ビジネスの現場では、効率的な情報共有と業務の自動化がますます重要視されています。
そこで本記事では、コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携し、申請承認時にレコードを自動追加する方法をご紹介します。
とにかく早く試したい方へ Yoomには、コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
コラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認されるたびに、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、コラボフローで特定の申請が承認されると、自動でその内容がGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるため、手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローの承認データをGoogle スプレッドシートで管理している総務や経理担当の方 申請・承認に関連する業務の効率化やペーパーレス化を推進している情報システム部の方 手作業によるデータ転記でのミスをなくし、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認後、自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてコラボフローの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を設定し、申請が承認されたことをフローボットの起動条件とします。 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の具体的なデータを取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した申請データを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートのID、シートID、および各列に追加する値を任意で設定してください。 ■注意事項
コラボフロー、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
こんな方におすすめ
普段からコラボフローとGoogle スプレッドシートを活用している企業
コラボフローで承認されたデータをGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じている方
コラボフローの承認情報をGoogle スプレッドシートで効率的に共有したいプロジェクトマネージャー
Google スプレッドシートを活用して、ワークフロー承認後の報告書作成のデータ収集を簡略化したい方
コラボフローとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体例
メリット1：業務効率の向上 コラボフローで申請が承認された際にGoogle スプレッドシートへ自動的にデータを追加する仕組みを構築することで、手作業による入力業務が不要になり、業務効率の向上が期待できます。
ですが、このアプリ連携を導入することで、転記が自動化され、作業時間を削減しながらデータの正確性を保つことが可能です。
メリット2：データの一元管理による情報共有の強化 申請が承認されるたびにGoogle スプレッドシートへ自動反映されることで、情報がGoogle スプレッドシートで一元管理されるため、チーム全体での素早い情報共有が期待できます。
そこで、アプリ連携を活用して申請データをGoogle スプレッドシートに自動追加することで、確認の手間を省き、関係者全員が同じデータをもとに業務を進めることが可能です。
メリット3：報告書の作成時間の短縮 自動化により、コラボフローで申請した承認データがGoogle スプレッドシートに蓄積されることで、報告書作成時間が削減できるかもしれません。
しかし、コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させることで、すべての承認履歴が整理された状態で記録されるため、必要なデータを素早く準備できる可能性があります。
コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携してできること コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携することで、申請の承認情報を自動で記録するプロセスを簡単に構築できます。
ここでは、コラボフローとGoogle スプレッドシートを組み合わせた具体的な自動化のユースケースをご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックして確認してみてください！
コラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する コラボフローで特定の申請が承認されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるフローです。
コラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認されるたびに、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、コラボフローで特定の申請が承認されると、自動でその内容がGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるため、手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローの承認データをGoogle スプレッドシートで管理している総務や経理担当の方 申請・承認に関連する業務の効率化やペーパーレス化を推進している情報システム部の方 手作業によるデータ転記でのミスをなくし、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認後、自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてコラボフローの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を設定し、申請が承認されたことをフローボットの起動条件とします。 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の具体的なデータを取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した申請データを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートのID、シートID、および各列に追加する値を任意で設定してください。 ■注意事項
コラボフロー、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
コラボフローとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう それでは、さっそくコラボフローとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。もしアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム コラボフロー Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は「コラボフローで申請が承認されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する」フローの作り方を解説します！
コラボフローとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
コラボフローのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONにしてフローの動作確認
コラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認されるたびに、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、コラボフローで特定の申請が承認されると、自動でその内容がGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるため、手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローの承認データをGoogle スプレッドシートで管理している総務や経理担当の方 申請・承認に関連する業務の効率化やペーパーレス化を推進している情報システム部の方 手作業によるデータ転記でのミスをなくし、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認後、自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてコラボフローの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を設定し、申請が承認されたことをフローボットの起動条件とします。 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の具体的なデータを取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した申請データを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートのID、シートID、および各列に追加する値を任意で設定してください。 ■注意事項
