ステップ1:マイアプリ連携
まずは、使用しているクラウドサインとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面が出ますので、アカウント名とクライアントIDはこちらを参照して設定してください。
次にNotionを連携します。
以下の画面が出たらメールアドレスとパスワードでログイン。
ログイン完了したら、
- ページを選択
- アクセスしたいページにチェックする
- アクセス許可
をしてください。
Notionの連携はこれで完了です。
2つのアプリがマイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:トリガーを設定
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
テンプレートページを開くと以下の画面が出るので、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログイン、初めての方は会員登録をします。
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。
必要に応じて、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートがあります。
テンプレート右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
ではアプリトリガーを設定していきます。
「書類の締結が完了したら」を選択します。
「連携アカウントとアクションを選択」画面で、連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで大丈夫です。
間違いがなければ次に進みます。
次の画面でも連携しているアカウントの確認をお願いします。
トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テスト→テスト成功となったら保存します。
ステップ3:アクションを設定
次に「契約相手の名称を取得」を設定します。
ここでも連携しているアカウントを確認します。
トリガーアクションはそのままで大丈夫です。間違いがなければ次に進みます。
書類IDはアウトプットより{{書類ID}}を選択します。
テストして問題なければ保存します。
最後に「レコードを更新する」を設定します。
使用したいデータベースIDを設定します。
※URL内の「notion.so/[ドメイン名]/●●●?」または「notion.so/●●●?」の「●●●」部分がデータベースIDとなります。
設定したら次に進みます。
今回は契約相手の名称が、クラウドサイン・Notionデータベースの両方で一致する場合にレコード（進捗状況）を更新させたいので、以下のように条件を設定します。
更新後のレコードの値は、進捗状況のみ更新できれば良いので進捗状況に締結済と入力しました。
名前欄は何も入力しないでください。(入力してしまうと契約者名が変わってしまいます。)
テスト→テスト成功となったら保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
クラウドサインとNotionの連携フロー応用編
今回は「クラウドサインで締結が完了したら、Notionデータベースを更新」するフローボットをご紹介しました。
クラウドサインで契約締結を確認して、それからNotionのステータスを更新するのは2度手間ですよね。
締結後のフォローアップをする方にはおすすめのフローだと思います。
Yoomでは他にも、クラウドサインやNotionを使用したテンプレートをご用意しています。
ご紹介しますので、下記より是非使ってみてください。
「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する」
・クラウドサインで契約を締結したら
・クラウドサインで合意締結証明書を取得し
・Gmailで送信する以上の手順となっています。
書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぐことにつながりますよ。
Gmailで送信する部分はお使いのメールソフトなどに変更可能なので、用途や使用状況に合わせてカスタマイズしてみてくださいね。
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