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GMOサインとBoxを連携して、GMOサインで書類の締結が完了したら、Boxに格納する方法
営業アシスタントや経理担当の皆さん、「契約書の管理が面倒だ」「締結後のファイル保存に手間がかかる」といった悩みを抱えていませんか？
例えば、契約書が散らばっていて最新のものを見つけるのが大変だったり、締結後に手動でファイルを保存するのに多くの時間がかかってしまったりすることがありますよね。
そんな悩みを、GMOサインとBoxを連携することで解消できるかもしれません！
この2つのアプリを連携させることで、GMOサインで書類の締結が完了した際に、自動でファイルをBoxに格納できます。
契約書の管理が簡単になり、締結後のファイル保存にかかる手間が軽減されますよ。
この記事では、GMOサインとBoxを連携するメリットと具体的な手順について詳しく解説していきますので、一緒に見ていきましょう！
GMOサインとBoxを連携するメリット
GMOサインとBoxを連携すると、手動保存の手間や管理ミスを防ぎ、業務効率化につながります。メリットを詳しくみていきましょう。
1. 契約締結後の自動ファイル保存
GMOサインとBoxを連携する最大のメリットは、契約締結後にファイルが自動的に保存されること です。
契約書の締結が完了すると、手作業なしでBoxにファイルが格納され、営業アシスタントや経理担当の方々は手動でのファイル管理から解放されます。
これにより、契約締結後の手間が省かれ、重要な業務に集中できる時間が増えることが期待できます。
また、ファイルが一元管理されるため、必要なときにすぐにアクセスできるのも嬉しいポイントです。
2. セキュリティの強化
手動でファイルを移動する際には、誤って削除したり、誤った場所に保存してしまうリスクがありますよね。
そこで、GMOサインとBoxを連携させることで、書類が自動的に正しい場所に保存されるとどうでしょうか？
この自動化によって業務の正確性が向上し、時間の節約にもつながります。
GMOサインとBoxを連携させることで、契約業務やファイル管理の悩みを解消し、安心して業務に取り組むことができるようになるでしょう。
GMOサインとBoxの連携方法はどんなものがある？
GMOサインとBoxを連携させることで、書類の締結完了後にファイルを自動でBoxへ格納できます。ここでは、考えうる連携方法と、それぞれのメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
1. 外部ノーコードツールを利用する方法
プログラミング不要の外部連携ツール（Yoomなど）を介して、両サービスを自動接続する方法です。
- 専門知識がなくても直感的に導入でき、短時間で自動化を実現できる。
- ツールの無料プランではタスク制限があり、複雑なデータ加工には制限がある。
2. 公式機能・標準連携を利用する方法
各サービスが提供している標準機能やマーケットプレイス上の連携機能を用いて接続する方法です。
- 公式のサポートを受けられ、セキュリティ面や安定性が高く安心して運用できる。
- 両サービスの契約プランや仕様によっては、利用できる機能に制限がある場合がある。
3. 独自開発（API連携）を行う方法
自社のエンジニアが両サービスのAPIを直接利用し、システム間の連携プログラムを独自に構築する方法です。
- 自社の複雑な業務フローや要件に合わせて、完全オーダーメイドの柔軟な自動化を実現できる。
- 開発・保守に専門的なエンジニアの工数とコストがかかり、API仕様変更時のメンテナンスが必要になる。
GMOサインとBoxを連携するならYoomがおすすめ！
API連携は、エンジニアでないユーザーにとって難しいものですが、Yoomを使うことでノーコードで簡単にアプリケーションのAPI連携が実現できます。
従来の連携方法ではプログラミングの知識が必要で、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかっていたこともあったかもしれません。
しかし、Yoomを利用すれば、プログラミングの知識がなくても直感的に操作でき、短時間で連携することが可能です。
さらに、多くのアプリケーションと連携できるため、柔軟性が高い点も大きな魅力です。
事前に各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけで簡単に設定できます。
例えば、GMOサインとBoxの連携も数クリックで完了でき、時間を節約できます。
また、使いやすいインターフェースを提供しているため、営業アシスタントや経理担当の方々もすぐに導入できる上、低コストでスタートできるのも魅力的です。
さらに、日本語で豊富なテンプレートを利用できるので、スムーズな業務運営が期待できるのではないでしょうか。
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利用に際しては無料会員登録ページから会員登録を行いましょう。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納するAPI連携フローを作ってみた！
ここからは、「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納する」フローをご紹介します。
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をダウンロードし、手作業でBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの書類締結をトリガーに、自動でBoxの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした課題を解消できます。契約書管理の自動化を実現し、より安全で効率的な業務フローを構築しましょう。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
■ワークフローの流れ- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
■注意事項- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1: マイアプリ連携
お使いのGMOサインとBoxをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック
GMOサインのマイアプリ登録方法
(1) アプリの一覧からGMOサインを選択
(2) アカウント名には、GMOサインのメールアドレスを任意で設定
