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【簡単設定】各種ツールで受け取ったファイルを自動でバックアップする方法
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
「チャットで受け取ったファイルのバックアップ、毎回手作業で面倒…」
「メールの添付ファイルを保存し忘れて、後から探すのに苦労した…」
このように、様々なツールで受け取るファイルの管理やバックアップ作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、チャットツールやメールで受信したファイルを自動でクラウドストレージにバックアップできる仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放されることも可能です。
重要なファイルの見落としや保存漏れといったリスクを防ぎ、より安心してコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、ファイル管理業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには各種ツールで受信したファイルをバックアップする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
ファイルのバックアップを自動化する方法
普段お使いの様々なツールで受け取ったファイルを、Google Driveなどのクラウドストレージに自動でバックアップする方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールからファイルをバックアップする
Discordなどのチャットツールで添付ファイルを受信した際に、指定のストレージサービスへ自動でバックアップを作成します。
情報共有とデータ保管を両立できるため、コミュニケーションの中で発生する重要なファイルの管理漏れを防ぎます。
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
メールツールからファイルをバックアップする
Outlookなどのメールツールで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付ファイルを自動でストレージサービスにバックアップします。
取引先との契約書や請求書といった重要書類を保管し、手作業による保存の手間やヒューマンエラーを削減できます。
■概要Outlookで受信するメールの添付ファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要なファイルの保存漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookの添付ファイルをGoogle Driveへ自動で保存するバックアップ業務の自動化を実現でき、手作業によるバックアップ業務から解放されます。■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、Google Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に手間を感じており、バックアップ業務の自動化に関心がある方
- 添付ファイルの保存漏れや保存先のミスといった、ヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでメールを受信すると自動で添付ファイルが保存されるため、これまで手作業でのバックアップに費やしていた時間を短縮できます
- バックアップ業務の自動化の仕組みを構築することで、ファイルの保存忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定する
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードする
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダで受信したメールのみを自動化の対象とすることが可能です
- Google Driveのファイルアップロード設定では、任意のフォルダIDを指定することで、ファイルの格納先を自由に設定できます
■注意事項- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを、Google Driveで管理している方
- 手作業でのファイル保存に手間を感じており、バックアップ業務の自動化に関心がある方
- 添付ファイルの保存漏れや保存先のミスといった、ヒューマンエラーを防止したい方
- Outlookでメールを受信すると自動で添付ファイルが保存されるため、これまで手作業でのバックアップに費やしていた時間を短縮できます
- バックアップ業務の自動化の仕組みを構築することで、ファイルの保存忘れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定する
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードする
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダで受信したメールのみを自動化の対象とすることが可能です
- Google Driveのファイルアップロード設定では、任意のフォルダIDを指定することで、ファイルの格納先を自由に設定できます
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ストレージサービスからファイルをバックアップする
Boxなどの特定のストレージサービスにファイルがアップロードされた際に、別のストレージサービスにバックアップを作成します。
アップロードするだけでバックアップも同時に作られるので、作業に集中できます。万一のときでも安心感が増します。
■概要
Boxに保存した重要なファイルを、手動でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、Google Driveへのバックアップ作成を自動化します。バックアップの自動化を実現することで、手作業によるファイル管理の負担を軽減し、安全なデータ保管体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用し、ファイルの手動バックアップに手間を感じている方
- 重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ管理体制を強化したいと考えている方
- バックアップの自動化を導入し、ファイル管理業務の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- バックアップの自動化の実現により、手作業によるバックアップのし忘れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象とします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先となる任意のフォルダIDを指定してください
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Boxに保存した重要なファイルを、手動でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、Google Driveへのバックアップ作成を自動化します。バックアップの自動化を実現することで、手作業によるファイル管理の負担を軽減し、安全なデータ保管体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用し、ファイルの手動バックアップに手間を感じている方
- 重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ管理体制を強化したいと考えている方
- バックアップの自動化を導入し、ファイル管理業務の効率化を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- バックアップの自動化の実現により、手作業によるバックアップのし忘れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象とします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先となる任意のフォルダIDを指定してください
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
Discordで受信したファイルをGoogle Driveにバックアップするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Discordで添付ファイルを受信したら、Google Driveに自動でバックアップを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DiscordとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Discordのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
ステップ1：DiscordとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Discordをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google Driveをマイアプリ連携
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
Google Driveと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
Sign in with Googleをクリックしてください。
マイアプリ連携を行いたいアカウントを選択します。
