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業務のデジタル化が進む中、日々の申請や承認業務を効率化する仕組みが求められています。
特に、書類の保管や管理作業は煩雑になりがちで、業務負担やヒューマンエラーの原因となることもあります。
そのため、今回はコラボフローとGoogle Driveを連携させ、申請が承認された際に自動で申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする方法をご紹介します。
この自動化により、業務の効率化とヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、ノーコードで連携する設定方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
コラボフローでの申請承認が自動化されることで、担当者の手作業が削減され、スムーズな業務の進行が期待できます。
承認後のPDFアップロードも自動化されるため、二重作業やファイル管理の手間が省け、後の業務フローもスムーズに進行します。
たとえば、出張申請が承認された際に自動的に経費精算書のPDFがGoogle Driveに保存されることで、担当者は申請内容の確認に専念でき、経理処理のスピード向上も見込めます。
申請書類がGoogle Driveに自動アップロードされることで、情報が一か所に集約されます。
これにより、必要な書類をすぐに検索・参照でき、紙媒体のような散逸リスク回避が期待できます。
例えば、契約書の承認後、契約管理フォルダにPDFが自動保存されることで、契約更新や監査時の確認が迅速に行え、業務効率の向上にもつながります。
自動アップロードによって手動入力の必要がなくなり、ミスが起きにくくなります。
これにより、業務の正確性が向上し、修正作業に費やす時間の削減が期待できます。
例えば、購買申請が承認されると見積書PDFが適切なフォルダに自動保存され、誤った場所への保存やファイルの見落とし防止が期待できます。
ここからは、Yoomのテンプレート【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
すでにアカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得してください。
ログイン後、設定から「システム環境エリア」を選択します。
「環境設定」を選択します。
画面下の『REST API』項目に必要事項を入力し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。
これで取得できたAPIキーをユーザーIDを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせた文字列をBASE64でエンコード化しておきます。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「コラボフロー」と「Google Drive」を１つずつ検索します。
コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。
同様にGoogle Driveを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
こちらのバナーをクリックします。
1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されればコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能ですので、適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
また、テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
そのためコピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開けます。
「アプリトリガー 経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
1) アクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) Webhook URLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行ってください。
Webhookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、完了後「テスト」をクリックします。
コラボフローの設定方法については、以下を参考にしてください。
経路のWebhook設定 – コラボフローサポート
3)テスト成功後、アウトプット下にある「+取得する値を追加」をクリックし、次のステップに必要なアウトプット情報を追加します。
詳しくは以下を参考にしてください。
コラボフローの「添付ファイルのダウンロード」アクションの設定方法について | Yoomヘルプセンター
4)アウトプット情報を追加後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 添付ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「添付ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほど取得したコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 添付ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「添付ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
フォルダIDはアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
また、ファイル名はコラボフローのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもコラボフローやGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する
このテンプレートは、コラボフローで申請承認後、Outlookでの自動通知が可能になります。
例えば、営業部で承認された契約申請が総務部にOutlook経由で自動通知される設定が可能です。
これにより、連絡漏れを防ぎ、手続きのスピードアップや業務効率化向上が期待できます。
さらに、手動作業の削減によるミスの防止や従業員の負担軽減も見込めます。
2.コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
このテンプレートは、コラボフローで申請が行われた際に、自動でkintoneにタスクを追加することが可能です。
例えば、営業部で承認された契約申請が総務部にOutlook経由で自動通知される設定が可能です。
これにより、連絡漏れを防ぎ、手続きのスピードアップや業務効率化が期待できます。
さらに、チーム間の連携がスムーズになり、業務全体の効率化も見込めます。
3.コラボフローで承認が完了したら、Googleスプレッドシートのレコードを更新する
このテンプレートは、コラボフローで承認が完了した際に、Googleスプレッドシートのレコードを自動更新することができます。
例えば、人事部で採用申請が承認されると、総務部のスプレッドシートに採用者情報が自動反映されます。
この自動化により、「手動入力の削減とデータの正確性向上が見込めます。
さらに、リアルタイムでの情報共有が可能になり、業務スピードの向上や連携の効率化が期待できます。
このブログでは、コラボフローとGoogle Driveを連携し、申請が承認された際に申請書類をPDF化してGoogle Driveへ自動保存する方法を紹介しました。
この仕組みにより、手動でのファイル保存作業を省き、書類管理の効率化が見込めます。
また、自動化によってヒューマンエラーを防ぎ、重要な申請書類を確実に管理できる点が大きなメリットです。
特に、日々多くの申請を処理する企業やチームにとって、この仕組みは業務負担の軽減につながるはずです。
さらに、Yoomというノーコードツールを使用して連携設定を行うことで、初心者でも簡単に自動化を実現できます。
業務効率の向上や時間短縮を目指す方は、ぜひこの機会にコラボフローとGoogle Driveを活用した業務の自動化を試してみてください。
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