いつかない…」「契約書を探すのに時間がかかる…」こんな課題を感じたことはありませんか？
クラウドサインは契約書の締結をオンラインで完了できる便利なツールです。さらにDropboxと連携すれば、契約後の書類が自動的に指定のフォルダに格納されるため、必要な契約書をすぐに見つけられる環境が整います。従来はプログラミングが必要でしたが、当社のフローボットテンプレートならノーコードで簡単に実装可能です。設定方法や具体的なメリットを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
このフローボットは、次のようなお悩みを抱える方に特におすすめです。
営業担当者、管理職、チームリーダーの視点で、契約書管理の自動化がどう役立つのか考察してみました。
クラウドサインで契約が締結されると、書類は自動的にDropboxの指定フォルダに保存されます。手作業によるダウンロードやフォルダ整理が不要になり、保存漏れを防ぐことができます。そのため、営業担当者は契約締結後、契約書をダウンロードし、保存フォルダを選ぶ作業が不要になります。手作業による「どのフォルダに入れたか分からなくなる」といった保存ミスや、ファイルを保存し忘れる抜け漏れを防ぐことに繋がります。これにより、契約書は常に正しい場所に自動で保存され、後から整理する手間もなくなるでしょう。
契約書がDropbox内の指定フォルダに自動的に整理されて保存されます。バラバラに保管されることがなく、常に最新の契約書にアクセスできます。そのため、管理職は契約書を探すために複数のフォルダや担当者に確認する手間が省けます。すべての契約書が指定の場所に整理されているため、例えば「今月締結した契約書」や「特定の取引先との契約内容」をすぐに確認できます。
これにより、進捗の遅れや契約漏れを早期に発見し、迅速に対応や判断ができる環境が整います。
クラウドサインで締結された契約書はDropboxに自動保存されるため、進捗状況が明確になります。「どの契約書が完了しているか」「最新状態か」を一目で確認できます。そのため、チームリーダーは契約書が自動的に整理・保存されることで、例えば「A社との契約は完了したか」「B社の契約書は最新バージョンか」といった確認を迅速に行えるでしょう。これにより、業務が特定のメンバーに依存することなく、誰でも同じ契約状況を確認できる環境が整います。手動でファイルを探したり、進捗を確認する時間が減り、次のタスクの割り振りやスケジュール管理に集中できるかもしれません。属人的な業務から脱却し、タスク漏れや契約書の更新忘れといったリスク低減も期待できます。
ここからは、【クラウドサインで書類の締結が完了したら、Dropboxに書類を格納する】プログラミングなしで構築するフローの手順を解説します。
[Yoomとは]
この自動化フローは、まずクラウドサイン側で「書類の締結が完了したら」をトリガーとし、書類が締結されたことを検知します。その後、クラウドサインのAPIアクションを使って「書類に添付されたファイルのリストを取得」し、添付ファイルに関連するファイルIDの一覧を取得します。このファイルIDを用いて「処理繰り返し（ループ）」を実行し、複数のファイルがある場合でも個別に処理できるよう設定します。繰り返し処理の中では、クラウドサインAPIを通じて「書類の添付ファイルを取得」し、各ファイルデータを取得します。そして最終ステップとして、取得したファイルデータをDropboxのAPIを使用して「ファイルをアップロード」し、指定したDropboxフォルダに格納します。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
※有料プランでは2週間の無料トライアルが利用可能です。期間中、無料プランでは利用制限があるアプリやAI機能（オペレーション）もご利用いただけます。
連携するアプリ情報をYoomに登録します。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックしてください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓からアプリを選んでマイアプリ登録を進めます。
「クラウドサイン」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されます。
必須項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックします。これでクラウドサインのマイアプリ登録は完了です。
検索結果からDropboxを選択すると、ログイン画面が表示されます。
連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力後、Yoomからのアクセスを許可してください。
これでDropboxのマイアプリ登録が完了です。
こちらのバナーをクリックします。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
ここでは、契約が締結された案件の書類情報を取得し、フローボットの起動間隔を設定します。
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功します。 シートの項目名とテスト値が取得できました。
→保存するをクリックします。
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
こちらでは、書類IDからファイル情報を取得します。
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回の工程は以上です。
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
こちらは事前設定済みのため、工程の横に水色のアイコン（設定済みの証）が点灯していますが、解説のため開いてみましょう。
※「同じ処理を繰り返す（ループ）」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Yoomの「処理繰り返し（ループ）」機能を使い、取得したファイルIDのリストに対して繰り返し処理を行います。これにより、複数のファイルが添付されている場合でも、それぞれのファイルに対して個別の操作を実行できます。
→保存するをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」の設定方法はこちら
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。
「書類の添付ファイルを取得」を実行し、対象のファイルデータを取得します。このアクションによって、各ファイルIDに紐づくPDFファイルやドキュメントをクラウドサインAPI経由でダウンロードすることが可能になります。ファイルIDごとに繰り返し処理が行われるため、複数のファイルが添付されている場合でもすべてのファイルを一つずつ確実に取得できます。
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストに進みます。 →成功 PDFファイルが取得できます。
テンプレートの5つ目の工程をクリックします。
最終ステップとして、クラウドサインAPIで取得したファイルデータをDropbox APIを使用して指定のフォルダにアップロードします。Dropboxのアクション「ファイルをアップロード」を設定することで、契約書や添付ファイルを自動でDropbox上に格納できます。ファイル名は取得した元のファイル名を活用し、格納先のフォルダパスもあらかじめ指定することで、契約書管理の一元化が実現します。
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
ファイルの添付方法
設定済みです。
→テストに進みます。→成功 ファイル名とファイルIDが取得できます。
→保存するをクリックします。今回の設定はここまでです。
すべての工程が設定されると設定完了の画面が表示されます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えられます。
プログラミング不要でフローボットの設定が完了しました。今回使用したテンプレートは、こちらです。
クラウドサインは、様々なAPI連携が可能です。
Googleフォームで入力された情報を使い、契約書を自動で作成し、クラウドサインで送付するフローです。フォーム送信をトリガーにすることで、契約書の作成や送付作業が手動から自動化され、担当者の負担を軽減できます。これにより、担当者は内容を確認するだけで済み、契約書の作成や送付にかかる時間が大幅に短縮されます。
Notionに登録された情報を使い、クラウドサインで契約書を自動作成・送付するフローです。Chrome拡張機能を活用することで、Notionの詳細ページから直接フローを起動でき、手入力の手間を省き、入力ミスや漏れを防ぎます。
クラウドサインで契約完了後、Google スプレッドシートに契約日や書類の詳細が自動で入力されます。これにより、担当者が手動でデータを更新する必要がなくなり、入力ミスや情報漏れを防ぎながら、常に最新の情報をチーム内で共有できます。
今回ご紹介したフローボットは、クラウドサインとDropboxを連携させることで、契約締結後の書類保存を自動化するシンプルな仕組みです。
一貫したフローにより、ファイル名や保存先のルールが明確になるため、契約書の整理や検索がスムーズになります。手作業で発生しがちな保存漏れや誤った場所への保存といったミスも防げるため、安心して契約書を管理できます。ノーコードで簡単に設定できるため、すぐに取り入れられるのも大きな魅力です。契約管理の効率化をお考えの方は、ぜひこのフローボットをお試しください。下記のバナーから詳細をご覧いただけます。
業務の新しい形を実感してみませんか？では、またお会いしましょう！
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