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稟議書や申請書の確認後、新たに契約書を作成し相手に送付する作業は行程が多く担当者の時間を浪費させていることでしょう。
Yoomを活用したコラボフローとクラウドサインの連携により、申請内容を承認するだけで、契約書の作成から送付までの作業を一貫して行うことができます。
これにより、契約手続きのミスを防ぎ、業務のスピードアップを図ることができます。
この記事では、コラボフローで申請が承認された際に、クラウドサインで契約書を送付する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
自動化フローを取り入れることにより、コラボフロー側の申請内容がそのままクラウドサインを使った契約書に反映されるようになります。
これにより、手動での情報入力ミスや送付漏れの心配がなくなり、円滑に契約手続きを進めることが可能となるでしょう。
例えば、営業担当者が申請した書類を事務スタッフが承認した後、申請書の内容をもとに契約書が自動作成・送信されるため、重要書類の誤記載などのリスクを防げます。
また、正確な情報をもとに書類が作成されることで、2重確認の手間を省けます。
コラボフローでの申請承認をトリガーに、クラウドサインで契約書を自動作成・送信することで、担当者の手間を削減できます。
具体例として、これまで経理スタッフは発生した経費申請に対し、申請内容の確認と新規契約書へのデータの入力、該当する送付先の選択など、幾つかのプロセスを手動で行う必要がありました。
このフローを導入すると、コラボフロー側の承認を行うだけで契約書作成から送信までのプロセスが自動化されるので、担当者の日常業務の負担が軽減されます。
自動化フローの導入により、申請承認から契約締結まで一元管理でき、営業担当者はどの契約が進んでいるのかを理解しやすくなります。
また、契約状況を管理しやすくすることで、業務の遅延や契約漏れのリスクが軽減されます。
例えば、新入社員加入時に所属部門責任者が入社に関する申請を人事部門へ送り、人事スタッフはその内容を承認すれば、自動で契約書が作成され、該当する社員まで契約書を自動送付します。
このプロセスが一貫して行われることで、入社時の対応を迅速に完結できるでしょう。
では、「コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
コラボフローで申請を承認した後コラボフローのAPIを経由して情報を受け取り、その内容をもとにGoogle ドキュメントのAPIを用いて契約書を自動作成をします。その後、クラウドサインのAPIを経由して契約書を自動送付することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。
(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
まずはコラボフローの接続が完了しました。
(4)次に、Google ドキュメントのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
2つ目のGoogle ドキュメントの接続が完了しました。
(6)次はクラウドサインを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でクラウドサインのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(7)「アカウント名」と「クライアントID」を入力し、［追加］をクリックします。
クラウドサインのマイアプリ登録方法については、こちらのページをご確認ください。
クリック後、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは7つです。
(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで申請が承認されたらクラウドサインで契約書を送付する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)続いて、3つ目のアクション「書類を発行する」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)「雛形書類の連携」の項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のようにアカウントから取得した内容が「候補」として展開され、この中から該当する情報を選択できます。
(4)「発行書類」の項目にも情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(5)「書類を発行する」を利用するには、あらかじめ「Google ドキュメント」または「Googleスプレッドシート」にて書類の雛形（テンプレート）の作成が必要です。
雛形書類をこちらの設定方法に従って、作成しておきましょう。
もし、書類発行オペレーションが実行できない場合、こちらのページを参考に問題解消をお試しください。
(6)雛形書類の作成が完了したら、「置換条件を取得」をクリックしてください。
(7)問題なく置換条件を取得できたら、［保存する］をクリックします。
(1)4つ目のアクション「書類の作成」をクリックしましょう。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「書類タイトル」や「メモ」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、以下の画像は前ステップから取得したアウトプット【書類タイトル】の情報を引用したものです。
(4)「転送の許可」や「親展書類フラグ」は、プルダウンから任意の値を選択できます。
「テンプレートID」はクラウドサインのテンプレートページから取得が可能です。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
クラウドサインでの書類送付の一連の流れは、こちらをご確認ください。
(6)次に5つ目のアクション「書類にファイルを添付」をクリックします。
(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次の画面で、「書類ID」や「ファイル名」の情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
(9)「ファイルの添付方法」は、今回のフローでは発行した書類に対しアウトプットを使用するように設定しています。
(10)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(11)続けて、6つ目のアクション「宛先を追加」をクリックしてください。
(12)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「書類ID」や「メールアドレス」の情報を入力してください。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
(13)「言語設定」は、プルダウンから設定できます。
(14)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(15)最後に、7つ目のアクション「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
(16)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「書類ID」の情報を入力してください。（アウトプットも活用しましょう。）
このアクションを設定するにあたり、事前に「書類の作成」「書類にファイルを添付」「宛先の追加」が実行されている必要があります。
これまでの行程が問題なく設定できているか、最終確認を行いましょう。
(17)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもコラボフローを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
DocuSignを活用して契約書の電子署名を行っている方におすすめのフローです。
手動でのメール送信や契約書の確認作業が不要となり、業務の迅速化が図れます。
承認されたタイミングで自動的に契約書が送付されるため、タイムリーな対応が可能となります。
申請が承認されたタイミングで即座に契約書を送付できるため、契約手続きが迅速かつスムーズに進行します。
担当者の手作業の負担が軽減されるので、作業効率向上にも寄与します。
申請の承認から契約書送付までの作業を自動化できるので、契約書の送付漏れを防ぎ、迅速な対応ができるようになります。
担当スタッフの業務負荷を軽減することができるでしょう。
今回紹介したコラボフローとクラウドサインの連携による作業の自動化により、契約手続きの業務負担の削減と迅速なプロセスの遂行を実現できます。
これにより、契約承認や書類送付業務の効率化につなげられます。また、作業時のミスを防止でき、担当部門の作業のスピードアップに貢献します。
自動化による業務改善が、企業のさらなる成長への一助となるでしょう。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
