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クラウドサインで契約が締結するたび、手動でサスケの商談ステータスを更新する作業を負担に感じる方もいるのではないでしょうか。
また営業チームリーダーは、メンバーが契約締結に併せて、商談ステータスを正しく更新しているか、管理する業務に負担を感じることがあるかもしれません。
こうした問題は、2つのツールを連携することで解決できるでしょう。
本記事では、クラウドサインとサスケを連携することで、契約締結後、商談ステータスの更新を自動化する方法を紹介します。
ノーコードで自動化を実現できるため、参考にしてみてください。
クラウドサインで契約が締結するたび、サスケの商談ステータスを手動で更新する作業は、忙しい時に負担となり、その後の業務を遅延させることにつながります。
特に複数の顧客を担当する場合、ステータスの更新を効率化したいと考えるのではないでしょうか。
クラウドサインとサスケを連携すると、契約書の締結に併せて、自動で商談ステータスを更新できます。
例えば、契約締結後、素早く顧客サポートを開始したいときには、この連携で商談ステータス更新が削減され、迅速な顧客対応が可能になるでしょう。
商談ステータスを手動で更新する場合、誤って更新してしまうリスクがあります。
その結果、修正などの余計な業務が発生してしまいます。
しかし、クラウドサインとサスケを連携し、自動で商談ステータスを更新すれば、ヒューマンエラーを削減できます。
例えば、営業担当者が急いで商談ステータスを更新しようとして、締結した契約を「失注」として更新してしまうことや、進行中の案件を誤って「契約済み」としてしまうことがなくなります。
このように、連携することでステータス更新のミスを防止でき、チーム全体に業務効率が向上するでしょう。
商談ステータスを手動で更新する場合、更新漏れが発生するリスクもあり、管理者は最新の状況を把握できないリスクがあります。
しかし、2つのツールを連携することで、契約の締結に併せて自動で商談ステータスが更新されれば、チームの管理者はスムーズに全体の進捗を把握できるでしょう。
例えば、メンバーに更新作業を忘れやすい人がいても、この連携を利用することで、マネジメントの負担軽減が期待できます。
その結果、重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
次に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「クラウドサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで導入できるので、ぜひ試してみてください。
[Yoomとは]
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、CRM/SFAであるサスケの商談ステータスを手作業で更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後のステータス管理にかかる工数を削減し、それによってヒューマンエラーを防止できるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomを使ってクラウドサインとサスケを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。
まず、クラウドサインとサスケをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、クラウドサインとサスケをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜クラウドサインの場合＞
・アカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
※アカウント名とクライアントIDの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜サスケの場合＞
・アカウント名、アクセストークン、APIキーを説明に沿って入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
3.クラウドサインとサスケを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のテンプレートのページを開きます。
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、CRM/SFAであるサスケの商談ステータスを手作業で更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後のステータス管理にかかる工数を削減し、それによってヒューマンエラーを防止できるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。
フローのトリガーとなるクラウドサインの設定を行います。
このフローはクラウドサインで契約が締結すると起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】クラウドサインで契約が締結したらサスケの商談ステータスを更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 書類の締結が完了したら」をクリックします。
3.クラウドサインと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔を設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行されたらフローボットが起動します。契約締結後、商談ステータスをすぐに更新したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
次に、クラウドサインで締結した契約書から顧客名を抽出する設定を行います。
※このステップでは、契約書のタイトルが「契約書_Yoom株式会社様」のようにフォーマット化されていることを前提に作成しています。これにより、タイトルから正式な顧客名を抽出できるようになり、ステップ4で対象の顧客情報を更新できるようになります。また、契約書のタイトルに含まれる顧客名とサスケに登録している顧客名が一致する必要があります。一致しない場合は、フローを追加することでエラーとして検出することも可能です。
1.「テキストからデータを抽出する 正規表現によるデータの抽出」をクリックします。
2.デフォルトで、契約書のタイトルから顧客名を抽出する設定になっているため、「テスト」をクリックします。
※「抽出対象」の{{書類タイトル}}は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「書類の定見が完了したら」から選択できます。これにより、契約書が変わってもタイトルから顧客名を抽出できます。
※「摘出箇所を正規表現で指定」の詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。
3.テストが成功すると、アウトプットに「抽出した値」に取得した顧客名が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、クラウドサインの契約書タイトルから取得した顧客名を利用し、サスケに登録している顧客の商談ステータスを更新する設定を行います。
1.「アプリと連携する 顧客情報を検索」をクリックします。
2.サスケと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.デフォルトで「検索キーワード」が設定されているため、「テスト」をクリックします。
※{{抽出した値}}は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「正規表現によるデータの抽出」から選択できます。
4.テストが成功すると、アウトプットにサスケから取得した顧客情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
5.「アプリと連携する 顧客情報を修正」をクリックします。
6.サスケと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
7.レコード情報の「項目のキー」を枠下の説明に沿って設定し、「テスト」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※顧客番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「顧客情報を検索」の中から設定できます。
※「項目のキー」の詳細な取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
8.テストが成功したら保存し、トリガーをONにします。
以降は、クラウドサインで契約が締結されるたび、サスケの商談ステータスが自動で更新されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、CRM/SFAであるサスケの商談ステータスを手作業で更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後のステータス管理にかかる工数を削減し、それによってヒューマンエラーを防止できるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知する
契約書の締結の通知をメールのみに頼る場合には、確認するまでにタイムラグが生じることがあります。
しかし、Slackに通知することで契約締結後の対応を迅速に行えるでしょう。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・クラウドサインとSlackをそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
・「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや、通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
・署名が完了した書類がある場合は、フローボットが起動してSlackに通知します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
2.クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納する
締結した契約書を手動でフォルダに保存する作業は手間がかかり、保存忘れが生じる可能性があります。
この連携を利用すれば自動でGoogle Driveに契約書が保存されるため、ヒューマンエラーを削減し業務効率化が図れるでしょう。
■概要
雇用契約書がクラウドサインで正式に締結された後、契約書の電子コピーをGoogle Driveに自動的に格納するワークフローを設定します。
■設定方法
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」トリガーを設定します。
・書類タイトルが「雇用契約書」というワードを含むか否かで分岐させます。含む場合、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションで書類IDを指定します。
・クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。
・Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションでフォルダIDとファイル名を指定します。
・Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納先のフォルダIDとファイル名を指定し、ファイルの添付方法を「アウトプットを使用する」を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを更新する」アクションを選択して該当レコードを検索してファイルを更新します。
■注意事項
・クラウドサインとGoogle Driveとの連携設定が必要です。
3.クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得しGmailで送付する
契約締結後、合意締結証明書を顧客に送信する業務は単純作業ですが、添付書類のミスが許されません。
こうした合意締結証明書を顧客に送付するプロセスも自動化できます。
この連携を利用することで添付書類や文章にミスがなくなり、迅速に顧客に合意締結証明書を送付できるでしょう。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、手作業による手間を省きます。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
クラウドサインとサスケを連携すると契約締結後の商談ステータス更新を自動化できます。
これにより手動更新による時間とヒューマンエラーを削減できます。
また商談ステータスが正確に更新されることで、マネージャーは管理業務の負担が軽減されるでしょう。
その結果、チーム全体の業務効率の向上が期待できます。
クラウドサインとサスケの連携は、Yoomを利用することでノーコードで導入できます。
本記事を参考に自動化を取り入れ、業務の効率化を図ってみてください。
