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コラボフローとNotionを連携して、コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを自動追加する方法
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コラボフローとNotionを連携して、コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを自動追加する方法
Yoom活用術

2025-03-26

コラボフローとNotionを連携して、コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを自動追加する方法

m.wadazumi
m.wadazumi

コラボフローとNotionを連携し、申請後にタスクを自動追加をする方法をご紹介します。
この自動化によって、タスクの追加作業が簡略化されるため、漏れやミスが起こりにくくなります。
また、リアルタイムで情報共有もできるため、スムーズなプロジェクト進行も期待できます。
本記事では、アプリの連携メリットと自動化の設定手順を具体的に説明します。

コラボフローとNotionを連携するメリット

メリット1:迅速にタスクの共有が行える

コラボフローで申請が行われた際に、Notionにタスクを自動追加することができます。
これにより、チームメンバー全員が即座に進捗状況を確認できるようになります。
情報伝達がリアルタイムで行われるため、情報のギャップがなくなり、意思決定やタスク遂行がスムーズに行われるでしょう。
特に重要なプロジェクトや進捗管理が必要な場面で、大いに役立つでしょう。

メリット2:タスク追加作業を効率化できる

手動でのタスク追加が不要になることで、作業者の負担が軽減されるでしょう。
他の優先度の高い業務に取り組むことができ、作業効率が向上する可能性があります。
特に大量に申請がある場合や繁忙期には、ミスを減らしつつ迅速な対応が可能になります。

[Yoomとは]

コラボフローとNotionの連携フローの作り方

今回は「コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。


■概要

コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・申請や承認処理を自動化している総務部担当者

・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー‍


2.Notionによるタスク管理を行う企業

・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。

作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。

■注意事項

・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録を行ってください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

コラボフローとNotionをYoomと接続する方法

コラボフローとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が簡単に行えます。

まずは、コラボフローのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」からコラボフローを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックします。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコード化し、「アクセストークン」を設定してください。

次にNotionのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にNotionを選択すると、以下の画面が表示されます。
赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れ、赤枠の「アクセスを許可する」をクリック」します。

コラボフローとNotionがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。


■概要

コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・申請や承認処理を自動化している総務部担当者

・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー‍


2.Notionによるタスク管理を行う企業

・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。

作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。

■注意事項

・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面より変更できます。
最初は、「コラボフロー」の設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)

以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーしてコラボフローの管理画面で設定をしましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にコラボフローで申請内容の詳細を取得する設定を行うため、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントがあっているか確認
  • 「アクション」→申請内容の詳細を取得

以下の画面が表示されたら、説明文を確認して「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を設定しましょう。

スクロールし、「文書ID」に先ほど設定したコラボフローのアウトプットを利用します。
赤枠の矢印をクリックすることで、アウトプットを利用できます。
{{文書ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にNotionの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントがあっているか確認
  • 「実行アクション」→レコードを追加する

Notionに移動して、コラボフローの申請内容を元にタスクを追加するための準備をします。
例として以下のように設定しました。
※テーブルビューを利用してください。

Yoom画面に戻ってスクロールし、説明文を確認して「データベースID」を設定してください。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」の設定をします。
Notionで設定した項目名が表示されたら、コラボフローの「申請内容の詳細を取得」から該当するアウトプットを使用します。
項目の設定完了後に、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のコラボフローとNotionを使った自動化の例

1.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
申請書の申請を自動化できるため、手間が省けます。


■概要
kintoneで管理している案件やプロジェクトのステータスが更新された際に、コラボフローで別途申請書を作成・申請する作業に手間を感じていませんか?手作業での二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、コラボフローでの申請書申請までを自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
  • kintoneとコラボフローを併用し、手作業での申請業務に課題を感じている方
  • kintoneでのステータス更新と申請フローの連携を効率化したいと考えている方
  • 申請業務における入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット
  • kintoneのステータスを更新するだけでコラボフローへの申請が完了するため、申請書作成にかかる時間を短縮することができます。
  • 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや申請漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高められます。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、kintoneとコラボフローをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、ステータスが変更されたレコードの情報を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとに申請書を自動で申請します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ(案件管理、顧客管理など)を任意で設定してください。
  • コラボフローに連携する申請書の項目は、kintoneから取得した情報の中から任意で選択し、設定することが可能です。

■注意事項
  • kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。

2.コラボフローで申請が行われたら、Microsoft Excelにタスクを自動追加するフローです。
Microsoft Excelを利用してタスクを管理している方におすすめの自動化です。


■概要

コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・業務フローを自動化している総務部担当者

・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方


2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業

・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。

作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。

■注意事項

・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にNotionでページを作成するフローです。
転記作業が不要になるため、時間も手間を短縮できます。


■概要
Google スプレッドシートでタスクや情報を管理しつつ、詳細をNotionにまとめている場合、手作業での二重入力に手間を感じていませんか? 単純な転記作業は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Notionにページを自動で作成できます。面倒な手作業をなくし、情報管理の正確性とスピードを向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
  • Google スプレッドシートとNotionを併用し、情報転記に手間を感じている方
  • 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報管理の正確性を高めたいチームの方
  • タスクやプロジェクト管理のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
  • Google スプレッドシートに行を追加するだけでNotionのページが自動で作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を削減できます
  • 手作業でのデータ移行がなくなることで、コピー&ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでNotionを選択し、「ページを作成」アクションを設定します
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理済みの行にステータスを反映させます
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
 
■このワークフローのカスタムポイント
  • Notionでページを作成するオペレーションでは、ページタイトルやプロパティに任意の内容を設定できます
  • Google スプレッドシートの各列から取得した値をページ内容に変数として埋め込んだり、特定のテキストを固定値として入力したりと柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項
  • Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
  • Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください

4.お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに自動格納するフローです。
AIを利用してメールの内容を抽出できるため、問い合わせ内容の保管が容易に行えます。


■概要
Webサイトからのお問い合わせ対応は、顧客との重要な接点ですが、受信したメールの内容を確認し、手動で一次返信を行い、さらにNotionなどの管理ツールへ情報を転記する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、お問い合わせメールの受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出し、Gmailでの一次返信からNotionデータベースへの格納までを自動化できるため、こうした定型業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
  • Webサイトからのお問い合わせ対応を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
  • GmailとNotionを連携させ、手作業による問い合わせ内容の転記を減らしたい方
  • AIを活用してメールからの情報抽出を自動化し、業務を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
  • お問い合わせメールへの一次返信やNotionへのデータ入力が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
  • 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「問い合わせメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を選択し、メール本文から必要な情報を抽出するように設定します。
  4. 次に、オペレーションでGmailの「Gmailを用いて、一次返信を行う」アクションを設定し、自動返信メールを送信します。
  5. 最後に、オペレーションでNotionの「抽出した問い合わせ内容をNotionのデータベースに追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を格納します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • メールトリガーの設定では、自動化の対象としたい差出人のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなど、検知する条件を任意で設定してください。
  • AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目(氏名、会社名、問い合わせ種別など)を指示する内容を任意で設定してください。
  • Gmailで送信する一次返信の文面や、Notionのどのデータベースにどの情報を格納するかは、運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項
  • Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

まとめ

タスクの追加を自動化することで、担当者の負担を軽減し、優先度の高い仕事に集中できるでしょう。
特に繁忙期や多くの申請処理がある場合、ミスを減らしながらスムーズな対応ができるようになります。
このように、コラボフローとNotionの連携により、タスクの追加忘れを防ぎ、円滑な情報共有が期待できます。
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この記事を書いた人
m.wadazumi
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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