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クラウドサインで書類の締結が完了したらSmartHRに従業員情報を登録する方法
従業員の入社時に交わす書類は、電子化することで締結にかかるコストを低減させられますよね。特に、有期雇用のアルバイトやパート、契約社員などを採用している場合、一人あたりの手続きにかかる時間や郵送コストの負担は大きいのではないでしょうか。雇用契約書や入社誓約書などの電子化と、電子契約サービスでの締結により、入社手続きはスムーズに進められます。
今回は、電子契約サービスのクラウドサインを利用している場合に、人事労務ソフトSmartHRとの連携で、入社手続きをより効率的に行う方法をご紹介します！
2つを連携することで、クラウドサインの書類締結後にSmartHRでの従業員登録を自動化できます。ここでは、ノーコードで自動化する方法を詳しくお伝えしますので、人事担当者など、採用や入社手続きに関する業務を担当している方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
こんな方におすすめ
- クラウドサインとSmartHRでの業務効率化を考えている方。
- クラウドサインで契約が締結したらSmartHRに従業員情報を登録している方。
- クラウドサインとSmartHRを連携して従業員情報の登録ミスを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
フリープランや有料プランの2週間のトライアルもありますので、まずは操作感の確認だけでも試してみてくださいね。
Yoomの機能をじっくり見てみたい方は、連携アプリ一覧やテンプレート一覧からも確認可能です。
クラウドサインとSmartHRの連携フローの作り方
では、クラウドサインとSmartHRの連携設定と、クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する業務フローの作成手順をご紹介します。
はじめる前に
1.クラウドサインの対象書類のメモ欄に、新入社員に割り当てる社員番号を記載しておいてください。
ステップ1:クラウドサインとSmartHRをマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサイン、SmartHRをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考1：クラウドサインのマイアプリ登録方法
※参考2：SmartHRのマイアプリ登録方法
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2:クラウドサインで書類が締結されたら起動するトリガーを設定
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットから「アプリトリガー 書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
業務の都合に合わせて、任意のトリガー起動間隔を設定してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なるので、ご注意ください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:SmartHRに従業員登録をするアクションを設定
1.フローボットから「アプリと連携する 従業員の登録」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
テナントID：入力欄下部、もしくは、以下を参考に入力してください。
※Yoomヘルプページ：SmartHRのサブドメイン確認方法
※SmartHR社ヘルプセンター：サブドメインとは
社員番号：ステップ2で取得したアウトプットから「メモ」を選択してください。
※下図は項目の一部です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローの完成です。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
クラウドサインやSmartHRを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもクラウドサインやSmartHRのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
クラウドサインを活用した自動化例
クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する
クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。
■概要クラウドサインで締結が完了した書類の状況を、都度確認したり関係者に手動で共有したりする作業に手間を感じていませんか？ 情報共有の遅れや漏れは、その後の業務進行にも影響を与えかねません。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動でSlackに通知を送信できるため、契約締結の状況をスムーズに把握し、迅速な情報共有を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインでの契約締結状況の確認や、関係者への共有に手間を感じている方
- 契約締結後の情報共有を迅速化し、業務の遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 契約関連の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインでの締結完了を自動でSlackに通知するため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、クラウドサインとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知」アクションを設定し、締結完了の情報を任意のチャンネルに通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackへの通知オペレーションでは、通知を送るチャンネルやメッセージの本文を、ご利用の環境に合わせて任意で設定してください。
■注意事項- クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要クラウドサインで電子契約が完了した後、関係者への共有やステータス更新を手作業で行っていませんか。 締結完了に気づくのが遅れたり、Chatworkへの通知を忘れてしまったりと、地味ながらも手間のかかる作業です。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、指定したChatworkのルームに自動で通知を送信するため、手作業による確認や連絡業務が削減されます。■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインで締結した契約情報を、手作業でChatworkに投稿している営業や法務担当者の方
- 契約締結の連絡漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
- 電子契約に関連する一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインでの締結完了と同時にChatworkへ自動通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 関係者への重要な締結完了報告の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、クラウドサインとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「Chatworkに通知」アクションを設定し、締結された書類の情報などを通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Chatworkのオペレーション設定で、通知を送信したいルームIDを任意で設定してください。これにより、案件ごとや部署ごとの適切なルームに通知を振り分けることが可能です。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。クラウドサインから取得した「書類名」や「締結日」などの情報を差し込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- クラウドサイン、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要クラウドサインでの契約締結後、関係部署への情報共有を手動で行っていませんか？締結ステータスを都度確認したり、チャットで連絡したりする作業は手間がかかるうえ、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーに、Discordの指定チャンネルへ自動でメッセージを送信できます。契約締結に関する情報共有を自動化し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインでの契約締結状況を、手作業でチームに共有している法務・営業担当者の方
