契約業務において、「契約締結後の情報管理に手間がかかる」「契約書の内容を手動で更新するのが大変」と感じたことはありませんか？
この問題を解決するのが、クラウドサインとNotionの連携です。ノーコードツールのYoomを活用することで、契約締結のタイミングでNotionのデータベースが自動で更新されるため、手作業を減らし、正確な情報管理が期待できます。
本記事では、Yoomを使ってクラウドサインで締結が完了したらNotionデータベースを更新する方法を詳しく解説します。この機会に、業務の自動化を進めてみませんか？
こんな方におすすめ
- クラウドサインとNotionをそれぞれ活用している方
- クラウドサインで契約管理を行い、Notionで業務情報を管理しているが、情報の更新作業に手間を感じている方
- クラウドサインとNotionを連携して、契約情報の一元管理を実現したいと考えている方
- 契約締結後の情報共有をスムーズにし、営業や法務チームの業務効率を向上させたい方
- 手作業での契約情報更新による入力ミスを減らし、正確なデータ管理を目指している方
それではここからノーコードツールYoomを使って「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新」方法をご説明します。
[Yoomとは]
クラウドサインが契約締結したらNotionのデータを更新する方法
クラウドサインで契約が締結されたことをAPIを利用して受け取り、Notionの提供するAPIを用いてデータベースに契約情報を自動で追加・更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
- YoomとクラウドサインとNotionをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した際に、Notionで管理しているデータベースの更新を手作業で行っていませんか？手動での更新は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での書類締結完了をきっかけに、Notionデータベースの関連レコードを自動で更新できるため、契約管理業務の効率化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとNotionで契約管理を行っている法務・営業担当の方
- 契約締結後のステータス更新や情報転記を手作業で行っている方
- 契約管理フローを自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionのデータが更新されるため、手作業での転記やステータス変更にかかる時間を短縮します
- 手動での更新作業が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとNotionをYoomに連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類から情報を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースのレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のデータベースやレコードを任意で指定してください
- クラウドサインから取得した契約相手の名称だけでなく、締結日など、連携させたい情報をNotionデータベースのどの項目に反映させるか、自由に設定が可能です
■注意事項
- クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ1：クラウドサインとNotionをマイアプリ連携
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。
クラウドサインのマイアプリ連携
クラウドサインの連携には、クライアントIDの取得が必要です。
こちらからログインをして「新しいクライアントID」を発行するをクリックしてください。
ここで取得したクライアントIDをYoomに貼り付けて、アカウント名を入力したら「追加」でマイアプリ連携完了です。
Notionのマイアプリ連携
※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。
ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。
「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリ一覧に追加されていることが確認出来ました。
続いて、フローの詳細設定に移ります。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した際に、Notionで管理しているデータベースの更新を手作業で行っていませんか？手動での更新は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での書類締結完了をきっかけに、Notionデータベースの関連レコードを自動で更新できるため、契約管理業務の効率化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとNotionで契約管理を行っている法務・営業担当の方
- 契約締結後のステータス更新や情報転記を手作業で行っている方
- 契約管理フローを自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionのデータが更新されるため、手作業での転記やステータス変更にかかる時間を短縮します
- 手動での更新作業が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとNotionをYoomに連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類から情報を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースのレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のデータベースやレコードを任意で指定してください
- クラウドサインから取得した契約相手の名称だけでなく、締結日など、連携させたい情報をNotionデータベースのどの項目に反映させるか、自由に設定が可能です
■注意事項
- クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ2：アプリトリガー設定
最初の設定は「書類の締結が完了したら」です。
マイアプリ連携をしたアカウント情報が反映されているので確認しましょう。
アカウント情報の確認と、タイトルの修正ができたら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できますが、Yoomの契約プランによっては選択できない時間があるので注意してください。
設定ができたら、クラウドサインで書類の締結をしてから(テスト用なので仮のもので大丈夫です)「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。
