2024/10/15
アプリ同士の連携方法

DocuSignで契約締結したらSalesforceのデータを自動更新できるようにしてみた

a.ohta

目次

数ある契約データを管理するのは、なかなか骨の折れる作業ですよね。相手方と交わす契約が複数ある場合、どの契約をして、他に何の契約が必要なのか解らなくなったりしませんか?
今回はこのようなお悩みを解決すべく、<span class="mark-yellow">DocuSignを使用して契約を締結したらSalesforceが自動更新されるアプリ連携をご紹介します!</span>
ごちゃつくデータを解りやすくし、管理が簡単になるはずです。DocuSignとSalesforceを使用しているのであれば、ぜひこの自動化を取り入れてみましょう。

DocuSignとSalesforceを連携するメリット

1.時間が節約できるようになる

DocuSignで契約したデータを基にSalesforceが自動的に更新されるようになります。
更新はリアルタイムで行われるため、常に新しいデータがチェックしやすいでしょう。
また、契約状況が一目瞭然になり、現在どの企業とどのような契約を交わしているのか把握が容易になるかもしれません。
確認に時間を割くことが少なくなるはずです。

2.作業負担が軽減され効率が上がる

更新が自動化されることで手入力の手間を解消し、業務フローが短縮されます。これにより作業負担の軽減となるでしょう。
さらに、契約状況についてはSalesforceのみでも確認できるようになります。異なるツールの往来が減り、効率的なデータ管理が期待できます。
DocuSignとSalesforceを別々のチームが使用している場合、自動更新されることで、連携が取りやすくなるというメリットもあるでしょう。

[Yoomとは]

では、実際に「DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する」という業務フローを自動化してみましょう!
Yoomに登録後、業務フローを自動化するフローボットの作成を行います。
連携方法について画像付きで詳しく解説しているので、ぜひお試しください!

<span class="mark-yellow">【ご確認ください】</span>

※Salesforceは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
※有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

このフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。

1.上記バナーの「詳細を見る」を押す
2.ページが移行します。下部にある「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録をする

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

DocuSignとSalesforceの連携フローの作り方

ステップ1:DocuSignとSalesforceをマイアプリ連携

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。

DocuSignとYoomの連携

1.検索する
DocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。

2.アクセスの許可


画像のようにアクセスの許可を求められます。
確認し、「アクセスの許可」をクリックしましょう。

3.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

SalesforceとYoomの連携

1.検索する
Salesforceを検索し、Salesforceのアイコンをクリックします。

2.ログインする

詳しい連携方法につきましては、Salesforceのマイアプリ連携のページをご確認ください。

3.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2:DocuSignからリアルタイムでデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く


画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」を選択してください。
次へを押します。

4.Webhookの設定

表示されている情報を基に、DocuSignのページで設定を行います。

5.エンベロープを完了させる
Webhookの設定が完了したら、DocuSignの契約データをテストで使用するため、エンベロープを完了させましょう。

6.テストの実行

エンベロープを完了させたら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

ステップ3:DocuSignの契約データを取得する設定

1.アプリと連携する
DocuSignのアイコンの「特定のエンベロープの情報を取得」を選択してください。
次へを押します。

2.IDの入力

IDを入力します。
エンベロープIDの設定は完了しているため、アカウントIDのみ入力してください。

3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

ステップ4:Salesforceにデータを追加する設定

1.データベースを操作する
Salesforceのアイコンの「レコードを更新する」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。

2.データベースの連携

マイドメインURLと、オブジェクトのAPI参照名を入力します。
マイドメインURLにつきましては、ボックス下部の補足をご確認ください。
APIの参照名は、マイドメインURLを入力することで簡単に入力可能です。

API参照名のボックスをクリックしましょう。
画像のように一覧で表示されるため、DocuSignのデータを基に更新したいものを選択しましょう。クリックしてボックスへ挿入します。
設定が完了したら次へを押してください。

3.更新したいレコードの条件の設定

Salesforceの契約IDとDocuSignのエンベロープIDを紐づける設定を行います。
一番右にある空のボックスをクリックしましょう。

赤枠部分を選択します。

エンベロープIDを選択し、ボックスに挿入してください。

4.更新後のレコードの値の設定

DocuSignのデータをSalesforceに追加する設定を行います。
上記のボックス名は先ほど設定したオブジェクトのAPI名と連動しているため、画像とは異なりますが、設定方法は同じです。

DocuSignのデータを入力したいボックスをクリックしましょう。

先ほどと同じようにデータをクリックして挿入してください。

5.テストの実行

必要なボックスの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でDocuSignとSalesforceを使用したフローボットの作成は完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する

DocuSign・Salesforceを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも、DocuSignやSalesforceを使用するフローボットがあります。

1.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する
Salesforceの情報を基に自動的に契約書を送付することもできます。

2.クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
クラウドサインとの連携も可能です。好みのツールで自動化を導入しましょう。

3. DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
様々なデータを集約し管理するなら、Notionと連携するのはいかがでしょうか。

まとめ

今回の連携により、業務が効率化され、作業負担が軽減されるでしょう。
DocuSignを活用するチームとSalesforceを活用するチームが異なる場合、Salesforceが自動で更新されれば、契約状況についての連絡を簡略化することも可能です。
Yoomはプログラミング不要で自動化が導入ができます。この機会にぜひDocuSignとSalesforceを連携して、契約データの管理を容易にしてみましょう!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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