クラウドサインで契約が完了した後、HubSpotのステータスを手動で更新していますか？
手動だと、更新を忘れてしまうことがあったり、手間がかかって面倒に感じたりしますよね。
そこでおすすめなのが、クラウドサインとHubSpotの連携です！
この連携を使えば、クラウドサインで契約が完了すると、HubSpotの取引ステージが自動で更新されます。
手作業を減らし、契約の進捗もスムーズに把握できるので、業務の効率化と顧客対応のスピードアップが期待できます！
今回は、ノーコードでクラウドサインとHubSpotを連携する方法を解説するので、参考にしてみてくださいね！
こんな方におすすめ
- クラウドサインとHubSpotでの業務効率化を考えている方。
- クラウドサインとHubSpotを連携してステータスの更新漏れを防ぎたい方。
- クラウドサインの契約締結にあわせてHubSpotのステータスを更新している方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、HubSpotの取引ステージを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、更新漏れや対応の遅れに繋がりやすく、営業活動の正確な進捗管理を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、HubSpotの取引ステージを自動で更新できるため、手作業による手間やミスを減らし、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHubSpotを併用し、契約管理や案件管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手動でのステータス更新に手間や漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時に、HubSpotの取引ステージが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動更新に伴うステータスの更新漏れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「正規表現によるデータの抽出」を設定し、締結情報からHubSpotの取引を特定するために必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotの取引ステージを成約に更新」アクションで、対象の取引ステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIへの指示内容は、書類から抽出したい情報に合わせて任意で設定いただけます。
- HubSpotで更新する取引ステージは、「成約」以外にも自社の運用に合わせて任意で設定いただけます。
■注意事項
- クラウドサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
クラウドサインとHubSpotの連携フローの作り方
それでは、【クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新】というフローを作成していきます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
これで、手作業でステージを更新する必要がなくなりますよ。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
事前準備
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとHubSpot)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
クラウドサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、HubSpotの登録をするという流れです。
クラウドサインのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
HubSpotのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとHubSpotのアイコンが表示されたか確認をしてください。
次に、テンプレートをコピーしてください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、HubSpotの取引ステージを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、更新漏れや対応の遅れに繋がりやすく、営業活動の正確な進捗管理を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、HubSpotの取引ステージを自動で更新できるため、手作業による手間やミスを減らし、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHubSpotを併用し、契約管理や案件管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手動でのステータス更新に手間や漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時に、HubSpotの取引ステージが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動更新に伴うステータスの更新漏れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「正規表現によるデータの抽出」を設定し、締結情報からHubSpotの取引を特定するために必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotの取引ステージを成約に更新」アクションで、対象の取引ステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIへの指示内容は、書類から抽出したい情報に合わせて任意で設定いただけます。
- HubSpotで更新する取引ステージは、「成約」以外にも自社の運用に合わせて任意で設定いただけます。
■注意事項
- クラウドサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーが完了したら、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3.「アプリトリガー クラウドサインで書類の終結したら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
6.フローに戻ったら、「テキストからデータを抽出する 正規表現によるデータの抽出」のアイコンをクリックします。
7.抽出対象の文字列から、正規表現にて抽出箇所を指定し、指定した抽出箇所を特定の文字列に変換します。
抽出対象は先に連携したクラウドサインのアウトプット情報を使用できるので、候補から選択することが可能です。
抽出箇所は「(.*)(?=_)」と入力します。
正規表現の設定方法についてはこちらをご確認ください。
正規表現に関するヘルプページの一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
「テキストからデータを抽出する」について詳しくはこちらをご確認ください。
テキストからデータを抽出する| Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力できたら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
8.フローに戻ったら、「アプリと連携する HubSpotの取引ステージを成約に更新」のアイコンをクリックします。
9.アクションは「取引の更新」を選択して、「次へ」をクリックします。
10.取引IDは先に取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択します。
更新対象項目は「ステージ」を選択し、値は「closedown」と入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
これで【クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新】というフローの完成です。