内容を確認し次へをクリックします。
表示内容を確認し問題なければ続行をクリックしてください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Discordで日々やり取りされる重要な添付ファイル、手動でのバックアップに手間を感じていたり、後で確認しようと思っていたファイルがどこにあるか分からなくなったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルのバックアップ作業を自動化できるため、Discordの特定チャンネルに投稿された添付ファイルを自動でGoogle Driveに保存し、手作業による手間やファイルの紛失リスクを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有されるファイルの管理が煩雑で、手作業でのバックアップに課題を感じている方
- 重要な情報を確実に保管するため、バックアップの仕組みを構築したいと考えている方
- DiscordとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが投稿されると自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのバックアップにかかっていた時間を削減できます
- 人の手によるバックアップ作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な資産管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください
- Google Driveでファイルをアップロードする際に、ファイルの格納先となるフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Discord、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Discordのチャンネルでメッセージが送信された際の設定
チャンネルでメッセージが送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Discordの画面に移動し、使用したいチャンネルにファイルをつけたメッセージを送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Discordのチャンネルでメッセージが送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはチャンネルにメッセージを送信する必要があるのです。
今回は以下のようなメッセージを送信しました。
メッセージを送信出来たら、DiscordのURLをコピーします。
Yoomの画面に戻り、サーバーIDを設定します。
注釈を確認したら、先ほどコピーしたURLからサーバーIDとなる箇所を抜き出し、入力してください。
チャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から先ほどメッセージを送信したチャンネルを選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：Discordのメッセージ内のファイルをダウンロードする設定
メッセージ内のファイルをダウンロードするをクリックします。
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
ファイルURLはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定されていることを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
ファイルをアップロードするをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
格納先フォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で作成したフォルダを選択してください。
ファイル名を設定します。
ファイル名は自由に設定可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を設定できます。
また直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となりこのテンプレートを通して作成される全てのファイル名に反映されますのでご注意ください。
ファイルの添付方法はデフォルトで設定されています。
変更がない場合はそのままで問題ありません。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にファイルが保存されていますので確認しておきましょう。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がDiscordで添付ファイルを受信したら、Google Driveに自動でバックアップを作成するフローでした！
Google Driveを使ったその他の自動化例
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
Google Driveにファイルがアップロードされた際にDropboxやOneDriveに自動バックアップしたり、特定の条件に合うファイルをBoxに格納したりできます。
さらに、定期的にフォルダを自動バックアップしたり、アップロード時にGmailで通知を送る設定も行えます。
自動化を活用することで、バックアップや整理作業の手間を減らし、効率的なファイル管理を実現できます！
■概要
Google DriveとDropboxを併用していると、ファイルのバックアップを手作業で行う手間や重要なファイルのバックアップ漏れが発生することはないでしょうか？これらの手作業は時間的なコストがかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで自動的にDropboxへバックアップが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとDropboxを併用し、手作業でのファイルバックアップに手間を感じている方
- 重要なファイルのバックアップ忘れや、手作業によるミスを未然に防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、自動でDropboxへバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのバックアップ漏れや、誤ったファイルをアップロードするといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルをDropboxにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、バックアップ先のフォルダを自由に設定可能です。
■注意事項
- Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google DriveとOneDriveなど、複数のクラウドストレージを併用していると、手動でのファイルバックアップに手間がかかることはありませんか。また、手作業によるバックアップ漏れは、重要なデータの損失リスクにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、自動でOneDriveにバックアップが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとOneDriveを併用し、ファイルのバックアップを手作業で行っている方
- 重要なファイルのバックアップを自動化し、データの安全性を高めたいと考えている方
- 複数クラウドストレージ間のファイル管理を効率化し、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのアップロードをきっかけにOneDriveへ自動でバックアップされるため、これまで手作業で行っていたファイルコピーの時間を短縮できます。
- 手動でのバックアップ作業が不要になることで、コピー漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぎ、データの安全性を確保することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたのがファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、バックアップの対象としたい特定のフォルダを任意で指定することが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。ファイル名には、Google Driveで取得した元のファイル名などの情報を変数として利用し、動的に設定することも可能です。
■注意事項
- Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
複数のプロジェクトや部署でGoogle DriveとBoxを併用していると、手動でのファイル移動やコピーに手間がかかり、管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにも格納する処理を実現します。Google DriveとBox間のファイル連携を自動化することで、二重管理の手間や更新漏れといった課題を解消し、よりスムーズなファイル管理体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、ファイルの手動コピーに手間を感じている方
- 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を効率化したいと考えている情報システム担当者の方