- 契約締結後の業務フローを迅速に開始したいプロジェクトマネージャーの方
- 社内の情報共有ツールとしてDiscordを活用しており、通知の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインで書類の締結が完了すると自動で通知が送信されるため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 関係者へのスムーズな情報共有が自動化されることで、伝達漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、クラウドサインとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「テキストチャンネルにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を含めたメッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Discordへメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、クラウドサインから取得した契約相手の名称などを差し込んで、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- クラウドサイン、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- クラウドサインでの契約締結状況の確認や、関係者への共有に手間を感じている方
- 契約締結後の情報共有を迅速化し、業務の遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 契約関連の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- クラウドサインでの締結完了を自動でSlackに通知するため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
- はじめに、クラウドサインとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知」アクションを設定し、締結完了の情報を任意のチャンネルに通知するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知オペレーションでは、通知を送るチャンネルやメッセージの本文を、ご利用の環境に合わせて任意で設定してください。
- クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- クラウドサインで締結した契約情報を、手作業でChatworkに投稿している営業や法務担当者の方
- 契約締結の連絡漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
- 電子契約に関連する一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
- クラウドサインでの締結完了と同時にChatworkへ自動通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 関係者への重要な締結完了報告の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
- はじめに、クラウドサインとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「Chatworkに通知」アクションを設定し、締結された書類の情報などを通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのオペレーション設定で、通知を送信したいルームIDを任意で設定してください。これにより、案件ごとや部署ごとの適切なルームに通知を振り分けることが可能です。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。クラウドサインから取得した「書類名」や「締結日」などの情報を差し込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
- クラウドサイン、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- クラウドサインでの契約締結状況を、手作業でチームに共有している法務・営業担当者の方
- 契約締結後の業務フローを迅速に開始したいプロジェクトマネージャーの方
- 社内の情報共有ツールとしてDiscordを活用しており、通知の自動化に関心がある方
- クラウドサインで書類の締結が完了すると自動で通知が送信されるため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 関係者へのスムーズな情報共有が自動化されることで、伝達漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
- はじめに、クラウドサインとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「テキストチャンネルにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を含めたメッセージを送信します
- Discordへメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、クラウドサインから取得した契約相手の名称などを差し込んで、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。
- クラウドサイン、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
Garoonやコラボフローなどで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を自動で送付します。
■概要
Garoonでワークフローが承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に書類を作成・送付する必要がある方
- 法務担当者や契約管理者
- 営業担当者やセールスマネージャー
- 購買部門の担当者
2.書類作成の手間を減らし、承認プロセスを自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 書類の迅速な作成・承認を必要とするプロジェクトマネージャー
3.Garoonとクラウドサインを日常的に活用している方
- Garoonを使用してワークフロー管理を行っているユーザー
- クラウドサインを利用して契約書や他の書類の電子署名を行っている法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・承認されたワークフローに基づいて自動的に書類が作成され、クラウドサインで送付されることにより手動での作業や待機時間を削減し、契約プロセスを迅速化することができます。
・Garoonからの情報を元に作成された書類は、データの一貫性が保たれ誤りや漏れが少なくなります。
■注意事項
・Garoon、Googleドキュメント、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローとクラウドサインを活用して業務を自動化したい方
・日常的にコラボフローを使っているが、申請承認後の契約書送付作業に時間を取られている方
・契約書の送付を自動化して、業務の効率を上げたいと考える方
2. 法律業務やビジネス契約にクラウドサインを利用している方
・クラウドサインを利用して契約書を送付・管理しているが、手動での対応に手間を感じている方
・契約書送付の作業をスムーズにし、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを使って申請が承認されたら自動的にクラウドサインで契約書を送付することで、契約関連の手続きを迅速かつ効率的に行えるという利点があります。
これにより、契約手続きのスピードが向上し、ビジネスの成長を促進します。
