2024/09/25
アプリ同士の連携方法

【ノーコードで実現】コラボフローとNotionを連携して、申請情報を自動的にタスク追加する方法

m.wadazumi

目次

コラボフローとNotionを連携し、申請後にタスクを自動追加をする方法をご紹介します。
この自動化によって、タスクの追加作業が簡略化されるため、漏れやミスが起こりにくくなります。
また、リアルタイムで情報共有もできるため、スムーズなプロジェクト進行も期待できます。
本記事では、アプリの連携メリットと自動化の設定手順を具体的に説明します。

コラボフローとNotionを連携するメリット

メリット1:迅速にタスクの共有が行える

コラボフローで申請が行われた際に、Notionにタスクを自動追加することができます。
これにより、チームメンバー全員が即座に進捗状況を確認できるようになります。
<span class="mark-yellow">情報伝達がリアルタイムで行われるため、情報のギャップがなくなり、意思決定やタスク遂行がスムーズに行われるでしょう。</span>
特に重要なプロジェクトや進捗管理が必要な場面で、大いに役立つでしょう。

メリット2:タスク追加作業を効率化できる

手動でのタスク追加が不要になることで、作業者の負担が軽減されるでしょう。
他の優先度の高い業務に取り組むことができ、作業効率が向上する可能性があります。
<span class="mark-yellow">特に大量に申請がある場合や繁忙期には、ミスを減らしつつ迅速な対応が可能になります。</span>

[Yoomとは]

コラボフローとNotionの連携フローの作り方

今回は「コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録を行ってください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

コラボフローとNotionをYoomと接続する方法

コラボフローとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が簡単に行えます。

まずは、コラボフローのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」からコラボフローを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックします。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコード化し、「アクセストークン」を設定してください。

次にNotionのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にNotionを選択すると、以下の画面が表示されます。
赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れ、赤枠の「アクセスを許可する」をクリック」します。

コラボフローとNotionがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面より変更できます。
最初は、「コラボフロー」の設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)

以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーしてコラボフローの管理画面で設定をしましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にコラボフローで申請内容の詳細を取得する設定を行うため、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「コラボフローと連携するアカウント情報」→アカウントがあっているか確認
  • 「アクション」→申請内容の詳細を取得

以下の画面が表示されたら、説明文を確認して「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を設定しましょう。

スクロールし、「文書ID」に先ほど設定したコラボフローのアウトプットを利用します。
赤枠の矢印をクリックすることで、アウトプットを利用できます。
{{文書ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にNotionの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントがあっているか確認
  • 「実行アクション」→レコードを追加する

Notionに移動して、コラボフローの申請内容を元にタスクを追加するための準備をします。
例として以下のように設定しました。
※テーブルビューを利用してください。

Yoom画面に戻ってスクロールし、説明文を確認して「データベースID」を設定してください。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」の設定をします。
Notionで設定した項目名が表示されたら、コラボフローの「申請内容の詳細を取得」から該当するアウトプットを使用します。
項目の設定完了後に、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のコラボフローとNotionを使った自動化の例

1.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
申請書の申請を自動化できるため、手間が省けます。

2.コラボフローで申請が行われたら、Microsoft Excelにタスクを自動追加するフローです。
Microsoft Excelを利用してタスクを管理している方におすすめの自動化です。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にNotionでページを作成するフローです。
転記作業が不要になるため、時間も手間を短縮できます。

4.お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに自動格納するフローです。
AIを利用してメールの内容を抽出できるため、問い合わせ内容の保管が容易に行えます。

まとめ

タスクの追加を自動化することで、担当者の負担を軽減し、優先度の高い仕事に集中できるでしょう。
特に繁忙期や多くの申請処理がある場合、ミスを減らしながらスムーズな対応ができるようになります。
このように、コラボフローとNotionの連携により、タスクの追加忘れを防ぎ、円滑な情報共有が期待できます。
Yoomを利用した自動化で、作業効率をさらに向上させてみませんか?

こちらから無料登録ができるので、気になる方はYoomに触れてみてください。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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