- ファイル共有のルールを定め、人的ミスなくGoogle DriveとBoxの連携を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点にBoxへ自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの格納漏れやバージョン間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、後続のアクションに進む条件を任意で設定することが可能です
- Boxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダを固定で指定したり、前段のトリガーで取得したファイル名を変数として埋め込んで動的に設定したりと、柔軟なカスタムができます
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
契約書や公的書類など、長期保存が求められるPDFをPDF/A形式に手作業で変換する業務に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手動で処理していては、時間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルを格納するだけで、RPAがPDFをPDF/Aへ自動で変換します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するPDFからPDF/Aへの変換作業を自動化したいと考えている方
- 電子帳簿保存法への対応などで、大量の書類を規定の形式に統一する必要がある方
- Google Driveをファイル管理のハブとして利用し、業務フローを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFファイルが追加されると自動で変換処理が開始されるため、これまで手作業で行っていた変換業務の時間を短縮できます
- 自動化によって、ファイル形式の変換漏れや誤ったファイルへの処理といったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- オペレーションとして、ファイルがPDFである場合のみ後続の処理を実行するなど、分岐機能で条件を設定します
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをYoom内に取得します
- RPA機能を使い、任意のオンライン変換サイトなどでPDFをPDF/A形式に変換するブラウザ操作を設定します
- データ抽出機能を利用して、変換後のファイル情報を取得します
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたPDF/Aファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローを起動させたい監視対象のフォルダを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「請求書」という文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、前段で取得した情報を基に条件を自由にカスタマイズできます
- RPA機能では、実際に操作したいオンライン変換サイトのURLやクリックするボタン、テキスト入力などの操作を、ユーザーの環境に合わせて柔軟に設定することが可能です
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、トリガーで取得した情報を変数として利用し動的に設定したりできます
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveで重要なファイルを管理する際、手動でのバックアップ作成や関係者への共有連絡に手間を感じることはないでしょうか。ファイルの複製ミスや通知漏れは、業務に支障をきたす可能性もあり、注意が必要です。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定フォルダへのバックアップ作成とGmailでの通知を自動化し、ファイル管理の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでチームのファイルを管理し、バックアップ作業を効率化したい方
- ファイルの更新を手動で検知し、都度Gmailで関係者に通知している担当者の方
- 定期的なバックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、ファイル管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードからバックアップ作成、関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になるので、ファイルの複製ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にバックアップ完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、バックアップ先のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに保管している重要なファイルのバックアップ、手作業で行っていませんか。手動でのバックアップは手間がかかるだけでなく、対応漏れやミスが発生する可能性も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップするため、人的な負担やミスをなくし、効率的で安全なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveの重要なデータを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- データ紛失のリスクを低減するため、定期的な自動バックアップ体制を構築したい方
- 定型的なバックアップ作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールで自動的にバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動によるファイルのコピー漏れやバックアップのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの保全性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定し、バックアップ元のフォルダを指定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、バックアップファイルを格納する先のフォルダを作成します。
- 繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル・フォルダの一覧を一つずつ処理するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、バックアップ元からバックアップ先のフォルダへファイルをコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、バックアップを実行したい頻度や時間を任意で設定してください。
- Google Driveの各アクションでは、実際にバックアップしたいフォルダや、バックアップを保存するフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
freeeサインで締結した電子契約書を、都度ダウンロードして手動でファイル管理することに手間を感じていませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローは、freeeサインとGoogle DriveをAPI連携させることで、契約完了からファイル保管までの一連の業務を自動化し、手作業による負担や保管漏れのリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freeeサインで締結した契約書の管理に、非効率や手間を感じている法務・営業担当の方
- APIを活用した業務自動化に関心があり、freeeサインの利用をさらに効率化したい方
- 契約関連業務における人的ミスの削減や、業務の標準化によって属人化を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freeeサインで契約が完了すると、契約書が自動でGoogle Driveに保管されるため、手作業でのファイル管理にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約書のダウンロード忘れやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreeeサインを選択し、「文書の状態が変更されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、文書の状態が「完了」になった場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでfreeeサインの「契約書ファイルを取得」アクションを設定し、完了した文書のファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できるため、運用に合わせて柔軟に管理することが可能です。
- アップロードする契約書のファイル名は、締結書類の名称や契約締結日といった情報を含めて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルを手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業に手間を感じていませんか。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
