・
「Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名やURLをGoogle スプレッドシートに手でコピー＆ペーストしている…」
「管理台帳への転記漏れや入力ミスが発生して、後から確認作業に追われることがある…」
このように、Google DriveとGoogle スプレッドシートを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？ これらの定型業務は単純でありながらも、正確性が求められるため、意外と時間と神経を使うものです。
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveへのファイル追加をきっかけに、ファイル情報を自動でGoogle スプレッドシートに記録する自動化の仕組み</span>を構築できれば、面倒な転記作業から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなります。
その結果、生まれた時間と心の余裕を、より創造的で重要なコア業務に振り向けることが可能になるはずですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務を格段に効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとGoogle スプレッドシートのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル情報の転記やリスト作成といった業務を自動化できます。これにより、作業時間を短縮し、ヒューマンエラーを撲滅することが可能になります。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試せるテンプレートとして用意されています。登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルが追加された際に、そのファイル名、URL、作成日時などの情報を自動でGoogle スプレッドシートの特定の行に追記します。
この連携は、Google Driveのデータが直接Google スプレッドシートに連携されるシンプルな構成であり、<span class="mark-yellow">手作業によるファイル管理台帳への転記漏れや入力ミスをなくし、常に正確な最新の状態を維持</span>できます。
毎日や毎週など、設定したスケジュールでGoogle Driveの特定フォルダ内にある全てのファイル情報を取得し、一覧としてGoogle スプレッドシートに出力します。
この自動化により、<span class="mark-yellow">定期的なファイルの棚卸し作業やバックアップリストの作成を人の手を介さずに行える</span>ため、管理工数を削減し、いつでも最新のファイルリストを確認できる環境を整えます。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveにファイル格納後、Google スプレッドシートに情報を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。この設定は初回のみ必要です。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリック。
こちらの画面が表示されたら、「続行」をクリックすると、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ画面にGoogle Driveが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
先ほどと同じように、左上の「マイアプリ」を選んで「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓に「Google スプレッドシート」と入力して、表示されたアプリを選びます。
「Sign in with Google」をクリックして、連携したいGoogleアカウントを選びましょう。
連携したいアカウントを選択します。
なお、表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。「マイアプリを登録しました。」と表示が出たら連携完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう！
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
【用語解説：フローボット】フローボットは、Yoomで作る自動化の「流れ（フロー）」を実行するロボットのことです。トリガー（きっかけ）とアクション（処理）を組み合わせて動作します。
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが追加されたら」をクリック。
ここでGoogle Driveの特定のフォルダ内に新規フォルダを作成し、テストをクリックしてください。
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。ここで取得したアウトプットはGoogle スプレッドシートに自動登録可能です！
また、アウトプットの詳しい内容はこちらをご参照ください。
Google Driveで作成した新規フォルダのデータが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリックしましょう。
1.次は、Google スプレッドシートのレコード追加について設定していきます。
まずは、以下をクリックしてください。
2.ここでは、レコードを追加するGoogle スプレッドシートを具体的に設定していきます。
まだ、Google スプレッドシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
実行アクションは、テンプレート通りに「レコードを追加する」のままで大丈夫です。
ページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、先ほど設定したGoogle スプレッドシートにどのレコードを追加するか具体的に設定していきます。
「追加するレコードの値」について、それぞれの入力欄をクリックすると、下記のような取得した値＝先ほど取得したアウトプットが表示されます。アウトプットを活用し、ボックス内を埋めていきましょう。
このようにアウトプットを活用することで、最新のGoogle Driveのデータをその都度Google スプレッドシートに自動反映可能となります！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したレコードが追加されていればOKです！最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
すべての設定が完了すると、設定完了の「コンプリート画面」が表示されます！最後に、トリガーをONにして、フローボットを起動させましょう。トリガーのON/OFFは、画面左上のトグルスイッチで切り替えできますよ。
今回はGoogle DriveからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたことをトリガーとして、その行の情報（例えば、顧客名や案件名）をフォルダ名とし、Google Driveに新しいフォルダを自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">新規顧客や案件が発生した際のフォルダ作成を手動で行う必要がなくなり、命名規則の統一や作成漏れ防止に繋がります。</span>
Google スプレッドシートの新しい行に追加された商品名や金額、顧客情報などを基に、Yoomのドキュメント作成機能で見積書を自動で生成し、完成したPDFファイルをGoogle Driveの指定フォルダに格納します。
この連携は、<span class="mark-yellow">見積書作成から格納までの一連のプロセスを完全に自動化する</span>ため、書類作成業務にかかる時間を削減し、ミスを減らしながら迅速な対応を実現する手助けとなります。
Google DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで、データ管理・共有の効率化が実現できます。
Yoomにはこうした業務を自動化できるテンプレートが豊富に揃っているので、ぜひご活用ください！
Google Driveによる自動化では、マーケティングツールのデータを基にGoogle Driveに専用フォルダを作成したり、請求書の発行から格納までを効率化可能です。
また、メールの添付ファイルや契約書の自動格納にも対応しています。
日々の業務をより効率化し、情報管理やチーム連携をスムーズに行いたい方におすすめです。
Google スプレッドシートに行が追加されたらGoogle Meetの会議スペースを自動生成することで、日程調整や会議準備の手間を軽減できます。
また、Google スプレッドシートとHRMOS勤怠、KING OF TIMEといった勤怠管理システムとの連携により、人事データの整合性を保ちながら効率的に情報を反映できますよ！
Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル管理台帳への転記や、Google スプレッドシートの情報に基づくフォルダ作成といった作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なルーティンワークに時間を奪われることなく、より迅速かつ正確に情報に基づいた業務を進めることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのような直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q : Yoomにアカウントを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A : API連携やメール送信などの機能を利用する際、OAuth認証などのセキュリティ標準を使用することで安全に連携を行っています。また、プロプラン・サクセスプランではSAML認証によるSSOも可能です。
Yoomのセキュリティへの取り組みの詳細
Q : 連携が失敗したらどうなりますか？
A : Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携から再度お試しください。
エラー内容を確認し修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター
Yoomお問い合わせ窓口
Q : Googleの共有ドライブでも連携設定はできますか？
A : 可能です。普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
.avif)
.avif)
.webp)
.webp)
