クラウドサインは、契約手続きを効率的にオンラインで完了できるツールとして、多くの企業で活用されています。このクラウドサインとSPIRALを連携することで、契約後のデータ管理がさらに便利になります。従来の方法ではプログラミングが必要でしたが、当社のノーコードフローボットテンプレートを使えば簡単に導入可能です。この記事では、その具体的な設定方法や活用例を紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
この自動化がおすすめな方々
- 業務管理者・バックオフィス担当者・経営企画部
- 法務部門・プロジェクトマネージャー
- 情報セキュリティ管理者・CIO（最高情報責任者）・顧客管理担当者
クラウドサインとSPIRALの連携で解決できる課題とは？
自動化で解決できる3つの課題を紹介します。契約業務の効率化、データの正確性、そしてセキュリティ強化です。
解決できる課題.1 手作業による二重入力と更新の手間
クラウドサインで契約が完了した後、SPIRALに情報が自動で更新され、手動の入力や更新作業が不要になります。
これまで二重入力が原因で発生していた手間をなくし、契約からデータ管理までが一連の流れで自動化されます。
この自動化により、業務が効率化し、時間の節約が期待できます。
解決できる課題.2 契約情報の入力ミスやデータの不正確さ
クラウドサインで契約が完了すると、SPIRALにその情報が自動的に反映されます。手動でのデータ入力ミスやヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なデータを保持できます。
また、更新がオンタイムで行われるため、チーム全員が最新の契約情報に基づいて業務を進められます。
解決できる課題.3 契約データのセキュリティリスク
クラウドサインのセキュリティ対策とSPIRALのデータ管理が組み合わさることで、契約情報が安全に管理され、外部への漏洩リスク減少を期待できます。
契約データが常に保護されるため、企業内外に安心感が生まれます。
[Yoomとは]
ここから「クラウドサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する」自動化をYoomのフローボットテンプレートでの作り方を解説します。
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クラウドサインとSPIRALの連携フローの作り方
事前に準備するもの
連携作業の中で必要なものをご紹介します。
クラウドサイン
- ログイン情報（クラウドサインの操作に使います）
- クライアントID
SPIRAL
- アクセストークン
- SPIRALにログインして、管理画面にアクセスします。
- 「アカウント発行」＞「APIエージェント」に進み、新しいAPIエージェントを作成します。
- APIエージェントを作成すると、APIキー（アクセストークン）が発行されます。
- 発行後は、ステータスを有効化して使用可能にします。
＞公式サイト：APIエージェント管理
- アプリ
- SPIRAL内で対象となる「アプリケーション」を指します。
- レコードを追加するデータベース
- SPIRAL内でのデータベースを指し、アプリケーションの中で管理されるデータの保存先です。
ステップ1 マイアプリ登録
まず、連携するアプリをYoomに登録します。Yoomのワークスペースにログインいただき、メニューバーのマイアプリから新規接続ボタンをクリックします。
Yoomで接続できるアプリ一覧が表示されます。一番上の検索窓から今回接続するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めます。
クラウドサイン
「クラウドサイン」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されます。
必須項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックします。クラウドサインのマイアプリ登録はこれで完了です。
SPIRAL
「SPIRAL」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されたら取得しておいた文字列を入力します。
それぞれの欄に値を入力し、追加ボタンをクリックしたら、マイアプリ登録が完了です。
ステップ2 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックします。Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。
クラウドサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
試してみる
クラウドサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。
赤枠内のタイトルをクリックで設定画面に遷移します。
ステップ3 アプリトリガー「書類の締結が完了したら」
プロセスの1つ目をクリックしてください。クラウドサインで書類の締結が完了したらフローボットが起動する設定と、アウトプットを抽出します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。
- タイトル
- データベースのアプリ
- クラウドサインと連携するアカウント情報
- 実行アクション
→次へをクリック
(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガーの起動間隔
- 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
→テストをクリック →成功 アウトプットから書類IDなどが抽出されました。
→保存するをクリック
ステップ4 テキストデータから取得する「正規表現によるデータの抽出」
ここでは、書類タイトルから顧客名を取得します。
(1/1)操作条件の設定
- 抽出対象
- 編集欄をクリックすると、プルダウンが開き前のプロセスで取得したアウトプットが表示されます。その中から書類タイトルを選んでください。クリックすると自動で引用コードが埋め込まれます。
→テストをクリック →成功 アウトプットには書類タイトルから顧客名を取得できました。
→保存するをクリック
ステップ5 アプリと連携する「レコードを検索」
テンプレートの3つ目のプロセスをクリックします。SPIRALで管理している契約書情報から、更新するレコードを検索します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。
- タイトル
- データベースのアプリ
- SPIRALと連携するアカウント情報
- 実行アクション
→次へをクリック
(2/2)API接続設定
更新するデータベースの情報が必要になりますので、SPIRALの管理画面を開いておいてください。
- アプリID
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、候補が表示されます。選択するとIDが引用されます。
- または、SPIRALの管理画面から、上部メニューの「アプリ管理」または「アプリケーション管理」を選択します。アプリの一覧が表示されるので、対象となるアプリを選択します。アプリの詳細ページ内に、アプリIDが表示されているか、URLの末尾にアプリIDが含まれています。
- データベースID
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、候補が表示されます。選択するとIDが引用されます。
- または、SPIRALの管理画面で、「データベース管理」にアクセスします。アプリに紐づけられているデータベースの一覧が表示されますので、対象となるデータベースを選択します。データベース詳細ページや、データベースを開いた際に、データベースIDが確認できます。これもURLの末尾に表示されることが多いです。
