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Gmailで届いたファイルをダウンロードして、名前を変えてDropboxにアップロード。毎日、そんな作業を繰り返していませんか？
シンプルな作業でも意外と手間がかかり、うっかりミスや重要なファイルの共有が遅れることもあるでしょう。
もし、「これ、自動でできたらどれだけ楽になるんだろう？」と考えたことがあるなら、そんなあなたにぴったりの方法があります。
Gmailで受信したファイルを自動でリネームしてDropboxに格納する仕組みを作れば、手作業を省け、面倒なファイル管理に時間を取られることもありません。
この記事では、GmailやOutlook、Google フォームで受信したファイルをリネームして、Dropboxに格納する方法をステップごとにわかりやすく解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信したファイルをリネームして、Dropboxに格納する方法」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailでメールを受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、AI-OCR（画像抽出機能）を活用して任意の内容をファイルから読み取りデータ化することが可能です。
その後、Dropboxの提供するAPIを用いてデータ化した文字列を活用し、リネームした後にDropboxへファイルを格納することができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
GmailとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
以下の画面でアクセス権を付与します。「続行」をクリックしてください。
これで、Gmailのマイアプリ連携が完了します。
次に、Dropboxのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Dropboxをアプリ一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、任意の方法でログインを行ってください。
これで、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、GmailとDropboxがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
Gmailのトリガーを設定します。「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「キーワード」は任意で設定してください。
指定したキーワードと一致したメールを受信すると、フローボットが起動します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
テキストからデータを抽出する設定を行います。「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更できます。
「変換タイプ」は任意で設定できます。
変更しない場合は「次へ」を、変更する場合は「変更する」をクリックしてください。
「変更する」をクリックすると以下の画面が表示されます。任意の変換タイプを選択してください。
変換したい文字数によって使用するタスク量が変化するので、その点は気をつけてください。
※タスクに関するカウント方法などはこちらをご参照ください。
設定後、「次へ」をクリックします。
「対象のテキスト」には「アウトプット」から、取得した情報を入力します。
「抽出したい項目」には、「対象のテキスト」から抽出したい項目を任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
Dropboxのアクションを設定します。「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
次に、「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「フォルダのパス」と「ファイル名」は任意で設定してください。
「ファイル名」には「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
「ファイルの添付方法」は選択肢から任意の方法を選択してください。
「ファイル」は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailで受信したファイルをリネームして、自動でDropboxに格納できます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
まずはGmailをOutlookに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら、Outlookのマイアプリ登録から説明していきます。
Outlookをアプリ一覧から探すか、検索してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
サインインするアカウントを選択してださい。
「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックします。
これで、Outlookのマイアプリ連携が完了します。
先ほどコピーしたテンプレートから設定を進めていきます。
まず、Outlookのトリガーを設定します。「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
メールの添付ファイルの情報を取得する設定を行います。「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「メールID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
メールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います。「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「API接続設定」を行います。
「メールID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「ファイルID」も同様に「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
これ以降のデータを抽出し、Dropboxに格納する設定は同じステップとなるので、前述の設定を参考にしてください。
次にGmailをGoogle フォームに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら、Google フォームマイアプリ登録から説明していきます。
Googleフォームをアプリ一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしてださい。
ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
以下の画面でアクセス権を付与します。「続行」をクリックしてください。
これで、Google フォームのマイアプリ連携が完了します。
先ほどコピーしたテンプレートから設定を進めていきます。
まず、Google フォームのトリガーを設定します。「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください
「Google フォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ファイルをダウンロードする設定を行います。「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「API接続設定」を行います。
「ファイルID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
これ以降のDropboxに格納する設定は同じステップとなるので、前述の設定を参考にしてください。
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するフロー
この連携によって、Slackで送信されたファイルを自動でDropboxに格納できます。
これにより、手作業でのファイル保存が不要になり、ヒューマンエラーの防止につながります。
2.Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフロー
この連携によって、Dropboxに新規ファイルが追加されたら自動でDiscordに通知されます。
これにより、自動通知されるため、情報共有の強化が見込めます。
3.kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成するフロー
この連携によって、kintoneにレコードが登録されたら自動でDropboxにフォルダを作成できます。
これにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。
今回は、Gmailで受信したファイルをリネームして、Dropboxに格納する方法をご紹介しました。
Gmailで受信したファイルを、設定したルールに従って自動でリネームし、Dropboxに保存する。この仕組みを一度構築すれば、あとはシステムが勝手に処理してくれます。
自動化によって手作業によるミスがなくなり、情報の管理もスムーズに。これまで煩わしかった作業を手放して、本当に集中すべき業務に時間を使えるようになるはずです！
日々の業務の中で、「これ、もっと楽にならないかな？」と感じたら、Yoomを試してみてください。小さな効率化が、あなたの働き方を大きく変えるかもしれません。
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