DocuSignで契約完了後にGoogle スプレッドシートを自動更新する方法

DocuSignとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

ここからは、Yoomを使ってDocuSignとGoogle スプレッドシートを連携させましょう。
今回のフローは<span class="mark-yellow">「DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する」</span>というものです。

1. YoomとDocuSign、Google スプレッドシートをマイアプリ連携する
2. DocuSignでアプリトリガー設定
3. DocuSignで情報取得の設定
4. Google スプレッドシートで情報更新の設定

全4ステップで設定が完了します。
難しいプログラミングの知識は不要です。下のテンプレートから「試してみる」をクリックして一緒に設定を進めましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：DocuSignとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まずは、今回のフローで使用するアプリとYoomを連携します。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」→「＋新規接続」をクリックしてください。

DocuSignとGoogle スプレッドシートを検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
アプリ連携が完了すると、マイアプリ一覧に表示されます。

Google スプレッドシートも同様に表示されていれば、マイアプリ連携は完了です。
次からは、具体的な設定に移っていきます。

ステップ2：DocuSignでアプリトリガー設定

最初のフロー「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
１ページ目では、マイアプリ連携が済んでいるDocuSignのアカウント情報が反映されています。

タイトルは、わかりやすいものに変更可能です。
トリガーアクションは変更できないので、アカウント情報を確認したら次へ進みましょう。

次のページでは、トリガーの設定をします。

記載されているURLをコピーして、DocuSign内で設定してください。
トリガーイベントのチェックを忘れないように、注意事項に書かれている内容を設定できたら「テスト」をクリックしてアウトプットを取得します。

ここで取得したアウトプットは、この後の設定で使うので正しく反映されているか確認しましょう。
確認出来たら「保存する」をクリックしてアプリトリガー設定は完了です。

ステップ3：DocuSignで情報取得のための設定

続いて「特定のエンベロープの情報を取得」をクリックしましょう。
DocuSign内には複数のエンベロープがあるので、どの情報を取得するのかという設定をします。

1ページ目は先ほどと同様に、必要であればタイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進みましょう。

次では、ご自身のDocuSignのアカウント情報を入力します。
DocuSign内で確認したIDを入力し、エンベロープIDには先ほど取得したアウトプットを選択します。

これで、情報の取得先が設定できました。
「テスト」をクリックして、アウトプットが取得できるか確認しましょう。

エンベロープの項目がアウトプットとして反映されるので、問題がなければ「保存する」をクリックして情報取得のための設定は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートで情報更新のための設定

最後の設定は「レコードを更新する」です。

1ページ目では、DocuSignと同様にアカウント情報などが反映されている下に連携するGoogle スプレッドシートの情報を入れる欄があります。

アカウント情報が紐づいているので、スプレッドシートIDとタブ名を候補から選択するだけです。
テーブル範囲の指定が必要であれば、入力をして「次へ」をクリックしてください。

ここで指定するスプレッドシートIDなどは、アウトプットを反映させる項目があるものを指定しましょう。

次のページでは、情報更新の為の詳細設定を進めましょう

①で指定した条件に合致するものを更新の条件にします。ここではID(指定したGoogle スプレッドシートの項目)がエンベロープIDと等しくなるものを条件としています。

①の条件で指定した箇所を②に従ってレコードの更新を行います。
それぞれの項目に合うアウトプットを選択していきましょう。

必要な欄をすべて指定できたら「テスト」をしてエラーの有無を確認します。
問題がなければ「保存する」ですべての設定が完了です。

フローを動かすためにトリガーをONにしておきましょう。

これで、DocuSignで契約が完了すると、Google スプレッドシートの情報が更新されるようになります。

DocuSign・Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

ほかにもDocuSignとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。

1.DocuSignとGoogle Driveを連携すると、DocuSignで契約完了した書類が自動でGoogle Driveに格納されます。頻繁に契約を締結している企業や、手作業で契約書を管理している方にとっては業務効率化が進む連携の1つと言えるでしょう。

2.Google スプレッドシートの行更新で通知を受けとれる連携も複数あります。たとえば、今回のフローと並列で動かすとDocuSignで契約が締結され、Google スプレッドシートが更新されたら、通知を受け取れるということです。普段使っているGoogle ChatやLINE WORKSなどのコミュニケーションツールで通知を受け取れるので見落としの減少や次の行動へのスムーズな移行が期待できますね。

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まとめ

DocuSignとGoogle スプレッドシートの連携は、契約情報の更新作業を自動化し、業務効率の向上が期待できるます。Yoomを使えば、難しいプログラミングの知識は不要です。簡単にアプリを連携させるだけで、データ管理の負担を大幅に軽減できます。今すぐYoomに無料登録して、手軽に業務の自動化を始めてみませんか?

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