経理や人事、営業部門で業務をされていて、請求書や従業員データの管理をもっと簡単にできないかな？といったお悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか？
手作業での作業を減らして、データ管理できればもっと作業の効率を上げられるのに！と思っている方には必見情報です！
今回は、コラボフローとBoxを連携させるメリットや、Yoomを活用してノーコードで簡単に連携できる方法と、実際のフローボット作成について詳しくご紹介していきます。
コラボフローとBoxを連携するメリット
メリット1: 手動で行なっていた業務を自動化
コラボフローとBoxを連携することで、帳票の出力やアップロード作業を自動化できるようになります。
手動での作業の場合、ミスが発生したり、漏れが出てくることもありますよね。
また事務作業の行程が多くなれば、時間も手間もかかり作業の効率を上げることが難しくなります。
そのような手間のかかる作業を削減することで、他の重要な業務に時間を費やすことができるようになります。
連携することにより、自動化できるので帳票を扱う経理や人事などお仕事を担当している方にはとても役立ちます！
メリット2: データの管理を一元化できる
コラボフローとBoxを連携すれば、コラボフローで帳票を出力して、Boxに帳票を自動アップロードする作業を自動化できるので情報管理を一元化することができます。
コラボフローの情報がすぐにBoxへ追加されるので、いつでもフレッシュな情報をチーム全体で確認することが可能になります。
データの管理を一元化できるので、情報が散らばることなく共有することができますね。
リモートワークを行なっているチームや様々な部署で連携して作業を行なっているプロジェクトのデータ管理便利さを痛感できます。
YoomでコラボフローとBoxを連携
コラボフローとBoxを連携すると業務効率がアップする！ということはお分かり頂けたと思います。
しかし連携するにも様々な連携方法があり、どれを使って連携するのか？という選択が必要になってきます。
連携する場合にも、プログラミングなどの専門的な知識や経験も必要になってくることも多いですよね。
悩んだり、検討していると、連携する作業に取りかかるまでに時間も労力もかかってしまい、結局自動化せずに業務を行なっている方もいると思います。
そのような悩みをYoomを活用することによって、すぐに解決できます。Yoomならプログラミング不要！簡単に連携、フローの作成ができます！
技術的なハードルが下がれば、簡単に自動化をすることが可能になりますね！
Yoomとは？
ノーコードで誰でも簡単にアプリを連携させて、業務のフローボットを作成できるサービスです。
Yoomは、すでにAPI連携がされているので、実行したいトリガーを選択して、アクションを設定していくだけで、フローボットの作成ができるようになります！
直感的なインターフェースを通じて作成できるので、難しい知識がなくても連携や設定を行うことができます。
連携するだけでも大変な作業を簡単に終らせて、業務にあったフローが作成できるところが、Yoomを活用する魅力の1つですね！
またYoomでは、そのまま編集すれば使うことができるテンプレートをたくさんご用意しています！
フローボットの作成が不安な方も、作成が進められる環境が整っています。
是非チャレンジしてみましょう！！
Yoomならノーコードで簡単にフローボットが作成できます！
アプリを連携させてフローボットを作成しましょう！事務作業の効率をアップできます。
まずはフリープランからお試しください。
Yoomのアカウント発行はこちらから。30秒で簡単に発行でき、無料ではじめられますよ。
誰でも簡単にフローボット作成ができるので、是非登録して一緒に画面を見ながら作成してみましょう。
コラボフローとBoxの連携フローの作り方
今回は「コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする」の作り方をご紹介します！
まずは作成する前に、下準備から行なっていきましょう。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してBoxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、帳票の出力からBoxへのファイルアップロードまでを完全に自動化し、書類管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方
- Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方
- 申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
■注意事項
- コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
ステップ1:マイプリ登録
1.コラボフローを連携させる
・Yoomでアカウト発行できたら、ログインしてワークスペースに入りましょう。
・ワークスペースへログインができたら、左上にあるマイアプリ→新規接続をクリックします。
・コラボフローを選択してください。
・アカウント名、アクセストークンを入力します。
・アクセストークンには、ユーザーIDとAPIキーを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせた文字列をBASE64でエンコード化して設定してください。
2.Boxを連携させる
・先程と同様に、マイアプリ→新規接続をクリックします。
・Boxを選択しましょう。
・Boxのログイン画面に移管しますので、ログインしましょう。
・アカウントへのログイン許可が出てくるので、Boxへのアクセスを許可するをクリックします。
以上でマイアプリ登録が完了しました！
次に、下のバナークリックしてテンプレートをコピーしましょう。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してBoxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、帳票の出力からBoxへのファイルアップロードまでを完全に自動化し、書類管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方
- Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方
- 申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
■注意事項
- コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
マイプロジェクトへテンプレートがコピーされました！
コピーが完了したら、「編集する」をクリックして設定していきましょう。
ステップ2:コラボフローのトリガー設定
1.連携アカウントとアクションを選択
・アプリトリガーのタイトルを入力しましょう。タイトルは任意でOKです。
・トリガーアクションは、「経路のWebhookを受信したら」を選択しましょう。
2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
・WebhookのURLをコピーして、コラボフローの管理画面で設定してください。
・設定が完了したら、Webhookイベントかトリガーとなるイベントを実行して、テストして保存します。
・コラボフローのWebhook設定方法はこちらを参考にしてください。
ステップ3:コラボフローのアクション設定
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルを入力しましょう。
・アクションは「帳票を出力する」を選択します。
2.API接続設定
・必須項目の入力を行います。
・インスタンス名は「https://cloud.collaboflow.com/timetech/index.cfm」というURLの場合、「timetech」がインスタンス名となります。
・アプリケーションコードはコラボフローのURL内に含まれる「app_cd=●●」部分がアプリケーションコードとなります。
・フォームIDは「アプリ設定 > フォーム設定」と進み、該当のフォームのフォームIDを設定してください。
・文書IDは先程のトリガー設定で取得した文章IDをアプトプットとして埋め込みましょう。
・帳票IDを候補から選択してください。
・入力が終わったら、テストして保存しましょう。
ステップ4:Boxのアクション設定
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは任意でOKです。
・アクションは「ファイルをダウンロード」を選択しましょう。
2.API接続設定
・ファイル名は、「見積書が承認されたら」で取得した文章タイトルをアウトプットとして埋め込みましょう。
・格納先フォルダのコンテンツIDを入力しましょう。
・コンテンツIDはURLからIDを確認できます。URLがhttps://*.app.box.com/folder/123の場合、コンテンツIDは123となります。
・ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」「出力した帳票ファイル」を選択しましょう。
・入力が終わったら、テストして保存します。
以上でフローボットの設定が完了しました！
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してBoxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、帳票の出力からBoxへのファイルアップロードまでを完全に自動化し、書類管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方
- Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方
- 申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
■注意事項
- コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
まとめ
いかがでしたでしょうか？コラボフローとBoxを連携することで、データの一元化や手動で行う事務を軽減させて、作業の効率をアップさせることができました！
またYoomを活用することで、難しい知識やプログラミング不要でアプリを連携できます。
今回はテンプレートを使用したフローボットの作成をご紹介しましたが、「はじめから作成する」からフローボットを作ることも可能です。
自分の業務にあったフローボットに、自由にアレンジやカスタマイズできる所が、Yoomを活用するメリットの1つですね。
是非この機会にYoomでコラボフローとBoxを連携させて、業務効率をアップさせましょう！
