DocuSignで契約締結したらSalesforceのデータを自動更新できるようにしてみた

1.上記バナーの「詳細を見る」を押す
2.ページが移行します。下部にある「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録をする

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

DocuSignとSalesforceの連携フローの作り方

ステップ1：DocuSignとSalesforceをマイアプリ連携

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。

DocuSignとYoomの連携

1.検索する
‍DocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。

2.アクセスの許可

画像のようにアクセスの許可を求められます。
確認し、「アクセスの許可」をクリックしましょう。‍

3.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

SalesforceとYoomの連携

1.検索する
‍Salesforceを検索し、Salesforceのアイコンをクリックします。

2.ログインする

詳しい連携方法につきましては、Salesforceのマイアプリ連携のページをご確認ください。

3.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：DocuSignからリアルタイムでデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」を選択してください。
次へを押します。‍

4.Webhookの設定

表示されている情報を基に、DocuSignのページで設定を行います。

5.エンベロープを完了させる
‍Webhookの設定が完了したら、DocuSignの契約データをテストで使用するため、エンベロープを完了させましょう。

6.テストの実行

エンベロープを完了させたら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

ステップ3：DocuSignの契約データを取得する設定

1.アプリと連携する
‍DocuSignのアイコンの「特定のエンベロープの情報を取得」を選択してください。
次へを押します。

2.IDの入力

IDを入力します。
エンベロープIDの設定は完了しているため、アカウントIDのみ入力してください。

3.テストの実行
‍設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

ステップ4：Salesforceにデータを追加する設定

1.データベースを操作する
‍Salesforceのアイコンの「レコードを更新する」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。

2.データベースの連携

マイドメインURLと、オブジェクトのAPI参照名を入力します。
マイドメインURLにつきましては、ボックス下部の補足をご確認ください。
APIの参照名は、マイドメインURLを入力することで簡単に入力可能です。

API参照名のボックスをクリックしましょう。
画像のように一覧で表示されるため、DocuSignのデータを基に更新したいものを選択しましょう。クリックしてボックスへ挿入します。
設定が完了したら次へを押してください。

3.更新したいレコードの条件の設定

Salesforceの契約IDとDocuSignのエンベロープIDを紐づける設定を行います。
一番右にある空のボックスをクリックしましょう。

赤枠部分を選択します。

エンベロープIDを選択し、ボックスに挿入してください。

4.更新後のレコードの値の設定

DocuSignのデータをSalesforceに追加する設定を行います。
上記のボックス名は先ほど設定したオブジェクトのAPI名と連動しているため、画像とは異なりますが、設定方法は同じです。

DocuSignのデータを入力したいボックスをクリックしましょう。

先ほどと同じようにデータをクリックして挿入してください。

5.テストの実行

必要なボックスの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でDocuSignとSalesforceを使用したフローボットの作成は完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
‍DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する

DocuSign・Salesforceを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも、DocuSignやSalesforceを使用するフローボットがあります。

1.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する
‍Salesforceの情報を基に自動的に契約書を送付することもできます。

2.クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
‍クラウドサインとの連携も可能です。好みのツールで自動化を導入しましょう。

3. DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
‍様々なデータを集約し管理するなら、Notionと連携するのはいかがでしょうか。

まとめ

今回の連携により、業務が効率化され、作業負担が軽減されるでしょう。
DocuSignを活用するチームとSalesforceを活用するチームが異なる場合、Salesforceが自動で更新されれば、契約状況についての連絡を簡略化することも可能です。
Yoomはプログラミング不要で自動化が導入ができます。この機会にぜひDocuSignとSalesforceを連携して、契約データの管理を容易にしてみましょう！