コラボフロー、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
ステップ1：コラボフローとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
コラボフローの場合 検索窓に「コラボフロー」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
新規登録画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
次に「環境設定」をクリックしてください。
画面を下にスクロールし、「REST API」の「登録」からAPIキーを発行します。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）Base64エンコードとは
エンコード後の文字列を「アクセストークン」に入力して「追加」をクリックすると、コラボフローのマイアプリ連携が完了します。
Google スプレッドシートの場合 Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、本章の冒頭にあるナビをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー ここから、実際にフローを作っていきましょう！
コラボフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
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■概要
コラボフローで申請が承認されるたびに、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、コラボフローで特定の申請が承認されると、自動でその内容がGoogle スプレッドシートにレコードとして追加されるため、手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローの承認データをGoogle スプレッドシートで管理している総務や経理担当の方 申請・承認に関連する業務の効率化やペーパーレス化を推進している情報システム部の方 手作業によるデータ転記でのミスをなくし、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認後、自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になり、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてコラボフローの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を設定し、申請が承認されたことをフローボットの起動条件とします。 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の具体的なデータを取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した申請データを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートのID、シートID、および各列に追加する値を任意で設定してください。 ■注意事項
コラボフロー、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
クリックすると、お使いのYoom画面に自動でテンプレートがコピーされます。
ステップ3：コラボフローのトリガー設定 Webhookを設定し、コラボフローで情報を取得します。
次のページで、連携するアカウント情報とアクションを確認してください。
タイトル：自由に編集可能です。
アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
トリガーアクション：テンプレート通りに「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択します。
設定内容を確認したら、「次へ」をクリックしてください。
次に、表示されているWebhookURLをコピーし、コラボフロー内で設定を行ってください。公式サイト
設定が完了したら、コラボフローで申請の承認操作を行ってから「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように「アウトプット（取得した値）
※取得した値とは？
取得した値を確認したら保存しましょう。
ステップ4：コラボフローのアクション設定 次に、コラボフローから申請データを取得する設定を行います。
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
タイトル：自由に編集可能です。
アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
アクション：テンプレート通りに「申請内容の詳細を取得」を選択します。
設定内容を確認後、「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定を行います。
「インスタンス名」と「アプリケーションコード」は、注釈を参照し、URLから引用してください。
テストに成功したら任意で詳細設定を行い、「保存する」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートにコラボフローのデータを追加するため、取得した値の項目をもとに画像のようなシートを作成しました。
ここまで準備ができたら、次のステップに進みます！
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定 次に、Google スプレッドシートにデータを追加する設定を行います。
連携するアカウント情報とアクションを確認しましょう。
タイトル：自由に編集可能です。
アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
アクション：テンプレート通りに「レコードを追加する」を選択します。
「データベースの連携」にて、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を設定します。
「追加するレコードの値」にて、追加するデータの設定を行います。
指定したGoogle スプレッドシートにデータが自動追加されていることを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認 全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
これで、フローが稼働しました。
Google スプレッドシートのデータをコラボフローに連携したい場合 今回は、コラボフローからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからコラボフローへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する Google スプレッドシートに新しいユーザー情報が追加されたタイミングで、自動的にコラボフローへ登録するフローです。
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・業務で使用するアプリのアカウント情報を管理する事務職の方
・シートの同時編集で最新の情報をいち早くチームに反映させるチームの責任者
2.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に使用しているツールのアカウント情報を管理する場に適しています。
業務の手間をなるべく省き、生産性の高い業務へ時間を割きたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローやGoogle スプレッドシートを活用したその他の自動化例 コラボフローやGoogle スプレッドシートを活用した自動化は、今回ご紹介した「コラボフローで申請が承認されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する」以外にも様々な業務に応用できます。
コラボフローを使った便利な自動化例 コラボフローをSalesforceやkintone、Slack、Dropbox、クラウドサインなど様々なサービスと連携させることで、申請承認後の処理や帳票作成、タスク登録、ファイル管理まで一連の業務を自動化できます。
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する
試してみる
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで帳票を作成し、作成した帳票をメールで送付するフローボットです。
コラボフローを使用してエクセルを基にした帳票を作成したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・kintone、コラボフローそれぞれとYoomを連携してください。
・コラボフローの「帳票出力オプション」が必要です。
