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クラウドサインとGoogle Workspaceを日常的に利用している企業の皆様、雇用契約の締結から従業員アカウントの作成までを自動化できる方法をご存知でしょうか？
本記事では、クラウドサインで雇用契約が完了した際に、自動的にGoogle Workspaceに従業員を登録する方法をご紹介します。
この自動化により、業務効率の向上や人的ミスの削減、さらにはセキュリティ強化と法的コンプライアンスの徹底が期待できます。
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携させることで、雇用契約が完了した瞬間に自動的に従業員のアカウントが作成されます。これにより、手動でのアカウント作成作業が不要になり、業務効率向上が期待できます。また、人為的な入力ミスや登録漏れといった問題を防ぐことが可能になるでしょう。例えば、大量採用時でもすぐにアカウントを発行でき、新入社員が初日から円滑に業務を開始できます。
雇用契約完了と同時にGoogle Workspaceに登録することで、企業のセキュリティポリシーに準拠したアカウントが自動的に生成されます。特定の部門や役職に合わせた権限設定やグループ割り当ても自動化できるため、不適切な情報アクセスのリスク低減に繋がります。
さらに、退職時にはアカウントの無効化もすぐに行えるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができるでしょう。
クラウドサインでの契約締結はデジタルで安全に記録され、法的な証拠としても有効です。Google Workspaceとの連携により、契約内容に基づいた正確なアクセス権限が付与されるため、法的なリスク軽減に繋がり、個人情報や機密情報の管理も厳格に行えます。
例えば、個人情報保護法や各種業界規制に対応した権限管理が自動で適用され、企業の信頼性向上につながります。
[Yoomとは]
クラウドサインで雇用契約が完了したことをクラウドサインのAPIを利用して受け取り、Google Workspaceが提供するAPIを用いて情報をGoogle Workspaceの登録に用いることで実現が可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインとGoogle WorkspaceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「クラウドサイン」と入力し、検索結果からクラウドサインを選択してください。
2.クラウドサインの新規登録画面にアカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックしてください。
※クラウドサインのマイアプリ登録方法の詳細は、こちらのページをご確認ください。
これでクラウドサインの連携は完了です。
3.続いてGoogle Workspaceをマイアプリ登録します。
クラウドサインの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Google Workspace」と入力し、検索結果からGoogle Workspaceを選択し、次の画面で「Sign in with Google」をクリックしてください。
アカウント選択画面でアカウントを選択し、ログイン後に問題がなければ、表示された画面で「続行」をクリックします。
マイアプリにクラウドサインとGoogle Workspaceが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.入力が完了したら「テスト」実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
5.アプリと連携する「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力後、「次へ」をクリックします。
6.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、必要な項目を選択してください。
※アプリと連携する「書類の添付ファイルを取得」も同様の手順でAPI接続設定をしてください。
ファイルIDの入力欄では、アウトプット「書類に添付されたファイルのリストを取得」から、ファイルIDの一覧を設定してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
7.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力後、「次へ」をクリックします。
8.契約書の情報をAIを利用して読み取ります。ファイルの添付方法、追加で抽出したい項目を設定します。
「ファイルの添付方法」の左の枠には、読み取る画像を設定します。右の枠に、アウトプットから項目を選択します。
「追加で抽出したい項目」には、後ほどGoogle Workspaceで設定する項目を入力します。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「保存する」ボタンをクリックしてください。
9.Google Workspaceの設定をしましょう。
アプリと連携する「新規ユーザーを追加」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力後、「次へ」をクリックします。
10.API接続設定を行います。設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、それぞれ入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートの内容は以下の通りです。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その他にも、YoomにはクラウドサインとGoogle Workspaceを使ったテンプレートが用意されているため、いくつかご紹介します。
1.クラウドサインで契約が完了したらLINEに通知する
クラウドサインで契約が完了したらLINEに通知するフローです。このフローを活用することで、クラウドサインの管理画面を確認する手間や重要な契約の見落としがなくなり、契約完了したことをすぐに把握できるようになるでしょう。
■概要
クラウドサインで重要な契約が完了した際、関係者への共有や進捗の確認に手間がかかっていませんか。手動での通知は、対応の遅延や連絡漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結完了を検知して、自動でLINE公式アカウントに通知を送信できるため、契約状況の確認作業を効率化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。このフローを活用すると、クラウドサインで契約が完了後、自動でGoogle スプレッドーシートに書類締結日を追加しデータの更新を行います。手入力を省き情報を追加するため、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラー防止に繋がります。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Google スプレッドシートで情報を管理している方
・帳票類の詳細を一元管理している方
・チーム内で情報共有に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは書類の締結をスムーズに行うことのできるツールです。
さらにGoogle スプレッドシートに情報管理を行うことで、チーム内への情報共有を円滑にします。
しかし、クラウドサインの契約が完了したら、その都度Google スプレッドシートの情報を更新するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
手間をかけずにチームに共有する情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でGoogle スプレッドーシートに書類締結日を追加しデータの更新を行います。
手入力の手間を省いて情報を追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する
SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新するフローです。このフローを活用することで、SmartHRで部署情報が変更されるとGoogle Workspaceの従業員情報を自動で更新することができます。Google Workspaceへの手動による入力ミスや反映漏れを防止できるため、管理業務の効率化が期待できます。
■概要
従業員の部署情報が変更されるたびに、SmartHRとGoogle Workspaceの両方を手作業で更新する作業に手間を感じていませんか？この作業は更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因となりがちで、人事や情報システム担当者の負担を増加させる一因です。このワークフローを活用すれば、SmartHRでの従業員情報の更新をきっかけに、Google Workspaceのユーザー情報が自動で更新されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は、クラウドサインとGoogle Workspaceを連携して、クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する方法をご紹介しました。クラウドサインとGoogle Workspaceの連携により、雇用契約からアカウント管理までのプロセスを一元化し、自動化することが可能になります。
これにより、人事やIT部門の業務効率向上、法的コンプライアンスの徹底、そしてセキュリティ強化も期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力するだけで、簡単に操作できます。
ぜひ本記事を参考に、クラウドサインとGoogle Workspaceの連携を試してみてください。