クラウドサインを利用することで、契約書の手動作成や送付の手間が省けるため、時間とコストの節約にもつながります。
また、自動化されることで契約書の送付漏れも防止できるため、正確な業務進行につながるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
- Kickflowを活用して承認プロセスを管理している担当者
- 承認後の契約書作成や送付業務を効率化したい企業の管理者
2.クラウドサインを利用している企業やチーム
- クラウドサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の送付および署名プロセスを自動化したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での契約書作成や送付作業の手間を省きたい法務担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全に送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に書類を作成・送付する必要がある方
- 法務担当者や契約管理者
- 営業担当者やセールスマネージャー
- 購買部門の担当者
2.書類作成の手間を減らし、承認プロセスを自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 書類の迅速な作成・承認を必要とするプロジェクトマネージャー
3.Garoonとクラウドサインを日常的に活用している方
- Garoonを使用してワークフロー管理を行っているユーザー
- クラウドサインを利用して契約書や他の書類の電子署名を行っている法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・承認されたワークフローに基づいて自動的に書類が作成され、クラウドサインで送付されることにより手動での作業や待機時間を削減し、契約プロセスを迅速化することができます。
・Garoonからの情報を元に作成された書類は、データの一貫性が保たれ誤りや漏れが少なくなります。
■注意事項
・Garoon、Googleドキュメント、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローとクラウドサインを活用して業務を自動化したい方
・日常的にコラボフローを使っているが、申請承認後の契約書送付作業に時間を取られている方
・契約書の送付を自動化して、業務の効率を上げたいと考える方
2. 法律業務やビジネス契約にクラウドサインを利用している方
・クラウドサインを利用して契約書を送付・管理しているが、手動での対応に手間を感じている方
・契約書送付の作業をスムーズにし、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを使って申請が承認されたら自動的にクラウドサインで契約書を送付することで、契約関連の手続きを迅速かつ効率的に行えるという利点があります。
これにより、契約手続きのスピードが向上し、ビジネスの成長を促進します。
クラウドサインを利用することで、契約書の手動作成や送付の手間が省けるため、時間とコストの節約にもつながります。
また、自動化されることで契約書の送付漏れも防止できるため、正確な業務進行につながるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
- Kickflowを活用して承認プロセスを管理している担当者
- 承認後の契約書作成や送付業務を効率化したい企業の管理者
2.クラウドサインを利用している企業やチーム
- クラウドサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の送付および署名プロセスを自動化したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での契約書作成や送付作業の手間を省きたい法務担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全に送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したらデータベースに追加する
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、Googleスプレッドシートなどに情報を自動で追加します。
■概要契約管理において、クラウドサインで締結が完了した書類の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記しているケースは多いのではないでしょうか。この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動でGoogle スプレッドシートへ情報を追加できるため、こうした契約管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインとGoogle スプレッドシートを用いて手作業で契約管理を行っている方
- 契約情報の転記作業における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な契約管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結が完了した書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した書類情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、クラウドサインから取得した書類情報の中から、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、情報を追加する対象のスプレッドシートファイルやシート、テーブルの範囲などを任意で指定してください。
■注意事項- クラウドサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要クラウドサインで契約締結が完了した際に、Notionで管理しているデータベースの更新を手作業で行っていませんか？手動での更新は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での書類締結完了をきっかけに、Notionデータベースの関連レコードを自動で更新できるため、契約管理業務の効率化と正確性の向上に繋がります。■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインとNotionで契約管理を行っている法務・営業担当の方
- 契約締結後のステータス更新や情報転記を手作業で行っている方
- 契約管理フローを自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionのデータが更新されるため、手作業での転記やステータス変更にかかる時間を短縮します
- 手動での更新作業が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ- はじめに、クラウドサインとNotionをYoomに連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類から情報を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースのレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のデータベースやレコードを任意で指定してください
- クラウドサインから取得した契約相手の名称だけでなく、締結日など、連携させたい情報をNotionデータベースのどの項目に反映させるか、自由に設定が可能です
■注意事項- クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
■概要クラウドサインで契約が完了するたびに、その情報を手作業でkintoneに転記していませんか。こうした手入力の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、自動でkintoneへレコードを登録できるため、契約管理に関する一連の業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインとkintoneを併用し、契約情報の転記に手間を感じている方
