GMOサインは、オンラインでの契約締結をスピーディーかつ安全に行うためのツールとして、多くの企業で利用されています。
ですが、契約書類の締結完了後、それらの書類をどのように管理し、保管していくか悩んでいませんか?
GMOサインとMicrosoft SharePointを連携すれば、これまで手動で行っていた書類の格納作業から解放され、クラウド上に保存するので組織全体で共有・管理がしやすくなります。
本記事では、GMOサインで締結した書類を自動でMicrosoft SharePointに格納する方法をご紹介します。
書類管理の手間を省き、より重要な業務に取り掛かりましょう。
GMOサインとMicrosoft SharePointを連携するメリット
メリット1: 書類管理が効率化できる
GMOサインで締結した書類を自動でMicrosoft SharePointに格納することで、手動でのファイル管理から解放されます。
クラウド上で管理するので、書類の紛失や探す手間が減少します。
特に、大量の書類を扱う企業や組織にとっては、時間と労力の節約が期待できます。
メリット2: 紙での書類管理と比べてコスト削減ができる
書類を紙で管理すると、印刷、保管、郵送などにかかるコストが継続的に発生します。
GMOサインとSharePointを組み合わせて使用すると、すべての書類がデジタル化され、これらのコストを大幅に削減できます。
また、紙の書類を物理的に保管するスペースも不要になるため、紛失などのリスクを防ぎつつ、オフィスのスペースをより有効に活用できます。
YoomでGMOサインとMicrosoft SharePointを連携
非エンジニアの方にとってAPI連携は難易度が高いですよね。
ですがYoomを使うと、ノーコードで簡単にアプリケーションのAPI連携が可能となります。
従来のAPI連携方法と比べて、Yoomには以下のようなメリットがあります。
設定が簡単
Yoomは直感的なインターフェースを提供しているため、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が可能です。
これにより、エンジニアリソースを節約し、他の重要なプロジェクトに集中することができます。
柔軟にカスタマイズ可能
Yoomは多様なテンプレートを提供していることから、ユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
特定の業務フローに最適な連携を構築できます。
コスト削減ができる
従来のAPI連携では、エンジニアの工数や外部の開発リソースが必要でしたが、Yoomを使用することでこれらにかかっていたコストを大幅に削減できます。
特に、中小企業にとっては経済的に大きなメリットがあるでしょう。
GMOサインとMicrosoft SharePointの連携フローの作り方
ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
その前に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウント発行をお願いします。30秒で始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
登録が完了したら、「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する」フローボットを作成していきます。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象のファイルを自動でMicrosoft SharePointに格納できるため、契約書管理に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務や営業担当者の方
- Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用しており、手作業での格納を自動化したい方
- 契約書管理のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointへファイルが格納されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるので、ファイルの格納漏れや格納先の間違いといったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- さらに、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、格納先のサイトIDやドライブID、フォルダのアイテムID、ファイル名などを任意で指定できます。
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
ステップ1:マイアプリ連携
まずは、使用しているGMOサインとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→GMOサインの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
こちらを参考にして設定してください。
連携については、GMOサインのAPI連携オプションが必要です。
※詳細はこちらかGMOサインにお問い合わせください。
Microsoft SharePointと連携します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面になるので、情報を入力してサインインしてください。
2つのアプリがマイアプリに表示されたら完了です。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象のファイルを自動でMicrosoft SharePointに格納できるため、契約書管理に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務や営業担当者の方
- Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用しており、手作業での格納を自動化したい方
- 契約書管理のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointへファイルが格納されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるので、ファイルの格納漏れや格納先の間違いといったミスを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。
- さらに、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、格納先のサイトIDやドライブID、フォルダのアイテムID、ファイル名などを任意で指定できます。
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の5つのステップとなります。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーから行います。
「署名が完了したら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
以下の画面が出るので、以下を参考に設定してください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テスト→テスト成功したら保存します。
次に「アクセストークンの生成」を選択。
- シークレットキー・顧客ID:GMOサインにお問い合わせください。
テスト成功したら保存します。
「文書の取得」を選択。
アクションは表示のまま次に進みます。
- シークレットキー・顧客ID:前項と同一のものを入力
- アウトプット内「アクセストークンの生成」からアクセストークンを選択。(有効期限は30分なので、それを過ぎたらアクセストークンを再取得してください。)
必須項目以外は必要に応じて設定してください。
テスト→テスト成功したら保存します。
「文章をダウンロード」を選択。
連携アカウントの確認をしたら、次に進みます。
- ダウンロードURL：編集欄をクリックして、「文章の取得」から「文章ダウンロードURL」を選択しましょう。デフォルトで入力されている「←「文書の取得」で取得した値」は削除してください。
- テストして、保存しましょう。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
最後に「ファイルをアップロード」を設定します。
連携アカウントの確認をしたら、次に進みます。
必須項目の設定をします。
- サイトID・ドライブID:候補から選択
- 格納先フォルダ名:ここの値で「格納先フォルダのアイテムID」の候補を検索します。対象となるフォルダがヒットしない場合は、値をフォルダ名の一部に変更することで検索にヒットする場合があります。
- 格納先フォルダのアイテムID:表示された候補から選択
- ファイル名:任意で設定(Sample.pdfのように、拡張子を含めて設定します)
- ファイルの添付方法:アウトプットを使用する・文書ダウンロードURLのまま
テストして成功したら保存します。
アプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!設定箇所は多かったですが、プログラミングに詳しくない私でもできました!
まとめ
今回は「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する」フローボットをご紹介しました。
GMOサインとMicrosoft SharePointを連携すると、書類管理の効率化やコスト削減につながりそうですね。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携できるので、エンジニアリソースの節約と業務の効率化を両立できます。
ぜひ、この連携で書類管理の手間を省いて、より重要な業務に集中できる環境を整えていきましょう。