■注意事項- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要WordPress.orgで新しい記事を公開するたびに、内容をコピーしてPDFを作成し、バックアップとしてGoogle Driveに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は定型業務でありながら、コンテンツという資産を守るための重要な作業であり、担当者の時間を奪う一因にもなります。このワークフローを活用すれば、WordPress.orgで記事が公開されると、自動で記事内容がPDF化されてGoogle Driveに格納されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- WordPress.orgの記事公開後のバックアップやアーカイブ作業に手間を感じている方
- コンテンツ資産をGoogle Driveで一元管理し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、ファイルの保存忘れなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- 記事公開後に自動でPDFが生成・保存されるため、手動でのファイル作成やアップロードに費やしていた時間を、より創造的な業務に充てることができます。
- 手作業で起こりがちだったコピー内容の間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーをなくし、確実なコンテンツの資産管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、WordPress.orgとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWordPress.orgを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけを作ります。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。トリガーで取得した記事のタイトルや本文などを連携し、PDFとしてGoogle Driveに保存するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、生成したPDFを格納するGoogle Driveのフォルダを任意で指定できます。
- 作成されるPDFのファイル名には、WordPress.orgの投稿タイトルや公開日など、トリガーで取得した情報を動的に埋め込むことができ、管理しやすいファイル名にすることが可能です。
■注意事項- WordPress.org、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google DriveとDropboxを併用していると、ファイルのバックアップを手作業で行う手間や重要なファイルのバックアップ漏れが発生することはないでしょうか？これらの手作業は時間的なコストがかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで自動的にDropboxへバックアップが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとDropboxを併用し、手作業でのファイルバックアップに手間を感じている方
- 重要なファイルのバックアップ忘れや、手作業によるミスを未然に防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、自動でDropboxへバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのバックアップ漏れや、誤ったファイルをアップロードするといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルをDropboxにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、バックアップ先のフォルダを自由に設定可能です。
■注意事項
- Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google DriveとOneDriveなど、複数のクラウドストレージを併用していると、手動でのファイルバックアップに手間がかかることはありませんか。また、手作業によるバックアップ漏れは、重要なデータの損失リスクにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、自動でOneDriveにバックアップが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとOneDriveを併用し、ファイルのバックアップを手作業で行っている方
- 重要なファイルのバックアップを自動化し、データの安全性を高めたいと考えている方
- 複数クラウドストレージ間のファイル管理を効率化し、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのアップロードをきっかけにOneDriveへ自動でバックアップされるため、これまで手作業で行っていたファイルコピーの時間を短縮できます。
- 手動でのバックアップ作業が不要になることで、コピー漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぎ、データの安全性を確保することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたのがファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、バックアップの対象としたい特定のフォルダを任意で指定することが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。ファイル名には、Google Driveで取得した元のファイル名などの情報を変数として利用し、動的に設定することも可能です。
■注意事項
- Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
複数のプロジェクトや部署でGoogle DriveとBoxを併用していると、手動でのファイル移動やコピーに手間がかかり、管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにも格納する処理を実現します。Google DriveとBox間のファイル連携を自動化することで、二重管理の手間や更新漏れといった課題を解消し、よりスムーズなファイル管理体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、ファイルの手動コピーに手間を感じている方
- 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を効率化したいと考えている情報システム担当者の方
- ファイル共有のルールを定め、人的ミスなくGoogle DriveとBoxの連携を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点にBoxへ自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの格納漏れやバージョン間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、後続のアクションに進む条件を任意で設定することが可能です
- Boxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダを固定で指定したり、前段のトリガーで取得したファイル名を変数として埋め込んで動的に設定したりと、柔軟なカスタムができます
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
契約書や公的書類など、長期保存が求められるPDFをPDF/A形式に手作業で変換する業務に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手動で処理していては、時間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルを格納するだけで、RPAがPDFをPDF/Aへ自動で変換します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するPDFからPDF/Aへの変換作業を自動化したいと考えている方
- 電子帳簿保存法への対応などで、大量の書類を規定の形式に統一する必要がある方
- Google Driveをファイル管理のハブとして利用し、業務フローを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにPDFファイルが追加されると自動で変換処理が開始されるため、これまで手作業で行っていた変換業務の時間を短縮できます
- 自動化によって、ファイル形式の変換漏れや誤ったファイルへの処理といったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- オペレーションとして、ファイルがPDFである場合のみ後続の処理を実行するなど、分岐機能で条件を設定します
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをYoom内に取得します
- RPA機能を使い、任意のオンライン変換サイトなどでPDFをPDF/A形式に変換するブラウザ操作を設定します
- データ抽出機能を利用して、変換後のファイル情報を取得します
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたPDF/Aファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、フローを起動させたい監視対象のフォルダを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「請求書」という文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、前段で取得した情報を基に条件を自由にカスタマイズできます
