コラボフローの申請内容をNotionのレコードに自動追加する方法！

工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録を行ってください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

コラボフローとNotionをYoomと接続する方法

コラボフローとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が簡単に行えます。

まずは、コラボフローのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」からコラボフローを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックします。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコード化し、「アクセストークン」を設定してください。

次にNotionのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にNotionを選択すると、以下の画面が表示されます。
赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れ、赤枠の「アクセスを許可する」をクリック」します。

コラボフローとNotionがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面より変更できます。
最初は、「コラボフロー」の設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)
  

以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーしてコラボフローの管理画面で設定をしましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にコラボフローで申請内容の詳細を取得する設定を行うため、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントがあっているか確認
• 「アクション」→申請内容の詳細を取得
  

以下の画面が表示されたら、説明文を確認して「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を設定しましょう。

スクロールし、「文書ID」に先ほど設定したコラボフローのアウトプットを利用します。
赤枠の矢印をクリックすることで、アウトプットを利用できます。
{{文書ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にNotionの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントがあっているか確認
• 「実行アクション」→レコードを追加する
  

Notionに移動して、コラボフローの申請内容を元にタスクを追加するための準備をします。
例として以下のように設定しました。
※テーブルビューを利用してください。

Yoom画面に戻ってスクロールし、説明文を確認して「データベースID」を設定してください。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」の設定をします。
Notionで設定した項目名が表示されたら、コラボフローの「申請内容の詳細を取得」から該当するアウトプットを使用します。
項目の設定完了後に、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のコラボフローとNotionを使った自動化の例

1.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
申請書の申請を自動化できるため、手間が省けます。

2.コラボフローで申請が行われたら、Microsoft Excelにタスクを自動追加するフローです。
Microsoft Excelを利用してタスクを管理している方におすすめの自動化です。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にNotionでページを作成するフローです。
転記作業が不要になるため、時間も手間を短縮できます。

4.お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに自動格納するフローです。
AIを利用してメールの内容を抽出できるため、問い合わせ内容の保管が容易に行えます。

まとめ

タスクの追加を自動化することで、担当者の負担を軽減し、優先度の高い仕事に集中できるでしょう。
特に繁忙期や多くの申請処理がある場合、ミスを減らしながらスムーズな対応ができるようになります。
このように、コラボフローとNotionの連携により、タスクの追加忘れを防ぎ、円滑な情報共有が期待できます。
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こちらから無料登録ができるので、気になる方はYoomに触れてみてください。