正しく情報が取得できていたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
ステップ3：契約相手の名称を取得
次に、書類の情報から契約相手の情報を取得します。
1ページ目は先ほどと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認をしてください。
次に、最初の設定で取得した「書類ID」を元に情報を取得します。
アウトプットが反映されているのでそのままテストしてください。
テストが成功し、アウトプットが取得できたら「保存する」でここまでの設定は完了です。
ステップ4：Notionに情報を追加する設定
最後の設定は「レコードを更新する」です。
これまでに取得した情報をNotionに反映させましょう。
1ページ目で、アカウント情報とタイトルの修正をしたら連携するNotionのデータベース情報を入力しましょう。
「次へ」をクリックすると、連携が確認されます。
問題がなければ、反映させる情報の詳細設定に進みましょう。
次のページでは、更新の条件を指定します。
①の条件(名前の項目がアウトプットの「契約相手の名前」と合致するとき)で、②の値を更新する(進捗情報を締結済みにする)ように設定しています。
設定ができたら「テスト」をクリックして、Notionの情報が反映されていることを確認しましょう。
正しくデータが更新されていたら「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでクラウドサインで書類が締結されたら、Notionのデータベースが自動更新されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した際に、Notionで管理しているデータベースの更新を手作業で行っていませんか？手動での更新は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での書類締結完了をきっかけに、Notionデータベースの関連レコードを自動で更新できるため、契約管理業務の効率化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとNotionで契約管理を行っている法務・営業担当の方
- 契約締結後のステータス更新や情報転記を手作業で行っている方
- 契約管理フローを自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionのデータが更新されるため、手作業での転記やステータス変更にかかる時間を短縮します
- 手動での更新作業が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとNotionをYoomに連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類から情報を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースのレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のデータベースやレコードを任意で指定してください
- クラウドサインから取得した契約相手の名称だけでなく、締結日など、連携させたい情報をNotionデータベースのどの項目に反映させるか、自由に設定が可能です
■注意事項
- クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
さらに自動化するには
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
書類締結後に通知を受け取ったり、契約期間をカレンダーに自動登録することができます。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
通知を受け取る
契約締結後に必要なアクションはいくつもあります。すぐに行動に移せるように通知を受け取れると便利ですよね。
普段、業務で使っているSlackやChatworkなどで通知を受け取れるように設定してみましょう。
アウトプットで取得した、契約相手の名称などを含めてメッセージを通知できるので「どの契約が締結した」というのが素早くわかるようになります。
また、他部署との連携が必要な場合でも、通知を自動で送ることでコミュニケーションの手間をかけることなくスムーズに業務が進むでしょう。
契約期間をカレンダーに自動登録
カレンダーアプリと連携することで、契約期間を自動で登録することができます。
カレンダーのリマインド機能を使用すれば「契約が切れるまであと〇ヶ月」というのもわかるので、更新の為の打ち合わせなどが設定しやすくなります。
契約更新の漏れを防いで、継続したビジネス関係を築く一助になってくれるでしょう！
クラウドサイン・Notionを使ったその他の自動化例
Notionからクラウドサインで契約書を送信し、業務を効率化
契約書の作成や送信に手間がかかる場合、Notionとクラウドサインを連携することで、契約書の送信をスムーズに管理できるようになり効率化されます。Notionに登録された契約情報をもとに、クラウドサインで契約書を自動生成し送信することで、手作業の削減も見込まれます。
これにより、契約業務のスピードが向上し、重要な契約書の送信ミスを防ぐことが期待できます。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録し、人事管理を効率化
採用業務において、雇用契約の締結後に人事システムへ情報を登録する作業は重要ですが、手作業では時間がかかる場合があります。クラウドサインとカオナビを連携することで、雇用契約が完了した際に自動でカオナビへ情報を登録し、人事管理をスムーズに行うことが可能になります。
これにより、採用業務の効率化とデータの正確性向上が見込まれます。
クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する
試してみる
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了した後、カオナビに従業員情報を手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
複数のSaaSを利用していると、情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約締結をきっかけに、カオナビへのメンバー登録を自動化し、業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとカオナビを利用し、入社手続きを手作業で行っている方