- RPA機能では、実際に操作したいオンライン変換サイトのURLやクリックするボタン、テキスト入力などの操作を、ユーザーの環境に合わせて柔軟に設定することが可能です
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、トリガーで取得した情報を変数として利用し動的に設定したりできます
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveで重要なファイルを管理する際、手動でのバックアップ作成や関係者への共有連絡に手間を感じることはないでしょうか。ファイルの複製ミスや通知漏れは、業務に支障をきたす可能性もあり、注意が必要です。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定フォルダへのバックアップ作成とGmailでの通知を自動化し、ファイル管理の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでチームのファイルを管理し、バックアップ作業を効率化したい方
- ファイルの更新を手動で検知し、都度Gmailで関係者に通知している担当者の方
- 定期的なバックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、ファイル管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードからバックアップ作成、関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になるので、ファイルの複製ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にバックアップ完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、バックアップ先のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに保管している重要なファイルのバックアップ、手作業で行っていませんか。手動でのバックアップは手間がかかるだけでなく、対応漏れやミスが発生する可能性も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで定期的にGoogle Driveの特定フォルダを自動でバックアップするため、人的な負担やミスをなくし、効率的で安全なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveの重要なデータを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
- データ紛失のリスクを低減するため、定期的な自動バックアップ体制を構築したい方
- 定型的なバックアップ作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールで自動的にバックアップが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動によるファイルのコピー漏れやバックアップのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの保全性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定し、バックアップ元のフォルダを指定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、バックアップファイルを格納する先のフォルダを作成します。
- 繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル・フォルダの一覧を一つずつ処理するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、バックアップ元からバックアップ先のフォルダへファイルをコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日、毎週、毎月など、バックアップを実行したい頻度や時間を任意で設定してください。
- Google Driveの各アクションでは、実際にバックアップしたいフォルダや、バックアップを保存するフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
freeeサインで締結した電子契約書を、都度ダウンロードして手動でファイル管理することに手間を感じていませんか。この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローは、freeeサインとGoogle DriveをAPI連携させることで、契約完了からファイル保管までの一連の業務を自動化し、手作業による負担や保管漏れのリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freeeサインで締結した契約書の管理に、非効率や手間を感じている法務・営業担当の方
- APIを活用した業務自動化に関心があり、freeeサインの利用をさらに効率化したい方
- 契約関連業務における人的ミスの削減や、業務の標準化によって属人化を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- freeeサインで契約が完了すると、契約書が自動でGoogle Driveに保管されるため、手作業でのファイル管理にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約書のダウンロード忘れやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreeeサインを選択し、「文書の状態が変更されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、文書の状態が「完了」になった場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでfreeeサインの「契約書ファイルを取得」アクションを設定し、完了した文書のファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できるため、運用に合わせて柔軟に管理することが可能です。
- アップロードする契約書のファイル名は、締結書類の名称や契約締結日といった情報を含めて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- WordPress.orgの記事公開後のバックアップやアーカイブ作業に手間を感じている方
- コンテンツ資産をGoogle Driveで一元管理し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、ファイルの保存忘れなどを防ぎたい方
- 記事公開後に自動でPDFが生成・保存されるため、手動でのファイル作成やアップロードに費やしていた時間を、より創造的な業務に充てることができます。
- 手作業で起こりがちだったコピー内容の間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーをなくし、確実なコンテンツの資産管理を実現します。
- はじめに、WordPress.orgとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWordPress.orgを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定し、フローが起動するきっかけを作ります。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。トリガーで取得した記事のタイトルや本文などを連携し、PDFとしてGoogle Driveに保存するように設定します。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、生成したPDFを格納するGoogle Driveのフォルダを任意で指定できます。
- 作成されるPDFのファイル名には、WordPress.orgの投稿タイトルや公開日など、トリガーで取得した情報を動的に埋め込むことができ、管理しやすいファイル名にすることが可能です。
- WordPress.org、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ファイルのバックアップを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの保存作業をなくし、重要な情報の保管漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
日々のやり取りで発生する添付ファイルが自動でバックアップされるようになり、作業の流れがよりスムーズになるでしょう。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築可能です。
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よくあるご質問
Q：バックアップ時のファイル名を自動で変更できますか？
A：はい、できます。
ファイル名には取得した値を利用できますので、例えば投稿者名などを利用することもできます。また、取得した値タブの横にある日付タブを選択することで今日の日付を設定することも可能です。更に、値は複数設定できますので、これらの値を組み合わせて利用することもできます。
Q：自動バックアップが失敗した場合、どうすれば分かりますか？
A：Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：特定のファイル形式だけバックアップできますか？
A：はい、できます。
特定のファイル形式だけに処理を行うには、分岐の追加が必要です。
分岐はフローボットの追加したい場所にある+をクリックすることで追加可能です。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
