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近年はリモートワークも増え、契約書のやり取りもオンラインで行うことが増えましたよね。まだ契約書を紙の書類で管理している方は、「ペーパーレス化したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。今回は、クラウドサインとOneDriveを自動連携して、クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する方法をご紹介します。クラウドサインとOneDriveを自動連携させることで、書類整理の手間を省き、契約書の確認なども簡単に行うことができるのが魅力です。書類のフォルダ分けや保存を自動化することで、業務も円滑に進み、業務効率の向上も目指すことが可能です。
それではここからノーコードツールYoomを使って、クラウドサインで締結した書類をOneDriveに自動格納する方法をご説明します。
[Yoomとは]
クラウドサインで締結した後、クラウドサインで締結した書類をAPIを利用して取得し、OneDriveのAPIを用いて、クラウドサインで締結した書類をOneDriveに保存します。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定の手順は以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずはYoomにログインし、クラウドサインとOneDriveをマイアプリ登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューから、「新規接続」ボタンにアクセスしてください。そこから登録を行います。
まずは、「クラウドサイン」のマイアプリ登録を行います。
以下の項目を入力してください。
次に「OneDrive」のマイアプリ登録を行っていきます。
アカウントを持っていない方は新規作成し、Microsoftのアカウントを持っている方はアカウントを入力してログインしてください。
マイアプリにクラウドサインとOneDriveが表示されれば、登録完了です。
フローボットテンプレートをコピーします。
下記バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
まずはクラウドサインのトリガー設定を行っていきます。
一番上の「クラウドサインでの書類の締結が完了し…」をクリックしてください。
以下の項目を入力してください。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔は希望する間隔を選びましょう。
次にアプリとの連携設定です。
以下画面で「書類に添付されたファイルのリストの取得」をクリックしましょう。
以下項目を設定します。
続いて、API接続設定です。
このアクションで取得したファイルIDを用いて「書類の添付ファイルを取得」アクションを実行して、書類に添付されたPDFファイルを取得することが可能になります。
次に「ファイルIDでループ設定」で処理の繰り返し設定を行います。
以下の項目を設定します。
繰り返しのアウトプット設定は15個まで設定することができます。
続いて、右側の「書類の添付ファイルを取得」でアプリとの連携設定を行います。
以下項目を入力してください。
続いて、API接続設定です。
書類IDは以下から選択できます。
ファイルIDは、以下のアウトプットから選択できます。
続いては「ファイルをOneDriveに格納する」をクリックしてください。
以下項目を入力します。
次にAPI接続設定を行います。
以下を設定しましょう。
あとは注意事項を読んで、設定を進めていきます。
一度テストを行いファイルが正しくアップロードされるかを確認し、問題なければ保存を押しましょう。
以下の画面が出てきたら、「トリガーON」をクリックしてください。
以上で、設定完了です。
今回使用したテンプレートは以下です。
他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、いくつか紹介します。
1．クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフロー
クラウドサインで契約締結後、Googleスプレッドシートに情報を更新、転記してくれます。
Google スプレッドシートに自動転記することで、業務の円滑化が期待できるでしょう。契約書の管理をGoogle スプレッドシートで行っているIT企業の方におすすめです。
2．クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知するフロー
クラウドサインで書類の締結完了後、自動で指定のChatworkチャットルームに通知してくれます。他部署との情報共有がスムーズになります。
普段会社でChatworkを活用している方におすすめです。
3．クラウドサインで締結が完了したらマネーフォワード クラウド会計に取引先を登録するフロー
クラウドサインで締結が完了したら、マネーフォワードクラウド会計に取引先を登録してくれます。
取引先情報などを手作業で行っており、マネーフォワードクラウドで経理作業を行っている方におすすめです。
クラウドサインとOneDriveを自動連携することで、クラウドサインで締結した契約書や発注書をOneDriveに自動保存することができるため、書類整理の手間を省くことができます。毎日手作業で行っていた書類の管理や確認などを自動化することにより、書類整理に割いていた時間を他の業務に割くことができ、業務効率の向上が期待できます。例えば、法務担当者が毎日行っていた契約書の整理や確認、書類のダウンロードやフォルダ分け作業などがが自動化されるため、法務担当者の業務負担を軽減してくれます。
締結した契約書はすべて自動でOneDriveに格納されるため、契約書を確認したい時にすぐに検索できます。手作業で探すよりも、スピーディーに確認したい書類を見つけることができます。案件名や契約日ごとに自動分類する設定を行えば、スムーズに該当書類を見つけることができるのも魅力です。例えば、営業担当者が契約書の見直しや確認をしたい際、格納場所にアクセスして、案件名やクライアント名で、自ら検索して契約書を探すことができます。自身で検索して、見つけることが可能なため、法務担当者に書類探しをお願いしなくても確認作業を進めることができ、スムーズに次の業務に移ることができます。
クラウドサインで締結した書類がOneDriveに自動で保存されるため、書類の管理が簡潔化し、手作業による保存漏れや誤ったフォルダへの格納を防いでくれ、人的ミスを減らすことが期待できます。どのフォルダに保存するかの指定もできるだけでなく、ファイル名の条件指定もできるため「クライアント名」「案件名」「契約日付」などの条件に一貫性を持たせることができ、複数の契約書の管理が簡潔になります。また、誤って他のフォルダに格納されていたというミスの軽減も期待できます。例えば、今まで営業担当者それぞれがフォルダ名を「案件名」や「契約日」など、それぞれに管理していて、該当書類を見つける時に手間がかかっていたことを、管理プロセスや条件に一貫性を持たせることで、他の部署の方でも契約書を探したい際、スムーズに発見することができます。
書類整理を効率化したい方や、契約書をオンライン化して管理したいと考えている方に向けて、クラウドサインで締結した書類をOneDriveに自動格納する方法をご紹介しました。契約書が締結後、書類を確認して、保存して、整理して…というフローを自動化することで、手作業による人的ミスも軽減させ、書類管理場所を一貫させることで、書類確認の際もすぐに探したい書類を確認することが可能になります。
今までの書類管理の際に悩んでいたことやヒューマンエラーを解決したい方は、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してくださいね。
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