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クラウドサインで契約書を作成し、Microsoft Excelでデータを管理している企業の方々にとって、契約情報の手動入力やデータの更新作業はミスの原因となりやすく、時間もかかる悩みの種です。
そんな課題を解決するのが、Yoomを使ったクラウドサインとMicrosoft Excelの連携です。これにより、契約完了後の情報が自動的にExcelに反映され、手作業によるミスのリスクの軽減が期待できます。複雑な設定やプログラミングの知識は不要で、簡単に導入できるのも魅力です。
画像付きで解説するので、一緒に設定を進めていきましょう！
契約完了後にExcelへの手動入力が不要になることで、人的ミスのリスク減少が期待できます。特に、重要な契約データの手動入力はエラーの原因となりやすく、ミスを防ぐために時間と労力を割く必要があります。自動化によって、Microsoft Excelに正確なデータが反映され、確認作業にかかる時間も削減するでしょう。例えば、契約金額や締結日が間違って入力されるリスクが減り、ビジネスの信頼性も高まるかもしれません。
クラウドサインで契約が完了したら、Microsoft Excelに自動で情報が追加されることで、契約データの統合と可視化が実現します。企業内の各部署でバラバラに管理されがちな契約データを一元管理することで、常に全社的に共有可能な状態を保つことができます。
例えば、営業部が契約状況を把握しやすくなり、次の営業ステップへ即座に移行できるため、全体のプロセスの円滑な進行が期待できます。
[Yoomとは]
ここからは実際にYoomでクラウドサインとMicrosoft Excelを連携させましょう。
<span class="mark-yellow">今回のフローは「クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」というものです。</span>
事前準備のマイアプリ連携を含めて4ステップで設定は終了します。
下のバナーの「このテンプレートを試す」からテンプレートをコピーしておきましょう。
まずは今回使用するアプリとYoomを連携させておきます。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」→「＋新規接続」をクリックしてください。
クラウドサインとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
クラウドサインの連携にはクライアントIDの取得が必要なので以下のリンクを参照してください。
連携が済むと、マイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。
Microsoft Excelも同様に表示されていればマイアプリ連携は完了です。
次からは具体的にフローの設定に移っていきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
最初のフローである「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
最初のページでは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは定型文になっているのでわかりやすいものに変更可能です。
トリガーアクションは変更せずにアカウント情報を確認したら「次へ」をクリックしましょう。
次に、トリガー間隔を設定します。
設定した時間ごとに書類の締結完了を確認します。
なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。
トリガーの起動間隔を選択したら「テスト」をクリックし、アウトプットを取得します。
取得したアウトプットは後の設定で使用するので正しく反映されている確認をしてください。
問題がなければ「保存する」でトリガー設定は完了です。
続いて「正規表現によるデータの抽出」をクリックしてください。
クラウドサインで取得したデータから、対象の文字を抽出するための設定です。
抽出対象には、クラウドサインの設定で取得した書類タイトルのアウトプットを選択してください。
「抽出箇所を正規表現で指定」の欄は、それぞれの請求書データを探すために必要な設定です。
例えば「契約書_株式会社○○_」という形式で複数の書類作成している場合「_(アンダーバー)」以降の情報が必要になります。
そのため、_(アンダーバー)以降の文字列を文末まで取得を指示するのに「<span class="mark-yellow">(?<=_)(.*)</span>」という正規表現を入力します。
書類のタイトルの形式が違う場合は、ヘルプページを参照しながら合致する正規表現を入力してください。
上記のような表現にも対応しています。
必須項目を埋めた後は「テスト」をしてアウトプットを取得しましょう。
画像のようにアウトプットが取得できていたら「保存する」で文字列抽出の設定は完了です。
最後の設定は「レコードを更新する」です。
最初のページでは、クラウドサイン同様にアカウント情報を確認してください。
そのままスクロールすると、連携するデータベース先の設定画面が出てきます。
OneDriveかSharepointを指定し、表示される項目を埋めたら「次へ」をクリックしてください。
次では、更新のための指定をします。
①で検索した箇所を、②の値で更新します。
②の情報を更新したい欄に取得したアウトプットを反映させていきましょう。
すべて入力ができたら「テスト」をして問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローが動き始めます。
今回使用したフローボットテンプレート
クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
ほかにもクラウドサインとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.クラウドサインとMicrosoft Excelの連携では、締結後に情報の追加をすることができます。
更新の前に、新しく情報を追加できるので管理の手間が省けます。また、手動入力によるミスの減少も期待できますね。
2.クラウドサインは、SmartHRと連携すると締結後に従業員情報を自動で登録することが可能です。従業員情報は部署をまたいで活用する情報なので、企業全体の連携が高まることが期待できますね。
クラウドサインとMicrosoft Excelの連携で、契約情報の管理が格段に効率化され、手作業による入力ミスや、更新漏れのリスクが軽減します。さらに、複数の部署で契約データを共有しやすくなり、業務全体のスムーズな進行が期待できますね。
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