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営業アシスタントや経理担当の皆さん、「契約書の管理が面倒だ」「締結後のファイル保存に手間がかかる」といった悩みを抱えていませんか？
例えば、契約書が散らばっていて最新のものを見つけるのが大変だったり、締結後に手動でファイルを保存するのに多くの時間がかかってしまったりすることがありますよね。
そんな悩みを、GMOサインとBoxを連携することで解消できるかもしれません！
この2つのアプリを連携させることで、GMOサインで書類の締結が完了した際に、自動でファイルをBoxに格納できます。
契約書の管理が簡単になり、締結後のファイル保存にかかる手間が軽減されますよ。
この記事では、GMOサインとBoxを連携するメリットと具体的な手順について詳しく解説していきますので、一緒に見ていきましょう！
1. 契約締結後の自動ファイル保存
GMOサインとBoxを連携する最大のメリットは、契約締結後にファイルが自動的に保存されることです。
契約書の締結が完了すると、手作業なしでBoxにファイルが格納され、営業アシスタントや経理担当の方々は手動でのファイル管理から解放されます。
これにより、契約締結後の手間が省かれ、重要な業務に集中できる時間が増えることが期待できます。
また、ファイルが一元管理されるため、必要なときにすぐにアクセスできるのも嬉しいポイントです。
2. セキュリティの強化
手動でファイルを移動する際には、誤って削除したり、誤った場所に保存してしまうリスクがありますよね。
そこで、GMOサインとBoxを連携させることで、書類が自動的に正しい場所に保存されるとどうでしょうか？
この自動化によって業務の正確性が向上し、時間の節約にもつながります。
GMOサインとBoxを連携させることで、契約業務やファイル管理の悩みを解消し、安心して業務に取り組むことができるようになるでしょう。
API連携は、エンジニアでないユーザーにとって難しいものですが、Yoomを使うことでノーコードで簡単にアプリケーションのAPI連携が実現できます。
従来の連携方法ではプログラミングの知識が必要で、設定やトラブルシューティングに多くの時間がかかっていたこともあったかもしれません。
しかし、Yoomを利用すれば、プログラミングの知識がなくても直感的に操作でき、短時間で連携することが可能です。
さらに、多くのアプリケーションと連携できるため、柔軟性が高い点も大きな魅力です。
事前に各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけで簡単に設定できます。
例えば、GMOサインとBoxの連携も数クリックで完了でき、時間を節約できます。
また、使いやすいインターフェースを提供しているため、営業アシスタントや経理担当の方々もすぐに導入できる上、低コストでスタートできるのも魅力的です。
さらに、日本語で豊富なテンプレートを利用できるので、スムーズな業務運営が期待できるのではないでしょうか。
ここからは、「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納する」フローをご紹介します。
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。
お使いのGMOサインとBoxをマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック
GMOサインのマイアプリ登録方法
(1) アプリの一覧からGMOサインを選択
(2) アカウント名には、GMOサインのメールアドレスを任意で設定
(3) アクセストークンには、GMOを設定し、追加をクリック
(4)マイアプリ登録が完了
Boxのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からBoxを選択
(2)Boxへのアクセスを許可をクリック
(3)マイアプリ登録が完了
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
※トリガーを設定する前に、GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点を確認してください。
(1)フローの一覧画面から「署名が完了したら」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)次へをクリック
■アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
※以下の手順で実行して下さい
(5)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
詳しい設定方法については、GMOサインで署名依頼を行うをご確認ください。
(1)「アクセストークンの生成」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)次へをクリック
■API接続設定
(6)各項目を設定
テストでエラーが出なければ、完了をクリック
(1)「文章の取得」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)次へをクリック
■API接続設定
(5)必須項目を設定
(6)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
(1)「文章をダウンロード」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)GMOサインと連携するアカウント情報が正しいかを確認
(4)次へをクリック
■API接続設定
(5)ダウンロードURLを設定
(6)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)Boxと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「ファイルをアップロード」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)各項目を設定
(7)テストでエラーが出なければ、完了をクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
今回紹介したフローボットのテンプレートは以下よりYoomに登録することで利用することが可能です！
Yoomを活用して契約書管理を効率化しよう
GMOサインとBoxを連携することで、契約書の管理が自動化され、これまでの手作業から解放されることが期待されますね。
契約書の更新を見逃す心配がなくなり、管理効率が大幅に向上することで、営業アシスタントや経理担当の皆さんの負担が軽減されることでしょう。
さらに、Yoomを活用することで、専門知識がなくても簡単に連携でき、時間の節約が可能になります。自動化を取り入れることで、日々の仕事がスムーズに進むことをぜひ体感してみてくださいね。契約書管理の効率化の一歩を踏み出し、より快適な業務運営を目指してみませんか？