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローで承認された申請書類の管理を手作業で行っている方 申請書類のGoogle Driveへの保存漏れや命名規則の統一に課題を感じている方 ワークフローシステムとクラウドストレージの連携を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認後、自動でGoogle Driveにファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存忘れや、ファイル名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションでコラボフローの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、承認された申請書類を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローの「添付ファイルをダウンロード」オペレーションでは、トリガーで受け取った情報をもとにダウンロード対象のファイルを指定できます。 Google Driveへのアップロード設定では、保存先のフォルダを任意で指定できるだけでなく、取得した情報を用いてファイル名を自動で生成することも可能です。 ■注意事項
コラボフローとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで申請が承認されたらSalesforceにTodoを追加する
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■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、Salesforceへの情報登録や担当者へのタスク割り当てを手作業で行っていませんか。この一連の作業は、対応の遅れや入力ミスを招く可能性があり、スムーズな業務連携の妨げになることもあります。このワークフローを活用することで、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Salesforceへ自動でToDoが登録されるため、手作業による手間を省き、迅速で正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローとSalesforceを連携させ、申請後のタスク管理を効率化したい方 手作業による情報登録での抜け漏れや対応遅延に課題を感じているご担当者様 部門間のスムーズな情報共有と、業務プロセスの自動化を推進したい管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認後、SalesforceへのToDo登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手動でのデータ入力に伴う転記ミスや担当者の設定間違いといったヒューマンエラーをなくし、タスク管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定します。 続けて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得する」アクションを設定し、ToDo作成に必要な情報を取得します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトにToDoを登録する」アクションを設定し、取得した情報を基にToDoを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローの「申請内容の詳細を取得オペレーション」で、ご利用の環境に合わせてインスタンス名やアプリケーションコードなどを設定してください。 ToDo登録の際に、コラボフローから取得した情報をSalesforceの件名やコメント欄に反映させるか、自由に設定できます。 ■注意事項
コラボフローとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Dropboxにファイルが追加されたらOCRし、コラボフローで申請書を申請する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書などの書類の内容を確認し、コラボフローで都度申請書を作成する作業に手間を感じていませんか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxへのファイル追加をきっかけにOCRが内容を自動で読み取り、コラボフローの申請書を申請します。コラボフローのAPI連携などを活用して一連の申請業務を自動化し、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxとコラボフローを利用した申請業務で、手入力の手間を削減したい方 コラボフローのAPI連携などを活用して、一連の申請フローの自動化を実現したい方 紙やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務プロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加からコラボフローでの申請までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 OCRによるデータ抽出と、コラボフローのAPIを活用した自動申請により、手作業による転記ミスや申請漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとコラボフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、抽出したデータを申請書の項目にマッピングして申請します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたいファイルの種類に応じて、抽出する項目を任意でカスタマイズすることが可能です。 コラボフローの「申請書を申請」アクションでは、申請書の各項目に固定値を設定したり、前のステップでOCR機能が読み取ったテキストを変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。 ■注意事項
Dropbox、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する
試してみる
■概要
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで取引先の案件管理を行なっている方
・営業担当やアシスタント
・案件チームのリーターや責任者
・業務自動化を目指している事務職員
・月末処理に活用している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
帳票類の作成をするためには多くの確認事項や入力項目があり、素早くミスなく作成することはとても困難なことです。
入力の手間をなくし、帳票類の作成を登録してある内容を引用て自動で申請を完了したいと思う方にこのフローは最適です。フローを使用することで、Mazricaの登録内容を指定の箇所に入力し、自動で見積書を申請できます。
■注意事項
・Mazrica、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、コラボフローにユーザー情報を追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの情報共有は活発に行われる一方で、特定の投稿内容をもとにコラボフローへ手作業でユーザー情報を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による入力ミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があった際に、コラボフローへのユーザー情報追加を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの投稿を基に、コラボフローへ手動でユーザー情報を登録している方 Microsoft Teamsとコラボフロー間の情報連携を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方 手作業による情報登録のミスを減らし、データの正確性を高めたいシステム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの特定条件に合う投稿をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。 手動でのデータ入力に伴う登録情報の誤りや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとコラボフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：メッセージに特定のキーワードが含まれるなど）に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。 オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から必要な情報（例：氏名、メールアドレスなど）を抽出します。 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションを設定し、抽出したデータを用いてコラボフローに新しいユーザー情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能において、Microsoft Teamsのメッセージ内容など、どのような条件で後続の処理を実行するかを任意で設定してください。 AI機能でテキストからデータを抽出する際、Microsoft Teamsのメッセージのどの部分から、具体的にどのような項目（氏名、部署名など）を抽出するかをカスタマイズしてください。 コラボフローにユーザー情報を登録するアクションで、登録するユーザーID、氏名、パスワードなどの各項目を、実際の運用に合わせて設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