(3) アクセストークンには、GMOを設定し、追加をクリック
(4)マイアプリ登録が完了
Boxのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からBoxを選択
(2)Boxへのアクセスを許可をクリック
(3)マイアプリ登録が完了
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
■概要GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をダウンロードし、手作業でBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの書類締結をトリガーに、自動でBoxの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした課題を解消できます。契約書管理の自動化を実現し、より安全で効率的な業務フローを構築しましょう。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
■ワークフローの流れ- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
■注意事項- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方
- 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方
- 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方
- GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。
- はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。
- GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ2: トリガーを設定
※トリガーを設定する前に、GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点を確認してください。
(1)フローの一覧画面から「署名が完了したら」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)次へをクリック
■アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
※以下の手順で実行して下さい
- 下記のWebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
- Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
(5)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
詳しい設定方法については、GMOサインで署名依頼を行うをご確認ください。
ステップ3: GMOサインと連携する(1回目)
(1)「アクセストークンの生成」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)次へをクリック
■API接続設定
(6)各項目を設定
- シークレットキー：任意で選択
- 顧客ID：任意で選択
テストでエラーが出なければ、完了をクリック
ステップ4: GMOサインと連携する(2回目)
(1)「文章の取得」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)次へをクリック
■API接続設定
(5)必須項目を設定
- シークレットキー：任意で選択
- 顧客ID：任意で選択
- アクセストークン：任意で選択
※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(6)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
ステップ4: GMOサインと連携する(3回目)
(1)「文章をダウンロード」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)次へをクリック
■API接続設定
(5)ダウンロードURLを設定
- ダウンロードURL編集欄をクリックして、「文章の取得」から「文章ダウンロードURL」を選択
※デフォルトで入力されている「←「文書の取得」で取得した値」は削除してください。 - テストが成功したら、完了をクリックしましょう。
(6)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ5:Boxと連携する
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Boxと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「ファイルをアップロード」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)各項目を設定
- ファイル名：「Sample.pdf」などのように拡張子を含んだファイル名を記載
- 格納先フォルダのコンテンツID：コンテンツIDを確認するには、URLからIDをコピーします。例えば、URLが「https://*.app.box.com/folder/123」の場合、末尾の数字「123」を設定
- ファイルの添付方法：プルダウンメニューから任意で選択
(7)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
今回紹介したフローボットのテンプレートは以下よりYoomに登録することで利用することが可能です！
まとめ：Yoomを活用して契約書管理を効率化しよう
GMOサインとBoxを連携することで、契約書の管理が自動化され、これまでの手作業から解放されることが期待されますね。
契約書の更新を見逃す心配がなくなり、管理効率が向上することで、営業アシスタントや経理担当の皆さんの負担が軽減されることでしょう。
さらに、Yoomを活用することで、専門知識がなくても簡単に連携でき、時間の節約が可能になります。自動化を取り入れることで、日々の仕事がスムーズに進むことをぜひ体感してみてくださいね。契約書管理の効率化の一歩を踏み出し、より快適な業務運営を目指してみませんか？
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