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社内の申請・承認におけるフローの見直しは、業務効率を左右する重要な要素の一つです。
例えば、承認後に申請内容をデータベースに手動入力する場合は業務の負担が増加するだけでなく、ミスや情報の更新漏れが発生するリスクも伴います。
特に、複数の部門が関わる申請プロセスでは、適切なタイミングでデータが登録されていなければ、業務全体の流れが滞ってしまうこともあるでしょう。
そこで、本記事ではコラボフローで承認が完了したらSalesforceのレコードを自動更新する方法をご説明します！
この自動化を導入することで手作業の削減とデータの正確性向上が可能となり、業務プロセスがよりスムーズに進むことが期待されます。
このアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考にして試してみてください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで承認が完了したらSalesforceのレコードを更新する方法をご説明します！
[Yoomとは]
まず、コラボフローで承認が完了したことをコラボフローのAPIを利用して受け取ります。
その後、SalesforceのAPIを使いコラボフローのデータを受け取り、Salesforceのレコードを更新することで自動化できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Salesforceのレコードと連携させたい方
・承認完了後のSalesforceレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにSalesforceに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Salesforceのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がSalesforceにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
■注意事項
・コラボフロー、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コラボフローとSalesforceをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からコラボフローを検索してください。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
アクセストークンに必要なAPIキーはコラボフローの設定から取得できます。
コラボフローの画面右上にある歯車マークをクリックし「システム管理エリア」をクリックします。
次に「環境設定」をクリックしてください。
画面をスクロールダウンし「REST API」の「登録」からAPIキーを発行することができます。
「クライアント名」は、任意でテキストを設定してください。（例：Yoom連携用）
発行したAPIキーを利用して「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」の文字列にし BASE64でエンコードしてください。
※BASE64についてはこちらで解説しています。
エンコードした文字列を「アクセストークン」に入力し「追加」をクリックすることで、コラボフローのマイアプリ連携が完了します。
次に、「+新規接続」からSalesforceを検索してください。テスト環境ではSalesforce（Sandbox環境）、本番環境ではSalesforceを選択してください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ログイン後にアクセス許可をすると、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Salesforceのレコードと連携させたい方
・承認完了後のSalesforceレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにSalesforceに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Salesforceのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がSalesforceにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
■注意事項
・コラボフロー、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、コラボフローで承認が完了したことを読み込む設定を行います。
「コラボフローで承認が完了したら」をクリックしてください。
次のページで「コラボフローと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
次に、表示されているWebhookURLをコピーしてコラボフロー内で設定を行なってください。
なお、コラボフローのWebhook設定方法はこちらで詳しく解説しています。
設定が完了したらコラボフローで申請の承認操作を行なってから「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、Salesforceのレコードを更新する設定を行います。
「リードオブジェクトのレコードを更新」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続を設定します。
「リードID」は、注釈を参照しリード詳細ページのURLから該当箇所を引用してください。
「更新するレコード情報」の「更新対象項目」をクリックし、更新対象を選択してください。
「値」は、入力欄をクリックし表示された候補から更新する項目を選択してください。
設定後に「テスト」をクリックし、Salesforceのレコードが更新されていることを確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、コラボフローで承認が完了したらSalesforceのレコードが更新されます。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Salesforceのレコードと連携させたい方
・承認完了後のSalesforceレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにSalesforceに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Salesforceのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がSalesforceにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
■注意事項
・コラボフロー、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
コラボフローで申請が承認されるたびに、Outlookを通じて関係者へメールが送信されるため、手作業での通知作業を削減できます。
これにより、申請完了後の情報共有がスムーズになり、業務の流れが効率化されることが期待されます。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Outlookを日常的に利用している方
・Outlookで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
[コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する]テンプレートを活用することにより、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をOutlookでスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能になります。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・コラボフローとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローで行われた申請内容を元にNotionにタスクを自動追加することで、手作業での登録の手間を削減できます。
チームメンバーがNotion上で申請内容を把握しやすくなり、対応の抜け漏れ防止がサポートされます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフロー上での申請データがMicrosoft Excelに自動で記録されることで、手動入力の負担を軽減し、データの一元管理がサポートされます。
これにより、Microsoft Excel上で申請の履歴を整理しやすくなり、業務の透明性向上が期待されます。
■概要
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している総務部担当者
・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローで承認済みの申請内容をSalesforceに自動で反映させることで、手動での入力作業を削減し、業務の効率化が期待されます。
従来、申請が承認されるたびに担当者がSalesforceのデータを更新する必要があり、申請件数が増えるほど負担が大きくなっていました。
また、手動作業では処理の遅れや更新漏れが発生するリスクも考えられます。
この仕組みを導入することで入力の手間を削減し、スムーズなデータ管理がサポートされます。
特に、申請が頻繁に発生する企業では業務の流れが最適化され、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。
コラボフローでの申請内容を確認しながら手作業でSalesforceのデータを更新する場合、誤入力や更新漏れが発生する可能性があります。
特に、数値の誤入力や変換ミスなど、些細なミスが業務全体の精度に影響を与えることもあります。
この仕組みを活用することで、承認済みの情報がSalesforceに自動で反映されるため、正確性の向上が期待されます。
例えば、契約内容や顧客ステータスの変更が自動で適用されることで、営業チームが常に最新の情報を把握し、スムーズに業務進行がサポートされます。
中でも顧客管理や請求処理を行う部門では、正確なデータが自動反映されることで、業務の信頼性が向上するでしょう。
コラボフローで承認済みのデータがSalesforceに登録されることで、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
従来は、申請が承認されるたびに担当者がメールやチャットで関係者に報告する必要がありました。
この仕組みを導入することでコラボフローでの承認情報がSalesforce上に自動で反映されるため、関係者が必要なタイミングでデータを確認できるようになります。
例えば、マーケティングチームは広告経費の承認状況を把握しやすくなるため、広告作成の業務に取り掛かりやすくなると予想されます。
また、関係者全員がSalesforceで情報を閲覧できるため社内コミュニケーションの効率化にも貢献するでしょう。
申請・承認後のデータ更新作業を手動で行うと時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生する可能性があります。
特に、頻繁に申請が発生する企業ではSalesforceのデータ管理が煩雑になりやすく、業務の負担が増えることが課題となるでしょう。
そこで、コラボフローとSalesforceを連携させることで承認済みの申請内容が自動で反映され、手作業の負担を軽減できます！
これにより、業務の正確性が向上しスムーズなデータ共有が実現され、業務全体の効率化につながるでしょう。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