クラウドサインで書類が締結したら、コラボフローで申請書を申請する
試してみる
■概要
クラウドサインで重要な契約書が締結された後、関連する申請業務をコラボフローで手作業で行っていませんか？この一連の作業は、迅速かつ正確性が求められる一方で、入力の手間や他の業務との兼ね合いで対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、コラボフローでの申請書作成・申請までを自動化でき、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
クラウドサインとコラボフローを利用し、契約締結後の申請業務を手作業で行っている方 契約関連業務の抜け漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたいと考えている法務・総務担当者の方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインでの書類締結が完了すると、自動でコラボフローへの申請が行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での情報転記や申請作業がなくなることで、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、クラウドサインとコラボフローをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。これにより、クラウドサインで書類が締結されるとフローが起動します。 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結された書類に関する情報を取得します。 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、取得した書類情報を基にコラボフローで申請を行います。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
クラウドサインのトリガー設定において、「書類の締結が完了したら」アクションの起動を確認する間隔を、業務の特性やリアルタイム性の要求度合いに応じて任意で設定してください。 ■注意事項
クラウドサイン、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで申請が完了したらSlackに通知する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にSlackに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事 をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のチャンネルを設定します。
■注意事項
・ フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとSlackそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで、承認漏れや業務ミスを防ぐことができるアプリです。
作業にかかる時間を省いて、コア業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・コラボフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで入社申請が承認されたらマネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する
試してみる
■概要
コラボフローで入社申請が承認された後、関連部署への情報共有や各種ツールへの従業員情報登録など、手作業のプロセスが残っていませんか。こうした手作業は、対応漏れや入力ミスの原因となり、人事・総務担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Fileforceに格納された入社関連書類を定期的にチェックし、担当者へGmailで自動通知できます。手作業による連携業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローでの承認後、書類連携などの手作業に手間を感じている人事・総務担当者の方 Fileforceで書類を管理しており、関係者への共有や通知を自動化したいと考えている方 入社手続きにおける情報連携のミスや漏れを防ぎ、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュール設定に基づきFileforceを自動で確認し通知するため、これまで手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの添付ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、FileforceとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを定期実行するタイミング（例：毎日9時）を設定します。 次に、オペレーションでFileforceの「ファイルを取得」アクションを設定し、指定したフォルダからファイル情報を取得します。 続いて、オペレーションでFileforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをYoom内にダウンロードします。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して関係者にメールで通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。 メールの件名や本文には、前のステップでFileforceから取得したファイル名といった動的な情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを設定したりできます。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例 Google スプレッドシートをHRMOSやfreee人事労務、Zoom、Discord、OpenAIなど多様なサービスと連携させることで、データ収集から通知、契約書作成、ミーティング生成までを自動化できます。
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら、CloudflareでMemberを削除する
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■概要
従業員の退職に伴うアカウント管理、特にCloudflareのような重要なサービスでの作業は、手作業だと手間がかかり、対応漏れはセキュリティリスクにも繋がります。この手作業での対応は、担当者にとって大きな負担となる場合があります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している従業員情報を更新するだけで、Cloudflare APIを通じて自動でメンバーを削除できます。手作業によるアカウント管理の負担を軽減し、効率的で安全な運用を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Cloudflareを利用しており、従業員の入退社に伴うアカウント管理を効率化したい方 Google スプレッドシートで従業員リストを管理し、手動での情報反映に手間を感じている方 CloudflareのAPIを活用して、アカウント削除プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報が更新されると、Cloudflareのアカウントが自動で削除されるため、手作業での対応時間を短縮することができます。 手動でのアカウント削除作業で発生しがちな、削除漏れや対象者の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、CloudflareとGoogle スプレッドシートをYoomに連携します。 トリガーにGoogle スプレッドシートを設定し、「行が更新されたら」を選択して、従業員情報が記載されたシートを監視対象とします。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の列（例：ステータス列）が「退職」になった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。 最後に、オペレーションでCloudflareの「Delete Member」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基に該当メンバーを自動で削除します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、従業員情報を管理している任意のスプレッドシートIDおよびシートIDを指定してください。 Cloudflareのオペレーション設定では、メンバー削除の対象となる任意のAccount IDを指定してください。
■注意事項
Cloudflare、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoomでミーティングを作成する
