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コラボフローとSalesforceの連携は、業務プロセスの効率化とタスク管理の自動化を実現するための強力な手段です。本記事では、コラボフローで申請が承認された際にSalesforceにToDoを自動追加する方法を解説します。この自動化により、手動でのタスク登録の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぐことが可能になります。
「コラボフローで申請が承認されたらSalesforceにToDoを追加する」という自動化により、手動でタスクを登録する必要がなくなり、作業時間が大幅に短縮されます。これにより、ミスを防ぎつつスムーズに次のアクションを実行できます。例えば、営業部門では見積承認後の案件のToDoが自動でSalesforceに追加されることで、重要なタスクを見逃すリスクを減らせます。特に、複数の案件を同時に扱う企業では、業務の抜け漏れを防ぐ効率的なワークフローの実現が期待できます。
ToDoの自動追加により、各タスクの責任者がSalesforce上で明確に特定されます。例えば、営業活動において新しい取引先の契約が承認された場合、その後の書類作成やスケジュール調整が具体的な担当者に割り当てられるため、「誰が何をすべきか」が曖昧になることを防ぐことができます。これにより、責任の所在が明確になり、効率的なタスク実行につながります。
業務自動化により、プロセスが一貫性を持って運用されるため、コンプライアンスが強化されます。申請の承認後にSalesforceへToDoが自動的に登録されることで、業務記録が正確に残り、必要に応じてその内容を確認できるようになります。例えば、金融機関や医療機関などの厳格な規制が求められる業界では、重要なタスクが確実に管理され、審査や監査の際に企業の透明性の確保につながります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで申請が承認されたらSalesforceにTodoを追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローのデータベースにレコードが登録されたことをコラボフローのAPIを利用して受け取り、 Salesforceの提供するAPIを用いてSalesforceにコラボフローで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて４つのプロセスで進めていきます。
・コラボフローとSalesforceのマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるコラボフローのトリガー設定と、その後に続くSalesforceのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにし、コラボフローとSalesforceの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずは、コラボフローをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、コラボフローを検索窓に入力し、表示される候補をクリックしてください。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
ユーザーIDとAPIキーを入力してください。
以上でコラボフローのマイアプリ登録が完了です。
続いてSalesforceのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、Salesforceと入力し、表示された候補をクリックしてください。
Salesforceのログイン画面が表示されるので、今回連携するアカウントでログインしましょう。
マイアプリにSalesforceが表示されます。
以上で今回使用するコラボフローとSalesforceのマイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
フローボットの画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面では、今回連携するコラボフローのアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
コラボフローでWebhookの設定を行う必要があります。
WebhookURLをコピーしコラボフローでの設定を行いましょう。
※コラボフロー内でのWebhookの設定方法はこちらをご確認ください。
設定が完了したらテストを実行し、テスト成功確認後「保存する」をクリックします。
続いてコラボフローで申請内容の詳細を取得するための設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面では「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
入力が完了したらテストを実行し、テスト成功確認後「保存する」をクリックします。
最後にSalesforceでToDoを登録するための設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面では、今回連携するSalesforceのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。
内容に従って入力を進めていきましょう。
入力出来たら「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
①コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する
コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信するフローです。このテンプレートを使用することで、コラボフローにアクセスして承認状況を確認していた方は、確認の手間が削減され、承認プロセスの効率化が期待できます。
②コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新する
コラボフローで承認が完了したら、Salesforceのレコードを更新するフローです。このテンプレートを使用することで、コラボフローでの承認完了をトリガーに、Salesforceのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率の向上が期待できます。
③ Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
Salesforceから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。このテンプレートを使用することで、手動でカレンダーに予定を追加したり、URLをメールで送信する必要がなくなるので作業時間の短縮につながります。
コラボフローとSalesforceの連携により、業務プロセスの効率化とタスク管理の自動化が実現します。手動でのタスク登録の手間を省き、責任範囲を明確にすることで、業務の抜け漏れを防ぎます。また、コンプライアンスの強化にも寄与し、特に規制の厳しい業界での透明性を確保します。
ノーコードで簡単に設定できるため、 ぜひ実際の業務にYoomを取り入れ、効率化を体験してくださいね！
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