11.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、HubSpotの取引ステージを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、更新漏れや対応の遅れに繋がりやすく、営業活動の正確な進捗管理を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、HubSpotの取引ステージを自動で更新できるため、手作業による手間やミスを減らし、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHubSpotを併用し、契約管理や案件管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手動でのステータス更新に手間や漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時に、HubSpotの取引ステージが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動更新に伴うステータスの更新漏れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「正規表現によるデータの抽出」を設定し、締結情報からHubSpotの取引を特定するために必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotの取引ステージを成約に更新」アクションで、対象の取引ステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIへの指示内容は、書類から抽出したい情報に合わせて任意で設定いただけます。
- HubSpotで更新する取引ステージは、「成約」以外にも自社の運用に合わせて任意で設定いただけます。
■注意事項
- クラウドサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインやHubSpotを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもクラウドサインやHubSpotのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
クラウドサインを活用した自動化例
クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する
クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知
試してみる
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類の状況を、都度確認したり関係者に手動で共有したりする作業に手間を感じていませんか？ 情報共有の遅れや漏れは、その後の業務進行にも影響を与えかねません。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動でSlackに通知を送信できるため、契約締結の状況をスムーズに把握し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約締結状況の確認や、関係者への共有に手間を感じている方
- 契約締結後の情報共有を迅速化し、業務の遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 契約関連の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了を自動でSlackに通知するため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知」アクションを設定し、締結完了の情報を任意のチャンネルに通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知オペレーションでは、通知を送るチャンネルやメッセージの本文を、ご利用の環境に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知
試してみる
■概要
クラウドサインで電子契約が完了した後、関係者への共有やステータス更新を手作業で行っていませんか。 締結完了に気づくのが遅れたり、Chatworkへの通知を忘れてしまったりと、地味ながらも手間のかかる作業です。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、指定したChatworkのルームに自動で通知を送信するため、手作業による確認や連絡業務が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約情報を、手作業でChatworkに投稿している営業や法務担当者の方
- 契約締結の連絡漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
- 電子契約に関連する一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時にChatworkへ自動通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 関係者への重要な締結完了報告の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「Chatworkに通知」アクションを設定し、締結された書類の情報などを通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのオペレーション設定で、通知を送信したいルームIDを任意で設定してください。これにより、案件ごとや部署ごとの適切なルームに通知を振り分けることが可能です。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。クラウドサインから取得した「書類名」や「締結日」などの情報を差し込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- クラウドサイン、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで締結が完了したらDiscordにメッセージを送信
試してみる
■概要
クラウドサインでの契約締結後、関係部署への情報共有を手動で行っていませんか？締結ステータスを都度確認したり、チャットで連絡したりする作業は手間がかかるうえ、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーに、Discordの指定チャンネルへ自動でメッセージを送信できます。契約締結に関する情報共有を自動化し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約締結状況を、手作業でチームに共有している法務・営業担当者の方
- 契約締結後の業務フローを迅速に開始したいプロジェクトマネージャーの方
- 社内の情報共有ツールとしてDiscordを活用しており、通知の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインで書類の締結が完了すると自動で通知が送信されるため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 関係者へのスムーズな情報共有が自動化されることで、伝達漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「テキストチャンネルにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を含めたメッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、クラウドサインから取得した契約相手の名称などを差し込んで、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで締結した書類をクラウドストレージに保存する
クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveなどに自動で保存します。
クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した雇用契約書、手動でGoogle Driveに格納していませんか？締結済みの書類が増えるにつれて、ダウンロードやフォルダへの格納作業が手間になったり、格納漏れが発生したりするケースも少なくありません。このワークフローを活用することで、クラウドサインで雇用契約書の締結が完了した際に、自動でGoogle Driveの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした管理業務を効率化し、ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約書を手作業でGoogle Driveに格納している人事・労務担当の方
