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契約業務において、「契約締結後の情報管理に手間がかかる」「契約書の内容を手動で更新するのが大変」と感じたことはありませんか？
この問題を解決するのが、クラウドサインとNotionの連携です。ノーコードツールのYoomを活用することで、契約締結のタイミングでNotionのデータベースが自動で更新されるため、手作業を減らし、正確な情報管理が期待できます。
本記事では、Yoomを使ってクラウドサインで締結が完了したらNotionデータベースを更新する方法を詳しく解説します。この機会に、業務の自動化を進めてみませんか？
それではここからノーコードツールYoomを使って「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新」方法をご説明します。
[Yoomとは]
クラウドサインで契約が締結されたことをAPIを利用して受け取り、Notionの提供するAPIを用いてデータベースに契約情報を自動で追加・更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。
クラウドサインの連携には、クライアントIDの取得が必要です。
こちらからログインをして「新しいクライアントID」を発行するをクリックしてください。
ここで取得したクライアントIDをYoomに貼り付けて、アカウント名を入力したら「追加」でマイアプリ連携完了です。
※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。
ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。
「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリ一覧に追加されていることが確認出来ました。
続いて、フローの詳細設定に移ります。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
最初の設定は「書類の締結が完了したら」です。
マイアプリ連携をしたアカウント情報が反映されているので確認しましょう。
アカウント情報の確認と、タイトルの修正ができたら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できますが、Yoomの契約プランによっては選択できない時間があるので注意してください。
設定ができたら、クラウドサインで書類の締結をしてから(テスト用なので仮のもので大丈夫です)「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。
正しく情報が取得できていたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
次に、書類の情報から契約相手の情報を取得します。
1ページ目は先ほどと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認をしてください。
次に、最初の設定で取得した「書類ID」を元に情報を取得します。
アウトプットが反映されているのでそのままテストしてください。
テストが成功し、アウトプットが取得できたら「保存する」でここまでの設定は完了です。
最後の設定は「レコードを更新する」です。
これまでに取得した情報をNotionに反映させましょう。
1ページ目で、アカウント情報とタイトルの修正をしたら連携するNotionのデータベース情報を入力しましょう。
「次へ」をクリックすると、連携が確認されます。
問題がなければ、反映させる情報の詳細設定に進みましょう。
次のページでは、更新の条件を指定します。
①の条件(名前の項目がアウトプットの「契約相手の名前」と合致するとき)で、②の値を更新する(進捗情報を締結済みにする)ように設定しています。
設定ができたら「テスト」をクリックして、Notionの情報が反映されていることを確認しましょう。
正しくデータが更新されていたら「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでクラウドサインで書類が締結されたら、Notionのデータベースが自動更新されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
書類締結後に通知を受け取ったり、契約期間をカレンダーに自動登録することができます。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
契約締結後に必要なアクションはいくつもあります。すぐに行動に移せるように通知を受け取れると便利ですよね。
普段、業務で使っているSlackやChatworkなどで通知を受け取れるように設定してみましょう。
アウトプットで取得した、契約相手の名称などを含めてメッセージを通知できるので「どの契約が締結した」というのが素早くわかるようになります。
また、他部署との連携が必要な場合でも、通知を自動で送ることでコミュニケーションの手間をかけることなくスムーズに業務が進むでしょう。
カレンダーアプリと連携することで、契約期間を自動で登録することができます。
カレンダーのリマインド機能を使用すれば「契約が切れるまであと〇ヶ月」というのもわかるので、更新の為の打ち合わせなどが設定しやすくなります。
契約更新の漏れを防いで、継続したビジネス関係を築く一助になってくれるでしょう！
Notionからクラウドサインで契約書を送信し、業務を効率化
契約書の作成や送信に手間がかかる場合、Notionとクラウドサインを連携することで、契約書の送信をスムーズに管理できるようになり効率化されます。Notionに登録された契約情報をもとに、クラウドサインで契約書を自動生成し送信することで、手作業の削減も見込まれます。
これにより、契約業務のスピードが向上し、重要な契約書の送信ミスを防ぐことが期待できます。
クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録し、人事管理を効率化
採用業務において、雇用契約の締結後に人事システムへ情報を登録する作業は重要ですが、手作業では時間がかかる場合があります。クラウドサインとカオナビを連携することで、雇用契約が完了した際に自動でカオナビへ情報を登録し、人事管理をスムーズに行うことが可能になります。
これにより、採用業務の効率化とデータの正確性向上が見込まれます。
クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納し、契約管理を強化
契約書の管理を効率化したい場合、クラウドサインとGoogle Driveを連携することで、締結後の契約書を自動で適切なフォルダに格納できます。これにより、契約書の整理や検索が容易になり、必要な書類を素早く取り出せるようになります。
自動保存によって契約情報の管理が向上し、業務の負担軽減が期待できます！
クラウドサインとNotionを連携することで、締結済みの契約情報がNotionデータベースに自動で追加され、最新の情報が常に整理された状態で保たれます。これにより、契約書ごとに複数のファイルやシステムを確認する必要がなくなり、契約情報の検索や管理がしやすくなります。
たとえば、営業担当者が過去の契約書を確認したい場合、Notionのデータベースで契約相手や日付をフィルタリングすることで、目的の契約情報を素早く見つけることができます。これにより、対応のスピードが向上し、必要な契約情報へのアクセスがスムーズになるでしょう。
クラウドサインで締結が完了すると、その情報がNotionに自動で記録されるため、手作業でのデータ入力が不要になります。これにより、転記ミスや入力漏れを防ぎ、契約情報の正確性向上につながります。
たとえば、法務部門が契約書の内容をNotionに手入力していた場合、誤記入や情報の抜け漏れが発生する可能性があります。しかし、クラウドサインとNotionを連携すれば、契約締結のたびに自動でデータが更新されるため、人的ミスのリスクを減らし、正確な情報管理を実現できるでしょう。
クラウドサインとNotionの連携により、契約状況をリアルタイムで可視化できるため、チーム内での情報共有がスムーズになります。契約の進捗状況や締結済みの契約一覧をNotion上で管理できるため、必要な情報をすぐに把握できます。
たとえば、プロジェクトの進行に応じて契約状況を把握したい場合、Notionのデータベースを参照することで、どの契約が完了しているのか、どの契約が未締結なのかをすばやく確認できます。
これにより、関係者が最新の情報を共有しながら、次の対応を適切に進めることが可能になります。
クラウドサインとNotionを連携することで、契約締結後の情報管理を自動化し、業務の効率化を実現できます。手動入力の手間がなくなり、情報の正確性が向上することで、法務や営業チームの負担軽減が期待できます。
さらに、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても、簡単な設定だけでアプリの連携が可能です。まずは2週間無料でYoomに登録し、クラウドサインとNotionの連携を試してみましょう！
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