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DocuSignとSalesforceを連携して、DocuSignで契約締結したらSalesforceのデータを自動更新する方法
数ある契約データを管理するのは、なかなか骨の折れる作業ですよね。
相手方と交わす契約が複数ある場合、どの契約をして、他に何の契約が必要なのか解らなくなったりしませんか？
今回はこのようなお悩みを解決すべく、DocuSignを使用して契約を締結したらSalesforceが自動更新されるアプリ連携をご紹介します！
ごちゃつくデータを解りやすくし、管理が簡単になるはずです。DocuSignとSalesforceを使用しているのであれば、ぜひこの自動化を取り入れてみましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDocuSignとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書など帳票作成に活用している方
・帳票類を一元管理している方
2.Salesforceでデータの管理を行う方
・顧客情報や取引情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成や管理を効率的に行うためのツールです。
併せてSalesforceで情報の管理を行うことで、業務に関連する情報へのアクセスを円滑にします。
しかし、DocuSignの契約の完了ごとにSalesforceの情報を手作業で更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体の生産性向上のために自動化を取り入れたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、DocuSignの契約が完了したらエンペロープIDで紐づいているSalesforceの情報に送信日時を自動で追加します。
自動で情報を追加し手作業を省くことで、他業務に時間を充てることができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Docusignアプリケーションランチャーとは？
Salesforce上でDocuSignの各種アプリケーションを一元管理・運用できるようにするための統合パッケージです。Salesforce AppExchangeからパッケージを導入することで、営業活動や顧客管理の画面から離れることなく、契約書の作成から署名・保管までのプロセスをシームレスに行い、業務のペーパーレス化を強力に推進できます。
主なパッケージ構成とそれぞれの特徴は以下の通りです。
- DocuSign eSignature for Salesforce
Salesforce上の各種レコード情報からワンクリックで文書を送付し、電子署名を依頼・回収できるアプリです。 - DocuSign Gen for Salesforce
Salesforce内のデータを自動で流し込み、ワンクリックでパーソナライズされた契約書や請求書などの文書を自動生成するアプリです。 - DocuSign Negotiate for Salesforce
作成した文書のバージョン管理や内部・外部関係者とのレビュー、条件交渉の修正履歴などをSalesforce上で管理するアプリです。 - DocuSign CLM for Salesforce
契約書の作成から交渉、署名、保管、更新に至るまで、契約ライフサイクル全体を可視化・自動化する高度なツールです。
【免責事項】
ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。
さらに柔軟な業務自動化なら「Yoom」の活用もおすすめ
DocusignアプリケーションランチャーによるSalesforce直接連携に加え、ノーコードツール「Yoom」を併用することで、社内全体の業務フローをより自由にカスタマイズできます。- 他の多様なアプリケーションともスムーズに連携
Salesforceだけでなく、Google DriveやOneDriveといったクラウドストレージ、SlackやTeamsなどのチャットツール、各種iPaaS・社内データベースなど、複数のアプリとDocuSignを簡単に接続できます。 - ノーコードで業務フローを自由に編集・自動化
「DocuSignで電子署名が完了したら、自動で指定のクラウドストレージにPDFを保存し、Slackに通知する」といった一連の処理を、プログラミングなしで直感的に組み立て・調整できます。
業務の変化に合わせてフローを簡単に編集できる点も大きなメリットです。
DocuSignとSalesforceを連携するメリット
1.時間が節約できるようになる
DocuSignで契約したデータを基にSalesforceが自動的に更新されるようになります。
更新はリアルタイムで行われるため、新しいデータがチェックしやすいでしょう。
また、契約状況が一目瞭然になり、現在どの企業とどのような契約を交わしているのか把握が容易になるかもしれません。
確認に時間を割くことが少なくなるはずです。
2.作業負担が軽減され効率が上がる
更新が自動化されることで手入力の手間を解消し、業務フローが短縮されます。これにより作業負担の軽減となるでしょう。
さらに、契約状況についてはSalesforceのみでも確認できるようになります。異なるツールの往来が減り、効率的なデータ管理が期待できます。
DocuSignとSalesforceを別々のチームが使用している場合、自動更新されることで、連携が取りやすくなるというメリットもあるでしょう。
DocuSignとSalesforceの連携フローの作り方
では、実際に「DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する」という業務フローを自動化してみましょう！
Yoomに登録後、業務フローを自動化するフローボットの作成を行います。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
- マイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- DocuSignトリガーとSalesforceのアクション設定
- トリガーをONにして動作確認
■概要
DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書など帳票作成に活用している方
・帳票類を一元管理している方
2.Salesforceでデータの管理を行う方
・顧客情報や取引情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成や管理を効率的に行うためのツールです。
併せてSalesforceで情報の管理を行うことで、業務に関連する情報へのアクセスを円滑にします。
しかし、DocuSignの契約の完了ごとにSalesforceの情報を手作業で更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体の生産性向上のために自動化を取り入れたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、DocuSignの契約が完了したらエンペロープIDで紐づいているSalesforceの情報に送信日時を自動で追加します。
自動で情報を追加し手作業を省くことで、他業務に時間を充てることができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書など帳票作成に活用している方
・帳票類を一元管理している方
2.Salesforceでデータの管理を行う方
・顧客情報や取引情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成や管理を効率的に行うためのツールです。
併せてSalesforceで情報の管理を行うことで、業務に関連する情報へのアクセスを円滑にします。
しかし、DocuSignの契約の完了ごとにSalesforceの情報を手作業で更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体の生産性向上のために自動化を取り入れたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、DocuSignの契約が完了したらエンペロープIDで紐づいているSalesforceの情報に送信日時を自動で追加します。
