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「ファイルを毎回手動でPDFに変換して、さらに共有するのが面倒…」
「ファイルをアップロードするだけでPDF化して、それを自動送信してくれるAPI連携を簡単に実現できたらな…」
このように、書類をPDF形式に変換・保存、さらには共有する定型業務や、それを実現するAPI連携の難しさに課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">書類を作成するだけで自動的にPDFファイルが生成され指定の場所に保存されたり、関係者に通知されたりするAPI連携が簡単に構築できれば</span>、これらの定型業務がもっとスマートに行えるようになるはずですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">API連携でPDFファイルを自動生成し、さらに送付する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールでPDFを自動で生成し、さらに様々なツールへAPIで連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
なお、今回はより具体的な業務例を想定し、GoogleドキュメントとDiscordをAPIで連携させPDFを生成するフローを選択しました。
記事の中でその他の業務具体例もテンプレートで紹介するので、ぜひご覧ください！
<span class="mark-yellow">Googleドキュメントで作成したファイルからPDFを自動で生成し、そのファイルをDiscordなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことが可能です。
書類作成から共有までの一連の流れを自動化し、関係者への迅速な情報共有を実現します！
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Discord
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomでの連携テストを行う際に使用するフォルダを作成し、Googleドキュメントで作ったテスト用ファイルを格納しておきましょう。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
マイアプリ＞新規接続から「Google Drive」をクリックしてください。
連携確認のページが出るので、「Sign in With Google」をクリックしてください。
Googleへのログインページがでます。権限を全てOKにしてログインしてください。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録が完了します。
以下よりご確認ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでAPI連携が完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォルダIDを候補から入れていきます。
ここには、先ほど作成したGoogleドキュメントが保存されている箇所を挿入してください。
ここで連携テストを行います。テストボタンを押しましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます！
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
今回のフローではより具体的な業務を想定し、前アクションで取得したデータの中に「/document/d」という値が含まれている場合のみPDF化を行います。
そのため、次に分岐設定を行いましょう。「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」はそのままで、「分岐条件」が「URL」「値を含む」「/document/d/」になっているか確認してください。
上記のように設定されていれば、「保存する」ボタンを押してください。
なお、この際に取得した値＝ファイル名、分岐条件／値を含む／任意のキーワードとすることで、保存したファイルに指定したキーワードが含まれている場合のみPDF化を行うといった運用も可能です。
次にGoogleドキュメントをダウンロードし、同時にPDF化していきます。
「Googleドキュメントをダウンロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
ファイルIDを指定する部分では、取得した値よりファイルIDを選択してください。
また、その下のファイルタイプはPDFを選択しましょう。
ここまで完了したらテストボタンを押します。
テストが完了し、ドキュメントが取得されれば成功です。
ここまで完了したらページ一番下「保存する」より保存を完了してください。
次にAPI連携を行いDiscordにファイル送信をします。「ファイルを送信」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
チャンネルID、ファイルの添付方法（ファイル）を以下のように入れます。
メッセージ内容は任意で設定可能です。
テストボタンを押します。テストが成功し、Discordに投稿が作成されれば完了です。
ここまで完了したら画面一番下より保存を完了してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
PDFを活用したAPI連携による自動化では、帳票の生成やファイル変換、OCR処理などを効率化できます。
これにより、書類作成・送付・格納といった定型業務を手間なく実行できるようになります。契約書や請求書などの管理をスムーズに進めたい担当者におすすめです。
Q：Googleドキュメント以外でもPDFに変換できますか？
A：今回のフローをそのまま活用してPDF化を行う場合、分岐条件を変更することで実現可能です。
例えば以下の画像の場合、定めたフォルダへファイル名に「請求書」というワードが含まれたものがアップロードされた場合のみPDF化し、Discordに通知します。
Q：特定のフォルダではなくGoogle Drive全体を対象にしたい
A：可能です。Google Driveのトリガーを「新しくファイル・フォルダが作成されたら」に変更することで実現できます。
Q：PDFの生成に失敗した場合、どうなりますか？
A：連携（PDF生成）が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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