Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する方法

アプリトリガーの「ページが作成されたら」をクリックします。

(2)Confluenceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Confluenceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ページが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。

下へ進み、クラウドIDを候補から選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：Google スプレッドシートと連携して、レコードを追加する

(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。

下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットを使って入力します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です。

ConfluenceやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもConfluenceやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍ConfluenceとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらConfluenceにページを作成したり、Google スプレッドシートで行が更新されたらConfluenceのページを削除したりする連携も可能です。
また、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceのページにフッターコメントを追加することもできます。

Confluenceを活用した自動化例

フォームの内容をもとにConfluenceでページを作成する

GoogleフォームやTypeformなどの内容をもとに、Confluenceでページを自動で作成します。

Confluenceでページが作成されたらメールに通知する

Confluenceでページが作成されたらGmailやOutlookに自動で通知します。

Confluenceでページが作成されたらプロジェクト管理アプリにタスクを追加する

Confluenceでページが作成されたら、TrelloやGitHubなどにタスクを自動で追加します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Web会議終了後に音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

さらに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Confluenceを使用したフローボットテンプレート一覧

Google スプレッドシートを使用したフローボットテンプレート一覧

ConfluenceとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体例

メリット1：情報の一元管理が可能になる

ConfluenceとGoogle スプレッドシートの連携により、情報を一元管理できます。
プロジェクトページがConfluenceで作成されるたびにGoogle スプレッドシートにその情報が自動記録されれば、進行中のプロジェクト一覧や重要な資料が一目で確認しやすくなりますよね。
例えば、大規模なプロジェクトで複数のタスクが進行している場合、Confluenceの情報をGoogle スプレッドシートで一覧化でき、担当者や進行状況をすぐに把握しやすくなるのではないでしょうか。
また、Google スプレッドシートの検索機能を使えば、過去に作成したページも簡単に見つけることができ、データへのアクセスも簡単になりますね。

メリット2：手動作業を削減し、ヒューマンエラーを防ぐ

Confluenceで作成したページ情報を手動でスプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスが発生することもありますよね。
ページタイトルの入力ミスや情報漏れ、そしにデータの重複などのヒューマンエラーは珍しくありません。
しかし、この連携によりGoogle スプレッドシートへの入力を自動化することで、人為的ミスを防止できます。
例えば、顧客ごとの要望をConfluenceにまとめ、その情報をGoogle スプレッドシートに反映するプロセスを自動化すれば、ツール間で差異のない正確なデータ管理をできますよ。

メリット3：チーム間の連携が強化される

ConfluenceとGoogle スプレッドシートを連携することで、各プロジェクトやタスクに関する情報がGoogle スプレッドシートに集約され、チーム間の連携が向上するかもしれません。
各チームで独自の管理方法を採用している場合、情報が属人化しやすく、必要な情報を得るのに時間がかかることがありませんか。
しかし、この仕組みを導入すればチーム間での情報共有が円滑になり、全体のコミュニケーションコストの削減が期待できます。
例えば、マーケティングチームが新しいキャンペーンプランのページを作成した場合、その内容やリンクがGoogle スプレッドシートに自動記録されれば、営業チームや開発チームもすぐにその情報にアクセスできるようになりますね。

まとめ

ConfluenceとGoogle スプレッドシートの連携は、情報管理や業務効率の向上に大きく貢献するはずです。
Conflueceで作成されたページをGoogle スプレッドシートに自動で追加することで、情報の一元管理や手動作業の削減が実現し、チーム間での情報共有もスムーズになるはずです。

Yoomを使えば、ノーコードで簡単にConfluenceとGoogle スプレッドシートを連携できるので、ぜひ試してみてくださいね！