新入社員が多く入社する時期、人事担当者にとって雇用契約の内容確認から契約の締結、さらに従業員情報の登録までをいかに効率的に行うかは業務の重要課題の一つとなっているでしょう。
Yoomを活用したクラウドサインとジョーシスの連携で、従業員加入時の契約業務を自動化し、情報登録時の手間を削減できます。
さらに、重要情報が自動反映されることにより、誤入力などのリスクを未然に防止できるようになるでしょう。
本記事では、クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、契約業務のさらなる効率化とヒューマンエラーの削減が実現できるのでぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- クラウドサインで雇用契約手続きを行なっている人事担当者
- ジョーシスの管理を手動で行っている点に課題を感じている方
- 雇用契約の締結から個人情報の登録までのプロセスを効率化したい責任者
- 人事業務におけるヒューマンエラー削減を目指している方
- 新入社員の入社手続きを迅速化したい経営者
クラウドサインとジョーシスを連携するメリットと具体例
1.メンバー情報入力時のヒューマンエラーの削減
クラウドサインとジョーシスを連携することで、情報の手入力の際に起こりがちな入力ミスや重複登録を未然に防止します。
例えば、クラウドサインで締結された雇用契約の情報が自動的にジョーシスに反映されるため、誤った入力や重要情報の入力漏れといったリスクを減らせます。
正確なデータを管理していることにより、人事担当者は安心して業務に従事できるようになるでしょう。
2.アプリへのデータ入力の手間削減
クラウドサインで雇用契約が完了した際、ジョーシスに必要な従業員情報が自動登録されるため、手動でのデータ入力が不要になります。
例えば、新入社員の氏名や連絡先などをクラウドサインから直接抽出し、ジョーシスに登録されるので、人事担当者のデータ入力に費やす時間を削減できます。
入社手続きの手間が軽減されることで、企業全体の生産性向上へつなげられるかもしれません。
3.入社手続きのスピードアップ
この自動化フローを取り入れることで、入社手続きのプロセスが一部自動化できるので、作業時のタイムラグがなくなり、スムーズに手続きが完結します。
例えば、クラウドサイン側で契約完了時、ジョーシスに従業員情報が自動登録されるので、アカウント発行などの後続対応を迅速に行えるようになるでしょう。
新入社員は入社初日からスムーズに業務を開始でき、社内の業務効率向上に寄与します。
では、「クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する方法
クラウドサインで雇用契約手続きが完了したことをクラウドサインのAPIを利用して受け取り、ジョーシスの提供するAPIを用いてクラウドサインの契約内容をもとにジョーシスの任意の項目に情報を登録することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- クラウドサインとジョーシスをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- クラウドサインのトリガー設定と分岐内容の確認、続くジョーシスの各オペレーションの設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは喜ばしい反面、人事や情報システム担当者にとっては手間のかかる業務です。
特にクラウドサインでの契約締結後、ジョーシスへ手作業で情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで雇用契約が完了したタイミングで、ジョーシスへのメンバー登録を自動化するため、入社手続きの課題を解決に導く有用ツールとなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約後、ジョーシスへの手入力に手間を感じている方
- ジョーシスでの従業員・IT資産管理をより効率的に行いたい方
- 手作業による情報登録のミスをなくし、入社手続き全体を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結情報を基にジョーシスへ自動で登録するため、手作業での情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手入力に伴う転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報を正確に管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとジョーシスをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」アクションを設定します。
- 次に、分岐機能で、処理対象とする契約書の種類を条件に設定します。
- 続いて、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」、「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結済みの契約書ファイルを取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」で、契約書から氏名や住所などの従業員情報を読み取ります。
- 最後に、ジョーシスの「メンバーを登録」アクションを設定し、読み取った情報を連携してメンバーを自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の件名に「雇用契約」という文字列が含まれている場合のみ処理を実行するなど、運用に合わせた条件を任意で設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、使用している契約書の様式に合わせて、読み取りたい項目を自由に指定可能です。
- 「メンバーを登録」では、OCRで取得した情報を設定するなど、前ステップの情報を変数として引用・設定可能です。
■注意事項
- クラウドサインとジョーシスをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・クラウドサインとジョーシスをマイアプリ連携
(1)まずはクラウドサインをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からクラウドサインを検索してください。
(2)クラウドサインのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「アカウント名」と「クライアントID」を入力し、［追加］をクリックします。
クラウドサインのマイアプリ登録方法については、こちらのページをご確認ください。
まずはクラウドサインの接続が完了しました。
(4)次はジョーシスを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でジョーシスのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)ジョーシスの管理画面から「APIユーザーキー」と「APIシークレットキー」を取得後、「アカウント名」と「APIユーザーキー」、「APIシークレットキー」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは喜ばしい反面、人事や情報システム担当者にとっては手間のかかる業務です。
特にクラウドサインでの契約締結後、ジョーシスへ手作業で情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで雇用契約が完了したタイミングで、ジョーシスへのメンバー登録を自動化するため、入社手続きの課題を解決に導く有用ツールとなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約後、ジョーシスへの手入力に手間を感じている方
- ジョーシスでの従業員・IT資産管理をより効率的に行いたい方
- 手作業による情報登録のミスをなくし、入社手続き全体を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結情報を基にジョーシスへ自動で登録するため、手作業での情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手入力に伴う転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報を正確に管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとジョーシスをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」アクションを設定します。
- 次に、分岐機能で、処理対象とする契約書の種類を条件に設定します。
