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【Dropboxの自動リネーム術】受信したファイル名を自動リネーム＆保存する方法を徹底解説！
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで届いたファイルをダウンロードして、名前を変えてDropboxにアップロード。毎日、そんな作業を繰り返していませんか？
シンプルな作業でも意外と手間がかかり、うっかりミスや重要なファイルの共有が遅れることもあるでしょう。
もし、「これ、自動でできたらどれだけ楽になるんだろう？」と考えたことがあるなら、そんなあなたにぴったりの方法があります。
Gmailで受信したファイルを自動でリネームしてDropboxに格納する仕組みを作れば、手作業を省け、面倒なファイル管理に時間を取られることもありません。
この記事では、GmailやOutlook、Google フォームで受信したファイルをリネームして、Dropboxに格納する方法をステップごとにわかりやすく解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信したファイルをリネームして、Dropboxに格納する方法」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailで受信したファイルをリネームしてDropboxに格納する方法
Gmailでメールを受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、AI-OCR（画像抽出機能）を活用して任意の内容をファイルから読み取りデータ化することが可能です。
その後、Dropboxの提供するAPIを用いてデータ化した文字列を活用し、リネームした後にDropboxへファイルを格納することができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとDropboxをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くDropboxのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、GmailとDropboxの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:GmailとDropboxをマイアプリ登録
GmailとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
以下の画面でアクセス権を付与します。「続行」をクリックしてください。
これで、Gmailのマイアプリ連携が完了します。
次に、Dropboxのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Dropboxをアプリ一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、任意の方法でログインを行ってください。
これで、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、GmailとDropboxがマイアプリに表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
ステップ3:Gmailのトリガー設定
Gmailのトリガーを設定します。「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「キーワード」は任意で設定してください。
指定したキーワードと一致したメールを受信すると、フローボットが起動します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:データの抽出設定
テキストからデータを抽出する設定を行います。「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更できます。
「変換タイプ」は任意で設定できます。
変更しない場合は「次へ」を、変更する場合は「変更する」をクリックしてください。
「変更する」をクリックすると以下の画面が表示されます。任意の変換タイプを選択してください。
変換したい文字数によって使用するタスク量が変化するので、その点は気をつけてください。
※タスクに関するカウント方法などはこちらをご参照ください。
設定後、「次へ」をクリックします。
「対象のテキスト」には「アウトプット」から、取得した情報を入力します。
「抽出したい項目」には、「対象のテキスト」から抽出したい項目を任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Dropboxのアクション設定
Dropboxのアクションを設定します。「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
次に、「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「フォルダのパス」と「ファイル名」は任意で設定してください。
「ファイル名」には「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
「ファイルの添付方法」は選択肢から任意の方法を選択してください。
「ファイル」は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
ステップ6:GmailとDropboxの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailで受信したファイルをリネームして、自動でDropboxに格納できます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookで受信したファイルをリネームしてDropboxに格納する方法
まずはGmailをOutlookに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
取引先からOutlookに届く請求書や見積書を、都度手作業でリネームしてDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルのリネームからDropboxへの格納までを完全に自動化し、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを利用し、定期的なファイル保存業務に手間を感じている方
- 取引先からのメール添付ファイルを手作業でリネームし、管理している経理や営業担当者の方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイルのリネームやアップロードにかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（特定のフォルダへの受信や件名など）を満たすメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの添付ファイル情報を取得し、対象のファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの件名や本文からファイル名に必要な情報（日付や取引先名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを設定し、抽出した情報でリネームしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象としたいメールフォルダのIDを指定したり、件名に特定のキーワードを含むメールのみを対象としたりすることが可能です。
- Outlookの添付ファイルを取得するオペレーションでは、トリガーとなったメールのIDを指定してください。また、ファイルをダウンロードする際はメールIDとファイルIDをそれぞれ指定する必要があります。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に含めたい情報を任意で設定し、メール本文や件名から抽出するようにカスタムしてください。
- Dropboxのオペレーションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダのパスと、AI機能などで生成したファイル名を指定してください。
■注意事項
- Outlook、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
取引先からOutlookに届く請求書や見積書を、都度手作業でリネームしてDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルのリネームからDropboxへの格納までを完全に自動化し、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを利用し、定期的なファイル保存業務に手間を感じている方
- 取引先からのメール添付ファイルを手作業でリネームし、管理している経理や営業担当者の方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイルのリネームやアップロードにかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（特定のフォルダへの受信や件名など）を満たすメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの添付ファイル情報を取得し、対象のファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの件名や本文からファイル名に必要な情報（日付や取引先名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを設定し、抽出した情報でリネームしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象としたいメールフォルダのIDを指定したり、件名に特定のキーワードを含むメールのみを対象としたりすることが可能です。
- Outlookの添付ファイルを取得するオペレーションでは、トリガーとなったメールのIDを指定してください。また、ファイルをダウンロードする際はメールIDとファイルIDをそれぞれ指定する必要があります。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に含めたい情報を任意で設定し、メール本文や件名から抽出するようにカスタムしてください。
- Dropboxのオペレーションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダのパスと、AI機能などで生成したファイル名を指定してください。
■注意事項
- Outlook、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コピーが完了したら、Outlookのマイアプリ登録から説明していきます。
ステップ1:Outlookのマイアプリ登録
Outlookをアプリ一覧から探すか、検索してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
サインインするアカウントを選択してださい。
「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックします。
