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ステップ1: クラウドサインとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
まずは今回使用するアプリとYoomを連携させておきます。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」→「＋新規接続」をクリックしてください。
クラウドサインとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
クラウドサインの連携にはクライアントIDの取得が必要なので以下のリンクを参照してください。
連携が済むと、マイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。
Microsoft Excelも同様に表示されていればマイアプリ連携は完了です。
次からは具体的にフローの設定に移っていきます。
ステップ2: クラウドサインでアプリトリガー設定
最初のフローである「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
最初のページでは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは定型文になっているのでわかりやすいものに変更可能です。
トリガーアクションは変更せずにアカウント情報を確認したら「次へ」をクリックしましょう。
次に、トリガー間隔を設定します。
設定した時間ごとに書類の締結完了を確認します。
なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。
トリガーの起動間隔を選択したら「テスト」をクリックし、アウトプットを取得します。
取得したアウトプットは後の設定で使用するので正しく反映されている確認をしてください。
問題がなければ「保存する」でトリガー設定は完了です。
ステップ3: 文字抽出の設定
続いて「正規表現によるデータの抽出」をクリックしてください。
クラウドサインで取得したデータから、対象の文字を抽出するための設定です。
抽出対象には、クラウドサインの設定で取得した書類タイトルのアウトプットを選択してください。
「抽出箇所を正規表現で指定」の欄は、それぞれの請求書データを探すために必要な設定です。
例えば「契約書_株式会社○○_」という形式で複数の書類作成している場合「_(アンダーバー)」以降の情報が必要になります。
そのため、_(アンダーバー)以降の文字列を文末まで取得を指示するのに「<span class="mark-yellow">(?<=_)(.*)</span>」という正規表現を入力します。
書類のタイトルの形式が違う場合は、ヘルプページを参照しながら合致する正規表現を入力してください。
- 指定の文字列から指定の文字列まで
- ()内の文字
上記のような表現にも対応しています。
必須項目を埋めた後は「テスト」をしてアウトプットを取得しましょう。
画像のようにアウトプットが取得できていたら「保存する」で文字列抽出の設定は完了です。
ステップ4:Microsoft Excelでレコード更新の設定
最後の設定は「レコードを更新する」です。
最初のページでは、クラウドサイン同様にアカウント情報を確認してください。
そのままスクロールすると、連携するデータベース先の設定画面が出てきます。
OneDriveかSharepointを指定し、表示される項目を埋めたら「次へ」をクリックしてください。
次では、更新のための指定をします。
①で検索した箇所を、②の値で更新します。
②の情報を更新したい欄に取得したアウトプットを反映させていきましょう。
すべて入力ができたら「テスト」をして問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローが動き始めます。
クラウドサイン・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
ほかにもクラウドサインとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.クラウドサインとMicrosoft Excelの連携では、締結後に情報の追加をすることができます。
更新の前に、新しく情報を追加できるので管理の手間が省けます。また、手動入力によるミスの減少も期待できますね。
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