- 重要な契約書の格納漏れや管理ミスを防ぎ、コンプライアンスを強化したいと考えている方
- 電子契約後のファイル管理プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードにかかる時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちなファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理をスムーズにします。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、書類タイトルに「雇用契約書」が含まれる場合のみ処理を実行するようにします。
- クラウドサインのオペレーションで、締結完了した書類に添付されているファイルを取得します。
- Google Driveのオペレーションで、取得したファイルを任意のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Yoomデータベースのレコードを更新し、処理が完了したことを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご利用の前に、お使いのクラウドサイン、Google DriveのアカウントとYoomをそれぞれ連携してください。
- このワークフローで使用している分岐機能は、ミニプラン以上のプランで利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなりますのでご注意ください。
- 有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は分岐機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- Yoomでダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては上限が300MB未満になる場合がありますのでご留意ください。
- ファイル容量の制限に関する詳細は、ヘルプページをご確認ください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類を、都度手動でダウンロードしてBoxに格納する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。 また、こうした手作業は格納漏れや誤ったフォルダへの保存といったミスの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されると自動でBoxにファイルが格納されるため、契約書管理に関する業務を効率化し、ミスを減らし安全に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとBoxを利用し、契約書の管理業務を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイル格納による、対応漏れやミスを未然に防ぎたい管理部門の方
- 締結後の契約書管理プロセスを自動化し、属人化を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でBoxに書類が格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」を設定します
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」を設定します
- 次に、「繰り返し機能」を用いて、取得したファイルの数だけ後続の処理をループさせます
- ループ内で、クラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」を設定し、ファイルデータを取得します
- 最後に、Boxの「ファイルを格納」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルを格納するオペレーションにて、格納先のフォルダやファイル名を任意に設定してください。例えば、取引先名や締結日をもとにファイル名を変更することも可能です
■注意事項
- クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した書類を、手動でダウンロードしてDropboxに格納していませんか？締結業務が増えるにつれて、こうした手作業は手間がかかるだけでなく、格納漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動的にDropboxの指定フォルダへ書類を格納できます。契約書管理における定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとDropboxを利用し、契約書管理を手作業で行っている方
- 契約書の格納漏れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 契約締結後のバックオフィス業務を自動化し、全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結後、自動でDropboxに書類が格納されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮できます。
- 格納漏れやフォルダの指定間違いといった人為的ミスを防ぎ、契約書管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとDropboxをYoomと連携します。
- トリガーで、クラウドサインの「クラウドサインで書類の締結が完了したら」を設定します。
- オペレーションで、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」を設定し、締結された書類の情報を取得します。
- 次に、繰り返し機能を用いて、取得したファイルごとに後続の処理を実行するよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、クラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」を設定します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをDropboxに格納」を設定し、取得したファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxにファイルを格納する際に、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したらデータベースに追加する
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、Googleスプレッドシートなどに情報を自動で追加します。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
契約管理において、クラウドサインで締結が完了した書類の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記しているケースは多いのではないでしょうか。この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動でGoogle スプレッドシートへ情報を追加できるため、こうした契約管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGoogle スプレッドシートを用いて手作業で契約管理を行っている方
- 契約情報の転記作業における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な契約管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結が完了した書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した書類情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、クラウドサインから取得した書類情報の中から、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、情報を追加する対象のスプレッドシートファイルやシート、テーブルの範囲などを任意で指定してください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した際に、Notionで管理しているデータベースの更新を手作業で行っていませんか？手動での更新は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での書類締結完了をきっかけに、Notionデータベースの関連レコードを自動で更新できるため、契約管理業務の効率化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとNotionで契約管理を行っている法務・営業担当の方
