・
従業員の入社時に交わす書類は、電子化することで締結にかかるコストを低減させられますよね。特に、有期雇用のアルバイトやパート、契約社員などを採用している場合、一人あたりの手続きにかかる時間や郵送コストの負担は大きいのではないでしょうか。雇用契約書や入社誓約書などの電子化と、電子契約サービスでの締結により、入社手続きはスムーズに進められます。
今回は、電子契約サービスのクラウドサインを利用している場合に、人事労務ソフトSmartHRとの連携で、入社手続きをより効率的に行う方法をご紹介します！
2つを連携することで、クラウドサインの書類締結後にSmartHRでの従業員登録を自動化できます。ここでは、ノーコードで自動化する方法を詳しくお伝えしますので、人事担当者など、採用や入社手続きに関する業務を担当している方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
フリープランや有料プランの2週間のトライアルもありますので、まずは操作感の確認だけでも試してみてくださいね。
Yoomの機能をじっくり見てみたい方は、連携アプリ一覧やテンプレート一覧からも確認可能です。
では、クラウドサインとSmartHRの連携設定と、クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する業務フローの作成手順をご紹介します。
1.クラウドサインの対象書類のメモ欄に、新入社員に割り当てる社員番号を記載しておいてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサイン、SmartHRをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考1：クラウドサインのマイアプリ登録方法
※参考2：SmartHRのマイアプリ登録方法
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットから「アプリトリガー 書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
業務の都合に合わせて、任意のトリガー起動間隔を設定してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なるので、ご注意ください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する 従業員の登録」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
テナントID：入力欄下部、もしくは、以下を参考に入力してください。
※Yoomヘルプページ：SmartHRのサブドメイン確認方法
※SmartHR社ヘルプセンター：サブドメインとは
社員番号：ステップ2で取得したアウトプットから「メモ」を選択してください。
※下図は項目の一部です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローの完成です。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
本日ご紹介した連携以外にもクラウドサインやSmartHRのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
クラウドサインで締結が完了したらチャットツールに通知する
クラウドサインで締結が完了したらSlackやChatworkに自動で通知します。
ワークフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する
Garoonやコラボフローなどで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を自動で送付します。
■概要
Garoonでワークフローが承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に書類を作成・送付する必要がある方
2.書類作成の手間を減らし、承認プロセスを自動化したいと考えている方
3.Garoonとクラウドサインを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・承認されたワークフローに基づいて自動的に書類が作成され、クラウドサインで送付されることにより手動での作業や待機時間を削減し、契約プロセスを迅速化することができます。
・Garoonからの情報を元に作成された書類は、データの一貫性が保たれ誤りや漏れが少なくなります。
■注意事項
・Garoon、Googleドキュメント、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. コラボフローとクラウドサインを活用して業務を自動化したい方
・日常的にコラボフローを使っているが、申請承認後の契約書送付作業に時間を取られている方
・契約書の送付を自動化して、業務の効率を上げたいと考える方
2. 法律業務やビジネス契約にクラウドサインを利用している方
・クラウドサインを利用して契約書を送付・管理しているが、手動での対応に手間を感じている方
・契約書送付の作業をスムーズにし、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローを使って申請が承認されたら自動的にクラウドサインで契約書を送付することで、契約関連の手続きを迅速かつ効率的に行えるという利点があります。
これにより、契約手続きのスピードが向上し、ビジネスの成長を促進します。
クラウドサインを利用することで、契約書の手動作成や送付の手間が省けるため、時間とコストの節約にもつながります。
また、自動化されることで契約書の送付漏れも防止できるため、正確な業務進行につながるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
2.クラウドサインを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全に送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したらデータベースに追加する
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、Googleスプレッドシートなどに情報を自動で追加します。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動でkintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書など押印の必要のある書類を管理、処理する必要のある方
・採用活動を行う人事部門ご担当者
・事務職員や営業アシスタント
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・自動でKintoneに登録することで手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
・このフィローにオペレーションを追加することで、承認を依頼したり、レコードの登録をチャットで通知することも可能です。
■注意事項
・クラウドサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRに従業員が登録されたら他のアプリのアカウントを発行する
