Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。
特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。
このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方
・PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方
・Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「ファイルを毎回手動でPDFに変換して、さらに共有するのが面倒…」
「ファイルをアップロードするだけでPDF化して、それを自動送信してくれるAPI連携を簡単に実現できたらな…」
このように、書類をPDF形式に変換・保存、さらには共有する定型業務や、それを実現するAPI連携の難しさに課題を感じていませんか？
もし、書類を作成するだけで自動的にPDFファイルが生成され指定の場所に保存されたり、関係者に通知されたりするAPI連携が簡単に構築できれば、これらの定型業務がもっとスマートに行えるようになるはずですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAPI連携でPDFファイルを自動生成し、さらに送付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。
特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。
このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方
・PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方
・Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
API連携でPDFを自動生成して送付する方法
普段お使いのツールでPDFを自動で生成し、さらに様々なツールへAPIで連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
なお、今回はより具体的な業務例を想定し、GoogleドキュメントとDiscordをAPIで連携させPDFを生成するフローを選択しました。
記事の中でその他の業務具体例もテンプレートで紹介するので、ぜひご覧ください！
生成したPDFをAPI連携でチャットツールに通知する
Googleドキュメントで作成したファイルからPDFを自動で生成し、そのファイルをDiscordなどのチャットツールに自動で通知することが可能です。
書類作成から共有までの一連の流れを自動化し、関係者への迅速な情報共有を実現します！
Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。
特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。
このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方
・PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方
・Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
PDFを自動生成しAPI連携で通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Discord
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとDiscordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定とDiscordのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。
特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。
このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方
・PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方
・Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
前準備
Yoomでの連携テストを行う際に使用するフォルダを作成し、Googleドキュメントで作ったテスト用ファイルを格納しておきましょう。
ステップ1：Google DriveとDiscordをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続から「Google Drive」をクリックしてください。
連携確認のページが出るので、「Sign in With Google」をクリックしてください。
Googleへのログインページがでます。権限を全てOKにしてログインしてください。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録が完了します。
Discordのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでAPI連携が完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。
特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。
このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方
・PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方
・Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3:アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォルダIDを候補から入れていきます。
ここには、先ほど作成したGoogleドキュメントが保存されている箇所を挿入してください。
ここで連携テストを行います。テストボタンを押しましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます！
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
ステップ4:分岐設定
今回のフローではより具体的な業務を想定し、前アクションで取得したデータの中に「/document/d」という値が含まれている場合のみPDF化を行います。
そのため、次に分岐設定を行いましょう。「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」はそのままで、「分岐条件」が「URL」「値を含む」「/document/d/」になっているか確認してください。
上記のように設定されていれば、「保存する」ボタンを押してください。
なお、この際に取得した値＝ファイル名、分岐条件／値を含む／任意のキーワードとすることで、保存したファイルに指定したキーワードが含まれている場合のみPDF化を行うといった運用も可能です。
ステップ5：Googleドキュメントをダウンロードする
次にGoogleドキュメントをダウンロードし、同時にPDF化していきます。
「Googleドキュメントをダウンロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
ファイルIDを指定する部分では、取得した値よりファイルIDを選択してください。
また、その下のファイルタイプはPDFを選択しましょう。
ここまで完了したらテストボタンを押します。
テストが完了し、ドキュメントが取得されれば成功です。
ここまで完了したらページ一番下「保存する」より保存を完了してください。
ステップ6：Discordにファイルを送信する
次にAPI連携を行いDiscordにファイル送信をします。「ファイルを送信」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
チャンネルID、ファイルの添付方法（ファイル）を以下のように入れます。
メッセージ内容は任意で設定可能です。
テストボタンを押します。テストが成功し、Discordに投稿が作成されれば完了です。
ここまで完了したら画面一番下より保存を完了してください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
PDFを使ったAPI連携の自動化例
PDFを活用したAPI連携による自動化では、帳票の生成やファイル変換、OCR処理などを効率化できます。
これにより、書類作成・送付・格納といった定型業務を手間なく実行できるようになります。契約書や請求書などの管理をスムーズに進めたい担当者におすすめです。
Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する
試してみる
■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者
・大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方
・手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー
・デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
・データの一元管理と共有を強化したい経営者の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに請求書PDFがアップロードされたら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
■概要
「Dropboxに請求書PDFがアップロードされたら、Microsoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する」ワークフローを利用すると、Dropbox上のファイルから抽出したテーブルデータを自動でMicrosoft Excelに追加できます。
