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みなさん、契約の終結はどのようにされていますか？
近年、電子契約をすることも多くなってきましたよね。
でも、書面で受け取る訳ではないので、受け取るタイミングによって、そのままになっていたり、忘れていたり、その後の業務がスムーズにいかない…なんてこともありませんか？
そこで今回は多くのみなさんが使っているメッセージツールと電子契約サービスを連携して、電子契約書管理の効率化を図りたいと思います！
実際にはSlackとクラウドサインを連携していきますぜひ参考にしてください！
では具体的に２つのアプリを連携させるメリットってなんでしょうか。
契約書の通知が自動化されるという大きなメリットがあります。
契約の進捗状況が自動的にSlackの指定したチャンネルに反映され、関連する担当者に通知されます。
自動化すると人的フローによる通知漏れや遅延がなくなり、契約プロセス全体がよりスムーズに進行します。
例えば入社手続きなど、その後にいくつもの手続きが控えている場合、契約書終結のタイミングを関係する担当者がすぐ確認できるので、次の手続きの準備をスムーズに行うことができます。
チーム全体が同じSlackのチャンネルでクラウドサインの進捗状況を確認できるため、情報共有がスムーズになります。
個別に知らせる手間がなく、誰かに情報共有できていなかったという人的ミスもなくせます。
Slackに共有されたクラウドサインの情報について、改善点がある場合も別のアプリケーションに切り替える必要がなく、チャンネル内でそのまま議論することが可能です。
Slackで情報共有することによって、誰がどの文書に署名し、どのような変更が加えられたかを容易に追跡できます。
これにより、文書管理の透明性が向上し、不正や誤解を防ぐことができます。
特に複数のメンバーが関与する契約や文書管理プロセスでは、誰がどこまで進んでいるかも把握しやすくなり、業務の効率化が高まります。
アプリの連携はノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って行います。
一般的なアプリ連携ではプログラミング知識を求められることもありますが、Yoomは、専門的な知識がなくても、ノーコードでアプリ同士を連携できるサービスを提供しています！
また、Yoomは既存のテンプレートも豊富です！
初心者でも、このテンプレートをコピーしてフローを作成することができるので、とても簡単にはじめられます！
フローボットテンプレート｜Yoom
無料ではじめられますので、Yoomのアカウントをお持ちでない方は、ぜひアカウントを取得してくださいね！
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
今回はまず、【クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知】というフローを作成していきます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。締結した契約書を手作業で担当者へ連絡しなくていいから、連絡の重複や漏れも防げます。
これで面倒な作業は自動化しちゃいましょう！
Yoomはテンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
まずはテンプレートをコピーしてから連携設定をはじめてください。
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとSlack)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
クラウドサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Slackの登録をするという流れです。
クラウドサインのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Slackのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Slackのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとSlackのアイコンが表示されたか確認をしてください。
では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3.「アプリトリガー クラウドサインで書類の締結が完了したら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
6.フローに戻ったら、「アプリと連携する Slackに通知」のアイコンをクリックします。
7.アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
8.投稿先のチャンネルIDとメッセージを入力します。
投稿先のチャンネルIDは事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。
(チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などとなります)
メッセージは先に連携したクラウドサインのアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択しながら入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。
これで【クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知】というフローの完成です。
9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
ここまでご紹介したフロー以外にも、業務にあわせてさまざまなフローが作成できます！
例えば、先ほどは終結した際の通知でしたが、【クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackでメッセージを送る】というフローも作成できます。
必要な業務にあわせて、一定の条件の書類をトリガーにチャット通知を自動で行うことができるので、タスク管理の精度が上がりますね。
取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方には本当におすすめのフローです。
他にも【クラウドサインで契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新してSlackに通知】という複雑なフローも作成できます。
クラウドサインで新しい契約が締結されたら、AIオペレーションを使用して契約内容を読み取り、kintone内の該当ステータスを自動的に更新して、完了した業務内容をSlackに通知できるんです。
クラウドサインへのアクセスやkintoneなどのデータベースツールにアクセスすることなく、自動的に情報の転記や蓄積を行うことができますよ。
契約内容の読み取りやSlack通知の内容は変更可能なので、業務フローにあわせてカスタマイズしてください！
※「分岐する」オペレーション間の操作は、ミニプラン・チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomは連携可能なアプリがたくさんあります！
テンプレートも参考にして、みなさんの業務に合った、いろんなアプリとの連携おこなってみてくださいね！
クラウドサインとSlackの連携をすると、契約通知の自動化がされ、チーム全体の情報共有がスムーズになりました！
また、自動化されることによって、重複や漏れなど人的フローによる問題がなくなりました。
これにより、スピーディーな業務運営ができて、業務の精度も高まります！
応用編で紹介したテンプレートを使用すれば、より高度な自動化フローを実現できるので、さまざまな業務の効率化を進めることもできますよ。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携できるので、技術的な心配もなく、誰でも簡単に始められます。
ぜひみなさんもこの機会にクラウドサインとSlackの連携を試してみてください。
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