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「雇用情報の管理に課題を感じている」「雇用契約のプロセス管理を円滑に進めたい」このような悩みはないでしょうか？
現代では人事業務のデジタル化が進み、効率的な人材管理は企業の重要な課題となっています。特に、雇用契約の締結から社員情報の管理までをスムーズに行うことで、生産性の向上やミスの削減が期待できるでしょう。
本記事では、クラウドサインとカオナビを連携し、雇用契約完了後に自動で社員情報を登録する方法をご紹介します。この自動化により、雇用契約のプロセスを円滑に進めることが期待できます。
ぜひ参考にしてみてください。
人事データを手動で管理していると、余計な手間や時間がかかって作業効率が落ちてしまうでしょう。そこで、クラウドサインとカオナビを連携することで、雇用契約が完了した際に社員情報登録を自動化することができます。例えば、大量の新卒採用時に一人ひとりの情報を手入力する手間を省けるため、人事担当者の業務効率が向上します。この自動化により、手作業でのデータ入力が不要になり、転記ミスや入力漏れの防止が可能です。
雇用契約のデータ管理を手動でしていると、情報更新やデータ反映の漏れが出てしまうリスクが伴います。そこで、クラウドサインとカオナビを連携させることで、こういった課題を解決できるでしょう。例えば、入社初日に必要なアクセス権限の付与や研修スケジュールの共有がスムーズに行え、新入社員の早期戦力化の促進が期待できます。この自動化により、正確な新入社員の管理が可能です。
雇用データを手動で入力していると、人的ミスが起きる可能性があります。こういった課題は、クラウドサインとカオナビを連携させることで解決が期待できます。例えば、給与振込先の情報が正確に登録されることで、給与支払いの遅延や誤送金を避けられます。この自動化により、名前の漢字間違いや金額の誤記といった人的ミスを防止できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
クラウドサインでの雇用契約の完了時にクラウドサインのAPIを経由してその情報を受け取り、カオナビのAPIを用いてカオナビに雇用情報を登録することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
クラウドサインとカオナビをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、クラウドサインのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「クラウドサイン」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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下記画面でクラウドサインにログインすると、マイアプリにクラウドサインが追加されます。これでクラウドサインの登録は完了です。
登録方法が不明な場合は、下記赤枠部分をクリックしてご確認ください。
同様に、カオナビも登録してみましょう。
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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「カオナビ」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
「APIトークン」は、「管理者メニュー＞公開APIV2 情報＞認証情報」と進み、Consumer KeyとConsumer Secretを取得してください。
下記の画面でログインをすれば、カオナビのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、クラウドサインのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に、「トリガーの起動間隔」を入力します。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、分岐の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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次に表示される下記画面では、カオナビに登録する条件を任意で入力していきます。
今回は、「書類タイトル」に「雇用契約」を含むものとして条件設定しました。
入力完了後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、添付ファイルのリスト取得設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に、「書類ID」を入力します。
欄をクリックすると、下記画面のように選択タブが表示されるため、クラウドサインから取得した「書類ID」をクリックしましょう。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、添付ファイルの取得設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「書類ID」と「ファイルID」を入力していきます。
どちらも、下記画面のように欄をクリックし、該当するアウトプットをクリックして入力しましょう。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、AIの設定を行います。
下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次に、「ファイルの添付方法」と「追加で抽出したい項目」を入力します。
「ファイルの添付方法」では読み取りたい画像を入力します。
「追加で抽出したい項目」は、追加で抽出したい項目を「, (カンマ)」で区切って入力しましょう。
※ここで、「社員番号」と「氏名」に関しては後の設定に必要な情報になるので必須で入力してください。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、カオナビの設定を行います。
まずは下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、カオナビに登録する内容を設定していきます。
「社員番号」と「氏名」は必須になっているため、下記画面のように、1つ前のステップの取得情報から入力します。
その他の項目は任意で入力を進めてください。
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入力完了後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するテンプレート
このフローを活用することで、クラウドサインで契約が完了後、自動でMicrosoft Excelに書類締結日を追加し、手作業を省くことができます。手作業にかかっていた時間を他の業務に充てれるようになり、円滑に業務を行うことが期待できます。
2. クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するテンプレート
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でSalesforceのデータの更新を行い、手作業を省きます。情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことが期待できます。
3. Notionからクラウドサインで契約書を送信するテンプレート
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業の手間を削減します。契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができるでしょう。
以上、クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する方法をご紹介しました。
現代では人事業務のデジタル化が進み、効率的な人材管理は企業の重要な課題となっています。特に、雇用契約の締結から社員情報の管理までをスムーズに行うことで、作業効率の向上やミスの削減が期待できるでしょう。
そこで、クラウドサインとカオナビの連携により、雇用契約から社員情報管理までのプロセスを効率化することで、人事業務の生産性を向上させることが期待できます。この自動化により、人的ミスの削減や作業効率の向上、正確な社員情報管理が可能です。
人事業務の効率化を検討している企業は、ぜひ試してみてください。
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