手作業でのデータ転記が不要になるため、日々の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxにファイルを保存して日常的に業務データを管理している方
・紙やPDFで受け取った表形式データの集計や編集に手間や時間がかかっている方
・手作業でのMicrosoft Excel入力を減らし、業務フローをスピーディにしたいと考えている方
・複数メンバーでデータファイルを共有・活用しているチームや部署
・データ入力や集計作業をもっと迅速に進めたいと考えている方
・OCR技術を取り入れて業務の自動化・効率化を目指している方
■注意事項
・DropboxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しGmailで通知する
試してみる
■概要
「Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しGmailに通知する」ワークフローは、ファイル管理と情報共有の効率化を実現する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、ExcelからPDFへの変換を自動化し、変換後のPDFをGmailで共有できます。
これにより、作業のスピードアップとミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft Excelを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・Microsoft Excelファイルを頻繁にPDFに変換し、チームやクライアントに共有する必要がある方
・手動でのファイル変換や通知作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・自動化ツールを活用して、業務プロセスの効率化やミスの防止を目指しているIT担当者の方
・定期的にレポートや資料をPDF形式で配布する必要があり、作業を簡略化したい方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納することが可能です。フこれにより、手作業によるファイル管理の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで議事録の管理に手間を感じているビジネスユーザー
・議事録の保存や共有を効率化したいチームリーダー
・Dropboxを活用してファイル管理を行っている企業のIT担当者
・手動での議事録処理に時間を取られがちな事務職の方
・業務のデジタル化を推進し、効率化を図りたい経営者
■注意事項
・Microsoft Teams、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OneDriveに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する」ワークフローを利用すると、PDFから自動でメールアドレスを収集してMicrosoft Excelへ転記できます。
手入力の手間が減るため、作業がシンプルになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを業務で利用しており、社内外から受け取ったPDFファイルを頻繁に管理している方
・PDF内に記載されているメールアドレスをMicrosoft Excelで管理しているが、手作業での入力や転記に手間を感じている方
・大量のPDFデータからメールアドレスを抜き出して、Microsoft Excel上でスピーディに一括管理したいと考えている方
・情報の正確性を保ちつつ、業務効率化や手入力ミスの削減を目指している方
・日々の業務においてデータ抽出やリスト作成を迅速に行う必要がある方
■注意事項
・OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OutlookでPNGファイルが送信されたら、PDFに変換しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
メールで送られてくるPNG画像を、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
ファイルの数が多ければ多いほど作業は煩雑になり、保存ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPNGファイルを自動でPDFに変換し、OneDriveの指定フォルダに格納します。
手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する画像ファイルの管理や変換作業を効率化したいと考えている方
・日常的に発生するPNGファイルからPDFへの変換作業を自動化したい方
・OneDriveでのファイル管理を徹底し、手作業による保存ミスや格納漏れを防ぎたいチームの方
■注意事項
・Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Notionで情報が追加されたら、PDFを発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
「Notionで情報が追加されたら、PDFを発行してGmailで送付する」ワークフローを利用すると、書類の作成業務が効率化します。
自動で作成されるため、入力ミスなどの人的エラー防止にもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用して情報管理や資料作成を行っている方
・Notionで作成したページをPDFとして迅速に共有したいと考えている方
・チームでNotionを利用してプロジェクトを進めており、効率的な情報共有を求めている方
・Gmailをコミュニケーションツールとして日常的に利用している方
・迅速に情報を共有し、チームメンバーとの連携を強化したい方
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信したファイルをOCRし、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した請求書や申込書が画像ベースのPDFで、内容の確認や転記作業に手間を感じていませんか。
手作業でのテキスト化は時間がかかる上、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したスキャンPDFを自動でOCR処理し、テキストが読み取り可能なPDF（readable PDF）に変換してBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するスキャンPDFを、手作業で読み取り可能なPDFに変換している方
・Boxを文書管理に利用しており、手動でのファイルアップロード作業を効率化したい方
・定型的な書類の処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Gmail、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをDropboxに保存する
試してみる
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをDropboxに保存する」ワークフローは、フォーム入力から帳票作成、そしてクラウド保存までをシームレスに自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォームの回答内容を基に自動的に帳票を生成し、指定のDropboxフォルダにPDF形式で保存することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム入力データを活用して定期的に帳票を作成する業務を担当している方
・手動での帳票作成やファイル保存に時間を取られている事務担当者の方
・データ管理の効率化を図り、クラウドストレージへの自動保存を実現したい企業のIT担当者
・帳票自動生成システムを導入して業務プロセスを改善したいと考えている中小企業の経営者の方
・フォームと連携する他のSaaSアプリともスムーズにデータを共有したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日Google スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Outlookで送信する
試してみる
■概要
日々の報告業務などで、Google スプレッドシートのデータを元にドキュメントを作成し、PDFに変換してメールで送信する作業に手間を感じていませんか。
こうした定型業務は、手作業で行うと時間がかかるだけでなく、ファイル変換や添付ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローは、指定した時間にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、書類を生成後PDFに変換し、Outlookから自動送信する一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのデータを基に、定期的な書類作成やPDF化を行っている方
・手作業によるdocument to pdfの変換やメール送信に、非効率を感じている業務担当者の方
・Outlookでの報告業務などを自動化し、本来のコア業務に時間を活用したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
よくある質問
Q：Googleドキュメント以外でもPDFに変換できますか？
A：今回のフローをそのまま活用してPDF化を行う場合、分岐条件を変更することで実現可能です。
例えば以下の画像の場合、定めたフォルダへファイル名に「請求書」というワードが含まれたものがアップロードされた場合のみPDF化し、Discordに通知します。
Q：特定のフォルダではなくGoogle Drive全体を対象にしたい
A：可能です。Google Driveのトリガーを「新しくファイル・フォルダが作成されたら」に変更することで実現できます。
Q：PDFの生成に失敗した場合、どうなりますか？
A：連携（PDF生成）が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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