クラウドサインで書類の締結が完了したらHubSpotの取引ステージを更新する方法

コピーが完了したら、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。

3.「アプリトリガー　クラウドサインで書類の終結したら」をクリックします。

4.トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

6.フローに戻ったら、「テキストからデータを抽出する　正規表現によるデータの抽出」のアイコンをクリックします。

7.抽出対象の文字列から、正規表現にて抽出箇所を指定し、指定した抽出箇所を特定の文字列に変換します。
抽出対象は先に連携したクラウドサインのアウトプット情報を使用できるので、候補から選択することが可能です。
抽出箇所は「(.*)(?=_)」と入力します。
正規表現の設定方法についてはこちらをご確認ください。
正規表現に関するヘルプページの一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
「テキストからデータを抽出する」について詳しくはこちらをご確認ください。
テキストからデータを抽出する| Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力できたら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

8.フローに戻ったら、「アプリと連携する　HubSpotの取引ステージを成約に更新」のアイコンをクリックします。

9.アクションは「取引の更新」を選択して、「次へ」をクリックします。

10.取引IDは先に取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択します。
更新対象項目は「ステージ」を選択し、値は「closedown」と入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。

これで【クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新】というフローの完成です。

11.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

クラウドサインやHubSpotを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもクラウドサインやHubSpotのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

クラウドサインを活用した自動化例

クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する

クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。

クラウドサインで締結した書類をクラウドストレージに保存する

クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveなどに自動で保存します。

クラウドサインで契約書類の締結が完了したらデータベースに追加する

クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、Googleスプレッドシートなどに情報を自動で追加します。

HubSpotを活用した自動化例

‍HubSpotに情報が登録されたらカレンダーに予定を登録する

HubSpotの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

HubSpotでのアクションにあわせてタスク管理ツールに課題を作成する

HubSpotでの商談の受注などにあわせてBacklogやTrelloなどに課題を自動で作成します。

HubSpotで特定の条件を満たしたらミーティングURLを発行する

HubSpotで特定の条件を満たしたらGoogle MeetやZoomでミーティングURLを自動で発行します。

Yoomには、他にも多くのテンプレートがあります。
こちらのテンプレート一覧も参考にしてみてくださいね！

‍フローボットテンプレート｜Yoom

クラウドサインとHubSpotを連携するメリット

メリット1:契約状況の自動更新
クラウドサインとHubSpotを連携することで、契約状況のスムーズな更新が可能になります。
具体的には、クラウドサインで契約書が作成、送信、署名されるたびに、そのステータスが自動的にHubSpotに反映できます。
だから、担当者は契約の進捗をスムーズに確認でき、必要なアクションをすぐに取れるようになるはずです。
さらに、契約の進捗状況を自動で追跡できると、戦略的な意思決定のスピードにも影響しますよね。
特に、大規模なプロジェクトや複数の契約が同時に進行している場合、大幅な業務の効率化につながるのではないでしょうか。
業務の効率化が進み、顧客対応の迅速化が可能になると最終的には、顧客満足度の向上にもつながるはずです！

メリット2:契約書の通知が自動化
契約書の通知が自動化されるという大きなメリットもあります。
契約の進捗状況が自動的にHubSpotに反映され、関連する担当者に自動で通知が送られます。
自動化された通知システムは、ミスの防止につながりますよね。
人的フローによる通知漏れや遅延がなくなれば、契約プロセス全体がよりスムーズに進行するのではないでしょうか。
契約の締結からフォローアップまでの一連の流れがシームレスに行われるので、顧客に対する対応品質の向上にもつながるはずです。

メリット3:顧客情報の一元管理がスムーズに
2つのアプリの情報が連携できるので、顧客情報の一元管理がスムーズに行えるようになります。
クラウドサインでの契約情報が自動的にHubSpotに統合されれば、顧客に関する全てのデータをまとめて管理できます。
営業チームやサポートチームは、最新の契約状況や顧客の履歴を簡単に確認できるので、顧客対応の質の向上につながるはずです。
さらに、顧客情報の一元管理により、データの整合性が保たれれば、今までのような手作業による誤情報や重複情報のリスクがなくなります。
正確なデータに基づいた意思決定が可能となり、業務の精度も向上しそうですね。

まとめ

クラウドサインとHubSpotの連携により、契約通知の自動化や契約状況の自動追跡が実現し、顧客情報の一元管理ができるようになりました！
自動化によって、重要な契約の見落としや顧客情報の更新遅れといった問題も解消されます。
応用編で紹介したテンプレートを使用すれば、より多様な自動化フローを実現できるので、ぜひこの機会にアプリの連携を試してみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるので、技術的な心配もなく、さまざまな業務の効率化を進めることができます。

私もいろんなアプリ連携に挑戦してみたいと思います！