お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに格納する
お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Webサイトからのお問い合わせ対応は、顧客との重要な接点ですが、受信したメールの内容を確認し、手動で一次返信を行い、さらにNotionなどの管理ツールへ情報を転記する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、お問い合わせメールの受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出し、Gmailでの一次返信からNotionデータベースへの格納までを自動化できるため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトからのお問い合わせ対応を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- GmailとNotionを連携させ、手作業による問い合わせ内容の転記を減らしたい方
- AIを活用してメールからの情報抽出を自動化し、業務を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- お問い合わせメールへの一次返信やNotionへのデータ入力が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「問い合わせメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」を選択し、メール本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 次に、オペレーションでGmailの「Gmailを用いて、一次返信を行う」アクションを設定し、自動返信メールを送信します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「抽出した問い合わせ内容をNotionのデータベースに追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、自動化の対象としたい差出人のメールアドレスや件名に含まれるキーワードなど、検知する条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、問い合わせ種別など）を指示する内容を任意で設定してください。
- Gmailで送信する一次返信の文面や、Notionのどのデータベースにどの情報を格納するかは、運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
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フローボットトリガー
ページが作成または更新されたら
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Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
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コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
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ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
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ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
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特定のページのブロック情報を取得
ユーザーのリストを取得
ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）
指定のレコードにサブアイテムを追加する
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ファイルをアップロード
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メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
