クラウドサインとメールアプリを連携し、クラウドサインで契約が完了したらメールを自動送信する方法

ステップ1：クラウドサインをマイアプリ連携

はじめに、クラウドサインをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からクラウドサインを検索してください。

こちらで取得した「アカウント名」と「クライアントID」を入力してください。
※取得方法はこちらで詳しく説明しています。
入力後に「追加」をクリックすると、クラウドサインのマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：クラウドサインから書類の締結が完了したことを読み込む

次に、クラウドサインから書類の締結が完了したことを読み込む設定を行います。
「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。

次のページで「クラウドサインと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：メールを送信する

次に、メールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集を行ってください。
アプリは、GmailまたはOutlookに変更できます。
※GmailまたはOutlookを使用する場合は、マイアプリ連携を行なってください。

ページをスクロールし、メール内容を編集します。
入力欄をクリックすると、クラウドサインから取得した情報を引用できます。
必要に応じて設定を行なってください。
※詳しい設定方法はこちらで確認できます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

次のページで、メールの送信内容を確認し「テスト」をクリックしてください。
メールが送信されたことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、クラウドサインで契約が完了すると、自動でメールが送信されるようになります。

クラウドサインを使ったその他の自動化例

他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新しGoogle Chatに通知する

クラウドサインで契約が締結されると、Notionデータベースが自動で更新され、Google Chatに通知されます。これにより、契約内容が即座に整理され、チーム全体で最新の情報を共有できるようサポートされます。

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2. クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する

クラウドサインで雇用契約が完了すると、カオナビに自動的に登録され、従業員情報が素早く管理できるようサポートされます。これにより、手動でのデータ入力が不要になり、人事業務の効率化と正確性向上が期待できます。

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3. kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する

kintoneから契約書を簡単に作成し、クラウドサインで直接送付できるようになる仕組みです。この自動化により、契約書作成と送付のプロセス効率化と、手作業の削減がサポートされます。

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クラウドサインとメールの連携メリットと具体例

メリット1: 契約完了通知の自動化

クラウドサインで契約が完了すると、メールが自動で送信される仕組みを導入することで、契約完了通知を手作業で行う必要がなくなります。
従来、担当者が契約完了後、内容を確認し手動でメールを送信する必要がありましたが、このプロセスを自動化することで、時間の削減と効率化が期待できます。
また、通知メールをすぐに送信することで、契約後の次のステップへの進行がスムーズになり、業務全体の進行が円滑になると予想されます。

メリット2: 手作業によるヒューマンエラーの削減

手動で契約完了の確認を行いメールを送信する際、入力ミスやなどのが発生する可能性があります。
自動化により、通知メールが正確かつ確実に送信されるため、このようなヒューマンエラーを削減することができるでしょう。
特に、契約書の内容やメールの内容を何度も確認する必要がなくなり、再発行依頼や手戻りのリスクを減らすことができると予想されます。
これにより、契約プロセス全体が効率的に進行するようにサポートされます。

メリット3: 一貫した対応の実現

契約完了後にメールが自動で送信される際、テンプレートに沿ってメールが作成されるため、どの担当者が対応しても一貫した内容の通知が行えます。
これにより、顧客に対して常に統一された情報提供が行われ、対応のばらつきがなくなるかもしれません。
特に複数の担当者が関与する場合でも、誤った情報を送るリスクを減らし、顧客に対する信頼性の向上とスムーズなコミュニケーションが期待できます。
また、メールテンプレートにより、担当者ごとの表現の違いを排除し一貫性を保つことができるため、手作業を省きながら企業の印象を維持することができるかもしれません。

まとめ

従来は手作業で行っていた通知メールの送信を、このアプリ連携で自動化できるようになりました！
この仕組みを導入することで、業務効率の向上やヒューマンエラーの削減、一貫した顧客対応がサポートされます。
手動作業に充てていた時間を節約できるので、従業員はより優先度の高いタスクに集中できると予想されます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、ぜひ業務効率化を体験してください！