自動で情報を追加し手作業を省くことで、他業務に時間を充てることができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：DocuSignとSalesforceをマイアプリ連携
ここからアプリ連携をしていきます。
まずは基本的なナビをご覧ください。
DocuSignとYoomの連携
DocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。
画像のようにログインを求められます。
メールアドレスを入力して次に進み、パスワードを入力しましょう。
画面が切り替われば連携完了です。
SalesforceとYoomの連携
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
今回は下記のカスタムオブジェクトを利用します。
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートは以下バナーの試してみるをクリックしてコピーしてください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書など帳票作成に活用している方
・帳票類を一元管理している方
2.Salesforceでデータの管理を行う方
・顧客情報や取引情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成や管理を効率的に行うためのツールです。
併せてSalesforceで情報の管理を行うことで、業務に関連する情報へのアクセスを円滑にします。
しかし、DocuSignの契約の完了ごとにSalesforceの情報を手作業で更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体の生産性向上のために自動化を取り入れたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、DocuSignの契約が完了したらエンペロープIDで紐づいているSalesforceの情報に送信日時を自動で追加します。
自動で情報を追加し手作業を省くことで、他業務に時間を充てることができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書など帳票作成に活用している方
・帳票類を一元管理している方
2.Salesforceでデータの管理を行う方
・顧客情報や取引情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成や管理を効率的に行うためのツールです。
併せてSalesforceで情報の管理を行うことで、業務に関連する情報へのアクセスを円滑にします。
しかし、DocuSignの契約の完了ごとにSalesforceの情報を手作業で更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体の生産性向上のために自動化を取り入れたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、DocuSignの契約が完了したらエンペロープIDで紐づいているSalesforceの情報に送信日時を自動で追加します。
自動で情報を追加し手作業を省くことで、他業務に時間を充てることができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
下記の画面が表示されたらOKをクリックしてください。
ステップ3：DocuSignからリアルタイムでデータを取得する設定
DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
表示されている情報を基に、DocuSignのページでWebhookの設定を行います。
Webhookの設定が完了したら、DocuSignの契約データをテストで使用するため、エンベロープを完了させましょう。
エンベロープを完了させたら、Yoomの画面に戻りテストします。
「テスト成功」と表示がされたら完了をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：DocuSignの契約データを取得する設定
DocuSignのアイコンの「特定のエンベロープの情報を取得」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
データセンターの設定は候補から選択しましょう。
IDを入力します。
エンベロープIDの設定は完了しているため、アカウントIDのみ入力してください。
設定ができたら、テストします。
「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。
ステップ5：Salesforceにデータを追加する設定
Salesforceのアイコンの「レコードを更新する」を選択してください。
連携するアカウントを確認し、画面を下へスクロールしましょう。
マイドメインURLと、オブジェクトのAPI参照名を入力します。
マイドメインURLにつきましては、ボックス下部の補足をご確認ください。
APIの参照名は、マイドメインURLを入力することで候補から選択できます。
Salesforceの契約IDとDocuSignのエンベロープIDを紐づける設定を行います。
一番右にある空のボックスをクリックしましょう。
赤枠のエンベロープIDを選択し、ボックスに挿入してください。
DocuSignのデータをSalesforceに追加する設定を行います。
上記のボックス名は先ほど設定したオブジェクトのAPI名と連動しています。
DocuSignのデータを入力したいボックスをクリックしましょう。
先ほどと同じようにデータをクリックして挿入してください。
必要なボックスの設定ができたら、テストします。
「テスト成功」と表示がされたら完了をクリックしましょう。
▼Salesforce
ステップ6：トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
DocuSign・Salesforceを使ったその他の自動化例
Yoomには他にも、DocuSignやSalesforceを使用するフローボットがあります。
1.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する
Salesforceの情報を基に自動的に契約書を送付することもできます。
■概要Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、契約書を作成してDocuSignで送付する作業を手作業で行っていませんか？この一連のプロセスは、スピーディーな対応が求められる一方で、情報の転記ミスなどが許されない重要な業務であり、担当者にとって負担となることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが更新されると、関連情報を自動で取得しDocuSignで契約書を送付するため、契約締結までのプロセスをスムーズに効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceでの受注後の契約書作成や送付作業に手間を感じている営業担当者の方
- SalesforceとDocuSignを活用し、契約締結プロセス全体の自動化を検討している方
- 手作業による情報転記ミスをなくし、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceの商談フェーズ更新を起点に契約書が自動で送付されるため、手作業による作成・送付にかかる時間を短縮できます。
- Salesforce上の正確な情報をもとに契約書が作成されるため、手動での情報転記に伴う入力ミスなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとSalesforceをYoomと連携します。
- 次にトリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」を設定します。これは、Salesforce側で特定の商談フェーズに更新された際にYoomへ通知を送るための設定です。
- オペレーションで、Salesforceの「レコードを取得する」アクションより、契約書作成に必要な商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得します。
