ConfluenceとGoogle スプレッドシートを連携して、Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する方法

ステップ1：ConfluenceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Confluenceをクリックします。
(3)Confluenceのログイン画面からメールアドレスを入力し、ログインを行ってください。

(4)次にGoogle スプレッドシートの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からGoogle スプレッドシートをクリックします。
(5)Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにConfluenceとGoogle スプレッドシートが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Confluenceと連携して、ページが作成された際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「ページが作成されたら」をクリックします。

(2)Confluenceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Confluenceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ページが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、クラウドDを候補から選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：Google スプレッドシートと連携して、レコードを追加する

(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。

下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットを使って入力します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です。

Confluence・Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもConfluenceとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されると、自動的にConfluenceにページを作成してGoogle スプレッドシートの情報を反映させます。これにより、転記作業を省き、作業時間を短縮することができるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Confluenceのページを削除する

このフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の項目を更新することで、Confluenceのページを自動で削除できます。これにより、中止が決まったプロジェクトや使用しなくなったガイドラインなどを、異なるシステム間での操作なしに削除できます。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceのページにフッターコメントを追加する

このフローは、Confluenceのページの更新状況や連絡事項をGoogle スプレッドシートで管理している方に最適です。二重入力の手間を省き、転記ミスを防げるでしょう。

さらに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Confluenceを使用したフローボットテンプレート一覧

Google スプレッドシートを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

ConfluenceとGoogle スプレッドシートの連携は、情報管理や業務効率の向上に大きく貢献するでしょう。
作成されたページをスプレッドシートに自動で追加することで、情報の一元管理や手動作業の削減、タスク進捗の可視化が実現し、チーム間での透明性や情報共有もスムーズに進むでしょう。
さらに、定期的なレポート作成の手間を減らし、戦略的な業務に集中できる環境が整うことが期待できます。
シンプルで導入しやすい仕組みなので、効率化を目指す現場にぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか？