【プログラミング不要！？】クラウドサインとGaroonを連携して契約書発行フローの効率化を図りたい！

事前準備

‍Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとGaroon)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

クラウドサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Garoonの登録をするという流れです。
クラウドサインのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとGaroonのアイコンが表示されたか確認をしてください。

4.事前に雛形の準備が必要です。
こちらを参考に雛形の作成をしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

Garoonでワークフローが承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する

では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！

1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。

3.「アプリトリガー　フローが承認されたら」をクリックします。

4.トリガーアクションは「ワークフローが承認されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。
サブドメイン名はGaroonのURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」●●●●●●●部分がサブドメインとなります。
申請フォームIDは該当の申請フォームのURLの「fid=⚫️⚫️」が申請フォームIDとなります。例えば「fid=3」の場合、申請フォームIDは3となります。
テストが成功したら、「保存」します。

6.フローに戻ったら、「書類を発行する　書類を作成」のアイコンをクリックします。

7.あらかじめ作成しておいた雛形を連携し、発行する書類の格納先を指定したら、「次へ」をクリックします。

8.「置換情報を取得」をクリックしてください。
雛形書類内の{}で囲った文字列を「置換対象の文字列」として自動で取得します。
置換対象ごとに、「置換後の文字列」を入力してください。リストとして設定した箇所は、リスト形式（コンマ区切り）で置換後の文字列を設定してください。
書類の内容を更新した場合は、「置換条件を再取得」ボタンを押してください。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。

9.フローに戻ったら、「アプリと連携する　書類を登録」のアイコンをクリックします。

10.アクションは「書類の作成」を選択して、「次へ」をクリックします。

11.必要事項を入力します。
「テスト」をクリックしてテストが成功したら、「保存」します。

12.フローに戻ったら、「アプリと連携する　宛先を追加」のアイコンをクリックします。

13.アクションは「宛名の追加」を選択して、「次へ」をクリックします。

14.先に連携したアウトプット情報を選択しながら、項目を入力します。
入力できたら、「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

15.フローに戻ったら、「アプリと連携する　書類にファイルを添付」のアイコンをクリックします。

16.アクションは「書類にファイルを添付」を選択して、「次へ」をクリックします。

17.アウトプット情報を選択して入力します。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」「発行した書類」のまま、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。

18.フローに戻ったら、「アプリと連携する　書類を送信」のアイコンをクリックします。

19.アクションは「書類の送信・リマインド」を選択して、「次へ」をクリックします。

20.アウトプット情報を選択して入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します

これで【Garoonでワークフローが承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する】というフローの完成です。お疲れ様でした！

21.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

クラウドサインとLINE WORKSの連携フロー応用編

ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoomは連携可能なアプリがたくさんあるので、業務にあわせてさまざまなアプリを組み合わせてフローが作成できます！
例えば、【クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新してSlackに通知】という複雑なフローも作成できます。

クラウドサインで新しい契約が締結されたら、AIオペレーションを使用して契約内容を読み取り、kintone内の該当ステータスを自動的に更新して、完了した業務内容をSlackに通知できるんです。
クラウドサインへのアクセスやkintoneなどのデータベースツールにアクセスすることなく、自動的に情報の転記や蓄積を行うことができますよ。
契約内容の読み取りやSlack通知の内容は変更可能なので、業務フローにあわせてカスタマイズしてください！
テンプレートも参考にして、みなさんの業務に合った、いろんなアプリとの連携おこなってみてくださいね！

※「分岐する」オペレーション間の操作は、ミニプラン・チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

まとめ

クラウドサインとGaroonの連携すると、契約通知の自動化や情報の一元管理によって、社内での情報共有がよりスムーズになりました！
承認フローの自動化は業務の大幅な時間短縮も期待できます。
また、業務の自動化は、重複や漏れなどの人的ミスを減らすことにつながるので、業務の精度も高まりました！
応用編で紹介したテンプレートを使用すれば、より高度な自動化フローを簡単に実現できるので、さまざまな業務の効率化を進めることができますよ。
Yoomを利用すれば、ノーコードで簡単に技術的な心配もなく、誰でも簡単にアプリ連携を始められます。

ぜひみなさんもこの機会にいろんなアプリ連携にチャレンジしてみてください！