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「Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名やURLをGoogle スプレッドシートに手でコピー＆ペーストしている…」
「管理台帳への転記漏れや入力ミスが発生して、後から確認作業に追われることがある…」
このように、Google DriveとGoogle スプレッドシートを併用する中で、手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？これらの定型業務は単純でありながらも、正確性が求められるため、意外と時間と神経を使うものです。
もし、Google Driveへのファイル追加をきっかけに、ファイル情報を自動でGoogle スプレッドシートに記録する自動化の仕組みを構築できれば、面倒な転記作業から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなります。
その結果、生まれた時間と心の余裕を、より創造的で重要なコア業務に振り向けることが可能になるはずですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務を格段に効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle DriveとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携してできること
Google DriveとGoogle スプレッドシートのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル情報の転記やリスト作成といった業務を自動化できます。
これにより、作業時間を短縮し、ヒューマンエラーを撲滅することが可能になります。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試せるテンプレートとして用意されています。登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveにファイル格納後、Google スプレッドシートに情報を追加する
Google Driveの指定したフォルダに新しいファイルが追加された際に、そのファイル名、URL、作成日時などの情報を自動でGoogle スプレッドシートの特定の行に追記します。
この連携は、Google Driveのデータが直接Google スプレッドシートに連携されるシンプルな構成であり、手作業によるファイル管理台帳への転記漏れや入力ミスをなくし、常に正確な最新の状態を維持できます。
定期的にGoogle Driveの指定フォルダ内のファイル一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
毎日や毎週など、設定したスケジュールでGoogle Driveの特定フォルダ内にある全てのファイル情報を取得し、一覧としてGoogle スプレッドシートに出力します。
この自動化により、定期的なファイルの棚卸し作業やバックアップリストの作成を人の手を介さずに行えるため、管理工数を削減し、いつでも最新のファイルリストを確認できる環境を整えます。
Google DriveとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogle Driveにファイル格納後、Google スプレッドシートに情報を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
この設定は初回のみ必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
この後、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
先ずは、Yoomと連携させたいGmailアカウントとGoogle Driveアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリック。
こちらの画面が表示されたら、「続行」をクリックすると、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ画面にGoogle Driveが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Google スプレッドシートの連携方法は、以下の手順をご参照ください。ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう！
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
【用語解説：フローボット】フローボットは、Yoomで作る自動化の「流れ（フロー）」を実行するロボットのことです。トリガー（きっかけ）とアクション（処理）を組み合わせて動作します。
ステップ3：特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが追加されたら
1）まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが追加されたら」をクリック。
2）名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3）連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
4）「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くファイル変換とアップロードが行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、ポーリングトリガーの仕組みについてをご覧ください。
5）フォルダIDの設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるフォルダを選択しましょう。
ここでGoogle Driveの特定のフォルダ内に新規フォルダを作成し、テストをクリックしてください。
6）テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。ここで取得したアウトプットはGoogle スプレッドシートに自動登録可能です！
また、アウトプットの詳しい内容はアウトプットについてをご参照ください。
Google Driveで作成した新規フォルダのデータが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
1）次は、Google スプレッドシートのレコード追加について設定していきます。
まずは、以下をクリックしてください。