- 最後にオペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報を元に契約書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceから商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得する際に、特定の条件を追加して対象となるレコードを任意に絞り込むことが可能です。
- DocuSignでエンベロープを作成・送信する際に、宛先のメールアドレスや件名、本文などを任意の値で設定できます。また、Salesforceから取得した情報を変数として各項目に反映させることも可能です。
■注意事項・Salesforce、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの受注後の契約書作成や送付作業に手間を感じている営業担当者の方
- SalesforceとDocuSignを活用し、契約締結プロセス全体の自動化を検討している方
- 手作業による情報転記ミスをなくし、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズ更新を起点に契約書が自動で送付されるため、手作業による作成・送付にかかる時間を短縮できます。
- Salesforce上の正確な情報をもとに契約書が作成されるため、手動での情報転記に伴う入力ミスなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSalesforceをYoomと連携します。
- 次にトリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」を設定します。これは、Salesforce側で特定の商談フェーズに更新された際にYoomへ通知を送るための設定です。
- オペレーションで、Salesforceの「レコードを取得する」アクションより、契約書作成に必要な商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得します。
- 最後にオペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報を元に契約書を送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceから商談情報、取引先責任者、取引先情報を取得する際に、特定の条件を追加して対象となるレコードを任意に絞り込むことが可能です。
- DocuSignでエンベロープを作成・送信する際に、宛先のメールアドレスや件名、本文などを任意の値で設定できます。また、Salesforceから取得した情報を変数として各項目に反映させることも可能です。
■注意事項
2.クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
クラウドサインとの連携も可能です。好みのツールで自動化を導入しましょう。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Salesforceで情報を管理している方
・取引先企業の情報の一元管理に使用している方
・取引に関連する帳票の情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは発行した帳票を締結まで管理し、プロセスを可視化することのできるツールです。
さらにSalesforceに登録している取引情報や顧客情報と帳票を管理することで、チーム内での情報共有を円滑にします。
しかし、クラウドサインの契約が完了後に毎回Salesforceの情報を更新するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でSalesforceのデータの更新を行い、手作業を省きます。
情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Salesforceで情報を管理している方
・取引先企業の情報の一元管理に使用している方
・取引に関連する帳票の情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは発行した帳票を締結まで管理し、プロセスを可視化することのできるツールです。
さらにSalesforceに登録している取引情報や顧客情報と帳票を管理することで、チーム内での情報共有を円滑にします。
しかし、クラウドサインの契約が完了後に毎回Salesforceの情報を更新するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でSalesforceのデータの更新を行い、手作業を省きます。
情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3. DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
様々なデータを集約し管理するなら、Notionと連携するのはいかがでしょうか。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、Notionで管理している顧客情報や契約ステータスを手作業で更新するのに手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Notion上の関連情報を自動で更新できるため、手作業による更新の手間やミスをなくし、契約管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとNotionを用いて契約管理を行っている営業や法務担当者の方
- 契約ステータスの手動更新に手間を感じており、ミスをなくしたいと考えている方
- 契約締結後の後続業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了するとNotionの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの各アクション設定で、対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを更新するアクションを設定する際に、更新対象のデータベースIDを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとNotionを用いて契約管理を行っている営業や法務担当者の方
- 契約ステータスの手動更新に手間を感じており、ミスをなくしたいと考えている方
- 契約締結後の後続業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了するとNotionの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの各アクション設定で、対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを更新するアクションを設定する際に、更新対象のデータベースIDを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回の連携により、業務が効率化され、作業負担が軽減されるでしょう。
DocuSignを活用するチームとSalesforceを活用するチームが異なる場合、Salesforceが自動で更新されれば、契約状況についての連絡を簡略化することも可能です。
Yoomはプログラミング不要で自動化が導入ができます。この機会にぜひDocuSignとSalesforceを連携して、契約データの管理を容易にしてみましょう！
よくあるご質問
Q：DocuSignとSalesforceのID紐付け方法を教えてください
A：
SalesforceにエンベロープIDの項目を設定し、そこに完了前のエンベロープIDを入力することで紐づけることが可能です。
Q：相手が契約を拒否・却下した場合もステータスは更新されますか？
A：
いいえ、されません。
今回のトリガーが「エンベロープが完了したら」のためです。
Q：通知をMicrosoft TeamsやSlackへ飛ばすこともできますか？
A：
はい、できます。
「レコードを更新する」アクション直下にある+マークをクリックして、Microsoft TeamsやSlackのアクションを追加したら必要項目を設定してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