- 契約締結後のステータス更新や顧客情報登録の漏れをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ入力を削減し、契約管理業務の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインでの締結完了と同時にkintoneへ情報が自動登録されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、クラウドサインとkintoneをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結が完了した書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基に指定のアプリへ新しいレコードを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneでレコードを追加するアプリは、ご利用のアプリIDに合わせて任意に設定してください。
- クラウドサインから書類情報を取得する際に、対象となる書類IDを任意に設定することが可能です。
■注意事項- クラウドサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- クラウドサイン、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGoogle スプレッドシートを用いて手作業で契約管理を行っている方
- 契約情報の転記作業における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な契約管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結が完了した書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した書類情報を指定のスプレッドシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、クラウドサインから取得した書類情報の中から、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、情報を追加する対象のスプレッドシートファイルやシート、テーブルの範囲などを任意で指定してください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- クラウドサインとNotionで契約管理を行っている法務・営業担当の方
- 契約締結後のステータス更新や情報転記を手作業で行っている方
- 契約管理フローを自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- クラウドサインでの締結完了後、自動でNotionのデータが更新されるため、手作業での転記やステータス変更にかかる時間を短縮します
- 手動での更新作業が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保ちます
- はじめに、クラウドサインとNotionをYoomに連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類から情報を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとにデータベースのレコードを更新します
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のデータベースやレコードを任意で指定してください
- クラウドサインから取得した契約相手の名称だけでなく、締結日など、連携させたい情報をNotionデータベースのどの項目に反映させるか、自由に設定が可能です
- クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとkintoneを併用し、契約情報の転記に手間を感じている方
- 契約締結後のステータス更新や顧客情報登録の漏れをなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ入力を削減し、契約管理業務の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時にkintoneへ情報が自動登録されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとkintoneをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が締結されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結が完了した書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基に指定のアプリへ新しいレコードを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneでレコードを追加するアプリは、ご利用のアプリIDに合わせて任意に設定してください。
- クラウドサインから書類情報を取得する際に、対象となる書類IDを任意に設定することが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- クラウドサイン、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SmartHRを活用した自動化例
SmartHRに従業員が登録されたら他のアプリのアカウントを発行する
SmartHRに従業員が登録されたら、Googleやサイボウズなどのアカウントを自動で発行します。
■概要新しい従業員の入社に伴うGoogleアカウントの発行作業は、都度発生するため手間がかかる業務ではないでしょうか。SmartHRの情報を見ながら手作業でアカウントを作成していると、時間もかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完結するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRを利用し、従業員の入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当者の方
- Google Workspaceのアカウント管理を担当しており、発行作業を自動化したい情報システム部門の方
- 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRへの従業員情報登録をきっかけに、Google Workspaceのアカウントが自動で発行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、アカウント名の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRとの連携設定時には、ご利用のサブドメインを任意で設定してください。
- Google Workspaceのアカウント発行アクションでは、SmartHRから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を活用し、アカウント情報を自由に設定できます。
■注意事項- SmartHR、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを業務に利用している方
・SmartHRで従業員情報を一元管理している方
・登録した従業員情報を他のツールでも使用したい方
2. cybozu.com共通管理を業務用アプリ管理に利用している方
・入社手続きの一環でGaroon、サイボウズ Office、kintoneなどのアカウント発行を担当している方
・業務用アプリのアカウント発行時の漏れや遅れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとにGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動発行されます。
アカウント設定時の手入力が不要になることで、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手続きが迅速に完了するため、新入社員は業務をスムーズに始められます。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要従業員の入社手続きに伴い、SmartHRに情報を登録した後、KING OF TIMEにも同じ内容を手入力する作業に手間を感じていませんか？このような二重入力は、人事労務担当者の負担になるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員を登録するだけでKING OF TIMEのアカウント発行が自動で完結するため、面倒な繰り返し作業を減らし、正確で迅速な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRとKING OF TIMEを併用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員情報の二重入力を減らし、アカウント発行業務の効率化を検討している方
