・
ビジネスの現場では、効率的な情報共有と業務の自動化がますます重要視されています。
例えば、複数の承認者が関わる各種申請プロセスなどの場合、コラボフローのようなワークフロー業務をデジタル化するツールを活用し効率化を図っている企業も多いでしょう。
ただし、承認結果を別システムにまとめる際は、時間や手間がかかってしまいますよね。
そこで本記事では、コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携し、申請承認時にレコードを自動追加する方法をご紹介します。
コラボフローでの申請が承認された際に、Google スプレッドシートに自動でレコードを追加できれば、手作業の手間を省き、より正確なデータ管理が可能になります。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
Yoomには、コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
コラボフローで申請が承認された際にGoogle スプレッドシートへ自動的にデータを追加する仕組みを構築することで、手作業による入力業務が不要になり、業務効率の向上が期待できます。
手動でデータを入力する場合、作業に時間がかかるだけでなく、誤字や記載漏れなどヒューマンエラーが発生するリスクもあります。
ですが、このアプリ連携を導入することで、転記が自動化され、作業時間を削減しながらデータの正確性を保つことが可能です。
例えば、経費精算の申請内容をGoogle スプレッドシートに登録する場合、管理者は入力業務から解放され、データの確認のみに専念でき、入力ミスによる再確認作業や修正対応の時間を削減できると予想されます。
特に、申請量が多いプロジェクトや複数部門の連携が必要な場面で効果を発揮するでしょう。
申請が承認されるたびにGoogle スプレッドシートへ自動反映されることで、情報がGoogle スプレッドシートで一元管理されるため、チーム全体での素早い情報共有が期待できます。
例えば、複数チームが関与するプロジェクトでは、各メンバーが最新の申請状況をすぐに把握できる環境が求められるでしょう。
そこで、アプリ連携を活用して申請データをGoogle スプレッドシートに自動追加することで、確認の手間を省き、関係者全員が同じデータをもとに業務を進めることが可能です。
これにより、申請に対する認識のズレや誤解を軽減し、コミュニケーションの効率化が期待できます。
自動化により、コラボフローで申請した承認データがGoogle スプレッドシートに蓄積されることで、報告書作成時間が削減できるかもしれません。
通常、申請データを手作業で収集する場合、必要な情報を探し出す時間やデータの確認作業に手間がかかりがちです。
しかし、コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させることで、すべての承認履歴が整理された状態で記録されるため、必要なデータを素早く準備できる可能性があります。
最新の承認状況が自動的に反映されているため、報告書作成の作業がスムーズに進み、時間と労力の削減が実現するでしょう。
コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携することで、申請の承認情報を自動で記録するプロセスを簡単に構築できます。
例えば、コラボフローで特定の申請が承認されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるように設定することが可能です。これにより、手作業によるコピー＆ペーストや入力ミスを減らし、データの正確性を保ちながら作業効率を向上させることができます。
ここでは、コラボフローとGoogle スプレッドシートを組み合わせた具体的な自動化のユースケースをご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックして確認してみてください！
コラボフローで特定の申請が承認されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるフローです。
これにより、手作業によるコピー＆ペーストが不要になり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
また、データの正確性を保つことにもつながります。
それでは、さっそくコラボフローとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。もしアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は「コラボフローで申請が承認されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する」フローの作り方を解説します！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
検索窓に「コラボフロー」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
新規登録画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
アクセストークンに必要なAPIキーはコラボフローの設定から取得できます。
コラボフロー画面右上の歯車マークをクリックして「システム管理エリア」を選択します。
次に「環境設定」をクリックしてください。
画面を下にスクロールし、「REST API」の「登録」からAPIキーを発行します。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）
発行したAPIキーを利用して「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」の文字列にしてBase64 でエンコードしてください。
※Base64 については「Base64エンコードとは」で解説しています。
エンコード後の文字列を「アクセストークン」に入力して「追加」をクリックすると、コラボフローのマイアプリ連携が完了します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、本章の冒頭にあるナビをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
今回は手軽に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、お使いのYoom画面に自動でテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
Webhookを設定し、コラボフローで情報を取得します。
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしてください。
次のページで、連携するアカウント情報とアクションを確認してください。
設定内容を確認したら、「次へ」をクリックしてください。
次に、表示されているWebhookURLをコピーし、コラボフロー内で設定を行ってください。
詳しくは、コラボフローの公式サイトをご確認ください。
設定が完了したら、コラボフローで申請の承認操作を行ってから「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように「アウトプット（取得した値）」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
取得した値を確認したら保存しましょう。
次に、コラボフローから申請データを取得する設定を行います。
「申請内容の詳細を取得」をクリックしてください。
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認後、「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定を行います。
「インスタンス名」と「アプリケーションコード」は、注釈を参照し、URLから引用してください。
「文書ID」は、入力欄をクリックして「取得した値」からを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