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■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストやイベント参加者リストをもとに、一件ずつZoomのミーティングを手作業で作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手動でZoomミーティングを設定している方 Google スプレッドシートとZoomを連携させる定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 手作業によるミーティングURLの払い出しミスや、共有漏れといった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Zoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業での情報転記が不要になるため、ミーティングの日時や招待情報などの入力間違いや、共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにミーティングを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成されたミーティングURLなどを元のシートに書き込みます。
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートID、およびシートIDを設定してください。 Zoomでミーティングを作成するアクションを設定する際に、ミーティング作成者となる任意のメールアドレスを設定してください。
■注意事項
Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HRMOSから休職情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方 HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方 休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HRMOSの画面からワンクリックで休職情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HRMOSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「社員詳細ページから起動」するよう設定します 次に、オペレーションでHRMOSの「社員の休職情報を取得」アクションを設定し、対象社員の情報を取得します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した休職情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのシートのどの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます HRMOSから取得した休職情報（氏名、期間など）を変数として指定の列に自動でマッピングするだけでなく、固定のテキスト（例：「対応中」など）を追加することも可能です ■注意事項
Google スプレッドシートに行が追加されたら、OpenAIで解析し結果を追加する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているテキストデータを、一つひとつ手作業でOpenAIに入力し、分析結果をまたシートにコピー＆ペーストする作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートのデータをOpenAIで分析する作業を、手動で行っている方 OpenAIとGoogle スプレッドシートを連携させ、顧客レビューなどの定性データを効率的に分析したい方 プログラミングの知識なしで、Google スプレッドシートとOpenAIの連携を簡単に実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへのデータ追加を起点に、OpenAIでの解析と結果の転記が自動で完結するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるコピー＆ペーストがなくなるため、データの入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、分析結果の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとOpenAIをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでOpenAIを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定します 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、OpenAIが生成したテキストを特定のセルに追記します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲を任意で設定してください OpenAIでテキストを生成するアクションでは、分析の目的に応じてプロンプトを自由にカスタマイズでき、トリガーで取得した情報を変数として利用することも可能です Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、結果を書き込みたいスプレッドシート、シート、更新対象のセルなどを任意で指定してください ■注意事項
Google スプレッドシート、OpenAIとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約 が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
Discordに送信された画像ファイルをOCRし、Google スプレッドシートに結果を追加する
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■概要
Discordに共有される画像の内容を手作業でテキスト化し、転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Discordに投稿された画像からテキストへの変換をOCR機能で自動化し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。これにより、定型的なデータ入力業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで共有された画像の内容を手動でテキスト化している方 画像からテキストへの変換と転記作業を自動化したい方 Google スプレッドシートへの定型的なデータ入力業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordへの画像投稿をトリガーに、テキスト化から転記までが自動実行されるため、手作業の時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに画像ファイルが添付されている場合のみ後続の処理が進むようにします。 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードした画像ファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、画像ファイルの中からテキストとして抽出したい範囲や項目を任意でカスタムできます。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで抽出したテキストデータだけでなく、日付などの固定値を入力したり、他の情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Discord、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
特定のスケジュールになったら、GoogleスプレッドシートのURLを添付し、メールで通知する
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■概要
特定のスケジュールになったら、週次進捗報告を管理しているGoogleスプレッドシートのURLを自動でメールに添付し、指定されたメールアドレスに送信するフローです。
メール本文の内容は、自由に構成することができます。
GmailやOutlookなどからメールを転送することでもご利用いただけます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 定期的な進捗報告の共有を自動化したい方
・チームリーダー
・部門マネージャー
・プロジェクトマネージャー
2. プロジェクトの進捗状況を迅速に把握し、チーム全体で共有したい方
・上級管理職
・部署リーダー
・クライアントマネージャー
3. 定期的なリマインダーを自動化し、チームメンバーのタスク管理を支援したい方
・チームコーディネーター
・オペレーションマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
・毎週の進捗報告を自動でメール送信することで、メールの送り忘れ防止・手作業の手間を省き、時間を節約できます。
・定期的なリマインダーにより、チーム全体が進捗報告を忘れずに提出することを確実にします。