- 労務管理システムのデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRに従業員情報が追加されると、自動でKING OF TIMEに従業員が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHRとKING OF TIMEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでKING OF TIMEの「従業員の登録」アクションを設定し、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRのトリガー設定では、自動化の対象としたいテナントIDを任意で指定することが可能です。
- KING OF TIMEに従業員を登録する際に、氏名や社員番号など、SmartHRから連携する情報を任意で選択・設定できます。
■注意事項- SmartHR、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
- KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。
- SmartHRを利用し、従業員の入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当者の方
- Google Workspaceのアカウント管理を担当しており、発行作業を自動化したい情報システム部門の方
- 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、生産性を向上させたいと考えている管理者の方
- SmartHRへの従業員情報登録をきっかけに、Google Workspaceのアカウントが自動で発行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、アカウント名の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定時には、ご利用のサブドメインを任意で設定してください。
- Google Workspaceのアカウント発行アクションでは、SmartHRから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を活用し、アカウント情報を自由に設定できます。
- SmartHR、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを業務に利用している方
・SmartHRで従業員情報を一元管理している方
・登録した従業員情報を他のツールでも使用したい方
2. cybozu.com共通管理を業務用アプリ管理に利用している方
・入社手続きの一環でGaroon、サイボウズ Office、kintoneなどのアカウント発行を担当している方
・業務用アプリのアカウント発行時の漏れや遅れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとにGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動発行されます。
アカウント設定時の手入力が不要になることで、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手続きが迅速に完了するため、新入社員は業務をスムーズに始められます。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとKING OF TIMEを併用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員情報の二重入力を減らし、アカウント発行業務の効率化を検討している方
- 労務管理システムのデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が追加されると、自動でKING OF TIMEに従業員が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとKING OF TIMEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでKING OF TIMEの「従業員の登録」アクションを設定し、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、自動化の対象としたいテナントIDを任意で指定することが可能です。
- KING OF TIMEに従業員を登録する際に、氏名や社員番号など、SmartHRから連携する情報を任意で選択・設定できます。
■注意事項
- SmartHR、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
- KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。
SmartHRに従業員が登録されたら他の従業員管理アプリにも登録する
SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEやfreee人事労務にも自動で追加します。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
KING OF TIMEに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・SmartHR、KING OF TIMEそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している企業やチーム
- SmartHRを導入して従業員情報や人事労務管理を行っている担当者
- 従業員情報の登録や更新を効率化したい人事担当者
2.ジョーシスを利用している企業やチーム
- ジョーシスを活用して社内システムやアカウント管理を行っている担当者
- システム連携を通じて従業員情報の一元管理を目指しているIT管理者
3.人事情報とシステム連携の自動化を推進している方
- 手動での従業員情報の登録や更新の手間を省きたい人事担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力の手間を省き、リアルタイムで正確な従業員情報がジョーシスに反映されるため、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報の一元管理が可能になり、人事業務やIT管理のプロセスがシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能となることで業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・SmartHR、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
KING OF TIMEに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・SmartHR、KING OF TIMEそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している企業やチーム
- SmartHRを導入して従業員情報や人事労務管理を行っている担当者
- 従業員情報の登録や更新を効率化したい人事担当者
2.ジョーシスを利用している企業やチーム
- ジョーシスを活用して社内システムやアカウント管理を行っている担当者
- システム連携を通じて従業員情報の一元管理を目指しているIT管理者
3.人事情報とシステム連携の自動化を推進している方
- 手動での従業員情報の登録や更新の手間を省きたい人事担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力の手間を省き、リアルタイムで正確な従業員情報がジョーシスに反映されるため、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報の一元管理が可能になり、人事業務やIT管理のプロセスがシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能となることで業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・SmartHR、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRで従業員が登録されたらクラウドストレージに従業員毎のフォルダを作成する
SmartHRで従業員が登録されたら、Google DriveやOneDriveなどに従業員毎のフォルダを自動で作成します。