- 続いて、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」、「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結済みの契約書ファイルを取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」で、契約書から氏名や住所などの従業員情報を読み取ります。
- 最後に、ジョーシスの「メンバーを登録」アクションを設定し、読み取った情報を連携してメンバーを自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の件名に「雇用契約」という文字列が含まれている場合のみ処理を実行するなど、運用に合わせた条件を任意で設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、使用している契約書の様式に合わせて、読み取りたい項目を自由に指定可能です。
- 「メンバーを登録」では、OCRで取得した情報を設定するなど、前ステップの情報を変数として引用・設定可能です。
■注意事項
- クラウドサインとジョーシスをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて6つです。
・クラウドサインのトリガー設定
(1)まず、クラウドサインのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のアクション「書類の締結が完了したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
・分岐アクションの確認
(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。
(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：書類の締結が完了したら」→「アウトプット：書類タイトル」を対象として指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「書類タイトルに「雇用契約」が含まれていると処理される」ように設定しています）
(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
(4)次に、3つ目のアクション「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックします。
(5)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(6)次の画面で「書類ID」に情報を入力します。
以下の画像のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(7)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(8)続いて、4つ目のアクション「書類の添付ファイルを取得」をクリックします。
(9)次の画面で「書類ID」と「ファイルID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(10)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(11)次に、5つ目のアクション「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
(12)移行後の画面で内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
(13)次の画面の「ファイルの添付方法」は、プルダウンから【ファイルをアップロード】を選択し、該当する任意のファイルをアップロードします。
「追加で抽出したい項目」には、アップロードしたファイルからデフォルト（件名」「署名者1：会社名」「署名者1：氏名」「署名者2：会社名」「署名者2：氏名」「締結日」「有効期限」「契約開始日」「契約終了日」）以外で抽出したい情報を運用状況に沿って入力してください。
（例として、【メールアドレス】と【姓】を設定しています。）
(14)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ジョーシスの設定
(1)最後に、6つ目のアクション「メンバーを登録」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「メールアドレス」や「姓」、「名」の項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)「在籍ステータス」はプルダウンから内容を選択できます。
その他必要項目にも情報を入力していきましょう。
取得したアウトプットも、どんどん活用してください。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは喜ばしい反面、人事や情報システム担当者にとっては手間のかかる業務です。
特にクラウドサインでの契約締結後、ジョーシスへ手作業で情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで雇用契約が完了したタイミングで、ジョーシスへのメンバー登録を自動化するため、入社手続きの課題を解決に導く有用ツールとなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約後、ジョーシスへの手入力に手間を感じている方
- ジョーシスでの従業員・IT資産管理をより効率的に行いたい方
- 手作業による情報登録のミスをなくし、入社手続き全体を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結情報を基にジョーシスへ自動で登録するため、手作業での情報転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手入力に伴う転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報を正確に管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとジョーシスをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」アクションを設定します。
- 次に、分岐機能で、処理対象とする契約書の種類を条件に設定します。
- 続いて、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」、「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結済みの契約書ファイルを取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」で、契約書から氏名や住所などの従業員情報を読み取ります。
- 最後に、ジョーシスの「メンバーを登録」アクションを設定し、読み取った情報を連携してメンバーを自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の件名に「雇用契約」という文字列が含まれている場合のみ処理を実行するなど、運用に合わせた条件を任意で設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、使用している契約書の様式に合わせて、読み取りたい項目を自由に指定可能です。
- 「メンバーを登録」では、OCRで取得した情報を設定するなど、前ステップの情報を変数として引用・設定可能です。
■注意事項
- クラウドサインとジョーシスをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
クラウドサインを使ったその他の自動化例
他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録する
クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を読み取り、HRMOSに従業員情報を登録します。
クラウドサインにおける雇用契約のステータスを確認する必要が無くなり、業務を効率的に進めることが可能です。
クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録する
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■概要
新しい従業員の入社手続きでは、複数のSaaSへの情報登録が必要となり、手間がかかりがちです。
特に、クラウドサインで雇用契約を締結した後、その内容をHRMOSに従業員情報として手作業で転記するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をきっかけに、HRMOSへの従業員情報の登録までを自動で実行するため、入社手続きを円滑に進められるようになると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHRMOSを利用した入社手続きを手作業で行っている方
