クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知する方法

[Yoomとは]

Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom

クラウドサインとSlackの連携フローの作り方

今回はまず、【クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知】というフローを作成していきます。
Yoomはテンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。

まずは、下記のテンプレートの「試してみる」をクリックしてコピーしましょう。

事前準備

‍Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとSlack)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

クラウドサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Slackの登録をするという流れです。
クラウドサインのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)‍

Slackのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Slackのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)‍

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとSlackのアイコンが表示されたか確認をしてください。

では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！‍

1.「アプリトリガー　クラウドサインで書類の締結が完了したら」をクリックします。

2.トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックしましょう。

3.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」してください。

4.フローに戻ったら、「アプリと連携する　Slackに通知」のアイコンをクリックしましょう。

5.アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。

6.投稿先のチャンネルIDとメッセージを入力します。
投稿先のチャンネルIDは事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。
(チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などとなります)
メッセージは先に連携したクラウドサインのアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択しながら入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。

これで【クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知】というフローの完成です。

7.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

クラウドサインとSlackを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもクラウドサインとSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

クラウドサインとSlackのその他の自動化例

クラウドサインで書類が取り消し・却下されたらメッセージを送ったり、Slackの投稿をもとにクラウドサインで契約書を送信することができます。
追加でkintoneと連携して、契約が締結したらAIオペレーションで内容を読み取りkintoneのステータスを更新して通知するフローも実現可能です。

Slackを活用した自動化例

Slackに投稿された内容を追加する

‍繰り返しデータを入力する手間が省けて、情報管理の抜けや漏れの防止にもつながります。

申請が承認されたらSlackに通知する

申請が承認された際に素早く通知を受け取れるため、承認後の作業にスムーズに着手できそうです。

従業員情報が更新されたらSlackに通知する

従業員の更新に関するタイムリーな情報把握が可能となり、必要な対応にすぐに取り掛かれるようになる可能性があります。

クラウドサインを活用した自動化例

クラウドサインで契約が完了したら情報を更新する

手作業にかかっていた時間を他の業務に充てられるようになり、円滑に業務を進められるでしょう。

別ツールからクラウドサインで契約書を送信する

登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避できるようになるはずです。

クラウドサインとSlackを連携するメリット

‍メリット1:契約書の通知が自動化

契約の進捗状況が自動的にSlackの指定したチャンネルに反映され、関連する担当者に通知されます。
自動化すると人的フローによる通知漏れや遅延がなくなり、契約プロセス全体がよりスムーズに進行するでしょう。
例えば入社手続きなど、その後にいくつもの手続きが控えている場合、契約書終結のタイミングを関係する担当者がすぐ確認できるので、次の手続きの準備をスムーズに行うことが可能となるはずです。

‍メリット2:チーム間の情報共有がスムーズに

‍チーム全体が同じSlackのチャンネルでクラウドサインの進捗状況を確認できるため、情報共有がスムーズになります。
個別に知らせる手間がなく、誰かに情報共有できていなかったという人的ミスもなくせるかもしれません。
Slackに共有されたクラウドサインの情報について、改善点がある場合も別のアプリケーションに切り替える必要がなく、チャンネル内でそのまま議論することが可能です。

‍メリット3:文書管理の透明性と追跡

‍Slackで情報共有することによって、誰がどの文書に署名し、どのような変更が加えられたかを容易に追跡できるようになるでしょう。
これにより、文書管理の透明性が向上し、不正や誤解を防げるようになるかもしれません。
特に複数のメンバーが関与する契約や文書管理プロセスでは、誰がどこまで進んでいるかも把握しやすくなるはずです。

まとめ

クラウドサインとSlackの連携をすると、契約通知の自動化がされ、チーム全体の情報共有がスムーズになりました！
また、自動化されることによって、重複や漏れなど人的フローによる問題がなくなりそうです。
これにより、スピーディーな業務運営ができて、業務の精度も高まります！

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携できるので、技術的な心配もなく、誰でも簡単に始められます。

ぜひみなさんもこの機会にクラウドサインとSlackの連携を試してみてください。