- 契約締結後のステータス更新や情報転記を手作業で行っている方
- 契約管理フローを自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionのデータが更新されるため、手作業での転記やステータス変更にかかる時間を短縮します
- 手動での更新作業が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとNotionをYoomに連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類から情報を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースのレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のデータベースやレコードを任意で指定してください
- クラウドサインから取得した契約相手の名称だけでなく、締結日など、連携させたい情報をNotionデータベースのどの項目に反映させるか、自由に設定が可能です
■注意事項
- クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
クラウドサインで書類の締結が完了したらkintoneでレコードを登録する
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書など押印の必要のある書類を管理、処理する必要のある方
・採用活動を行う人事部門ご担当者
・事務職員や営業アシスタント
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・自動でKintoneに登録することで手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
・このフィローにオペレーションを追加することで、承認を依頼したり、レコードの登録をチャットで通知することも可能です。
■注意事項
・クラウドサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotを活用した自動化例
HubSpotに情報が登録されたらカレンダーに予定を登録する
HubSpotの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。
HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を自動登録できます。日々の煩雑な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報や日時の転記ミスをなくし、正確なスケジュール管理を実現したい方
- 定型的な入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクトページから直接予定を作成できるため、アプリ間の画面往復や手入力の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、名前や日時の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。これにより、HubSpotのコンタクトページからフローボットを起動できるようになります。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、予定作成に必要な顧客情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを利用するには、YoomのChrome拡張機能のインストールが必要です。トリガー設定の際に、対象となるHubSpotのページURLなどを指定して、拡張機能が正しく動作するように設定してください。
フォームの情報をもとにHubSpotにコンタクトを追加してGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
Webサイトのフォームからお問い合わせがあった際、手作業でHubSpotに情報を登録し、さらにGoogleカレンダーで予定を調整する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応が遅れる原因や入力ミスのリスクにも繋がります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで、HubSpotへのコンタクト登録とGoogleカレンダーへの予定作成が自動で実行され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからのリード情報をHubSpotやGoogleカレンダーに手入力している方
- HubSpotを活用した顧客管理と営業活動の効率を向上させたいと考えている方
- 手作業による情報登録の漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のデータ入力作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違い、予定の登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を設定し、フォームが送信されたタイミングでフローが起動するようにします。
- オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、フォームで受け取った氏名やメールアドレスなどの情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、同様にフォームの情報をもとに、担当者や日時などを指定して予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成する際、フォームで取得した氏名や会社名、メールアドレスといった情報を、どのプロパティに登録するかを任意で設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際、件名や説明欄、参加者や日時などを、フォームから取得した情報と連携させて任意の内容で登録してください。
HubSpotでのアクションにあわせてタスク管理ツールに課題を作成する
HubSpotでの商談の受注などにあわせてBacklogやTrelloなどに課題を自動で作成します。
HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して案件管理を行っている企業
・HubSpotで顧客の情報管理をしている営業事務の方
・商談のステータス変更後、Backlogに課題を追加して営業事務の方に仕事を任せることがある方
2.Backlogでプロジェクトやタスクを管理している企業
・毎回手動でBacklogに課題を追加している方
・定型的なタスクが発生した際に自動でBacklogに課題を追加したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはタスク管理を効率化してくれる便利なツールですが、タスクが発生するたびに手動で課題を追加するのは手間に感じることもあると思います。
手動で行う作業が多いと人為的なミスも発生しやすいため、なるべく定型的な業務は自動化したいですよね。
そこで、このテンプレートが役に立ちます。
このテンプレートを使うと、HubSpotで商談が受注ステータスになった際、自動的にBacklogに課題が追加されるため、受注後の処理がスムーズに進みます。
また、課題の自動追加により、ヒューマンエラーを防ぎ、Backlogへの登録漏れや情報の誤りを未然に防止することができます。
■注意事項
・HubSpotとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotで商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
