コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携して、コラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを自動追加する方法

ステップ1. コラボフローとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まず、コラボフローとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」から設定をコラボフローを検索してください。

「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。

アクセストークンに必要なAPIキーはコラボフローの設定から取得できます。
コラボフロー画面右上の歯車マークをクリックして「システム管理エリア」を選択します。

次に「環境設定」をクリックしてください。

画面をスクロールダウンし「REST API」の「登録」からAPIキーを発行することができます。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）
発行したAPIキーを利用して「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」の文字列にし BASE64 でエンコードしてください。
※BASE64 についてはこちらで解説しています。
エンコード後の文字列を「アクセストークン」に入力して「追加」をクリックすると、コラボフローのマイアプリ連携が完了します。

次に「+新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

「Sign in with Google」をクリックし、サインイン操作を行ってください。

アクセスを許可することで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2. コラボフローでWebhookを設定する

Webhookを設定し、コラボフローで情報を取得します。
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックしてください。

次のページで「コラボフローと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

次に、表示されているWebhookURLをコピーし、コラボフロー内で設定を行なってください。
なお、コラボフローのWebhook設定方法はこちらで詳しく解説しています。
設定が完了したら、コラボフローで申請の承認操作を行ってから「テスト」をクリックしてください。

コラボフローから取得した方法を、アウトプットで確認し「保存する」をクリックしてください。

ステップ3. コラボフローからデータを取得する

次に、コラボフローから申請データを取得する設定を行います。
「申請内容の詳細を取得」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

APIの接続設定を行います。
「インスタンス名」と「アプリケーションコード」は、注釈を参照し、URLから引用してください。
「文書ID」は、入力欄をクリックし表示された候補から文書IDを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

Google スプレッドシートにデータを追加するため、アウトプットの項目を基に画像のようなシートを作成しました。
ここまでの準備ができたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4. Google スプレッドシートにデータを追加する

次に、Google スプレッドシートにデータを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報を確認しましょう。

「データベースの連携」にて、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を設定します。

入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当項目を選択し「次へ」をクリックしてください。

「追加するレコードの値」にて、追加するデータの設定を行います。
入力欄をクリックして、候補から追加するデータを選択してください。
追加後に、「テスト」をクリックしましょう。

‍

指定したGoogle スプレッドシートにデータが自動追加されていることを確認したら、「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これでコラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードが自動追加されます。

コラボフローやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する

Google スプレッドシートのユーザー情報を基に、コラボフローに新規登録が行われる仕組みを構築できます。これにより、手動入力の手間が省け、業務効率の向上が期待されます。

2. コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する

コラボフローで承認された申請内容をもとに、Gmailで通知を送信するプロセスがサポートされます。これにより、関係者間で承認結果が正確に共有される環境が整います。

3. コラボフローで申請が承認されたらSalesforceにTodoを追加する

コラボフローで承認済みの申請内容に応じてSalesforceにToDoが作成され、タスク管理やフォローアップ業務の効率化が期待されます。申請情報を活用した業務プロセスの迅速化がサポートされます。

まとめ

コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携することで、申請承認後のデータ管理が自動化され、業務効率や情報共有の向上が期待されます。
また手作業によるデータ転記の手間やミスを防ぎ、報告書作成の準備時間短縮がサポートされます。
すでにコラボフローを使用している企業も、このアプリ連携を導入することで、より効率的かつ正確性のあるデータ管理体制が整えられるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください。

‍