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契約業務を円滑に進めるためには、書類の承認フローを効率的に管理し、遅延やミスを防ぐことが大切です。
しかし、クラウドサインで契約書が取り消し・却下された場合、その情報を適切に共有できていないと、対応に遅れが生じたり、契約の見直しが発生するリスクがあります。
本ブログでは、クラウドサインとSlackを連携して、クラウドサインで書類が取り消し・却下したら、Slackにメッセージを自動で送る方法をご紹介します。
この自動化により、迅速な情報共有が可能となり、契約管理の効率化とヒューマンエラーの削減を実現できます。
この自動化のメリットや具体的な活用シーンを紹介し、ノーコードでアプリを連携する手順を分かりやすく解説します。
契約フローの最適化を実現したい方は、ぜひ参考にしてください！
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackでメッセージを送る」方法をご説明します。
[Yoomとは]
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたらクラウドサインのAPIを利用して受け取り、Slackの提供するAPIを用いてSlackのチャンネルにメッセージを送ることで実現可能です。
通常、この連携を実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に構築できます。
連携フローは以下のプロセスで作成します。
Yoomのアカウント発行はこちらから行えます。
すでにYoomに登録している方は、ログインしてください！
1.クラウドサインの登録方法
「マイアプリ」→「新規接続」の順番にクリックし、クラウドサインと検索します。
以下の項目を入力します。
入力が完了したら「追加」をクリックしてください。
※参照）連携方法の詳細は、クラウドサインのマイアプリ登録方法をご覧ください。
2. Slackの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、Slackを検索します。
上記画面が表示されたら、ワークスペースのSlack URLを入力し、「続行する」をクリックしてください。
アクセス許可リクエスト画面で、投稿先のチャンネルを選択し「許可する」をクリックします。
これで、クラウドサインとSlackのマイアプリ連携が完了しました！
下記のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
まずは、「書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）」という項目を設定しましょう。
上記画面のページの設定は完了しているため、このまま「次へ」をクリックしてください。
上記画面のWebhookURLをコピーし、クラウドサインの管理画面に設定してください。
次に、クラウドサインでテスト用の書類を取り消しもしくは却下後、テストボタンをクリックし、アウトプットを取得します。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、「チャンネルにメッセージを送る」という項目を設定していきます。
上記画面のページの設定は完了しているため、このまま「次へ」をクリックしてください。
投稿先のチャンネルIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
メッセージは、上記画面のように設定されています。
このように設定すると、クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら「書類ID」「書類のステータス」を自動で取得しSlackのチャンネルメッセージに引用できます。
テストが成功したら、「保存する」をクリックし、設定を完了させましょう。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。クラウドサインとSlackの連携フローの動作確認をしてみましょう！
ここからは、先ほど作成したフローの応用例を2つご紹介します！
Slack通知の前にクラウドサインの「書類情報を取得」を挟むことでより詳細な情報を共有することが可能です。
「書類が取り消し・却下されたら」の下にある+ボタンをクリックし、アプリ一覧からクラウドサインを選択し設定しましょう。
書類IDは上記画面のように設定してください。
フローの一番下にある「+ボタン」をクリックし、アクションを追加することができます。
例えば、Microsoft Excelに却下された書類情報をタスクとして追加しておくことで、必要な対応を抜けもれなく管理できます。
ここからは、クラウドサインとSlackを使用した連携フローを3つご紹介します。
1. クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、通知作業を自動化できるため、締結が完了した書類の見落としや対応漏れのリスクを削減できる可能性があります。
2.雇用契約書の送付依頼フォームが送付されたら、自動的に雇用契約書を発行し、クラウドサインを使用して契約書を送付できるフローです。
このフローを活用することで、雇用契約書の発行と送付作業を自動化できるため、契約手続きを効率的に行え、遅延や手違いといったヒューマンエラーの削減が期待できます。
3.クラウドサインで新しい契約が締結されたら、AIオペレーションを使用して契約内容を読み取り、kintone内の該当ステータスを自動で更新し、Slackに通知できるフローです。
このフローを活用することで、クラウドサインへのアクセスやkintoneにアクセスすることなく、情報の転記や蓄積を自動で行うことができるため、業務を効率化できます。
契約書が取り消しされたり却下されると、契約プロセスが遅延したり、対応の遅れによりビジネスチャンスを逃す可能性があります。
しかし、クラウドサインとSlackを連携することで、担当者は素早く状況を把握でき、迅速に次のアクションを取ることができます。
例えば、この自動化により、契約が却下された理由を迅速に確認し、関係者と連携しながら修正や再提出を素早く行える可能性があります。
また、取り消しが発生したケースも、関連部門にスピーディーに共有できるため、適切な代替対応を検討できるかもしれません。
契約業務が属人化してしまうと、担当者が不在の場合、業務が滞る可能性があります。
クラウドサインとSlackを連携することで、契約の進捗状況をチーム全体で把握できるようになるため、契約の進捗管理の効率化が期待できます。
例えば、クラウドサインで契約書が却下された場合、その情報をSlackの特定のチャンネルに自動投稿できるため、チームメンバー全員が状況を把握できます。
その結果、担当者が不在の場合でも、他のメンバーがフォローアップを行えるため、組織全体の生産性向上につなげることが期待できます。
契約の取り消しや却下に関連する情報に伝達ミスがあると、業務の遅れや契約の締結ミスが発生する可能性があります。
特に、メールや口頭での伝達方法では、情報の伝達漏れや誤解が発生しやすく、対応の遅れにつながることがあります。
クラウドサインとSlackを連携することで、書類IDやステータス状況についての情報を自動で共有できるため、情報の抜け漏れを防ぐことができます。
Slackへの通知作業の自動化により、契約業務の正確性の向上が期待できます。
本ブログでは、クラウドサインとSlackを連携することで、クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackにメッセージを自動で送る方法をご紹介しました。いかがでしたか？
この仕組みを導入すると、契約業務を効率化でき、手作業による連絡ミスを防止できます。
また、クラウドサインの情報をSlackに通知できることで、属人化を防ぎ、誰でも対応しやすい環境を整えられるでしょう。
契約業務をより円滑にするためにも、今回紹介したフローを活用してみてはいかがでしょうか？
Yoomでは、本記事で解説した手順に沿って設定するだけで自動化を導入できます。
この機会にぜひ、お試しください！
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