HubSpotで商談が受注となった後、プロジェクト管理ツールのTrelloへ手動でタスクを登録する作業は手間ではないでしょうか。特に、情報の転記には時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotで商談が受注ステージに更新されると、自動でTrelloにタスクカードが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとTrelloを連携させ、受注後のタスク作成を効率化したい営業担当者の方
- 営業部門から他部門へのタスク連携をTrelloで行い、手作業に課題を感じている方
- 受注後のプロジェクト開始までのリードタイムを短縮し、顧客対応を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのステージ更新をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていたタスク登録の時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定し、HubSpotの取引情報を基にしたカードが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、対象となるパイプラインや取引ステージを任意で指定できます。また、フローボットが起動する間隔も設定可能です。
- Trelloでカードを作成するアクションでは、カードを追加するボードIDやリストIDのほか、カードのタイトル、説明、期日などを任意で設定できます。
■注意事項
- HubSpot、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのコンタクトが更新されたら、GitHubのIssueを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのコンタクトが更新されたら、GitHubのIssueを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで顧客情報を管理し、更新された情報を基にGitHubで技術的な問題や改善提案のトラッキングを行いたいチーム
・顧客のフィードバックやリクエストを迅速にGitHubで開発チームに共有したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・HubSpotで顧客の問い合わせやサポート履歴を管理し、更新された情報を基にGitHubでバグ報告や機能リクエストをトラッキングしたいチーム
・顧客のサポート案件を迅速に開発チームに共有し、対応のスピードを向上させたいチーム
3.プロジェクトマネジメントチーム
・HubSpotで顧客情報を管理し、その更新情報をGitHubでのプロジェクト管理に活用したいチーム
・顧客のフィードバックや要求に基づいて、プロジェクトのタスクを迅速に追加したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・リアルタイムで情報が共有されることで、迅速な対応が可能になります。
・顧客のニーズに即した対応が可能になり、成果の最大化が期待できます。
■注意事項
・HubSpot、GitHubのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotで特定の条件を満たしたらミーティングURLを発行する
HubSpotで特定の条件を満たしたらGoogle MeetやZoomでミーティングURLを自動で発行します。
HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
試してみる
■概要
HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを営業活動に利用している方
・登録した会議の情報を他のツールでも使用したい方
2. Googleカレンダーを業務に利用している方
・会議の予定登録ミスや抜け漏れを防ぎ、スケジュール管理の正確性を向上させたい方
3. Gmailで顧客との連絡を行っている方
・会議案内などの定型メールを自動送信して、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにオンライン会議の予定を登録した際、カレンダー登録から会議URLのメール送信までを自動化できるため、転記ミスや連絡漏れのリスクを最小限に抑えることができます。
また、顧客との連絡プロセスが標準化され、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、Googleカレンダー、Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。
HubSpotの取引ステージが変更されたら、Zoomウェビナーへ登録し参加用リンクをメール送信する
試してみる
■概要
「HubSpotの取引ステージが変更されたら、Zoomウェビナーへ登録し参加用リンクをメール送信する」ワークフローは、営業プロセスとウェビナーの連携を自動化します。
これにより、取引の進捗に応じて自動的にZoomウェビナーの登録が行われ、参加用リンクが顧客にメールで送信されるため、手動での作業を省き、効率的なコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用して営業プロセスを管理している営業担当者の方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じているマーケティング担当者の方
- 営業とマーケティングの連携を強化し、業務の自動化を図りたい企業の管理者の方
- 手動でのウェビナー登録やメール送信に時間を取られているチームのリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの取引ステージが変更されたら、自動的にZoomウェビナーへ登録し、参加用リンクがメール送信されるため、手動作業の手間を省けます。
また、手動での登録ミスやメールの送信漏れを防止でき、確実な顧客対応が可能です。
自動化によって、迅速かつ確実な情報提供が可能になり、スムーズな業務進行が実現できます。
Yoomには、他にも多くのテンプレートがあります。
こちらのテンプレート一覧も参考にしてみてくださいね！
フローボットテンプレート｜Yoom
クラウドサインとHubSpotを連携するメリット
メリット1:契約状況の自動更新
クラウドサインとHubSpotを連携することで、契約状況のスムーズな更新が可能になります。
具体的には、クラウドサインで契約書が作成、送信、署名されるたびに、そのステータスが自動的にHubSpotに反映できます。
だから、担当者は契約の進捗をスムーズに確認でき、必要なアクションをすぐに取れるようになるはずです。
さらに、契約の進捗状況を自動で追跡できると、戦略的な意思決定のスピードにも影響しますよね。
特に、大規模なプロジェクトや複数の契約が同時に進行している場合、大幅な業務の効率化につながるのではないでしょうか。
業務の効率化が進み、顧客対応の迅速化が可能になると最終的には、顧客満足度の向上にもつながるはずです！
メリット2:契約書の通知が自動化
契約書の通知が自動化されるという大きなメリットもあります。
契約の進捗状況が自動的にHubSpotに反映され、関連する担当者に自動で通知が送られます。
自動化された通知システムは、ミスの防止につながりますよね。
人的フローによる通知漏れや遅延がなくなれば、契約プロセス全体がよりスムーズに進行するのではないでしょうか。
契約の締結からフォローアップまでの一連の流れがシームレスに行われるので、顧客に対する対応品質の向上にもつながるはずです。
メリット3:顧客情報の一元管理がスムーズに
2つのアプリの情報が連携できるので、顧客情報の一元管理がスムーズに行えるようになります。
クラウドサインでの契約情報が自動的にHubSpotに統合されれば、顧客に関する全てのデータをまとめて管理できます。
営業チームやサポートチームは、最新の契約状況や顧客の履歴を簡単に確認できるので、顧客対応の質の向上につながるはずです。
さらに、顧客情報の一元管理により、データの整合性が保たれれば、今までのような手作業による誤情報や重複情報のリスクがなくなります。
正確なデータに基づいた意思決定が可能となり、業務の精度も向上しそうですね。
まとめ
クラウドサインとHubSpotの連携により、契約通知の自動化や契約状況の自動追跡が実現し、顧客情報の一元管理ができるようになりました！
自動化によって、重要な契約の見落としや顧客情報の更新遅れといった問題も解消されます。
応用編で紹介したテンプレートを使用すれば、より多様な自動化フローを実現できるので、ぜひこの機会にアプリの連携を試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるので、技術的な心配もなく、さまざまな業務の効率化を進めることができます。
私もいろんなアプリ連携に挑戦してみたいと思います！
