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従業員の入社時に交わす書類は、電子化することで締結にかかるコストを低減させられますよね。特に、有期雇用のアルバイトやパート、契約社員などを採用している場合、一人あたりの手続きにかかる時間や郵送コストの負担は大きいのではないでしょうか。雇用契約書や入社誓約書などの電子化と、電子契約サービスでの締結により、入社手続きはスムーズに進められます。
今回は、電子契約サービスのクラウドサインを利用している場合に、人事労務ソフトSmartHRとの連携で、入社手続きをより効率的に行う方法をご紹介します！
2つを連携することで、クラウドサインの書類締結後にSmartHRでの従業員登録を自動化できます。ここでは、ノーコードで自動化する方法を詳しくお伝えしますので、人事担当者など、採用や入社手続きに関する業務を担当している方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
フリープランや有料プランの2週間のトライアルもありますので、まずは操作感の確認だけでも試してみてくださいね。
Yoomの機能をじっくり見てみたい方は、連携アプリ一覧やテンプレート一覧からも確認可能です。
では、クラウドサインとSmartHRの連携設定と、クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する業務フローの作成手順をご紹介します。
1.クラウドサインの対象書類のメモ欄に、新入社員に割り当てる社員番号を記載しておいてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサイン、SmartHRをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考1：クラウドサインのマイアプリ登録方法
※参考2：SmartHRのマイアプリ登録方法
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットから「アプリトリガー 書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
業務の都合に合わせて、任意のトリガー起動間隔を設定してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なるので、ご注意ください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する 従業員の登録」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
テナントID：入力欄下部、もしくは、以下を参考に入力してください。
※Yoomヘルプページ：SmartHRのサブドメイン確認方法
※SmartHR社ヘルプセンター：サブドメインとは
社員番号：ステップ2で取得したアウトプットから「メモ」を選択してください。
※下図は項目の一部です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローの完成です。
本日ご紹介した連携以外にもクラウドサインやSmartHRのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する
クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。
ワークフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
Garoonやコラボフローなどで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を自動で送付します。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したらデータベースに追加する
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、Googleスプレッドシートなどに情報を自動で追加します。
SmartHRに従業員が登録されたら他のアプリのアカウントを発行する
SmartHRに従業員が登録されたら、Googleやサイボウズなどのアカウントを自動で発行します。
SmartHRに従業員が登録されたら他の従業員管理アプリにも登録する
SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEやfreee人事労務にも自動で追加します。
SmartHRで従業員が登録されたらクラウドストレージに従業員毎のフォルダを作成する
SmartHRで従業員が登録されたら、Google DriveやOneDriveなどに従業員毎のフォルダを自動で作成します。
2つを連携するメリットには、以下のようなものがあります。
メリット1:入社手続きに関するワークフローの一本化
入社手続きには、入社書類の作成と締結、必要書類の提出依頼と提出後の確認、社内データベースへの必要事項への入力など、様々なものがありますよね。しっかりとタスク管理をしていないと、手続きのもれや対応ミスが発生しかねません。
クラウドサインとSmartHRを連携すれば、雇用契約書や入社誓約書の締結が終われば従業員登録を行う、という流れを自動化できます。
さらに、作業の重複や漏れを防ぐことができる点も便利ではないでしょうか。
メリット2:書類に含まれる情報の自動同期
連携により、クラウドサインで締結した書類に含まれる情報を、SmartHRに同期させることができます。
例えば、雇用契約書に書かれた内容が従業員の登録情報に反映されれば、役職や業務内容、入社日、給与など、複数の情報を手作業で転記する必要がなくなるはずです。また、SmartHRで事前に追加項目を設定すれば、クラウドサインで締結した書類のIDや締結日などを紐づけて登録することもできます。
入社後に必要となる従業員情報は多岐に渡るため、確認と転記作業を手入力で行った場合は、かなりの時間がかかるのではないでしょうか。
転記の自動化により入力ミスを防ぎ、従業員情報の登録や更新も迅速かつ正確に行うことができれば、嬉しいですよね。
特に、採用者が多い企業にとっては、この作業の自動化は大きなメリットをもたらすのではないでしょうか。
ここまででにお伝えしたように、クラウドサインとSmartHRを連携することで、ワークフローの一本化や情報の自動同期が可能となり、入社手続きにおける個別の業務だけでなく、業務プロセス全体の効率化につながります！
クラウドサインとSmartHRを連携することで、雇用契約書など入社書類の締結後に、自動的に従業員情報を登録することができます。これにより、入社手続きのワークフローを一本化が可能となります！さらに、書類の内容を自動同期させるよう設定すれば、転記作業はもう必要ありません。入社手続きの個々の業務や業務プロセス全体の効率化のため、人事など、採用や入社手続きの業務担当者は、2つを連携して関連業務の自動化を進めてみてくださいね！
ご紹介したように、Yoomを利用することで、テンプレートや準備されたアクションを用いた簡単な連携と自動化が可能です。ぜひお試しください！
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