2024/07/26
アプリ同士の連携方法

クラウドサインとNotionを連携して、クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新する方法

m.i
クラウドサインとNotion

目次

クラウドサインで契約が締結されたあと、次に何をするべきか考えていますか?
契約書にサインをもらったらゴールではなく、あくまでスタートに過ぎません。
契約が成立したら、最初に行うべきことは、その契約情報をしっかりと管理していくことですよね。
そんな時に役立つのがNotionです。
Notionは、プロジェクトの進捗管理や情報整理にとても便利です。
例えばクラウドサインで契約が締結されたらNotionのデータベースに進捗状況を追加することで、クラウドサインを開かずとも、Notionさえ開けば必要な情報にすぐアクセスできるようになります。
また、タスク管理機能を活用すれば、契約に基づくアクション項目をリスト化することで、進捗状況を一目で複数人が把握できます。
これにより、業務の効率化が図れ、チーム全体の生産性も向上します。
では具体的に2つのアプリを連携するとどのようなメリットがあるのでしょうか?

クラウドサインとNotionを連携するメリット

メリット1: 契約状況のリアルタイム追跡

クラウドサインとNotionの連携により、契約が締結されるとすぐにその状況が更新され、関係者全員が最新の情報にアクセスできます。
これにより、契約履行に関する進捗をリアルタイムで把握でき、必要な調整や対応にすぐ取り掛かれます。
また、契約のステータスが常に最新の状態で管理されるため、契約者の誤解や情報の齟齬を防ぐことができ、プロジェクト全体の透明性も上がります。
結果として、効率的にプロジェクトマネジメントができるようになります。

メリット2:プロジェクト管理がスムーズに

クラウドサインとNotionを連携させることで、契約者情報とプロジェクトの進捗状況を一元管理できるため、全体の業務フローをスムーズに構築できます。
契約内容がNotionに自動で反映されるため、プロジェクトのタスクやスケジュールに直結したフォローアップ計画を立てることができます。
これにより、タスクの割り振りや進捗状況の追跡が効率的に行えるようになります。
また、情報の一元管理ができるようになるため、チーム全体での共有がよりカンタンになり、コミュニケーションの齟齬を減らすことができます。
これにより、プロジェクトの成功率も高まり、クライアントやチームメンバーとの関係も強化されます。

Yoomとは?

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Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
またYoomではテンプレートをご用意しておりますので、ぜひ使ってみてください!

クラウドサインとNotionの連携フローの作り方

ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って2つのアプリを連携してみましょう!
今回は「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新」するフローボット作成について説明します。

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用しているクラウドサインとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面が出ますので、アカウント名とクライアントIDはこちらを参照して設定してください。


次にNotionを連携します。
以下の画面が出たらメールアドレスとパスワードでログイン。


ログイン完了したら、

  • ページを選択
  • アクセスしたいページにチェックする
  • アクセス許可

をしてください。
Notionの連携はこれで完了です。
2つのアプリがマイアプリに表示されたらOKです。

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
テンプレートページを開くと以下の画面が出るので、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログイン、初めての方は会員登録をします。
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。
必要に応じて、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートがあります。
テンプレート右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

ではアプリトリガーを設定していきます。
書類の締結が完了したら」を選択します。


「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで大丈夫です。
間違いがなければ次に進みます。
次の画面でも連携しているアカウントの確認をお願いします。
トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テスト→テスト成功となったら保存します。

ステップ3:アクションを設定

次に「契約相手の名称を取得」を設定します。

ここでも連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで大丈夫です。間違いがなければ次に進みます。
書類IDはアウトプットより{{書類ID}}を選択します。
テストして問題なければ保存します。

最後に「レコードを更新する」を設定します。

使用したいデータベースIDを設定します。
※URL内の「notion.so/[ドメイン名]/●●●?」または「notion.so/●●●?」の「●●●」部分がデータベースIDとなります。
設定したら次に進みます。
今回は契約相手の名称が、クラウドサイン・Notionデータベースの両方で一致する場合にレコード(進捗状況)を更新させたいので、以下のように条件を設定します。
更新後のレコードの値は、進捗状況のみ更新できれば良いので進捗状況に締結済と入力しました。
名前欄は何も入力しないでください。(入力してしまうと契約者名が変わってしまいます。)
テスト→テスト成功となったら保存します。

最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!

クラウドサインとNotionの連携フロー応用編

今回は「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新」するフローボットをご紹介しました。
クラウドサインで契約締結を確認して、それからNotionのステータスを更新するのは2度手間ですよね。
締結後のフォローアップをする方にはおすすめのフローだと思います。
Yoomでは他にも、クラウドサインやNotionを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。

「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する」
・クラウドサインで契約を締結したら
・クラウドサインで合意締結証明書を取得し
・Gmailで送信する以上の手順となっています。

書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぐことにつながりますよ。
Gmailで送信する部分はお使いのメールソフトなどに変更可能なので、用途や使用状況に合わせてカスタマイズしてみてくださいね。

まとめ

クラウドサインとNotionを連携すると、契約状況がリアルタイムでわかるようになりましたね。
自動化することでプロジェクト管理が劇的に楽になります。
Yoomを使えばノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的なハードルが低く、誰でも簡単に始められます。
さらに、応用編で紹介したテンプレートを使用することで、より業務にあった自動化フローを実現し、業務効率化を最大化できそうです。
重要な契約の見落としや業務効率の低下といった問題が解消され、チーム全体のパフォーマンスが向上します。

Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。

この記事を書いた人
m.i
新卒から3年ほど金融関係の仕事を経験してきました。 業界柄、手動で行う作業がとても多く、自動化したらもっと他の仕事ができるのになと思っていた時にYoomに出会いました。 ブログ執筆しながらYoomの便利さに日々感動しています。 分かりやすい構成を心がけています。
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