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新入社員の入社手続きは、人事や総務部において重要な業務の1つだと思います。
雇用契約の締結後、労務ツールに情報を登録する際に、手作業で追加していると、手間がかかります。
この記事ではクラウドサインとfreee人事労務を連携し「クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する」方法をご紹介します。
これにより、手作業が削減され、時間を有効活用できるでしょう。
さらにノーコードツールYoomを使って、アプリ連携やフローボットの作成方法についても詳しく解説します。
ぜひ、ご覧ください。
以下の方は、クラウドサインとfreee人事労務を連携してみましょう！
クラウドサインで雇用契約が締結したら、自動的にfreee人事労務に登録されるため、契約情報の手動入力を削減できます。
これにより、情報追加の手間を軽減し、他の業務に集中できるでしょう。
例えば営業チームに新入社員が入社し、少数精鋭の企業のため、手続きを採用部署で行っているとします。
freee人事労務への情報追加を自動化できれば、本来の営業活動に集中することが可能になります。
事務作業の自動化により、業務の効率化を図れそうです。
クラウドサインで雇用契約が締結されたらすぐにfreee人事労務に登録されるため、異なるツールの整合性を保つことが可能です。
例えば、新入社員が入社する繁忙期でも、雇用契約の締結完了したらすぐに、freee人事労務に登録できるでしょう。
これにより、手作業による情報追加のズレを防ぎ、常に最新の状態で情報を管理できます。
その結果、人事部門の負担が軽減されて、新入社員への入社オリエンテーションなどの業務に時間を活用できるでしょう。
クラウドサインとfreee人事労務を連携すると、入力ミスや漏れを防止できるでしょう。
例えば、毎月複数の中途社員が入社する大企業の人事部があったとします。
複数の登録が発生する場合、入力済みが起きるリスクが高くなります。
誤った情報が登録されると、新入社員のオンボーディングがスムーズに行えないかもしれません。
情報追加を自動化できれば、そのようなヒューマンエラーを防止できるため、業務を円滑に進めることが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
クラウドサインで雇用契約が完了したことをクラウドサインのAPIを利用して受け取り、freee人事労務の提供するAPIを用いてfreee人事労務に登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
注）分岐は一部有料プランで利用できるオペレーションです。
有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で、無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まず、Yoomとアプリを連携しましょう！
Yoomのワークスペースにログインしたらマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
アプリ検索でクラウドサインを見つけて、クリックしましょう。
アカウント名とクライアントIDを入力してください。
クラウドサインの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
これでクラウドサインのマイアプリ登録ができました。
次に、freee人事労務を連携しましょう。
先ほどの手順と同様にマイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧でfreee人事労務を検索して、クリックしましょう。
アプリ連携の開始の画面をスクロールして、「許可する」を選択してください。
これでfreee人事労務のマイアプリ登録ができました。
次に、テンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面で、「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
するとYoomのワークスペースに切り替わり、コピーできたと表示がされたら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
テンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次に、フローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
タイトルは入力済みですが、必要に応じて変更してください。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択します。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、契約プランによって選べる最短時間が異なります。
設定したら、書類の締結を完了して、テストを実行しましょう。
テストが成功して、クラウドサインのアウトプットが取得できたら保存してください。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
分岐対象のアウトプットを設定します。
オペレーションには1つ前で設定した「書類の締結が完了したら」を選択します。
アウトプットには「書類のタイトル」を選択してください。
分岐条件は、「値を含む」と「雇用契約」を選択しましょう。
すべて設定できたら保存します。
これで、文章のタイトルに「雇用契約」と記載されているかどうか判断できます。
次に「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認してください。
アクションは「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックしましょう。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
書類IDには「書類の締結が完了したら」にアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。
設定後、テストを実行します。
テストが成功して、クラウドサインのファイル情報がアウトプットとして取得できたら保存してください。
次に「書類の添付ファイルを取得」をクリックしましょう。
タイトルは変更可能です。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類の添付ファイルを取得」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。
書類IDには「書類が締結したら」のアウトプットから「書類ID」を選択します。
ファイルIDには「書類に添付されたファイルのリストを取得」にアウトプットから「ファイルIDの一覧」を選択しましょう。
設定できたらテストを実行して、保存してください。
次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
アクションは「契約書を読み取る」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」と「取得ファイル」を選択しましょう。
追加で抽出したい項目にはfreee人事労務に登録したい項目名を入力しましょう。
設定したらテストをクリックします。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
いよいよ最終項目となりました！
「従業員の作成」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは変更できます。
freee人事労務と連携するアカウント情報を確認してください。
アクションは「従業員の作成」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
事業所IDは候補から選択してください。
姓、名、カタカナ姓、カタカナ名、生年月日、基本給は画像のように、「画像から読み取る」アクションで取得した値を選択しましょう。
入社日は日付の項目から選択するか、入力してください。
給与方式を選択しましょう。
すべて設定できたら、テストを実行してfreee人事労務に登録できていたら保存してください。
保存後、設定完了と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これでフローボットの設定ができました！
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここではクラウドサインを活用したテンプレートを3つご紹介します。
1.クラウドサインで契約が完了したら、Microsoft Teamsに通知するテンプレートです。
チャットツールに通知することで、契約が締結された情報を見逃すリスクを軽減できるでしょう。
また自動通知できるため、手作業が軽減され、手間を省くことが期待できます。
2.kintoneからクラウドサインで契約書を送信するテンプレートです。
Chrome拡張機能を活用すれば、Yoomを開かずにkintone上で契約書作成が可能です。
これによりツール間の移動をせずにスムーズに契約書を作成できるため、効率的に作業を進められそうです。
3.クラウドサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を更新するテンプレートです。
手動でGoogle スプレッドシートの情報を更新していると、入力ミスや更新漏れが起きる可能性があります。
このテンプレートを活用すれば、自動的に情報を更新できるため、人的エラーを防止することが期待できます。
クラウドサインとfreee人事労務を連携すれば、情報を追加する作業を削減でき、ミスや漏れを防げるでしょう。
さらに、両ツールの整合性を保つことで、業務を円滑に進めることが期待できます。
Yoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリを連携したり、フローボットを作成したりできます。
トリガーとアクションを設定するだけで操作が簡単なので、初心者でも試しやすいツールだと思います。
この機会にクラウドサインとfreee人事労務を連携して、情報追加を自動化してみましょう！
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