クラウドサインとGoogle Workspaceを連携して、クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する方法

ステップ1：クラウドサインとGoogle Workspaceをマイアプリ連携

クラウドサインとGoogle WorkspaceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「クラウドサイン」と入力し、検索結果からクラウドサインを選択してください。

2.クラウドサインの新規登録画面にアカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックしてください。
※クラウドサインのマイアプリ登録方法の詳細は、こちらのページをご確認ください。

これでクラウドサインの連携は完了です。

3.続いてGoogle Workspaceをマイアプリ登録します。
クラウドサインの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Google Workspace」と入力し、検索結果からGoogle Workspaceを選択し、次の画面で「Sign in with Google」をクリックしてください。
アカウント選択画面でアカウントを選択し、ログイン後に問題がなければ、表示された画面で「続行」をクリックします。

マイアプリにクラウドサインとGoogle Workspaceが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるクラウドサインのトリガー設定と、その後のGoogle Workspaceのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.入力が完了したら「テスト」実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

5.アプリと連携する「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力後、「次へ」をクリックします。

6.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、必要な項目を選択してください。
※アプリと連携する「書類の添付ファイルを取得」も同様の手順でAPI接続設定をしてください。
‍ファイルIDの入力欄では、アウトプット「書類に添付されたファイルのリストを取得」から、ファイルIDの一覧を設定してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

7.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力後、「次へ」をクリックします。

8.契約書の情報をAIを利用して読み取ります。ファイルの添付方法、追加で抽出したい項目を設定します。
「ファイルの添付方法」の左の枠には、読み取る画像を設定します。右の枠に、アウトプットから項目を選択します。
「追加で抽出したい項目」には、後ほどGoogle Workspaceで設定する項目を入力します。
※今回は、以下画像のように設定しました。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、「保存する」ボタンをクリックしてください。

9.Google Workspaceの設定をしましょう。
アプリと連携する「新規ユーザーを追加」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力後、「次へ」をクリックします。

10.API接続設定を行います。設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、クラウドサインとGoogle Workspaceの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートの内容は以下の通りです。

その他のクラウドサインとGoogle Workspaceを使った自動化例

その他にも、YoomにはクラウドサインとGoogle Workspaceを使ったテンプレートが用意されているため、いくつかご紹介します。

1.クラウドサインで契約が完了したらLINEに通知する
クラウドサインで契約が完了したらLINEに通知するフローです。このフローを活用することで、クラウドサインの管理画面を確認する手間や重要な契約の見落としがなくなり、契約完了したことをすぐに把握できるようになるでしょう。

2.クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。このフローを活用すると、クラウドサインで契約が完了後、自動でGoogle スプレッドーシートに書類締結日を追加しデータの更新を行います。手入力を省き情報を追加するため、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラー防止に繋がります。

3.SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する
SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新するフローです。このフローを活用することで、SmartHRで部署情報が変更されるとGoogle Workspaceの従業員情報を自動で更新することができます。Google Workspaceへの手動による入力ミスや反映漏れを防止できるため、管理業務の効率化が期待できます。

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まとめ

今回は、クラウドサインとGoogle Workspaceを連携して、クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する方法をご紹介しました。クラウドサインとGoogle Workspaceの連携により、雇用契約からアカウント管理までのプロセスを一元化し、自動化することが可能になります。
これにより、人事やIT部門の業務効率向上、法的コンプライアンスの徹底、そしてセキュリティ強化も期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力するだけで、簡単に操作できます。
ぜひ本記事を参考に、クラウドサインとGoogle Workspaceの連携を試してみてください。