- フィールドの識別名
- データベース内で管理されているフィールド（項目）が表示されます。この一覧の中から、追加したい情報がどのフィールドに対応するか確認します。
- 各フィールドには「識別名」または「フィールド名」として、データベースで使用されるフィールドの名称が表示されます。これがフィールドの識別名です。
フィールドの識別名はSPIRALのデータベース内でユニークなIDとして扱われており、Webflowからのデータをどのフィールドにマッピングするかを指定する際に必要です。
- 検索値
- こちらはあらかじめ設定済みです。2つ目のプロセスで取得した顧客名の正規表現の引用コードが埋め込まれています。
→テストをクリック →成功 アウトプットはレコードIDなどが取得できます。
→保存するをクリックします。
ステップ6 アプリと連携する「レコードを更新」
プロセスの4つ目をクリックします。ここでは、更新するSPIRALのデータベースを操作します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。
- タイトル
- データベースのアプリ
- SPIRALと連携するアカウント情報
- 実行アクション
→次へをクリック
(2/2)API接続設定
- アプリID
- ひとつ前の設定で入力したIDと同じ値を入力します。
- データベースID
- ひとつ前の設定で入力したIDと同じ値を入力します。
- レコードID
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、候補がピックアップされます。または、下記の方法でも取得可能です。
- データベースを開く：レコードIDを取得したいデータが保存されているフォーム、またはデータベースを開きます。
- レコードを表示する：データベース内のレコード一覧を表示します。SPIRALでは、各レコードには自動的に一意のID（レコードID）が付与されています。
- レコードIDの確認：レコードIDはデフォルトでレコードごとに表示されます。レコードIDの列が見つからない場合は、表示設定でレコードIDの列を有効にする必要があります。
◆レコード情報
- フィールドの識別名
- 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、候補がピックアップされます。または、下記の方法でも取得可能です。
- フィールド設定画面に移動：フォームやデータベースの編集モードに入り、フィールドの一覧を表示します。管理画面から、対象のフォームやデータベースの「フィールド設定」や「項目設定」などのセクションに移動してください。
- フィールドの詳細を確認：各フィールドには、ユーザーフレンドリーな「表示名」と「識別名」（フィールドIDや内部名）があります。フィールドの編集画面を開くと、識別名が表示されます。識別名（内部名） はシステム内部で使用される名前で、APIや他のシステムと連携する際に使用します。
- 値
- あらかじめ設定済みです。締結日時の引用コードが埋め込まれています。
→テストをクリック →成功
→保存するをクリックします。
ステップ7 アプリトリガーを【ON】にする
全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。
トリガーを【ON】にすると、設定完了です。こちらで連携作業は完了です！プログラミングを使わず、短時間で連携ができました。今回のテンプレートはこちらです。
クラウドサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
試してみる
クラウドサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
この自動化を使った活用シーン
今回紹介したフローボットテンプレートが役立つシーンを考察しました。どのポジションの方に恩恵があるのか、3つの課題解決シーンに分けてご紹介します。
1.契約管理を担当する方の手作業による二重入力と更新の手間を解消
クラウドサインで契約が完了すると、SPIRALに情報が自動的に更新されます。このフローでは、例えば以下のようなアウトプットをクラウドサインから取得できます。契約書ID、契約書タイトル、送信日時、締結日時などの情報が自動でSPIRALに反映されるため、手動でのデータ入力や更新が不要になり、管理業務の効率化が期待できます。また添付ファイルIDも自動で反映されるため、ファイルの確認や保存も一元化されます。
2.契約情報の入力ミスやデータの不正確さを防ぎ、管理者の負担も軽減
クラウドサインからSPIRALに契約情報が正確に反映されるため、契約内容や添付ファイルに関するデータの入力ミスを防ぐことができます。例えば、送信日時や締結日時などの重要なデータが自動的に反映されるため、常に最新の契約情報を管理できます。これにより、契約書や関連ドキュメントの確認作業がスムーズに進み、法的トラブルを未然に防ぐことが可能です。
3.契約データのセキュリティリスクを低減し、セキュリティ管理者も安心
クラウドサインで取り扱う契約データは、高度なセキュリティ対策によって保護されており、SPIRALに自動的に連携される際も安全性が確保されます。契約書IDや添付ファイルの情報が適切に管理され、不正アクセスや情報漏洩のリスクを減らすことができます。これにより、セキュリティ管理者は安心して契約データを運用できます。
もっと活用！クラウドサインとSPIRAL他の自動化3選
クラウドサインとSPIRALは、他にも自動化できるテンプレートがあります。
1. SPIRALからクラウドサインで契約書を自動送信
SPIRALからクラウドサインを使い、契約書の作成と送信を自動化します。SPIRALの情報を基に契約書を作成することで、入力ミスを防ぎ、手動作業を省略できます。チームの業務進行がスムーズになります。
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
2. クラウドサイン完了後にSalesforceの情報を自動更新
クラウドサインで契約が完了すると、Salesforceのデータが自動で更新されます。契約後のデータ入力を省き、顧客情報をリアルタイムで共有することで、業務効率が向上します。
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
3. freee サイン完了後にSPIRALの情報を自動で更新
freee サインで契約が完了したら、SPIRALに自動で情報が反映されます。手作業を省略し、契約情報をスピーディに更新できるため、チームの情報共有がスムーズに進みます。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
試してみる
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
まとめ
今回紹介したフローボットテンプレートを使えば、プログラミング不要で契約業務とデータ管理の自動化が可能になります。
契約後の二重入力の手間を削減し、データの正確性を保ち、さらにセキュリティ面でも安心です。
業務がスムーズに進み、ミスを減らし、全体の効率が飛躍的に向上するでしょう。
この自動化は、今からでもすぐに取り入れられます。ぜひ下のバナーをクリックして、業務効率化を促進しましょう！
クラウドサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
試してみる
クラウドサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
では、またお会いしましょう！
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