■注意事項
・GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成する
試してみる
■概要
新しいメンバーが参加する際、Google Workspaceへのユーザー登録後に発生する契約書の作成や送付といった業務を手作業で行っていませんか？これらの定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー登録をきっかけに契約書作成から送付までの一連の流れを自動化できます。Google Workspaceを活用した業務の自動化を実現し、管理部門の作業効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー登録に伴う手作業に課題を感じている管理者の方 新入社員の契約書作成など、入社手続きを効率化したいと考えている人事担当者の方 Google Workspaceの自動化を通じて定型業務を減らし、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録後、自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類作成時の情報転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、契約書の雛形をもとに書類を作成します。 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成した契約書を対象のユーザーに自動で送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの書類発行オペレーションにて、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください。 同様に、発行した契約書を格納するGoogle DriveのフォルダIDも任意で設定が可能です。
■注意事項
Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
freee人事労務で従業員情報が作成されたら、Google スプレッドシートで雇用契約書を作成する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社する際の雇用契約書の作成業務に、手間や時間を要していることはないでしょうか。freee人事労務の情報を手作業で転記して書類を作成する場合、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、Google スプレッドシートを雛形にした雇用契約書が自動で生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
freee人事労務を利用し、雇用契約書の作成を手作業で行っている人事労務担当者の方 従業員情報の転記ミスを防ぎ、正確な雇用契約書を自動で生成したいと考えている方 入社手続き全体の効率化を進め、コア業務により集中したいバックオフィス責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務への情報登録を起点に雇用契約書が自動生成されるため、書類作成にかかっていた時間を短縮し、他の重要な業務に注力できます。 手作業による情報転記のプロセスがなくなることで、従業員情報の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、freee人事労務とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した従業員情報を元に雇用契約書を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
書類を発行するオペレーションでは、雇用契約書の雛形として、あらかじめ用意した任意のGoogle スプレッドシートのファイルを設定できます。 Google スプレッドシートの雛形に対し、freee人事労務から取得した従業員名や住所といった情報をどのセルに出力するかを自由に指定できます。 契約日など、毎回同じ情報を記載する項目については、固定値を設定することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、freee人事労務とYoomを連携してください。 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
フォームの回答をもとに契約書を作成して、Microsoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
フォームの回答内容を転記して契約書を作成し、Microsoft SharePointへ手動でアップロードする作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答をもとにした契約書作成や格納作業を手作業で行っているご担当者の方 Microsoft SharePointでの文書管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 契約書作成における転記ミスや、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から契約書作成、Microsoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるフォーム内容の転記ミスや、Microsoft SharePointへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得するフォームを作成します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとに契約書を生成します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成された契約書ファイルをアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで書類を発行する設定では、契約書の雛形として使用するスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定では、アップロード先となるサイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDを任意で指定してください
■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールが届いたらDeepSeekでテキストを生成し、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
メールで受信した情報をもとに手作業で文章を作成し、管理表に転記する業務に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
メールの内容を基にしたテキスト生成と転記作業を自動化したいと考えている方 DeepSeekのAPIなどを活用し、文章作成業務の効率化を図りたい方 Google スプレッドシートでの情報集約を手作業で行い、非効率を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からDeepSeekでのテキスト生成、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業にかかる時間を短縮できます 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、DeepSeekとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでDeepSeekを選択し、受信したメールの情報をもとに「テキストを生成」アクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、生成されたテキストを指定のシートに記録します 最後に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションで、処理が完了したことを関係者に通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekでテキストを生成するアクションでは、受信したメールの件名や本文などを活用し、目的に合わせたプロンプトを任意で設定してください Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、出力先となるスプレッドシートIDとシート名を任意で設定してください ■注意事項
まとめ コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携することで、申請承認後のデータ管理を自動化でき、業務効率や情報共有の向上が期待できます。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォーム
よくあるご質問
Q：申請の種類によって、記録先のGoogle スプレッドシートを分けられますか？
A：
はい、可能です。「分岐」の設定方法 「進行先を切り替える」の設定方法
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：
はい、可能です。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：「承認」以外のステータス（却下など）も記録できますか？
A：
はい、可能です。
受信時 却下時 否認時 差し戻し時（取り戻し含む※） 回覧確認時
