・
「毎月送られてくる請求書PDFの内容を、手作業でExcelに転記するのが大変…」
「PDFからのコピー＆ペーストは、ミスが多くて確認に時間がかかる…」
このように、PDFファイルの内容をExcelに入力する定型業務に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに保存されたり、メールで受信したりしたPDFファイルを自動で読み取り、Excel形式に変換してくれる仕組み</span>があれば、こうした手作業によるデータ入力の負担から解放され、データの集計や分析といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをExcelに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で発生する、PDFからExcelへのデータ変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Webフォームなどから受け取ったPDFファイルを自動でExcelに変換する</span>ことができます！
問い合わせや申し込みに添付された書類のデータ化がスムーズになり、手作業での転記ミスや対応漏れを防げそうです。
<span class="mark-yellow">メールツールで受信したPDFファイルを自動でExcelに変換する</span>ことが可能です！
取引先から送られてくる請求書や注文書などの処理を効率化し、経理業務の負担を大幅に軽減できます。
<span class="mark-yellow">オンラインストレージに保存されたPDFファイルをExcelに変換する</span>設定も可能です！
社内で共有された報告書や資料を自動でデータ化し、分析や集計作業を迅速に進めることができます。
それではここから代表的な例として、フォームでPDFファイルが送信された際に、自動でExcelファイルに変換してOneDriveに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、 CloudConvertとOneDriveのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、CloudConvertを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力したら、「追加」を選択してください。
API Keyはこちらから取得しましょう！
「マイアプリ」にCloudConvertが表示されれば連携完了です！
【注意事項】
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、OneDriveを検索して選択しましょう。
メールアドレスを入力して、「次へ」を選択します。
パスワードを入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にOneDriveが表示されていれば、連携完了です！
フォームでPDFファイルが送信された際に、自動でExcelファイルに変換してOneDriveに保存するフローを実際に作っていきましょう。
テンプレートをコピーしたいので、バナーの「試してみる」を選択します。
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう！
まずは「フォーム」を選択します。
フォームの基本設定・オプション設定について | Yoomヘルプセンター
既にフォームが以下の画像のように設定されています。
進んで、「完了ページの設定」を行いましょう。
今回は例として以下のように設定しました！
次に進み、「フォームの表示確認と詳細設定」を行います。
先ほど設定したフォームを「プレビューページ」から
完了ページは「完了ページ」から確認できるので、それぞれ確認してみましょう。
テストを行うために、「添付ファイル」を設定しましょう。
「Browse」から任意のPDFファイルを設定してください。
この値を他のオペレーションで利用することができます。
取得した値（アウトプット）について詳しくはこちらをご覧ください。
設定できたら「保存する」をクリックしましょう。
「正規表現によるデータの置換（ファイル名から拡張子を削除）」を選択します。
「操作条件の設定」を行います。
「タイトル」をわかりやすいように任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「正規表現によるデータの置換（ファイル名から拡張子を削除）」のままでもOKです。
「置換対象」を「取得した値」から下記のように選択します。
「置換対象を正規表現で指定」の設定を行います。
正規表現について詳しくはこちらをご覧ください。
今回は変更せず「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
内容を確認し、「保存する」を選択しましょう。
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「API接続設定」を行いましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から選択します。
「ファイルの添付方法」に「取得した値を利用する」
「ファイル」に「添付ファイル」が設定されていることを確認して「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルを変換」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルID」を下記のように「取得した値」から設定します。
「入力フォーマット」が「pdf」に
「出力フォーマット」が「xlsx」に設定されていることを確認しましょう。
「出力ファイル名」には「取得した値」から下記のように置換後の値を設定します。
置換後の値には拡張子が入っていないため、手動で「.xlsx」を入力しましょう。
「エンジン」を候補から選択します。
「タイムアウト」を設定しましょう。
今回は例として注釈に沿ってデフォルトの3600に設定しました。
設定できたら「テスト」を行い、成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルのエクスポートタスクを実行」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルIDリスト」を設定します。
ファイル変換から、タスクIDを選択してください。
その他の項目は任意でプルダウンから選択してください。
設定できたら「テスト」を行い、成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルのダウンロードURLを取得」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「API接続設定」を行いましょう。
「データID」が設定されているので、そのままテストします。
テストに成功すると「取得した値」に反映されるので「保存する」を選択しましょう。
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルのURL」が設定されているのでそのままテストします。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「API接続設定」を行いましょう。
「ドライブID」を候補から選択してください。
「格納先フォルダ名」を任意で入力しましょう。
こちらに入力した値で「格納先フォルダのアイテムID」の候補を検索します。
対象となるフォルダがヒットしない場合は、値をフォルダ名の一部に変更することで検索にヒットする場合があります。
「格納先フォルダのアイテムID」を設定しましょう。
「格納先フォルダ名」を入力し、表示された候補の中から対象のフォルダを選択してください。
候補の表示順は最終更新日が新しいものから表示されます。
もし該当のフォルダが候補に表示されない場合、フォルダ名を一度変更するなど、フォルダ情報の更新を行なってください。
「ファイル名」を下記のように「取得した値」から設定します。
「ファイルの添付方法」に「取得した値を使用する」
「ファイル」に「ダウンロードファイル」が設定されていることを確認して「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
OneDriveの指定したフォルダにExcelファイルが格納されました！
設定完了です！トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもOneDriveを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、GmailやOutlookなどのメールアプリと連携することで、受信したファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
これにより、手動での保存作業が削減されるため、ファイル管理の精度向上や効率化を図りたいときにおすすめです。
PDFからExcelへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた転記作業が不要になり、入力ミスを防ぎながらデータ化の時間を短縮できます。</span>
これにより、面倒な定型業務から解放され、データの分析やレポート作成といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.png)
.avif)
.webp)
.webp)
