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コラボフローとNotionを連携し、申請後にタスクを自動追加をする方法をご紹介します。
この自動化によって、タスクの追加作業が簡略化されるため、漏れやミスが起こりにくくなります。
また、リアルタイムで情報共有もできるため、スムーズなプロジェクト進行も期待できます。
本記事では、アプリの連携メリットと自動化の設定手順を具体的に説明します。
コラボフローで申請が行われた際に、Notionにタスクを自動追加することができます。
これにより、チームメンバー全員が即座に進捗状況を確認できるようになります。
情報伝達がリアルタイムで行われるため、情報のギャップがなくなり、意思決定やタスク遂行がスムーズに行われるでしょう。
特に重要なプロジェクトや進捗管理が必要な場面で、大いに役立つでしょう。
手動でのタスク追加が不要になることで、作業者の負担が軽減されるでしょう。
他の優先度の高い業務に取り組むことができ、作業効率が向上する可能性があります。
特に大量に申請がある場合や繁忙期には、ミスを減らしつつ迅速な対応が可能になります。
[Yoomとは]
今回は「コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録を行ってください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
コラボフローとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が簡単に行えます。
まずは、コラボフローのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」からコラボフローを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。
コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックします。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコード化し、「アクセストークン」を設定してください。
次にNotionのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にNotionを選択すると、以下の画面が表示されます。
赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れ、赤枠の「アクセスを許可する」をクリック」します。
コラボフローとNotionがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで承認漏れや業務ミスを防ぐことができ、業務の効率化に繋がります。
さらにNotionを併せて活用することでタスクに関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を都度Notionに手入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
作業にかかる時間を省いて、より重要な業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でNotionにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面より変更できます。
最初は、「コラボフロー」の設定を行うため、「経路のWebhookを受信したら(Webhook起動)」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、赤枠をクリックし、Webhook URLをコピーしてコラボフローの管理画面で設定をしましょう。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次にコラボフローで申請内容の詳細を取得する設定を行うため、「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、説明文を確認して「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を設定しましょう。
スクロールし、「文書ID」に先ほど設定したコラボフローのアウトプットを利用します。
赤枠の矢印をクリックすることで、アウトプットを利用できます。
{{文書ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次にNotionの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Notionに移動して、コラボフローの申請内容を元にタスクを追加するための準備をします。
例として以下のように設定しました。
※テーブルビューを利用してください。
Yoom画面に戻ってスクロールし、説明文を確認して「データベースID」を設定してください。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」の設定をします。
Notionで設定した項目名が表示されたら、コラボフローの「申請内容の詳細を取得」から該当するアウトプットを使用します。
項目の設定完了後に、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
申請書の申請を自動化できるため、手間が省けます。
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローボットです。
ステータスが更新されたレコード情報を取得して、コラボフローで申請書を自動的に申請します。
kintoneとコラボフローを連携して利用したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・kintone、コラボフローそれぞれとYoomを連携してください。
2.コラボフローで申請が行われたら、Microsoft Excelにタスクを自動追加するフローです。
Microsoft Excelを利用してタスクを管理している方におすすめの自動化です。
■概要
コラボフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している総務部担当者
・プロジェクトの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務処理時間短縮によって従業員の生産性向上につなげることができるアプリです。
さらにMicrosoft Excelを併せて活用することであらゆる情報をタスクと管理することができ、業務進行をスムーズにします。
しかしコラボフローの内容を毎回Microsoft Excelに手入力することは手間がかかり、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に注力したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでMicrosoft Excelに自動でタスク追加を行い、手作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、コア業務にチーム全体が注力でき業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にNotionでページを作成するフローです。
転記作業が不要になるため、時間も手間を短縮できます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行う部署
・プロジェクトを進行するにあたっての問題点を入力し、管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に関する情報の管理をスムーズに行うためのツールとして有効的です。
併せてNotionを使用することで、細かなタスク管理を行うことができ、業務の進行をよりスムーズに行います。
しかし、Google スプレッドシートに追加された情報を改めてNotionへ手入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
情報管理の精度を高く保ちたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートに情報が入力されたら、自動でNotionにページを作成し手作業を省きます。
引用した内容でページを作成するため、手入力によるミスも防ぐことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
4.お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに自動格納するフローです。
AIを利用してメールの内容を抽出できるため、問い合わせ内容の保管が容易に行えます。
■概要
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Gmailで一時メール返信をして、Notionに自動的に格納するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意点
・kintone、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
タスクの追加を自動化することで、担当者の負担を軽減し、優先度の高い仕事に集中できるでしょう。
特に繁忙期や多くの申請処理がある場合、ミスを減らしながらスムーズな対応ができるようになります。
このように、コラボフローとNotionの連携により、タスクの追加忘れを防ぎ、円滑な情報共有が期待できます。
Yoomを利用した自動化で、作業効率をさらに向上させてみませんか？
こちらから無料登録ができるので、気になる方はYoomに触れてみてください。
