コラボフローとSalesforceを連携し、コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新する方法

ステップ1：コラボフローとSalesforceをマイアプリ連携

コラボフローとSalesforceをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からコラボフローを検索してください。

「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。

アクセストークンに必要なAPIキーはコラボフローの設定から取得できます。
コラボフローの画面右上にある歯車マークをクリックし「システム管理エリア」をクリックします。

次に「環境設定」をクリックしてください。

画面をスクロールダウンし「REST API」の「登録」からAPIキーを発行することができます。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）
発行したAPIキーを利用して「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」の文字列にし BASE64でエンコードしてください。
※BASE64についてはこちらで解説しています。
エンコードした文字列を「アクセストークン」に入力し「追加」をクリックすることで、コラボフローのマイアプリ連携が完了します。

次に、「+新規接続」からSalesforceを検索してください。テスト環境ではSalesforce（Sandbox環境）、本番環境ではSalesforceを選択してください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ログイン後にアクセス許可をすると、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：コラボフローで承認が完了したことを読み込む

次に、コラボフローで承認が完了したことを読み込む設定を行います。
「コラボフローで承認が完了したら」をクリックしてください。

次のページで「コラボフローと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

次に、表示されているWebhookURLをコピーしてコラボフロー内で設定を行なってください。
なお、コラボフローのWebhook設定方法はこちらで詳しく解説しています。
設定が完了したらコラボフローで申請の承認操作を行なってから「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Salesforceのレコードを更新する

次に、Salesforceのレコードを更新する設定を行います。
「リードオブジェクトのレコードを更新」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

API接続を設定します。
「リードID」は、注釈を参照しリード詳細ページのURLから該当箇所を引用してください。
「更新するレコード情報」の「更新対象項目」をクリックし、更新対象を選択してください。
「値」は、入力欄をクリックし表示された候補から更新する項目を選択してください。
設定後に「テスト」をクリックし、Salesforceのレコードが更新されていることを確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、コラボフローで承認が完了したらSalesforceのレコードが更新されます。

コラボフローを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する

コラボフローで申請が承認されるたびに、Outlookを通じて関係者へメールが送信されるため、手作業での通知作業を削減できます。
これにより、申請完了後の情報共有がスムーズになり、業務の流れが効率化されることが期待されます。

2. コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する

コラボフローで行われた申請内容を元にNotionにタスクを自動追加することで、手作業での登録の手間を削減できます。
チームメンバーがNotion上で申請内容を把握しやすくなり、対応の抜け漏れ防止がサポートされます。

3. コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する

コラボフロー上での申請データがMicrosoft Excelに自動で記録されることで、手動入力の負担を軽減し、データの一元管理がサポートされます。
これにより、Microsoft Excel上で申請の履歴を整理しやすくなり、業務の透明性向上が期待されます。

コラボフローとSalesforceの連携メリットと具体例

メリット1: 手作業の削減による業務の効率化

コラボフローで承認済みの申請内容をSalesforceに自動で反映させることで、手動での入力作業を削減し、業務の効率化が期待されます。
従来、申請が承認されるたびに担当者がSalesforceのデータを更新する必要があり、申請件数が増えるほど負担が大きくなっていました。
また、手動作業では処理の遅れや更新漏れが発生するリスクも考えられます。
この仕組みを導入することで入力の手間を削減し、スムーズなデータ管理がサポートされます。
特に、申請が頻繁に発生する企業では業務の流れが最適化され、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

メリット2: データ入力ミスの防止

コラボフローでの申請内容を確認しながら手作業でSalesforceのデータを更新する場合、誤入力や更新漏れが発生する可能性があります。
特に、数値の誤入力や変換ミスなど、些細なミスが業務全体の精度に影響を与えることもあります。
この仕組みを活用することで、承認済みの情報がSalesforceに自動で反映されるため、正確性の向上が期待されます。
例えば、契約内容や顧客ステータスの変更が自動で適用されることで、営業チームが常に最新の情報を把握し、スムーズに業務進行がサポートされます。
中でも顧客管理や請求処理を行う部門では、正確なデータが自動反映されることで、業務の信頼性が向上するでしょう。

メリット3: チーム内での情報共有の最適化

コラボフローで承認済みのデータがSalesforceに登録されることで、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
従来は、申請が承認されるたびに担当者がメールやチャットで関係者に報告する必要がありました。
この仕組みを導入することでコラボフローでの承認情報がSalesforce上に自動で反映されるため、関係者が必要なタイミングでデータを確認できるようになります。
例えば、マーケティングチームは広告経費の承認状況を把握しやすくなるため、広告作成の業務に取り掛かりやすくなると予想されます。
また、関係者全員がSalesforceで情報を閲覧できるため社内コミュニケーションの効率化にも貢献するでしょう。

まとめ

申請・承認後のデータ更新作業を手動で行うと時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生する可能性があります。
特に、頻繁に申請が発生する企業ではSalesforceのデータ管理が煩雑になりやすく、業務の負担が増えることが課題となるでしょう。
そこで、コラボフローとSalesforceを連携させることで承認済みの申請内容が自動で反映され、手作業の負担を軽減できます！
これにより、業務の正確性が向上しスムーズなデータ共有が実現され、業務全体の効率化につながるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！