これで、Outlookのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2:Outlookのトリガー設定
先ほどコピーしたテンプレートから設定を進めていきます。
まず、Outlookのトリガーを設定します。「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:添付ファイルの取得設定
メールの添付ファイルの情報を取得する設定を行います。「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「メールID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:添付ファイルのダウンロード設定
メールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います。「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「API接続設定」を行います。
「メールID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「ファイルID」も同様に「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
これ以降のデータを抽出し、Dropboxに格納する設定は同じステップとなるので、前述の設定を参考にしてください。
Google フォームで受信したファイルをリネームしてDropboxに格納する方法
次にGmailをGoogle フォームに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleフォームで応募書類や提出物などを受け付けた後、ファイルを手動でリネームし、Dropboxへ移動させる作業は手間がかかる上に、命名ミスや保存漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付された回答が送信されると、自動でファイル名を変更しDropboxの指定フォルダへ格納するため、ファイル管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でリネーム・移動している方
- ファイルの命名規則を統一し、管理業務の標準化と効率化を図りたいチームリーダーの方
- Dropboxをメインのストレージとして活用しており、ファイル集約を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のファイル取得からリネーム、指定フォルダへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更や移動に伴う、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveからフォームに添付されたファイルを取得するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxにファイルを追加するアクションを設定し、取得したファイルを任意のファイル名で指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、トリガーで取得したフォームの回答情報の中から、ファイルIDを設定します。
- Dropboxのオペレーションでは、アップロード先のフォルダパスと、任意の命名規則に沿ったファイル名を設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで応募書類や提出物などを受け付けた後、ファイルを手動でリネームし、Dropboxへ移動させる作業は手間がかかる上に、命名ミスや保存漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付された回答が送信されると、自動でファイル名を変更しDropboxの指定フォルダへ格納するため、ファイル管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でリネーム・移動している方
- ファイルの命名規則を統一し、管理業務の標準化と効率化を図りたいチームリーダーの方
- Dropboxをメインのストレージとして活用しており、ファイル集約を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のファイル取得からリネーム、指定フォルダへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更や移動に伴う、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveからフォームに添付されたファイルを取得するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxにファイルを追加するアクションを設定し、取得したファイルを任意のファイル名で指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、トリガーで取得したフォームの回答情報の中から、ファイルIDを設定します。
- Dropboxのオペレーションでは、アップロード先のフォルダパスと、任意の命名規則に沿ったファイル名を設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
コピーが完了したら、Google フォームマイアプリ登録から説明していきます。
ステップ1:Google フォームのマイアプリ登録
Googleフォームをアプリ一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしてださい。
ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
以下の画面でアクセス権を付与します。「続行」をクリックしてください。
これで、Google フォームのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2:Google フォームのトリガー設定
先ほどコピーしたテンプレートから設定を進めていきます。
まず、Google フォームのトリガーを設定します。「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください
「Google フォームと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は任意で設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:ファイルのダウンロード設定
ファイルをダウンロードする設定を行います。「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「API接続設定」を行います。
「ファイルID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
これ以降のDropboxに格納する設定は同じステップとなるので、前述の設定を参考にしてください。
Dropboxを使ったその他の自動化の例
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.Slackで送信されたファイルをDropboxに格納するフロー
この連携によって、Slackで送信されたファイルを自動でDropboxに格納できます。
これにより、手作業でのファイル保存が不要になり、ヒューマンエラーの防止につながります。
2.Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフロー
この連携によって、Dropboxに新規ファイルが追加されたら自動でDiscordに通知されます。
これにより、自動通知されるため、情報共有の強化が見込めます。
■概要
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイル管理を徹底して行う方
2.Discordを主なコミュニケーションツールに採用している企業
・チーム内の連絡に活用している方
・情報共有の円滑化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
さらにDiscordを活用した情報共有によって、チーム内への周知させることができます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルを毎回手作用で通知するのは、情報共有の円滑さを阻害しかねません。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動で概要をDiscordで通知し、素早い情報共有を行います。
手作業を省いて通知を行うことで、共有させる情報の正確性を保ち業務進行をスムーズにします。
またファイルのアップロードを感知したら即座に通知を行うため、後続業務に素早く着手することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Dropbox、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイル管理を徹底して行う方
2.Discordを主なコミュニケーションツールに採用している企業
・チーム内の連絡に活用している方
・情報共有の円滑化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
さらにDiscordを活用した情報共有によって、チーム内への周知させることができます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルを毎回手作用で通知するのは、情報共有の円滑さを阻害しかねません。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動で概要をDiscordで通知し、素早い情報共有を行います。
手作業を省いて通知を行うことで、共有させる情報の正確性を保ち業務進行をスムーズにします。
またファイルのアップロードを感知したら即座に通知を行うため、後続業務に素早く着手することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Dropbox、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成するフロー
この連携によって、kintoneにレコードが登録されたら自動でDropboxにフォルダを作成できます。
これにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回は、Gmailで受信したファイルをリネームして、Dropboxに格納する方法をご紹介しました。
Gmailで受信したファイルを、設定したルールに従って自動でリネームし、Dropboxに保存する。この仕組みを一度構築すれば、あとはシステムが勝手に処理してくれます。
自動化によって手作業によるミスがなくなり、情報の管理もスムーズに。これまで煩わしかった作業を手放して、本当に集中すべき業務に時間を使えるようになるはずです！
日々の業務の中で、「これ、もっと楽にならないかな？」と感じたら、Yoomを試してみてください。小さな効率化が、あなたの働き方を大きく変えるかもしれません。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
