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「チャットで受け取ったファイルのバックアップ、毎回手作業で面倒…」
「メールの添付ファイルを保存し忘れて、後から探すのに苦労した…」
このように、様々なツールで受け取るファイルの管理やバックアップ作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールやメールで受信したファイルを自動でクラウドストレージにバックアップできる仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放されることも可能です。
重要なファイルの見落としや保存漏れといったリスクを防ぎ、より安心してコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、ファイル管理業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">各種ツールで受信したファイルをバックアップする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け取ったファイルを、Google Driveなどのクラウドストレージに自動でバックアップする方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Discordなどのチャットツールで添付ファイルを受信した際に、指定のストレージサービスへ自動でバックアップを作成します。</span>
情報共有とデータ保管を両立できるため、コミュニケーションの中で発生する重要なファイルの管理漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付ファイルを自動でストレージサービスにバックアップします。</span>
取引先との契約書や請求書といった重要書類を保管し、手作業による保存の手間やヒューマンエラーを削減できます。
<span class="mark-yellow">Boxなどの特定のストレージサービスにファイルがアップロードされた際に、別のストレージサービスにバックアップを作成します。</span>
アップロードするだけでバックアップも同時に作られるので、作業に集中できます。万一のときでも安心感が増します。
それではここから代表的な例として、Discordで添付ファイルを受信したら、Google Driveに自動でバックアップを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Discordをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google Driveをマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
Google Driveと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
Sign in with Googleをクリックしてください。
マイアプリ連携を行いたいアカウントを選択します。
内容を確認し次へをクリックします。
表示内容を確認し問題なければ続行をクリックしてください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
チャンネルでメッセージが送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
Discordの画面に移動し、使用したいチャンネルにファイルをつけたメッセージを送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Discordのチャンネルでメッセージが送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはチャンネルにメッセージを送信する必要があるのです。
今回は以下のようなメッセージを送信しました。
メッセージを送信出来たら、DiscordのURLをコピーします。
Yoomの画面に戻り、サーバーIDを設定します。
注釈を確認したら、先ほどコピーしたURLからサーバーIDとなる箇所を抜き出し、入力してください。
チャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から先ほどメッセージを送信したチャンネルを選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
メッセージ内のファイルをダウンロードするをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
ファイルURLはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定されていることを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ファイルをアップロードするをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
格納先フォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で作成したフォルダを選択してください。
ファイル名を設定します。
ファイル名は自由に設定可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を設定できます。
また直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となりこのテンプレートを通して作成される全てのファイル名に反映されますのでご注意ください。
ファイルの添付方法はデフォルトで設定されています。
変更がない場合はそのままで問題ありません。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にファイルが保存されていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がDiscordで添付ファイルを受信したら、Google Driveに自動でバックアップを作成するフローでした！
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Google Driveにファイルがアップロードされた際にDropboxやOneDriveに自動バックアップしたり、特定の条件に合うファイルをBoxに格納したりできます。
さらに、定期的にフォルダを自動バックアップしたり、アップロード時にGmailで通知を送る設定も行えます。
自動化を活用することで、バックアップや整理作業の手間を減らし、効率的なファイル管理を実現できます！
ファイルのバックアップを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの保存作業をなくし、重要な情報の保管漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
日々のやり取りで発生する添付ファイルが自動でバックアップされるようになり、作業の流れがよりスムーズになるでしょう。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築可能です。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：バックアップ時のファイル名を自動で変更できますか？
A：はい、できます。
ファイル名には取得した値を利用できますので、例えば投稿者名などを利用することもできます。また、取得した値タブの横にある日付タブを選択することで今日の日付を設定することも可能です。更に、値は複数設定できますので、これらの値を組み合わせて利用することもできます。
Q：自動バックアップが失敗した場合、どうすれば分かりますか？
A：Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：特定のファイル形式だけバックアップできますか？
A：はい、できます。
特定のファイル形式だけに処理を行うには、分岐の追加が必要です。
分岐はフローボットの追加したい場所にある+をクリックすることで追加可能です。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
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