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GMOサインは、オンラインでの契約締結をスピーディーかつ安全に行うためのツールとして、多くの企業で利用されています。
ですが、契約書類の締結完了後、それらの書類をどのように管理し、保管していくか悩んでいませんか?
GMOサインとMicrosoft SharePointを連携すれば、これまで手動で行っていた書類の格納作業から解放され、クラウド上に保存するので組織全体で共有・管理がしやすくなります。
本記事では、GMOサインで締結した書類を自動でMicrosoft SharePointに格納する方法をご紹介します。
書類管理の手間を省き、より重要な業務に取り掛かりましょう。
GMOサインで締結した書類を自動でMicrosoft SharePointに格納することで、手動でのファイル管理から解放されます。
クラウド上で管理するので、書類の紛失や探す手間が減少します。
特に、大量の書類を扱う企業や組織にとっては、時間と労力の節約が期待できます。
書類を紙で管理すると、印刷、保管、郵送などにかかるコストが継続的に発生します。
GMOサインとSharePointを組み合わせて使用すると、すべての書類がデジタル化され、これらのコストを大幅に削減できます。
また、紙の書類を物理的に保管するスペースも不要になるため、紛失などのリスクを防ぎつつ、オフィスのスペースをより有効に活用できます。
非エンジニアの方にとってAPI連携は難易度が高いですよね。
ですがYoomを使うと、ノーコードで簡単にアプリケーションのAPI連携が可能となります。
従来のAPI連携方法と比べて、Yoomには以下のようなメリットがあります。
Yoomは直感的なインターフェースを提供しているため、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が可能です。
これにより、エンジニアリソースを節約し、他の重要なプロジェクトに集中することができます。
Yoomは多様なテンプレートを提供していることから、ユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
特定の業務フローに最適な連携を構築できます。
従来のAPI連携では、エンジニアの工数や外部の開発リソースが必要でしたが、Yoomを使用することでこれらにかかっていたコストを大幅に削減できます。
特に、中小企業にとっては経済的に大きなメリットがあるでしょう。
ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
その前に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウント発行をお願いします。30秒で始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
登録が完了したら、「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する」フローボットを作成していきます。
まずは、使用しているGMOサインとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→GMOサインの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
こちらを参考にして設定してください。
連携については、GMOサインのAPI連携オプションが必要です。
※詳細はこちらかGMOサインにお問い合わせください。
Microsoft SharePointと連携します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面になるので、情報を入力してサインインしてください。
2つのアプリがマイアプリに表示されたら完了です。
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の4つのステップとなります。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーから行います。
「署名が完了したら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
以下の画面が出るので、こちらを参考に設定してください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テスト→テスト成功したら保存します。
次に「アクセストークンの生成」を選択。
テスト成功したら保存します。
「文書の取得」を選択。
アクションは表示のまま次に進みます。
必須項目以外は必要に応じて設定してください。
テスト→テスト成功したら保存します。
最後に「ファイルをアップロード」を設定します。
連携アカウントの確認をしたら、次に進みます。
必須項目の設定をします。
テストして成功したら保存します。
アプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!設定箇所は多かったですが、プログラミングに詳しくない私でもできました!
今回使用したテンプレートはこちら↓
今回は「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する」フローボットをご紹介しました。
GMOサインとMicrosoft SharePointを連携すると、書類管理の効率化やコスト削減につながりそうですね。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携できるので、エンジニアリソースの節約と業務の効率化を両立できます。
ぜひ、この連携で書類管理の手間を省いて、より重要な業務に集中できる環境を整えていきましょう。
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