- 雇用契約後の従業員情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防止したいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約完了後、カオナビへの登録が自動で行われるため、手作業での転記に伴う入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- 契約締結から従業員情報の登録までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとカオナビをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、特定の条件で処理を分けるために「分岐機能」を設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」と「書類の添付ファイルを取得する」の各アクションを設定します。
- 次に、取得した契約書ファイルから必要な情報を読み取るためにOCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録する」アクションを設定し、読み取った情報を元に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の種類などに応じて後続の処理を分ける条件を任意に設定・追加することが可能です。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書ファイルから抽出したい項目（氏名、住所、入社日など）を任意で指定できます。
- 「メンバーを登録する」では、前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、登録したい項目に自由にマッピングできます。
■注意事項
- クラウドサインとカオナビをYoomと連携してください。
- カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納し、契約管理を強化
契約書の管理を効率化したい場合、クラウドサインとGoogle Driveを連携することで、締結後の契約書を自動で適切なフォルダに格納できます。これにより、契約書の整理や検索が容易になり、必要な書類を素早く取り出せるようになります。
自動保存によって契約情報の管理が向上し、業務の負担軽減が期待できます！
クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納
試してみる
■概要
クラウドサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を都度ダウンロードし、Google Driveの所定のフォルダに手動で格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動的にGoogle Driveへ書類が格納されるため、こうした契約関連業務の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGoogle Driveを併用し、契約書管理を手作業で行っている方
- 締結済み書類の格納漏れや格納ミスを防ぎ、管理体制を強化したい法務・総務担当の方
- 契約関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了をトリガーに、自動でGoogle Driveに書類が格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロード業務の時間を短縮します。
- 手作業による書類の保存漏れや、格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」を設定して、締結完了をフローボット起動のきっかけにします。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションを設定し、締結された書類のファイル情報を取得します。
- 続いて、複数のファイルが添付されているケースも想定し、「繰り返し機能」でファイルごとに処理をループさせます。
- ループ処理の中で、クラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、実際のファイルデータを取得します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをGoogle Driveに格納」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルを格納する際に、格納先のフォルダを任意で設定できます。取引先ごとや年月ごとなど、運用ルールに合わせたフォルダ指定が可能です。
- 格納するファイル名は、クラウドサインから取得した情報（書類名、締結日など）を組み合わせて動的に設定することも、固定の名称を付与することも可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クラウドサインとNotionの連携メリットと具体的な利用シーン
メリット1:契約情報の一元管理で検索性が向上
クラウドサインとNotionを連携することで、締結済みの契約情報がNotionデータベースに自動で追加され、最新の情報が常に整理された状態で保たれます。これにより、契約書ごとに複数のファイルやシステムを確認する必要がなくなり、契約情報の検索や管理がしやすくなります。
たとえば、営業担当者が過去の契約書を確認したい場合、Notionのデータベースで契約相手や日付をフィルタリングすることで、目的の契約情報を素早く見つけることができます。これにより、対応のスピードが向上し、必要な契約情報へのアクセスがスムーズになるでしょう。
メリット2:手動入力の削減による情報の正確性向上
クラウドサインで締結が完了すると、その情報がNotionに自動で記録されるため、手作業でのデータ入力が不要になります。これにより、転記ミスや入力漏れを防ぎ、契約情報の正確性向上につながります。
たとえば、法務部門が契約書の内容をNotionに手入力していた場合、誤記入や情報の抜け漏れが発生する可能性があります。しかし、クラウドサインとNotionを連携すれば、契約締結のたびに自動でデータが更新されるため、人的ミスのリスクを減らし、正確な情報管理を実現できるでしょう。
メリット3:契約状況の可視化による業務の円滑化
クラウドサインとNotionの連携により、契約状況をリアルタイムで可視化できるため、チーム内での情報共有がスムーズになります。契約の進捗状況や締結済みの契約一覧をNotion上で管理できるため、必要な情報をすぐに把握できます。
たとえば、プロジェクトの進行に応じて契約状況を把握したい場合、Notionのデータベースを参照することで、どの契約が完了しているのか、どの契約が未締結なのかをすばやく確認できます。
これにより、関係者が最新の情報を共有しながら、次の対応を適切に進めることが可能になります。
まとめ
クラウドサインとNotionを連携することで、契約締結後の情報管理を自動化し、業務の効率化を実現できます。手動入力の手間がなくなり、情報の正確性が向上することで、法務や営業チームの負担軽減が期待できます。
さらに、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても、簡単な設定だけでアプリの連携が可能です。まずは2週間無料でYoomに登録し、クラウドサインとNotionの連携を試してみましょう！
