クラウドサインとSmartHRを連携して、クラウドサインで書類の締結が完了したらSmartHRに従業員情報を登録する方法

従業員の入社時に交わす書類は、電子化することで締結にかかるコストを低減させられます。特に、有期雇用のアルバイトやパート、契約社員などを採用している場合、一人あたりの手続きにかかる時間や郵送コストの負担は大きいものです。雇用契約書や入社誓約書などの電子化と電子契約サービスでの締結により、入社手続きはスムーズに進められます。

今回は、電子契約サービスクラウドサインを利用している場合に、人事労務ソフトSmartHRとの連携で、入社手続きをより効率的に行う方法をご紹介します。
2つを連携することで、クラウドサインの書類締結後にSmartHRでの従業員登録を自動で行うことが可能です。その自動登録の方法を、連携のメリットとともに詳しくお伝えしますので、人事担当者など、採用や入社手続きに関する業務を担当している方は、ぜひ参考にしてください。

クラウドサインとSmartHRを連携するメリット

2つを連携するメリットには、以下のようなものがあります。

‍メリット1:入社手続きに関するワークフローの一本化

入社手続きには、入社書類の作成と締結、必要書類の提出依頼と提出後の確認、社内データベースへの必要事項への入力などに始まり、様々なものがあります。しっかりとタスク管理をしていないと、手続きのもれや対応ミスが発生しかねません。

クラウドサインとSmartHRを連携することにより、雇用契約書や入社誓約書の締結が終われば従業員登録を行う、という流れを自動化することが可能です。
タスクを順序立てることで、作業の重複やもれを防げます。

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メリット2:書類に含まれる情報の自動同期

連携により、クラウドサインで締結した書類に含まれる情報を、SmartHRに同期させることが可能です。
例えば、雇用契約書に書かれた内容を従業員の登録情報に反映させると、役職や業務内容、入社日、給与など複数の情報を手作業で転記する必要がなくなります。また、SmartHRで事前に追加項目を設定すれば、クラウドサインで締結した書類のIDや締結日などを紐づけて登録することも可能です。
入社後に必要となる従業員情報は多岐に渡るため、確認と転記作業を手入力で行った場合は、かなりの時間がかかります。転記の自動化により入力ミスを防ぐこともでき、従業員情報の登録や更新を迅速かつ正確に行うことが可能となります。特に、採用者が多い企業にとっては、この作業の自動化は大きなメリットでしょう。

ここまででお伝えしたように、クラウドサインとSmartHRを連携することで、ワークフローの一本化や情報の自動同期が可能となり、入社手続きにおける個別の業務だけでなく、業務プロセス全体の効率化につながります。
人事を始めとした採用や入社手続きを担当する方は、ぜひ、2つを連携して関連する業務フローを自動化しましょう。

YoomでクラウドサインとSmartHRを連携しましょう

連携のメリットや担当業務が自動化できることは分かったけど、実際にやるのは難しそう…と思った方も、ご安心ください。
Yoomを利用すれば、その不安は解消されます！

連携用のツールの中には、専門知識が必要だったり、設定に時間がかかったり、英語の説明で分かりづらかったり、と利用を戸惑うものもあるかもしれません。
その点、Yoomなら、知識や技術なしのノーコードで、用意されたアクションやテンプレートを使って簡単に設定することができます。日本語でのサポート体制もばっちりです。

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Yoomの機能をじっくり見てみたい方は、連携アプリ一覧やテンプレート一覧からも確認可能です。

クラウドサインとSmartHRの連携フローの作り方

では、クラウドサインとSmartHRの連携設定と、クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する業務フローの作成手順をご紹介します。

はじめる前に

1.クラウドサインの対象書類のメモ欄に、新入社員に割り当てる社員番号を記載しておいてください。

2.以下の「試してみる」から、Yoomのテンプレートをコピーしてください。