SmartHRに従業員が登録されたら、Googleやサイボウズなどのアカウントを自動で発行します。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを業務に利用している方
・SmartHRで従業員情報を一元管理している方
・登録した従業員情報を他のツールでも使用したい方
2. cybozu.com共通管理を業務用アプリ管理に利用している方
・入社手続きの一環でGaroon、サイボウズ Office、kintoneなどのアカウント発行を担当している方
・業務用アプリのアカウント発行時の漏れや遅れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとにGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動発行されます。
アカウント設定時の手入力が不要になることで、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手続きが迅速に完了するため、新入社員は業務をスムーズに始められます。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRに従業員が登録されたら他の従業員管理アプリにも登録する
SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEやfreee人事労務にも自動で追加します。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
KING OF TIMEに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・SmartHR、KING OF TIMEそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している企業やチーム
2.ジョーシスを利用している企業やチーム
3.人事情報とシステム連携の自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力の手間を省き、リアルタイムで正確な従業員情報がジョーシスに反映されるため、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報の一元管理が可能になり、人事業務やIT管理のプロセスがシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能となることで業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・SmartHR、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRで従業員が登録されたらクラウドストレージに従業員毎のフォルダを作成する
SmartHRで従業員が登録されたら、Google DriveやOneDriveなどに従業員毎のフォルダを自動で作成します。
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、SmartHRへの情報登録だけでなく、関連書類を保管するためのGoogle Driveフォルダ作成など、付随する作業も多く発生します。これらの手作業による情報入力は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されたタイミングをトリガーに、Google Driveへ自動で従業員用のフォルダを作成し、入社手続きにおける定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員管理を行う企業
・従業員の情報の一元管理に使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・チームメンバーごとにフォルダを作成し資料の保管を行っている方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイルの保管を効率的に行い、情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
従業員ごとにフォルダを作成し個々で保管を行うことで、情報の一元管理が可能となります。
しかしSmartHRに従業員が登録されるごとに個人フォルダを手動で作成するのは、時間がかかり業務進行を阻害する原因になります。
円滑な業務進行によって効率化を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、SmartHRで従業員の登録があったらDropboxへ自動でフォルダ作成を行い、手作業の手間を省きます。
自動化によってヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことができるため、業務進行を円滑にします。
またこれまで手作業にかかっていた時間を省くことができるため、他のコア業務への時間を確保でき、より効率的に業務を行うことができます。
■注意事項
・SmartHR、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
2つを連携するメリットには、以下のようなものがあります。
メリット1:入社手続きに関するワークフローの一本化
入社手続きには、入社書類の作成と締結、必要書類の提出依頼と提出後の確認、社内データベースへの必要事項への入力など、様々なものがありますよね。しっかりとタスク管理をしていないと、手続きのもれや対応ミスが発生しかねません。
クラウドサインとSmartHRを連携すれば、雇用契約書や入社誓約書の締結が終われば従業員登録を行う、という流れを自動化できます。
さらに、作業の重複や漏れを防ぐことができる点も便利ではないでしょうか。
メリット2:書類に含まれる情報の自動同期
連携により、クラウドサインで締結した書類に含まれる情報を、SmartHRに同期させることができます。
例えば、雇用契約書に書かれた内容が従業員の登録情報に反映されれば、役職や業務内容、入社日、給与など、複数の情報を手作業で転記する必要がなくなるはずです。また、SmartHRで事前に追加項目を設定すれば、クラウドサインで締結した書類のIDや締結日などを紐づけて登録することもできます。
入社後に必要となる従業員情報は多岐に渡るため、確認と転記作業を手入力で行った場合は、かなりの時間がかかるのではないでしょうか。
転記の自動化により入力ミスを防ぎ、従業員情報の登録や更新も迅速かつ正確に行うことができれば、嬉しいですよね。
特に、採用者が多い企業にとっては、この作業の自動化は大きなメリットをもたらすのではないでしょうか。
ここまででにお伝えしたように、クラウドサインとSmartHRを連携することで、ワークフローの一本化や情報の自動同期が可能となり、入社手続きにおける個別の業務だけでなく、業務プロセス全体の効率化につながります！
クラウドサインとSmartHRを連携することで、雇用契約書など入社書類の締結後に、自動的に従業員情報を登録することができます。これにより、入社手続きのワークフローを一本化が可能となります！さらに、書類の内容を自動同期させるよう設定すれば、転記作業はもう必要ありません。入社手続きの個々の業務や業務プロセス全体の効率化のため、人事など、採用や入社手続きの業務担当者は、2つを連携して関連業務の自動化を進めてみてくださいね！
ご紹介したように、Yoomを利用することで、テンプレートや準備されたアクションを用いた簡単な連携と自動化が可能です。ぜひお試しください！