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、SmartHRへの情報登録だけでなく、関連書類を保管するためのGoogle Driveフォルダ作成など、付随する作業も多く発生します。これらの手作業による情報入力は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されたタイミングをトリガーに、Google Driveへ自動で従業員用のフォルダを作成し、入社手続きにおける定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRでの従業員情報登録と、Google Driveでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 人事労務関連の業務効率化やDX推進の具体的な方法を探している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録を起点に、Google Driveのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名にSmartHRから取得した従業員名を変数として設定できます。また、「（従業員名）_入社書類」のように、固定のテキストと組み合わせることも可能です。
- フォルダを作成するGoogle Drive上の親フォルダは任意で指定できるため、「2024年度入社」のように特定のフォルダ配下へ整理して格納することもできます。
■注意事項
- SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員管理を行う企業
・従業員の情報の一元管理に使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・チームメンバーごとにフォルダを作成し資料の保管を行っている方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイルの保管を効率的に行い、情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
従業員ごとにフォルダを作成し個々で保管を行うことで、情報の一元管理が可能となります。
しかしSmartHRに従業員が登録されるごとに個人フォルダを手動で作成するのは、時間がかかり業務進行を阻害する原因になります。
円滑な業務進行によって効率化を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、SmartHRで従業員の登録があったらDropboxへ自動でフォルダ作成を行い、手作業の手間を省きます。
自動化によってヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことができるため、業務進行を円滑にします。
またこれまで手作業にかかっていた時間を省くことができるため、他のコア業務への時間を確保でき、より効率的に業務を行うことができます。
■注意事項
・SmartHR、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、SmartHRへの情報登録だけでなく、関連書類を保管するためのGoogle Driveフォルダ作成など、付随する作業も多く発生します。これらの手作業による情報入力は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されたタイミングをトリガーに、Google Driveへ自動で従業員用のフォルダを作成し、入社手続きにおける定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRでの従業員情報登録と、Google Driveでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 人事労務関連の業務効率化やDX推進の具体的な方法を探している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録を起点に、Google Driveのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名にSmartHRから取得した従業員名を変数として設定できます。また、「（従業員名）_入社書類」のように、固定のテキストと組み合わせることも可能です。
- フォルダを作成するGoogle Drive上の親フォルダは任意で指定できるため、「2024年度入社」のように特定のフォルダ配下へ整理して格納することもできます。
■注意事項
- SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員管理を行う企業
・従業員の情報の一元管理に使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・チームメンバーごとにフォルダを作成し資料の保管を行っている方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイルの保管を効率的に行い、情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
従業員ごとにフォルダを作成し個々で保管を行うことで、情報の一元管理が可能となります。
しかしSmartHRに従業員が登録されるごとに個人フォルダを手動で作成するのは、時間がかかり業務進行を阻害する原因になります。
円滑な業務進行によって効率化を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、SmartHRで従業員の登録があったらDropboxへ自動でフォルダ作成を行い、手作業の手間を省きます。
自動化によってヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことができるため、業務進行を円滑にします。
またこれまで手作業にかかっていた時間を省くことができるため、他のコア業務への時間を確保でき、より効率的に業務を行うことができます。
■注意事項
・SmartHR、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインとSmartHRを連携するメリット
2つを連携するメリットには、以下のようなものがあります。
メリット1:入社手続きに関するワークフローの一本化
入社手続きには、入社書類の作成と締結、必要書類の提出依頼と提出後の確認、社内データベースへの必要事項への入力など、様々なものがありますよね。しっかりとタスク管理をしていないと、手続きのもれや対応ミスが発生しかねません。
クラウドサインとSmartHRを連携すれば、雇用契約書や入社誓約書の締結が終われば従業員登録を行う、という流れを自動化できます。
さらに、作業の重複や漏れを防ぐことができる点も便利ではないでしょうか。
メリット2:書類に含まれる情報の自動同期
連携により、クラウドサインで締結した書類に含まれる情報を、SmartHRに同期させることができます。
例えば、雇用契約書に書かれた内容が従業員の登録情報に反映されれば、役職や業務内容、入社日、給与など、複数の情報を手作業で転記する必要がなくなるはずです。また、SmartHRで事前に追加項目を設定すれば、クラウドサインで締結した書類のIDや締結日などを紐づけて登録することもできます。
入社後に必要となる従業員情報は多岐に渡るため、確認と転記作業を手入力で行った場合は、かなりの時間がかかるのではないでしょうか。
転記の自動化により入力ミスを防ぎ、従業員情報の登録や更新も迅速かつ正確に行うことができれば、嬉しいですよね。
特に、採用者が多い企業にとっては、この作業の自動化は大きなメリットをもたらすのではないでしょうか。
ここまででにお伝えしたように、クラウドサインとSmartHRを連携することで、ワークフローの一本化や情報の自動同期が可能となり、入社手続きにおける個別の業務だけでなく、業務プロセス全体の効率化につながります！
まとめ
クラウドサインとSmartHRを連携することで、雇用契約書など入社書類の締結後に、自動的に従業員情報を登録することができます。これにより、入社手続きのワークフローを一本化が可能となります！さらに、書類の内容を自動同期させるよう設定すれば、転記作業はもう必要ありません。入社手続きの個々の業務や業務プロセス全体の効率化のため、人事など、採用や入社手続きの業務担当者は、2つを連携して関連業務の自動化を進めてみてくださいね！
ご紹介したように、Yoomを利用することで、テンプレートや準備されたアクションを用いた簡単な連携と自動化が可能です。ぜひお試しください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
