クラウドサインとジョーシスを連携して、クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する方法

・クラウドサインとジョーシスをマイアプリ連携

(1)まずはクラウドサインをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からクラウドサインを検索してください。

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(2)クラウドサインのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(3)「アカウント名」と「クライアントID」を入力し、［追加］をクリックします。
クラウドサインのマイアプリ登録方法については、こちらのページをご確認ください。
まずはクラウドサインの接続が完了しました。

(4)次はジョーシスを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でジョーシスのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)ジョーシスの管理画面から「APIユーザーキー」と「APIシークレットキー」を取得後、「アカウント名」と「APIユーザーキー」、「APIシークレットキー」を入力し、［追加］をクリックします。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは分岐アクションを含めて6つです。

・クラウドサインのトリガー設定

(1)まず、クラウドサインのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】クラウドサインで雇用契約が完了したらジョーシスに登録する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のアクション「書類の締結が完了したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・分岐アクションの確認

(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

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(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：書類の締結が完了したら」→「アウトプット：書類タイトル」を対象として指定しています。

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「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「書類タイトルに「雇用契約」が含まれていると処理される」ように設定しています）

(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

(4)次に、3つ目のアクション「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックします。

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(5)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(6)次の画面で「書類ID」に情報を入力します。
以下の画像のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(7)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(8)続いて、4つ目のアクション「書類の添付ファイルを取得」をクリックします。

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(9)次の画面で「書類ID」と「ファイルID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(10)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(11)次に、5つ目のアクション「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。

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(12)移行後の画面で内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。

(13)次の画面の「ファイルの添付方法」は、プルダウンから【ファイルをアップロード】を選択し、該当する任意のファイルをアップロードします。
「追加で抽出したい項目」には、アップロードしたファイルからデフォルト（件名」「署名者1：会社名」「署名者1：氏名」「署名者2：会社名」「署名者2：氏名」「締結日」「有効期限」「契約開始日」「契約終了日」）以外で抽出したい情報を運用状況に沿って入力してください。
（例として、【メールアドレス】と【姓】を設定しています。）

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(14)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・ジョーシスの設定

(1)最後に、6つ目のアクション「メンバーを登録」をクリックしましょう。

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(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「メールアドレス」や「姓」、「名」の項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

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(4)「在籍ステータス」はプルダウンから内容を選択できます。
その他必要項目にも情報を入力していきましょう。
取得したアウトプットも、どんどん活用してください。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

クラウドサインを使ったその他の自動化例

他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録する

クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を読み取り、HRMOSに従業員情報を登録します。
クラウドサインにおける雇用契約のステータスを確認する必要が無くなり、業務を効率的に進めることが可能です。

クラウドサインで雇用契約が完了したらカオナビに登録する

クラウドサインで契約締結のプロセスを進めている方におすすめのフローです。
クラウドサインで雇用契約が完了後にカオナビへ従業員情報が登録されるので、雇用契約後の業務をスムーズに進められます。

クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する

このフローの導入により、データ連携をスムーズに行なえるようになります。
雇用契約を締結する従業員数が多い場合でも登録作業が自動的に行われるので、担当者の負担を軽減することができます。

まとめ

今回紹介したクラウドサインとジョーシスのアプリ連携を導入することで、雇用契約完了から入社情報の登録までの一連の業務を自動化できるので、情報入力時の転記ミスなどのヒューマンエラーを削減できます。
データ入力の手間を省くことで、人事担当者は空いたリソースをより戦略的な業務に充てられるようになるでしょう。
さらに、新入社員の入社手続きがスピーディーに進むことで、入社手続き後の社内研修をより充実させられるので、組織全体の生産性を向上させられるかもしれません。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。