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みなさん、契約の締結後の対応はどのようにされていますか？
近年、電子契約をすることも多くなってきましたよね。
とても便利な電子契約ですが、顧客情報と紐づいていると便利だななんて感じることもありませんか？
そこで今回は企業のマーケティング、営業部門を得意とするHubSpotと電子契約サービスのクラウドサインを連携して、電子契約管理と顧客情報管理業務のさらなる効率化を目指したいと思います！
では実際に2つのアプリを連携させるメリットってなんでしょうか。
メリット1:契約状況のリアルタイム更新
クラウドサインとHubSpotを連携することで、契約状況のリアルタイム更新が可能になります。
具体的には、クラウドサインで契約書が作成、送信、署名されるたびに、そのステータスが自動的にHubSpotに反映することが可能です。
だから、担当者は契約の進捗をリアルタイムで確認でき、必要なアクションをすぐに取ることができます。
さらに、契約の進捗状況をリアルタイムで追跡できると、戦略的な意思決定のスピードにも大きく影響します。
特に、大規模なプロジェクトや複数の契約が同時に進行している場合、大幅な業務の効率化が期待できます。
業務の効率化が進み、顧客対応の迅速化が可能になると最終的には、顧客満足度の向上にもつながるはずです！
メリット2:契約書の通知が自動化
契約書の通知が自動化されるという大きなメリットもあります。
契約の進捗状況が自動的にHubSpotに反映され、関連する担当者に即座に通知が送られます。
自動化された通知システムは、ミスの防止につながります。
人的フローによる通知漏れや遅延がなくなり、契約プロセス全体がよりスムーズに進行します。
契約の締結からフォローアップまでの一連の流れがシームレスに行われるので、顧客に対する対応の質も向上します。
メリット3:顧客情報の一元管理がスムーズに
2つのアプリの情報が連携できるので、顧客情報の一元管理がスムーズに行えるようになります。
クラウドサインでの契約情報が自動的にHubSpotに統合され、顧客に関する全てのデータをまとめて管理できます。
営業チームやサポートチームは、最新の契約状況や顧客の履歴を簡単に確認できるので、顧客対応の質の向上が期待できます。
さらに、顧客情報の一元管理により、データの整合性が保たれ、今までのような手作業による誤情報や重複情報のリスクがなくなります。
正確なデータに基づいた意思決定が可能となり、業務の精度も向上します。
アプリの連携はノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って行います。
一般的なアプリ連携ではプログラミング知識を求められることもありますが、Yoomは、専門的な知識がなくても、ノーコードでアプリ同士を連携できるサービスを提供しています！
また、Yoomは既存のテンプレートも豊富です！
初心者でも、このテンプレートをコピーしてフローを作成することができるので、とても簡単にはじめられます！
フローボットテンプレート｜Yoom
無料ではじめられますので、Yoomのアカウントをお持ちでない方は、ぜひアカウントを取得してくださいね！
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
今回はまず、【クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新】というフローを作成していきます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
これで、手作業でステージを更新する必要がなくなりますよ。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
まずはテンプレートをコピーしてから連携設定をはじめましょう！
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとHubSpot)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
クラウドサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、HubSpotの登録をするという流れです。
クラウドサインのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
HubSpotのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとHubSpotのアイコンが表示されたか確認をしてください。
では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3.「アプリトリガー クラウドサインで書類の終結したら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
6.フローに戻ったら、「テキストからデータを抽出する 正規表現によるデータの抽出」のアイコンをクリックします。
7.抽出対象の文字列から、正規表現にて抽出箇所を指定し、指定した抽出箇所を特定の文字列に変換します。
抽出対象は先に連携したクラウドサインのアウトプット情報を使用できるので、候補から選択することが可能です。
抽出箇所は「(.*)(?=_)」と入力します。
正規表現の設定方法についてはこちらをご確認ください。
正規表現に関するヘルプページの一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
「テキストからデータを抽出する」について詳しくはこちらをご確認ください。
テキストからデータを抽出する| Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力できたら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
8.フローに戻ったら、「アプリと連携する HubSpotの取引ステージを成約に更新」のアイコンをクリックします。
9.アクションは「取引の更新」を選択して、「次へ」をクリックします。
10.取引IDは先に取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択します。
更新対象項目は「ステージ」を選択し、値は「closedown」と入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
これで【クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新】というフローの完成です。
11.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoom を利用すれば、業務にあわせてさまざまなフローが作成できます！
例えば、【クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新してSlackに通知】という複雑なフローです。
クラウドサインで新しい契約が締結されたら、AIオペレーションを使用して契約内容を読み取り、kintone内の該当ステータスを自動的に更新して、完了した業務内容をSlackに通知できるんです。
クラウドサインへのアクセスやkintoneなどのデータベースツールにアクセスすることなく、自動的に情報の転記や蓄積を行うことができますよ。
契約内容の読み取りやSlack通知の内容は変更可能なので、業務フローにあわせてカスタマイズしてください！
Yoomは連携可能なアプリがたくさんあります！テンプレートも参考にして、いろんなアプリとの連携にチャレンジしてみてください。
クラウドサインとHubSpotの連携により、契約通知の自動化や契約状況のリアルタイム追跡が実現し、顧客情報の一元管理ができるようになりました！
自動化によって、重要な契約の見落としや顧客情報の更新遅れといった問題も解消されます。
応用編で紹介したテンプレートを使用すれば、より高度な自動化フローを実現できるので、ぜひこの機会にアプリの連携を試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるので、技術的な心配もなく、さまざまな業務の効率化を進めることができます。
私もいろんなアプリ連携に挑戦してみたいと思います！
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