- 雇用契約後の従業員情報の転記作業に時間がかかり、効率化をしたいと考えている方
- 手作業による情報登録での入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結をトリガーにHRMOSへの従業員登録が自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHRMOSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を設定し、特定の契約書のみを対象にするなどの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」「書類の添付ファイルを取得」アクションを順に設定します。
- そして、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、取得した契約書ファイルから従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の種類（例：「雇用契約書」というファイル名を含むなど）に応じて、後続の処理を実行するかどうかを任意に設定できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書ファイルから読み取りたい情報（氏名、住所、入社日など）の抽出項目を任意でカスタムできます。
- 「社員を登録」では、前段のオペレーションで取得した契約情報やOCRで抽出した値を変数として引用・設定できます。
■注意事項
- クラウドサインとHRMOSをYoomと連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する
クラウドサインで契約締結のプロセスを進めている方におすすめのフローです。
クラウドサインで雇用契約が完了後にカオナビへ従業員情報が登録されるので、雇用契約後の業務をスムーズに進められます。
クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する
試してみる
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了した後、カオナビに従業員情報を手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
複数のSaaSを利用していると、情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約締結をきっかけに、カオナビへのメンバー登録を自動化し、業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとカオナビを利用し、入社手続きを手作業で行っている方
- 雇用契約後の従業員情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防止したいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約完了後、カオナビへの登録が自動で行われるため、手作業での転記に伴う入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- 契約締結から従業員情報の登録までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとカオナビをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、特定の条件で処理を分けるために「分岐機能」を設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」と「書類の添付ファイルを取得する」の各アクションを設定します。
- 次に、取得した契約書ファイルから必要な情報を読み取るためにOCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録する」アクションを設定し、読み取った情報を元に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書の種類などに応じて後続の処理を分ける条件を任意に設定・追加することが可能です。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書ファイルから抽出したい項目（氏名、住所、入社日など）を任意で指定できます。
- 「メンバーを登録する」では、前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、登録したい項目に自由にマッピングできます。
■注意事項
- クラウドサインとカオナビをYoomと連携してください。
- カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する
このフローの導入により、データ連携をスムーズに行なえるようになります。
雇用契約を締結する従業員数が多い場合でも登録作業が自動的に行われるので、担当者の負担を軽減することができます。
クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する
試してみる
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了した後、freee人事労務への従業員情報の登録を手作業で行っていませんか？
この一連の作業は重要な手続きである一方で、手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約締結をトリガーに、freee人事労務への従業員登録が自動で実行されるため、入社手続きに関する課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとfreee人事労務を使い、入社手続きを手作業で行っている方
- 従業員情報の登録における入力ミスや、ダブルチェックなどの確認作業の負担を減らしたい方
- 定型的なバックオフィス業務を自動化し、コア業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から従業員登録までが自動化されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮し、業務を効率化できます。
- システムが情報を連携するため、手作業によるデータの転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとfreee人事労務をYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐機能で、「雇用契約書」など特定の書類が締結された場合のみ処理が進むよう条件を設定します。
- 続いて、クラウドサインのオペレーションで締結完了した書類のファイルを取得します。
- OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を使い、取得したファイルから従業員名や住所などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、freee人事労務の「従業員の作成」を選択し、抽出した情報を紐付けて登録処理を実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で後続の処理を動かすかを任意に設定、追加することが可能です。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象の契約書の中からfreee人事労務への登録に必要な項目を任意に設定して抽出できます。
- 「従業員の作成」では、前段のOCR機能で取得した氏名や住所などの値をfreee人事労務の各項目に変数として埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- クラウドサインとfreee人事労務をYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
今回紹介したクラウドサインとジョーシスのアプリ連携を導入することで、雇用契約完了から入社情報の登録までの一連の業務を自動化できるので、情報入力時の転記ミスなどのヒューマンエラーを削減できます。
データ入力の手間を省くことで、人事担当者は空いたリソースをより戦略的な業務に充てられるようになるでしょう。
さらに、新入社員の入社手続きがスピーディーに進むことで、入社手続き後の社内研修をより充実させられるので、組織全体の生産性を向上させられるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
