GMOサインは、オンラインでの契約締結をスピーディーかつ安全に行うためのツールとして、多くの企業で利用されています。
本記事では、GMOサインで締結した書類を自動でMicrosoft SharePointに格納する方法をご紹介します。
GMOサインとMicrosoft SharePointを連携するメリット
メリット1: 書類管理が効率化できる
GMOサインで締結した書類を自動でMicrosoft SharePointに格納することで、手動でのファイル管理から解放されます。
メリット2: 紙での書類管理と比べてコスト削減ができる
書類を紙で管理すると、印刷、保管、郵送などにかかるコストが継続的に発生します。
YoomでGMOサインとMicrosoft SharePointを連携
非エンジニアの方にとってAPI連携は難易度が高いですよね。
設定が簡単
Yoomは直感的なインターフェースを提供しているため、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が可能です。
柔軟にカスタマイズ可能
Yoomは多様なテンプレートを提供していることから、ユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
コスト削減ができる
従来のAPI連携では、エンジニアの工数や外部の開発リソースが必要でしたが、Yoomを使用することでこれらにかかっていたコストを大幅に削減できます。
GMOサインとMicrosoft SharePointの連携フローの作り方
ここまでメリットをご紹介してきました。Yoomのアカウント発行ページ 初めてのYoom 「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する」 フローボットを作成していきます。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象のファイルを自動でMicrosoft SharePointに格納できるため、契約書管理に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務や営業担当者の方 Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用しており、手作業での格納を自動化したい方 契約書管理のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointへファイルが格納されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるので、ファイルの格納漏れや格納先の間違いといったミスを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。 さらに、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインの設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意で設定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、格納先のサイトIDやドライブID、フォルダのアイテムID、ファイル名などを任意で指定できます。 ■注意事項
GMOサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
ステップ1:マイアプリ連携 こちら を参考にして設定してください。こちら かGMOサインにお問い合わせください。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性 があります。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象のファイルを自動でMicrosoft SharePointに格納できるため、契約書管理に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務や営業担当者の方 Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用しており、手作業での格納を自動化したい方 契約書管理のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointへファイルが格納されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるので、ファイルの格納漏れや格納先の間違いといったミスを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。 さらに、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインの設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意で設定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、格納先のサイトIDやドライブID、フォルダのアイテムID、ファイル名などを任意で指定できます。 ■注意事項
GMOサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
ステップ2:トリガーやアクションを設定 テンプレート を使用します。
ではアプリトリガーから行います。署名が完了したら 」を選択します。こちら を参考に設定してください。
アクセストークンの生成 」を選択。
シークレットキー・顧客ID :GMOサインにお問い合わせください。 テスト成功したら保存します。
文書の取得 」を選択。
シークレットキー・顧客ID :前項と同一のものを入力
アウトプット内「アクセストークンの生成」からアクセストークン を選択。(有効期限は30分 なので、それを過ぎたらアクセストークンを再取得してください。)
必須項目以外は必要に応じて設定してください。
最後に「ファイルをアップロード 」を設定します。
サイトID・ドライブID :候補から選択
格納先フォルダ名 :ここの値で「格納先フォルダのアイテムID」の候補を検索します。対象となるフォルダがヒットしない場合は、値をフォルダ名の一部に変更することで検索にヒットする場合があります。
格納先フォルダのアイテムID :表示された候補から選択
ファイル名 :任意で設定(Sample.pdfのように、拡張子を含めて設定します)
ファイルの添付方法 :アウトプットを使用する・文書ダウンロードURLのまま
テストして成功したら保存します。
アプリトリガーをオンにして完了です。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納先の間違いといったミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象のファイルを自動でMicrosoft SharePointに格納できるため、契約書管理に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインで締結した契約書の管理に手間を感じている法務や営業担当者の方 Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用しており、手作業での格納を自動化したい方 契約書管理のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointへファイルが格納されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるので、ファイルの格納漏れや格納先の間違いといったミスを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。 さらに、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインの設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意で設定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、格納先のサイトIDやドライブID、フォルダのアイテムID、ファイル名などを任意で指定できます。 ■注意事項
GMOサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
まとめ
今回は「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する」 フローボットをご紹介しました。
ぜひ、この連携で書類管理の手間を省いて、より重要な業務に集中できる環境を整えていきましょう。
