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現代のビジネスシーンにおいて、ペーパーレスや業務の効率化を実現するために契約の電子化を進めている企業は増えています。
しかし、契約完了後に手動で完了通知メールを送る場合、時間も手間もかかりますよね。
「契約作業は効率化できたから、次は通知作業も自動化したい！」と考えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドサインとメールを連携し、契約完了時に自動でメールを送信する方法をご紹介します！
これにより、契約完了からメール送信までのプロセスを自動化することができ、業務効率化が期待できます。
このアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても手軽に導入できるため、本記事を参考にぜひお試しください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、クラウドサインとメールを連携し、契約完了時にメールを自動送信する方法をご説明します！
[Yoomとは]
まず、クラウドサインで書類の締結が完了したことを、クラウドサインのAPIを利用して受け取ります。 その後、YoomのAPIを用いてクラウドサインから締結が完了した書類データを受け取り、メールを作成し送信することが可能です。
これにより自動化が実現できます！
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録を行った後に設定を進めてください。
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、関係部署への報告メールを手作業で作成・送信していませんか。この定型的な連絡業務は、件数が増えるにつれて負担となり、送信漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での契約締結をトリガーとして、関係者への完了通知メールが自動で送信されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、クラウドサインをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からクラウドサインを検索してください。
こちらで取得した「アカウント名」と「クライアントID」を入力してください。
※取得方法はこちらで詳しく説明しています。
入力後に「追加」をクリックすると、クラウドサインのマイアプリ連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、関係部署への報告メールを手作業で作成・送信していませんか。この定型的な連絡業務は、件数が増えるにつれて負担となり、送信漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での契約締結をトリガーとして、関係者への完了通知メールが自動で送信されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、クラウドサインから書類の締結が完了したことを読み込む設定を行います。
「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
次のページで「クラウドサインと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、メールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
次のページで、タイトルの任意編集を行ってください。
アプリは、GmailまたはOutlookに変更できます。
※GmailまたはOutlookを使用する場合は、マイアプリ連携を行なってください。
ページをスクロールし、メール内容を編集します。
入力欄をクリックすると、クラウドサインから取得した情報を引用できます。
必要に応じて設定を行なってください。
※詳しい設定方法はこちらで確認できます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
次のページで、メールの送信内容を確認し「テスト」をクリックしてください。
メールが送信されたことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、クラウドサインで契約が完了すると、自動でメールが送信されるようになります。
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、関係部署への報告メールを手作業で作成・送信していませんか。この定型的な連絡業務は、件数が増えるにつれて負担となり、送信漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での契約締結をトリガーとして、関係者への完了通知メールが自動で送信されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
クラウドサインで契約が締結されると、Notionデータベースが自動で更新され、Google Chatに通知されます。これにより、契約内容が即座に整理され、チーム全体で最新の情報を共有できるようサポートされます。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Notionのデータベース情報を更新してGoogle Chatに通知するフローです。
クラウドサインとNotion、Google Chatを連携することで、アプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にNotionのレコード追加とGoogle Chatに通知がされるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、Notion、Google ChatそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
クラウドサインで雇用契約が完了すると、カオナビに自動的に登録され、従業員情報が素早く管理できるようサポートされます。これにより、手動でのデータ入力が不要になり、人事業務の効率化と正確性向上が期待できます。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了した後、カオナビに従業員情報を手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
複数のSaaSを利用していると、情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約締結をきっかけに、カオナビへのメンバー登録を自動化し、業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneから契約書を簡単に作成し、クラウドサインで直接送付できるようになる仕組みです。この自動化により、契約書作成と送付のプロセス効率化と、手作業の削減がサポートされます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）に更新ごとに契約書の詳細内容を登録し帳票作成に活用している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）に登録し基本情報と同時に管理することで、情報の一元管理ができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しクラウドサインで送付することができます。
契約書の作成業務を自動化することで、入力ミスや漏れなどの人的ミスを回避することができます。
またこれまで契約書に関連する業務にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務進行をスムーズにし生産性向上へとつなげます。
■注意事項
・kintone、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
クラウドサインで契約が完了すると、メールが自動で送信される仕組みを導入することで、契約完了通知を手作業で行う必要がなくなります。
従来、担当者が契約完了後、内容を確認し手動でメールを送信する必要がありましたが、このプロセスを自動化することで、時間の削減と効率化が期待できます。
また、通知メールをすぐに送信することで、契約後の次のステップへの進行がスムーズになり、業務全体の進行が円滑になると予想されます。
手動で契約完了の確認を行いメールを送信する際、入力ミスやなどのが発生する可能性があります。
自動化により、通知メールが正確かつ確実に送信されるため、このようなヒューマンエラーを削減することができるでしょう。
特に、契約書の内容やメールの内容を何度も確認する必要がなくなり、再発行依頼や手戻りのリスクを減らすことができると予想されます。
これにより、契約プロセス全体が効率的に進行するようにサポートされます。
契約完了後にメールが自動で送信される際、テンプレートに沿ってメールが作成されるため、どの担当者が対応しても一貫した内容の通知が行えます。
これにより、顧客に対して常に統一された情報提供が行われ、対応のばらつきがなくなるかもしれません。
特に複数の担当者が関与する場合でも、誤った情報を送るリスクを減らし、顧客に対する信頼性の向上とスムーズなコミュニケーションが期待できます。
また、メールテンプレートにより、担当者ごとの表現の違いを排除し一貫性を保つことができるため、手作業を省きながら企業の印象を維持することができるかもしれません。
従来は手作業で行っていた通知メールの送信を、このアプリ連携で自動化できるようになりました！
この仕組みを導入することで、業務効率の向上やヒューマンエラーの削減、一貫した顧客対応がサポートされます。
手動作業に充てていた時間を節約できるので、従業員はより優先度の高いタスクに集中できると予想されます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、ぜひ業務効率化を体験してください！
